Sincronizza i record tra HubSpot e Salesforce

Grazie all'integrazione con Salesforce, puoi creare e utilizzare segmenti di inclusione per controllare quali record vengono sincronizzati da HubSpot a Salesforce.

I segmenti di inclusione definiscono quali record sono idonei alla sincronizzazione da HubSpot a Salesforce in base a criteri specifici. I record che non rientrano nel segmento non verranno sincronizzati tra HubSpot e Salesforce.

Ad esempio, puoi creare un segmento di inclusione per sincronizzare solo le aziende che si trovano in una specifica fase del ciclo di vita, oppure solo i ticket con uno stato definito.

Per limitare i record sincronizzati da Salesforce a HubSpot, scopri di più sull'uso della sincronizzazione selettiva.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a utilizzare i segmenti di inclusione, assicurati di aver compreso come questi influenzano il comportamento della sincronizzazione con Salesforce.

• È possibile utilizzare i segmenti di inclusione durante la sincronizzazione di contatti, aziende (dopo l’aggiornamento alla nuova sincronizzazione delle aziende), opportunità (dopo l’aggiornamento alla nuova sincronizzazione delle opportunità), ticket e oggetti personalizzati.
• Solo i segmenti attivi possono essere impostati come segmenti di inclusione di Salesforce, poiché si aggiorneranno dinamicamente man mano che i record soddisfano o non soddisfano i criteri del segmento.
• La selezione di un segmento come segmento di inclusione non comporta la sincronizzazione automatica del segmento con Salesforce. I membri del segmento verranno sincronizzati con Salesforce solo quando viene avviata una sincronizzazione. Scopri come risincronizzare manualmente un segmento con Salesforce.
• Se nelle impostazioni di integrazione è previsto che i lead o i contatti Salesforce, nuovi o esistenti, creino automaticamente contatti HubSpot, verrà creato un nuovo contatto o verrà sincronizzato un contatto esistente in HubSpot quando viene creato un lead o un contatto Salesforce, anche se il contatto HubSpot non si trova nel segmento di inclusione. Ulteriori aggiornamenti al contatto o al lead da HubSpot o da Salesforce non verranno sincronizzati sull’altra piattaforma finché non soddisferanno i criteri del segmento.
• In rari casi, quando un aggiornamento di una proprietà modifica l’appartenenza di un record al segmento di inclusione, l’aggiornamento del record potrebbe sincronizzarsi prima che il segmento di inclusione venga rivalutato. Di conseguenza, il record potrebbe sincronizzarsi invece di essere ignorato. Ciò può verificarsi solo quando l’aggiornamento della proprietà rimuoverebbe un record dal segmento di inclusione, poiché la sincronizzazione potrebbe essere elaborata più rapidamente rispetto alla valutazione del segmento di inclusione.

Configurare un segmento di inclusione

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Salesforce.
3. Accedere alla scheda Sincronizzazione dati.
4. Fare clic su [Oggetto] (ad es. contatti, aziende, ecc.) > Regole di sincronizzazione.
5. Nella sezione Limitazione della sincronizzazione, fare clic sul menu a discesa e selezionare un segmento attivo esistente. Per creare un nuovo segmento attivo, fare clic su + Crea elenco di inclusione.

• • Se selezioni un segmento attivo esistente, l’impostazione verrà aggiornata automaticamente.
  • Se fai clic su + Crea elenco di inclusione, verrai reindirizzato alla creazione di un nuovo segmento nello strumento segmenti.
    
    • In alto a sinistra, clicca sull’icona a forma di matita edit e inserisci un nome per il segmento, quindi seleziona i criteri. Scopri di più su come definire i criteri del segmento.
    • In alto a destra, clicca su "Rivedi e salva". L'elaborazione del segmento potrebbe richiedere un po' di tempo.
    • Torna alle impostazioni di integrazione con Salesforce. Nell’impostazione “Elenco di inclusione”, clicca sul menu a tendina e seleziona il segmento attivo appena creato. L’impostazione si aggiornerà automaticamente.

Informazioni sulle importazioni di Salesforce e sui segmenti di inclusione

L'importazione dei record di Salesforce in HubSpot ti consente di trasferire i dati esistenti dalla tua istanza di Salesforce direttamente nel tuo account HubSpot.

Se stai importando lead o contatti da Salesforce, al momento dell’importazione verrà sincronizzato da Salesforce solo l’indirizzo e-mail del lead o del contatto. Negli account HubSpot privi di segmenti di inclusione, o per i contatti presenti in un segmento di inclusione, dopo l’importazione viene avviata automaticamente una sincronizzazione che trasferirà i valori dei restanti campi di Salesforce. Per i contatti che non si trovano nel segmento di inclusione, tutte le altre proprietà del contatto rimarranno vuote dopo l’importazione iniziale.

Come si comportano i segmenti di inclusione durante la prima sincronizzazione e in presenza di duplicati

Quando si utilizzano i segmenti di inclusione in HubSpot, è importante comprenderne il ruolo durante la sincronizzazione iniziale e nella gestione dei duplicati.

Comprendere il comportamento durante la prima sincronizzazione

Quando un record viene sincronizzato per la prima volta tra HubSpot e Salesforce, i campi mappati potrebbero aggiornare il record di Salesforce anche se quest’ultimo non fa ancora parte del segmento di inclusione in HubSpot. Ciò si verifica quando HubSpot conosce l’ID del record di Salesforce, ma non esiste ancora un record HubSpot corrispondente. Poiché i segmenti di inclusione si basano sui dati di HubSpot, HubSpot non può valutare i criteri di inclusione finché il record di HubSpot non viene creato e sincronizzato. Di conseguenza, durante la prima sincronizzazione, i campi mappati potrebbero sincronizzare i dati in Salesforce.

Comprendere i record duplicati

Se un record di HubSpot viene mappato a un record di Salesforce diverso, l’integrazione lo considera come un nuovo abbinamento di sincronizzazione. Ogni volta che viene creato un nuovo abbinamento HubSpot-Salesforce, l’integrazione lo considera una sincronizzazione iniziale, pertanto le mappature dei campi potrebbero sincronizzare i dati in Salesforce.

Utilizza la sincronizzazione selettiva per gli oggetti Salesforce

La sincronizzazione selettiva ti consente di controllare quali record di Salesforce vengono sincronizzati da Salesforce a HubSpot applicando filtri direttamente nelle impostazioni di integrazione di Salesforce in HubSpot.

La sincronizzazione selettiva è disponibile per i seguenti oggetti:

• Oggetti personalizzati
• Ticket
• Aziende (dopo l'aggiornamento alla nuova sincronizzazione delle aziende)
• Opportunità (dopo l'aggiornamento alla nuova sincronizzazione delle opportunità)
• Attività

Per attivare la sincronizzazione selettiva:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Cerca e seleziona Salesforce.
3. Fare clic sulla scheda Sincronizzazione dati.
4. Fare clic su [oggetto] > Regole di sincronizzazione.
5. Nella sezione Sincronizzazione selettiva, fare clic su Aggiungi filtro.
6. Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Campo e selezionare un filtro.
7. Fare clic su Salva e applica filtro. Aggiungere altri filtri secondo necessità. I filtri multipli vengono combinati con la logica AND.
8. Attiva l'interruttore per la sincronizzazione selettiva.
9. Fai clic su Salva.

Una volta salvato il filtro, solo i record di Salesforce che soddisfano i criteri di filtro verranno sincronizzati con HubSpot. I record che non soddisfano i criteri verranno ignorati.