Bruk elektroniske signaturer på tilbud

Bruk e-signaturer for å få en kjøper til å godta ettilbud eller et tidligere tilbud. En elektronisk signatur, eller e-signatur, er en persons elektroniske bekreftelse på at vedkommende godtar vilkårene i et bestemt dokument. 

E-signaturer er gyldige og lovlige i USA, Canada, EU, Storbritannia og mange andre land. De har samme juridiske gyldighet som håndskrevne signaturer. HubSpots e-signaturfunksjon drives av Dropbox Sign (tidligere HelloSign). Rådfør deg med ditt eget juridiske team for å forstå gyldigheten av å bruke e-signaturer med kundene dine.

Før du begynner

Forstå kravene

• Du trenger ikke å opprette en konto hos Dropbox Sign for å bruke e-signatur som en del av den vanlige prosessen for å opprette tilbud i HubSpot.
• For tilbud kan en bruker med en tildeltRevenueHub-lisens konfigurere et tilbud slik at det inkluderer et alternativ for e-signatur. Brukere med en tildelt Core-lisens kan ikke konfigurere et tilbud, men kan angis som avsender av tilbudet av en annen bruker, eller som medunderskriver.
• For eldre tilbud kan en bruker med en tildelt Sales Hub -lisens kan konfigurere et eldre tilbud slik at det inkluderer et alternativ for e-signatur. Brukere med en tildelt «core»-lisens kan ikke konfigurere et tilbud, men kan angis som avsender av tilbudet av en annen bruker, eller som medunderskriver.

Forstå begrensninger og hensyn

Forstå begrensninger for e-signaturer

HubSpot-kontoen din har en samlet månedlig e-signaturgrense basert på abonnementet ditt og antall brukere med en tildelt Revenue Hub-lisens(for tilbud) eller en tildelt Sales Hub-lisens (for eldre tilbud). Les mer om tildeling og administrering av lisenser.

Bruk tabellen nedenfor for å se eksempler på e-signaturgrenser:

• Hvis én bruker brukte 30 e-signaturer i løpet av en måned i Inntekter Hub Professional-kontoen, vil 20 e-signaturer være igjen, og disse kan brukes av begge brukerne på kontoen i løpet av resten av måneden.
• Hvis én bruker brukte 50 e-signaturer i løpet av en måned i Revenue Hub Enterprise-kontoen, vil 200 e-signaturer forbli tilgjengelige og kan brukes av hvilken som helst av de andre brukerne på kontoen resten av måneden. Grensen vil nullstilles ved begynnelsen av neste måned.
• Hvis én bruker brukte 10 signaturer i løpet av en måned i Sales Hub Professional-kontoen, vil det være 20 e-signaturer igjen, som kan brukes av alle de andre brukerne på kontoen resten av måneden. Grensen vil bli nullstilt ved begynnelsen av neste måned.

Hensyn ved grensen for e-signaturer

Når kreditter brukes

Én e-signaturkreditt brukes hver gang det genereres en ny signaturkonvolutt for et tilbud. For et publisert tilbud genereres en ny signaturkonvolutt automatisk nåre-signaturalternativet er slått på og:

• Tilbudet publiseres, eller

• Tilbudet redigeres etterpublisering.

Tilbudet trenger ikke å være signert for at kredittpoenget skal telles med. Utløpte, slettede, arkiverte eller tilbakekalte tilbud med e-signaturalternativet aktivert inngår fortsatt i det totale antallet. Les mer om hvordan du administrerer ferdigbehandlede tilbud.

Flere signatører

Et tilbudsom krever flere signaturer, teller som én e-signatur mot kvoten din. Hvis for eksempel et publisert tilbud med aktivert e-signatur krever tre signaturer, teller det som én bruk, uavhengig av hvor mange signatører som har signert tilbudet.

Gjenutsending av tilbud

Hvis et tilbud med en forespørsel om e-signatur utløper eller trekkes tilbake, teller det å sende tilbudet på nytt som en ekstra e-signatur mot kvoten din. For eksempel bruker den første sendingen av tilbudet én kreditt, og å sende det på nytt bruker en til.

Gjentakelse av en e-signatur eller e-postbekreftelse

To e-signaturkreditter brukes når en kjøper fullfører en av følgende sekvenser:

• Kjøperenklikker for å e-signere et tilbud, avbryter prosessen, redigerer innkjøpsordrenummeret, bedriftsinformasjonen eller faktureringsopplysningene, og klikker for å e-signere på nytt.
• Kjøperen redigerer innkjøpsordrenummeret, bedriftsinformasjonen eller faktureringsopplysningene, klikker for å e-signere tilbudet, avbryter prosessen, redigerer opplysningene på nytt og klikker for å e-signere på nytt.
• Når e-postbekreftelse er aktivert, klikker kjøperen for å bekrefte e-postadressen sin, signerer ikke tilbudet elektronisk, redigerer innkjøpsordrenummeret, bedriftsinformasjonen eller faktureringsopplysningene og klikker for å bekrefte e-postadressen sin på nytt.
• Når e-postbekreftelse er aktivert, redigerer kjøperen innkjøpsordrenummeret, bedriftsinformasjonen eller faktureringsopplysningene, klikker for å bekrefte e-postadressen sin, avbryter prosessen, redigerer opplysningene på nytt og klikker for å bekrefte e-postadressen sin på nytt.

Gå gjennom grensene for elektronisk signatur for abonnementet ditt i HubSpots produkt- og tjenestekatalog og ved å sjekke bruken av elektronisk signatur på kontoen din.

Overvåk bruken av elektronisk signatur

I tilbudsinnstillingene dine kan du se hvor mange elektroniske signaturer du har brukt så langt denne måneden, samt hvor nær du er den månedlige grensen. Den månedlige grensen nullstilles den første i hver måned.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I venstre sidefelt navigerer du tilObjekter >Tilbud.
3. Klikk på fanen «E-signatur» øverst.
4. Bruken av e-signaturer vises under«Bruk av e-signaturer denne måneden».

Øk grensen

for

e-signaturer

For å øke antallet tilgjengelige e-signaturer på kontoen din, må du kontakte dinCustomer Success Manager.

Aktiver e-signaturer

Ansvarsfraskrivelse: HubSpots implementering av Dropbox Sign skal være i samsvar med eIDAS, ettersom Dropbox Sign er i samsvar med eIDAS. Dette er ikke ment som juridisk rådgivning og bør ikke erstatte profesjonell juridisk rådgivning, som du bør innhente fra en autorisert advokat.

Dropbox Sign bruker en pålitelig partner for å sikre samsvar med e-signaturregelverket i EU og vil ikke eksplisitt vises påeIDAS-nettstedet for pålitelige partnere.

Aktiver e-signaturer på tilbud

For å inkludere et felt for e-signatur i et tilbud, velger du e-signatur som et godkjenningsalternativ.

Aktiver e-signaturer på eldre tilbud

For å inkludere et felt for e-signatur i et eldre tilbud, velger due-signatur som signaturalternativ.

Tilordne en e-signatør

nytt

Den elektroniske signataren av et tilbud kan overføre signaturansvaret til en annen person i organisasjonen. Les mer om hvordan du aktiverer overføring av elektronisk signatur.

Gjennomgå aktiviteter knyttet til overføring av tilbud

Når et tilbud overføres til en ny signatar, loggføres endringen som en aktivitet på tilbudet.

• I HubSpot-kontoen din:

  • Omfordelingen vises i forhåndsvisningspanelet for tilbudet under Tilbudsaktiviteter.

  • Bare brukere med tilgang til tilbudet kan se denne aktiviteten.

  • Aktiviteten vises ikke i tilknyttede poster (f.eks. kontakt og selskap).

• API-tilgang: Aktiviteten for omfordeling av tilbud kan være tilgjengelig via API-er, avhengig av hvordan hendelsen er konfigurert og tillatelsene for API-forespørselen.

E-signere et tilbud

Når e-signatur er aktivert for et tilbud, kan kjøpere og medunderskrivere legge til sine signaturer på tilbudet.

• For ekstra sikkerhet bør du aktivere identitetsverifisering. Når identitetsverifisering er aktivert, vil HubSpot inkludere et foreløpig e-postverifiseringstrinn for å bekrefte signatarens identitet før vedkommende får lov til å signere tilbudet.

• Medunderskriverkan eventuelt starte signaturprosessen fra sin HubSpot-konto, noe som eliminerer behovet for verifisering.

Både kjøpere og medunderskrivere kan starte prosessen med elektronisk signatur fra et delt tilbud. Medunderskrivere vil motta en e-post hvis kjøperen signerer tilbudet elektronisk først:

1. Åpne tilbudet for å signere elektronisk:
   • Kjøpere bør klikke på lenken til tilbudet eller det eldre tilbudet som er delt med dem.
   • Medunderskrivere kan se og medunderskrive et publisert tilbud fra oversiktssiden for tilbud.
2. Hvis det er angitt et passord for tilbudet (gjelder kun tilbud, ikke eldre tilbud), må kjøperen oppgi e-postadressen sin og passordet for tilbudet.
3. Hvis tilbudet tillater at den elektroniske signataren kan tilordnes på nytt (gjelder kun tilbud, ikke eldre tilbud), kan kjøperen klikke på«Reassign this quote signer» for å tilordne tilbudet til en annen signatar.
   
   
   • Kjøperen kan fylle ut opplysningene om den nye signataren og klikkepå«Tildel » øverst til høyre.
     
     
   • Både den forrige og den nye tilbudsunderskriveren vil bli varslet via e-post. Den nye underskriveren kan klikke på «Vis tilbudet» i e-posten for å åpne tilbudet for signering.
     
     
4. Hvis identitetsverifisering er slått av, klikker du på «Sign now» nederst i tilbudet.
   
   
5. Hvis identitetsverifisering er aktivert, må du verifisere identiteten din via e-post:
   • I det delte tilbudet blar du ned til «Godkjennelse »-delen og klikker på «Bekreft e-post » over navnet og e-postadressen din. «Bekreftelse sendt » vises for å bekrefte at en bekreftelses-e-post er sendt. Du har én time på deg til å fullføre signaturprosessen etter at du har klikket på «Bekreft e-post». Hvis du ikke signerer tilbudet innen én time etter at du har klikket på «Bekreft e-post», går du tilbake til det delte tilbudet og klikker på «Bekreft e-post» igjen for å generere en ny bekreftelses-e-post.
     
     
   • Åpne e-postinnboksen din og finn e-posten med emnelinjen «Vennligst bekreft identiteten din for å signere tilbudet fra .» Klikk på «Bekreft identiteten din og signer tilbudet» for å starte signeringsprosessen.

Merk: Hvis bekreftelses-e-posten ikke kommer frem,må du kontrollere mottakerens e-postadresse, sjekke leveringsstatusen for e-posten eller loggene (hvis tilgjengelig) og be mottakeren om å søke i alle e-postmapper. Bekreftelses-e-poster sendes fra success@hubspot.com eller e-postadressen som er konfigurert i tilbudsinnstillingene dine. Hvis mottakeren fremdeles ikke finner e-posten, må du gå gjennom feilsøkingstrinnene for å finne ut hvorfor mottakere kanskje ikke mottar e-poster fra HubSpot-systemet eller varslings-e-poster.

• • Det åpnes en ny nettleserfane med en dialogboks som bekrefter identiteten din. Klikk på «Start signering». Hvis du får en feilmelding når du klikker på«Start signering», klikker du på«Bekreft e-post» i e-posten én time etter at du har mottatt den for å starte bekreftelsesprosessen på nytt.

6. Klikk på «Kom i gang » øverst til høyre.
   
   
7. Under «Godkjennelse» klikker du på «Klikk for å signere» over navnet ditt.
   
   
8. I dialogboksen klikker du på fanene «Tegn», «Skriv» eller «Last opp» og legger til signaturen din. Klikk på «Sett inn» for å legge til signaturen.
9. Øverst til høyre klikker du på «Fortsett».
10. Klikk på «Rediger» øverst til høyre for å redigere signaturen din. Klikk på «Jeg godtar» for å lagre signaturen din på tilbudet.
11. Klikk på «Lukk».
12. Medunderskrivere vil motta en e-post som informerer dem om at tilbudet er signert. Hvis de ikke allerede har medunderskrevet tilbudet, kan de klikke på «Gjennomgå og medunderskriv tilbud» for å starte medunderskrivingsprosessen. 
13. Tilbudet er signert, men ikke betalt ennå. Hvis fakturering er deaktivert, og den innstillingen «Opprett kontrakter automatisk fra godkjente tilbud» er aktivert, opprettes det automatisk en kontraktspost når et tilbud godtas av kjøperen. Les mer om bruk av kontrakter i HubSpot.
14. Hvis onlinebetaling er aktivert for tilbudet :
    • Hvis fakturering og innstillingen innstillingen «Opprett kontrakter automatisk fra aksepterte tilbud» er aktivert, genereres en kontrakt og fakturaer automatisk for tilbudet, og betalingen skjer via fakturaen.Kontraktene brukes deretter til å administrere løpende fakturering, oppretting av fakturaer og innkreving av betaling. 
    • Hvis fakturering er deaktivert, klikker kjøperen på «Konfigurer betaling» øverst i tilbudet. Kjøperen kan også lukke tilbudet og gå tilbake til det senere for å konfigurere betaling. 

Godkjenn et tilbud fra oversiktssiden for tilbud

Godkjennere kan også godkjenne et tilbud fra oversiktssiden for tilbud:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Tilbud. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Tilbud.
2. Tilbud som krever signatur, vil ha statusen «Venter på signatur». Hold musepekeren over tilbudet, og klikk på «Forhåndsvisning».
3. Klikk på «Handlinger» øverst til høyre, og velg deretter«Medunderskrive».
   
   
4. Fortsett medå signere sitatet.

Kontroller signaturstatusen til et sitat

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Inntekt > Tilbud. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Inntekt > Tilbud.
2. Hold musepekeren over et tilbud med ventende signaturer og klikk på «Forhåndsvisning». 
3. I panelet til høyre kan du se signeringsaktiviteten under «Signatører».
   
   
4. Når tilbudet er signert, kan dulaste ned en PDF-fil av det elektronisk signerte tilbudet.

Merk: Hvis du laster ned et signert tilbud, fjerner Dropbox Sign lenker fra all hyperlenket tekst i seksjonene «Følgebrev», «Sammendrag» eller «Vilkår» i PDF-versjonen av tilbudet. Det anbefales å inkludere den fullstendige URL-adressen for den lenkede teksten i tilbudsseksjonene, slik at lenken fortsatt er klikkbar etter at tilbudet er lastet ned.

Kunden vil motta en kopi av dokumentet de har signert så snart alle nødvendige signaturer og kontrasignaturer er fullført. Varselet de mottar inneholder en lenke til dokumentet de har signert, som utløper når tilbudet utløper, samt en PDF-kopi av det signerte dokumentet til deres arkiv.

Neste trinn

• Les mer om hvordan du oppretter tilbud.
• Les mer om hvordan du oppretter eldre tilbud.
• Les mer om hvordan du administrerer tilbud.