Records synchroniseren tussen HubSpot en Salesforce

Met de Salesforce-integratie kun je inclusiesegmenten aanmaken en gebruiken om te bepalen welke records van HubSpot naar Salesforce worden gesynchroniseerd.

Inclusiesegmenten bepalen op basis van specifieke criteria welke records in aanmerking komen om van HubSpot naar Salesforce te worden gesynchroniseerd. Records die niet in je segment voorkomen, worden niet gesynchroniseerd tussen HubSpot en Salesforce.

U kunt bijvoorbeeld een inclusiesegment maken om alleen bedrijven in een specifieke levenscyclusfase te synchroniseren, of alleen tickets met een bepaalde status.

Als je wilt beperken welke records van Salesforce naar HubSpot worden gesynchroniseerd, lees dan meer over het gebruik van selectieve synchronisatie.

Voordat je aan de slag gaat

Zorg ervoor dat je begrijpt hoe inclusiesegmenten het synchronisatiegedrag met Salesforce beïnvloeden, voordat je ermee aan de slag gaat.

• U kunt inclusiesegmenten gebruiken bij het synchroniseren van contactpersonen, bedrijven (na een upgrade naar de nieuwe bedrijfssynchronisatie), deals (na een upgrade naar de nieuwe dealsynchronisatie), tickets en aangepaste objecten.
• Alleen actieve segmenten kunnen worden ingesteld als uw Salesforce-inclusiesegment, aangezien deze dynamisch worden bijgewerkt naarmate records al dan niet aan uw segmentcriteria voldoen.
• Het selecteren van een segment als je inclusiesegment zorgt er niet automatisch voor dat het segment met Salesforce wordt gesynchroniseerd. Leden van het segment worden alleen met Salesforce gesynchroniseerd wanneer er een synchronisatie wordt geactiveerd. Lees hier hoe je een segment handmatig opnieuw met Salesforce kunt synchroniseren.
• Als in je integratie-instellingen is ingesteld dat nieuwe of bestaande Salesforce-leads of -contacten automatisch HubSpot-contacten aanmaken, wordt er een nieuw contact aangemaakt of wordt een bestaand contact gesynchroniseerd in HubSpot wanneer er een Salesforce-lead of -contact wordt aangemaakt, zelfs als het HubSpot-contact niet in je opnamegroep zit. Verdere updates van het contact of de lead vanuit HubSpot of Salesforce worden pas met het andere platform gesynchroniseerd wanneer ze aan de segmentcriteria voldoen.
• In zeldzame gevallen, wanneer een eigenschapsupdate het lidmaatschap van een record in een opnamegroep wijzigt, kan een recordupdate worden gesynchroniseerd voordat de opnamegroep opnieuw wordt geëvalueerd. Als gevolg hiervan kan het record worden gesynchroniseerd in plaats van te worden overgeslagen. Dit kan alleen gebeuren wanneer de eigenschapsupdate een record uit de opnamegroep zou verwijderen, omdat de synchronisatie sneller kan verlopen dan de evaluatie van de opnamegroep.

Een opnamesegment instellen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Salesforce.
3. Ga naar het tabblad 'Gegevenssynchronisatie '.
4. Klik op [Object] (bijv. contactpersonen, bedrijven, enz.) > Synchronisatieregels.
5. Klik in het gedeelte 'Beperken wat er wordt gesynchroniseerd ' op het vervolgkeuzemenu en selecteer een bestaand actief segment. Om een nieuw actief segment aan te maken, klikt u op + Inclusielijst aanmaken.

• • Als u een bestaand actief segment selecteert, wordt de instelling automatisch bijgewerkt.
  • Als u op + Inclusielijst aanmaken klikt, wordt u doorgestuurd naar de segmententool om een nieuw segment aan te maken.
    
    • Klik linksboven op het potloodpictogram edit , voer een naam voor het segment in en selecteer vervolgens je criteria. Lees meer over het bepalen van je segmentcriteria.
    • Klik rechtsboven op ‘Controleren en opslaan’. Het kan even duren voordat uw segment is verwerkt.
    • Ga terug naar je Salesforce-integratie-instellingen. Klik in de instelling ‘Inclusielijst’ op het vervolgkeuzemenu en selecteer het nieuw aangemaakte actieve segment. De instelling wordt automatisch bijgewerkt.

Meer informatie over Salesforce-importen en opnamegroepen

Door Salesforce-records in HubSpot te importeren, kun je bestaande gegevens uit je Salesforce-instantie rechtstreeks naar je HubSpot-account overbrengen.

Als je leads of contactpersonen uit Salesforce importeert, wordt op het moment van de import alleen het e-mailadres van de lead of contactpersoon vanuit Salesforce gesynchroniseerd. In HubSpot-accounts zonder opnamesegment, of voor contactpersonen in een opnamesegment, wordt na de import automatisch een synchronisatie geactiveerd, waarbij de overige Salesforce-veldwaarden worden gesynchroniseerd. Voor contactpersonen die niet in het opnamesegment zitten, blijven alle andere contactkenmerken na de eerste import leeg.

Hoe inclusiesegmenten zich gedragen bij de eerste synchronisatie en bij duplicaten

Wanneer je inclusiesegmenten in HubSpot gebruikt, is het belangrijk om te begrijpen welke rol ze spelen tijdens de eerste synchronisatie en bij het beheren van duplicaten.

Inzicht in het gedrag bij de eerste synchronisatie

Wanneer een record voor het eerst wordt gesynchroniseerd tussen HubSpot en Salesforce, kunnen toegewezen velden het Salesforce-record bijwerken, zelfs als het record nog geen deel uitmaakt van het inclusiesegment in HubSpot. Dit gebeurt wanneer HubSpot het Salesforce-record-ID kent, maar er nog geen bijbehorend HubSpot-record bestaat. Aangezien inclusiesegmenten afhankelijk zijn van HubSpot-gegevens, kan HubSpot de inclusiecriteria pas beoordelen nadat het HubSpot-record is aangemaakt en gesynchroniseerd. Als gevolg hiervan kunnen toegewezen velden tijdens de eerste synchronisatie gegevens terug naar Salesforce synchroniseren.

Inzicht in dubbele records

Als een HubSpot-record wordt gekoppeld aan een ander Salesforce-record, beschouwt de integratie dit als een nieuwe synchronisatiekoppeling. Telkens wanneer er een nieuwe HubSpot-Salesforce-koppeling wordt aangemaakt, beschouwt de integratie dit als een eerste synchronisatie, waardoor veldkoppelingen gegevens mogelijk terug naar Salesforce synchroniseren.

Gebruik selectieve synchronisatie voor Salesforce-objecten

Met selectieve synchronisatie kun je bepalen welke Salesforce-records van Salesforce naar HubSpot worden gesynchroniseerd door filters rechtstreeks toe te passen in de Salesforce-integratie-instellingen in HubSpot.

Selectieve synchronisatie is beschikbaar voor de volgende objecten:

• Aangepaste objecten
• Tickets
• Bedrijven (na upgrade naar de nieuwe bedrijfssynchronisatie)
• Deals (na upgrade naar de nieuwe dealsynchronisatie)
• Activiteiten

Om selectieve synchronisatie in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Zoek naar Salesforce en selecteer het.
3. Klik op het tabblad 'Gegevenssynchronisatie '.
4. Klik op [object] > Synchronisatieregels.
5. Klik in het gedeelte 'Selectieve synchronisatie ' op Filter toevoegen.
6. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Veld en selecteer een filter.
7. Klik op 'Opslaan en filter toepassen'. Voeg indien nodig meer filters toe. Meerdere filters worden gecombineerd met de 'EN'- logica.
8. Zet de schakelaar voor selectieve synchronisatie aan.
9. Klik op Opslaan.

Nadat het filter is opgeslagen, worden alleen Salesforce-records die aan de filtercriteria voldoen, gesynchroniseerd met HubSpot. Records die niet aan de criteria voldoen, worden overgeslagen.