Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere wetten op het gebied van gegevensprivacy, hebben bedrijven een wettelijke reden nodig om contactgegevens te gebruiken en te verwerken en moeten ze een registratie bijhouden van toestemming en bewijs van andere wettelijke verwerkingsdoeleinden.
De Contacteigenschap Rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens van contactpersonen helpt je bij het verzamelen, bijhouden en opslaan van de rechtsgrondslag voor verwerking via contract, gerechtvaardigd belang en/of toestemming voor je Hubspot-contactpersonen. Volgens de AVG moeten bedrijven ten minste één rechtsgrondslag hebben als geldige reden voor het verwerken van gegevens. Er kan meer dan één rechtsgrondslag zijn die bij elke situatie past.
Let op: hoewel HubSpot deze functie biedt, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving voor jouw specifieke situatie.
Bekijk de eigenschap en begrijp elke wettelijke basis
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschap.
- Zoek en klik op de eigenschap Wettelijke basis voor het verwerken van gegevens van contactpersonen.
- In de eigenschap kunt u zes standaard eigenschapopties bekijken. De eerste drie opties zijn verschillende soorten gerechtvaardigde belangen. Er is sprake van gerechtvaardigd belang wanneer bedrijven een noodzakelijke en wettelijke zakelijke reden hebben om de persoonsgegevens van een contactpersoon te verwerken op een manier die de contactpersoon zou verwachten.
- Gerechtvaardigd belang - Lead: Bij het verwerken van gegevens van een prospect of lead om te communiceren over potentiële zaken. Bijvoorbeeld het verwerken van de naam en het e-mailadres van een prospect nadat deze zich heeft aangemeld voor het ontvangen van een nieuwsbrief. Een prospect of lead is een contactpersoon die interesse heeft getoond in een bedrijf, maar nog geen goederen of diensten heeft gekocht.
- Gerechtvaardigd belang - Klant: Wanneer het verwerken van gegevens voor een klant noodzakelijk is om de lopende zakelijke relatie te ondersteunen. Bijvoorbeeld het bijwerken van het adres van een klant of het sturen van informatie over de opening van een nieuwe winkel. Een klant is iemand die goederen of diensten van een bedrijf heeft gekocht.
- Gerechtvaardigd belang - Anders: Wanneer er een wettelijke reden is om de gegevens van een contactpersoon te verwerken op een manier die de contactpersoon van het bedrijf zou verwachten, maar het type contact of zakelijke relatie niet overeenkomt met een van de andere genoemde categorieën van Hubspot.
- Uitvoering van een contract: Wanneer het verwerken van contactgegevens nodig is om taken onder een contract uit te voeren of voordat een zakelijke relatie formeel van start gaat. Bijvoorbeeld het verwerken van de e-mailadressen van een contactpersoon nadat deze via e-mail een prijsopgave heeft aangevraagd.
-
- Vrijwillig gegeven toestemming door contactpersoon: Wanneer een contactpersoon rechtstreeks toestemming heeft gegeven om zijn/haar persoonlijke gegevens te verwerken, bijvoorbeeld wanneer een contactpersoon een accountprofiel aanmaakt bij een bedrijf en akkoord gaat met communicatie. Toestemming moet specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.
-
- Niet van toepassing: Wanneer er geen wettelijke reden nodig is om contactpersonen te verwerken. De contactpersoon is bijvoorbeeld geen EU-burger die onder de privacywetgeving van de AVG valt.
Let op: als je Rechtsgrond voor het verwerken van gegevens van Contactpersoon selecteert als Niet van toepassing , komt de contactpersoon in aanmerking voor het ontvangen van e-mails van je account als hij of zij is opgenomen in de lijst met ontvangers.
Rechtsgrondslag voor subsidie
Je kunt toestemming en rechtsgrondslag toevoegen aan contactpersonen wanneer je:
Rechtsgrondslag voor één contactpersoon
- Navigeer naar Contactpersonen in je HubSpot account.
- Klik op de naam van een contactpersoon.
- Klik in het linkerpaneel op Alle eigenschappen weergeven.
- Zoek en klik op de eigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van gegevens van contactpersonen .
- Selecteer een waarde voor de eigenschap en klik onderaan op Opslaan.
Rechtsgrondslag in bulk toekennen
Om de wettelijke basis in bulk aan uw contactpersonen te verlenen:
- Selecteer het selectievakje links van de records die u wilt bewerken, of selecteer het selectievakje links van de kolom Naam en klik vervolgens op Selecteer alle [aantal] contacten om meerdere contacten te bewerken.
- Klik op Meer > Rechtsgrondslag toevoegen voor het verwerken van gegevens van contactpersonen.
- Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Rechtsgrondslag voor het verwerken van contactgegevens en selecteer een rechtsgrondslag voor uw contactpersonen.