Brug e-signaturer med citater

Brug e-signaturer til at få en købers godkendelse af ettilbud. En elektronisk signatur, eller e-signatur, er en persons elektroniske tilkendegivelse af, at vedkommende accepterer betingelserne i et bestemt dokument. 

E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, Den Europæiske Union, Storbritannien og mange andre lande. De har samme juridiske vægt som skriftlige underskrifter. HubSpots e-signaturfunktion er drevet af Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Kontakt dit eget juridiske team for at forstå gyldigheden af at bruge e-signaturer med dine kunder.

Før du går i gang

• Du behøver ikke oprette en konto hos Dropbox Sign for at kunne bruge e-signatur som en del af den almindelige tilbudsoprettelsesproces i HubSpot.
• En bruger med en tildeltCommerceHub-licens kan konfigurere et tilbud, så det indeholder en mulighed for e-signatur.
• Brugere med en tildelt core-plads kan ikke konfigurere et tilbud, men kan angives som afsender af tilbuddet af en anden bruger eller som medunderskriver.

Forstå begrænsningerne for e-signaturer

Din HubSpot-konto har en samlet månedlig begrænsning for e-signaturer baseret på dit abonnement og antallet af brugere med en tildelt Commerce Hub-licens.

Brug tabellen nedenfor til at se eksempler på begrænsninger for e-signaturer:

• Hvis en bruger brugte 30 e-signaturer på en måned i Commerce Hub Professional-kontoen, vil der være 20 e-signaturer tilbage, som kan bruges af begge brugere på kontoen i resten af måneden.
• Hvis en bruger brugte 50 e-signaturer på en måned i Commerce Hub Enterprise-kontoen, vil der være 200 e-signaturer tilbage, som kan bruges af enhver af de andre brugere på kontoen i resten af måneden. Grænsen nulstilles ved begyndelsen af den næste måned.

Overvej følgende, når du gennemgår grænserne for e-signaturer:

• En e-signatur tæller med i grænsen, så snart e-signatur-indstillingen er aktiveret for et offentliggjort tilbud. Tilbuddet behøverikkeat være underskrevet for at tælle med i signaturgrænsen.
• Et tilbud, der kræver flere underskrifter, tæller som én e-signatur i forhold til din grænse. Hvis et offentliggjort tilbud med aktiverede e-signaturer f.eks. kræver tre underskrifter, tæller dette kun som én brug i forhold til din grænse, uanset hvem der har underskrevet tilbuddet.
• Hvis et tilbud med en anmodning om e-signatur udløber eller tilbagekaldes, vil genfremsendelse af tilbuddet tælle som en ekstra e-signatur i forhold til din grænse (én e-signatur, første gang tilbuddet sendes, og en anden, når tilbuddet genfremsendes).

Gennemgå grænserne for e-signaturer for dit abonnement i HubSpots produkt- og servicekatalog

,

og ved at tjekke din kontos brug af e-signaturer.

Overvåg brugen af e-signaturer

I dine tilbudsindstillinger kan du se, hvor mange e-signaturer du har brugt indtil videre i denne måned, samt hvor tæt du er på din månedlige grænse. Den månedlige grænse nulstilles den første i hver måned.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I venstre sidepanel skal du navigere tilObjekter >Tilbud.
3. Klik på fanen E-signaturøverst.
4. Din brug af e-signaturer vises underBrug af e-signaturer denne måned.

Forøg grænsen for e-signaturer

For at øge antallet af tilgængelige e-signaturer på din konto skal du kontakte dinkundesuccesmanager.

Aktivér e-signaturer på et tilbud

For at inkludere et felt til e-signatur på et tilbud skal du vælge e-signatur som en acceptmulighed.

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering af Dropbox Sign bør være eIDAS-kompatibel, da Dropbox Sign er eIDAS-kompatibelt. Dette er ikke ment som juridisk rådgivning og bør ikke erstatte professionel juridisk rådgivning, som du bør søge hos en autoriseret advokat.

Dropbox Sign bruger en betroet partner til overholdelse af reglerne for e-signaturer i EU og vises ikke eksplicit påeIDAS-webstedet for betroede partnere.

Omfordele en e-underskriver

E-underskriveren af et tilbud kan omfordele kravet om underskrift til en anden person i deres organisation. Få mere at vide om, hvordan du aktiverer omfordeling af e-signaturer.

Hvem kan se aktiviteter vedrørende omfordeling af tilbud

Når et tilbud omfordeles til en ny underskriver, logges ændringen som en aktivitet på tilbuddet.

I din HubSpot-konto:

• Omfordelingen vises i panelet med tilbudsforhåndsvisning under Tilbudsaktiviteter.
• Kun brugere med adgang til tilbuddet kan se denne aktivitet.
• Aktiviteten vises ikke på tilknyttede poster (f.eks. kontaktperson og virksomhed).

API-adgang:

Aktiviteten "Omfordeling af tilbud" kan være tilgængelig via API'er afhængigt af, hvordan begivenheden er konfigureret, og hvilke tilladelser API-anmodningen har.

E-signér et tilbud

Når e-signatur er aktiveret for et tilbud, kan købere og medunderskrivere tilføje deres underskrifter til tilbuddet.

• For øget sikkerhed skal du aktivere identitetsverifikation. Når identitetsverifikation er aktiveret, vil HubSpot inkludere et indledende e-mail-verifikationstrin for at bekræfte underskriverens identitet, før de får lov til at underskrive tilbuddet.

• Medunderskriverkan eventuelt starte underskriftsprocessen fra deres HubSpot-konto, hvilket fjerner behovet for verifikation.

Både købere og medunderskrivere kan starte e-signaturprocessen fra et delt tilbud. Medunderskrivere modtager en e-mail, hvis køberen e-underskriver tilbuddet først:

1. Åbn tilbuddet for at underskrive elektronisk:
   • Købere skal klikke på linket til det tilbud, der er delt med dem.
   • Medunderskrivere kan se og medunderskrive et offentliggjort tilbud fra tilbudsoversigtssiden.
2. Hvis tilbuddet tillader, at den elektroniske underskriver kan tildeles en anden, kan køberen klikke på "Reassign this quote signer "for at tildele tilbuddet til en anden underskriver.
   
   
   • Køberen kan udfylde oplysningerne om den nye underskriver og klikkepå "Reassign " øverst til højre.
     
     
   • Både den tidligere og den nye tilbudsunderskriver vil blive underrettet via e-mail. Den nye underskriver kan klikke på " Vis tilbuddet " i e-mailen for at åbne tilbuddet til underskrivelse.
     
     
3. Hvis identitetsverifikation er slået fra, skal du klikke på Underskriv nu nederst i tilbuddet.
   
   
4. Hvis identitetsverifikation er aktiveret, skal du bekræfte din identitet via e-mail:
   • Rul ned til afsnittet Accept i det delte tilbud, og klik på Bekræft e-mail over dit navn og din e-mailadresse. Der vises en besked om, at en bekræftelses-e-mail er sendt. Du har en time til at gennemføre underskriftsprocessen, efter du har klikket på Bekræft e-mail.
     
     

Bemærk: Hvis du ikke underskriver tilbuddet inden for en time efter at have klikket på knappen Bekræft e-mail,skal du gå tilbage til det delte tilbud og klikke på Bekræft e-mail igen for at generere en ny bekræftelses-e-mail.

• • Åbn din e-mail-indbakke, og find e-mailen med emnelinjen Bekræft din identitet for at underskrive dit tilbud. Klik på Bekræft din identitet og underskriv tilbud for at starte underskriftsprocessen.
  • Der åbnes en ny browserfane med en dialogboks, der bekræfter din identitet. Klik på Start underskrivning.

4. Klik på " Kom i gang " øverst til højre.
   
   
5. Under " Accept" skal du klikke på " Klik for at underskrive " over dit navn.
   
   
6. I dialogboksen skal du klikke på fanerne Tegn, Skriv eller Upload og tilføje din underskrift. Klik på Indsæt for at tilføje underskriften.
7. Klik på Fortsæt øverst til højre.
8. Klik på Rediger øverst til højre for at redigere din underskrift. Klik på Jeg accepterer for at gemme din underskrift på tilbuddet.
9. Klik på Luk.
10. Medunderskrivere modtager en e-mail, der informerer dem om, at tilbuddet er blevet underskrevet. Hvis de endnu ikke har medunderskrevet tilbuddet, kan de klikke på Gennemse og medunderskriv tilbud for at starte medunderskrivningsprocessen. 
11. Tilbuddet er underskrevet, men endnu ikke betalt. Hvis onlinebetalinger er aktiveret for tilbuddet, kan køberen øverst på tilbuddet klikke på Opret betaling. De kan også lukke og vende tilbage til tilbuddet senere for at oprette betaling.

Medunderskriv et tilbud fra

tilbudsoversigtssiden Medunderskrivere kan også medunderskrive et tilbud fra tilbudsoversigtssiden:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
2. Tilbud, der kræver en underskrift, har status " Afventer underskrift". Hold markøren over tilbuddet, og klik på "Vis eksempel".
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefterMedunderskriv.
   
   
4. Fortsæt medat underskrive tilbuddet.

Gennemgå underskriftsstatus for et citat

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
2. Hold markøren over et tilbud med ventende underskrifter, og klik på Vis. 
3. I panelet til højre kan du se underskriftsaktiviteten under Underskrivere.
   
   
4. Når tilbuddet er underskrevet, kan dudownloade en PDF-fil af det elektronisk underskrevne tilbud.

Bemærk: Hvis du downloader et underskrevet tilbud, fjerner Dropbox Sign links fra al hyperlinket tekst i afsnittene Følgebrev, Resumé eller Vilkår i PDF-versionen af tilbuddet. Det anbefales at inkludere den fulde URL for den linkede tekst i tilbudsafsnittene, så linket stadig kan klikkes på, efter at tilbuddet er downloadet.

Kunden modtager en kopi af det dokument, de har underskrevet, når alle nødvendige underskrifter og medunderskrifter er på plads. Den besked, de modtager, indeholder et link til det dokument, de har underskrevet, som udløber, når tilbuddet udløber, samt en PDF-kopi af det underskrevne dokument til deres arkiver.

Administrer indstillinger for identitetsverifikation ved e-signatur

Som standard kræver e-signaturer ikke identitetsverifikation under underskrivningsprocessen for tilbuddet. Hvis køberverifikation er påkrævet, skal du aktivere indstillingen. Hvis du ikke kræver, at medunderskrivere skal verificeres, skal du aktivere indstillingen for købere. Medunderskrivere kan dereftermedunderskrive fra tilbudsindekssiden.

Sådan aktiveres eller deaktiveres identitetsverifikation:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå tilObjekter >Tilbud i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen E-signaturøverst.
4. For at aktivere verifikation og kræve den ved underskrivelse af et tilbud skal du under Indstillinger for e-signatur aktivere kontakten Identitetsverifikation. Identitetsverifikation vil være påkrævet ved underskrivelse af alle tilbud, når indstillingen er aktiveret.
   • Klik på rullemenuenVerifikation fra e-mailadresse, og vælg en team-e-mailadresse. Personlige e-mailadresser kan ikke bruges som standard.
   • Hvis der ikke er angivet en standard-e-mailadresse, sendes e-mailen fra success@hubspot.com.
5. For at deaktivere verifikation skal du under Indstillinger for e-signatur slå kontakten Identitetsverifikation fra. Identitetsverifikation vil ikke være påkrævet, når der underskrives tilbud, efter at indstillingen er slået fra.
   
   

Næste trin

• Opret tilbud.
• Administrer tilbud.