Synkroniser poster mellom HubSpot og Salesforce

Med Salesforce-integrasjonen kan du opprette og bruke inkluderingssegmenter for å styre hvilke poster som synkroniseres fra HubSpot til Salesforce.

Inkluderingssegmenter definerer hvilke poster som er kvalifisert for synkronisering fra HubSpot til Salesforce, basert på bestemte kriterier. Poster som ikke er i segmentet ditt, vil ikke synkroniseres mellom HubSpot og Salesforce.

Du kan for eksempel opprette et inkluderingssegment for å synkronisere kun bedrifter i en bestemt livssyklusfase, eller kun saker med en bestemt status.

For å begrense hvilke poster som synkroniseres fra Salesforce til HubSpot, kan du lese mer om hvordan du bruker selektiv synkronisering.

Før du setter i gang

Før du begynner å jobbe med inkluderingssegmenter, må du sørge for at du forstår hvordan de påvirker synkroniseringsatferden i Salesforce.

• Du kan bruke inkluderingssegmenter når du synkroniserer kontakter, selskaper (etter oppgradering til den nye selskapssynkroniseringen), avtaler (etter oppgradering til den nye avtalesynkroniseringen), saker og tilpassede objekter.
• Bare aktive segmenter kan angis som inkluderingssegment i Salesforce, da disse oppdateres dynamisk etter hvert som poster oppfyller eller ikke oppfyller segmentkriteriene dine.
• Å velge et segment som inkluderingssegment vil ikke automatisk synkronisere segmentet med Salesforce. Medlemmer av segmentet vil kun synkroniseres med Salesforce når en synkronisering utløses. Lær hvordan du manuelt synkroniserer et segment med Salesforce på nytt.
• Hvis nye eller eksisterende Salesforce-leads eller -kontakter er konfigurert til automatisk å opprette HubSpot-kontakter i integrasjonsinnstillingene dine, vil en ny kontakt opprettes eller en eksisterende kontakt synkroniseres i HubSpot når en Salesforce-lead eller -kontakt opprettes, selv om HubSpot-kontakten ikke er i inkluderingssegmentet ditt. Ytterligere oppdateringer av kontakten eller potensielle kunden fra enten HubSpot eller Salesforce vil ikke synkroniseres til den andre plattformen før de oppfyller segmentkriteriene.
• I sjeldne tilfeller, når en oppdatering av en egenskap endrer en postens medlemskap i inkluderingssegmentet, kan en oppdatering av posten synkroniseres før inkluderingssegmentet blir vurdert på nytt. Som et resultat kan posten synkroniseres i stedet for å bli hoppet over. Dette kan bare skje når oppdateringen av egenskapen vil fjerne en post fra inkluderingssegmentet, fordi synkroniseringen kan behandles raskere enn vurderingen av inkluderingssegmentet.

Konfigurer et inkluderingssegment

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Salesforce.
3. Gå til fanen Datasynkronisering.
4. Klikk på [Objekt] (f.eks. kontakter, selskaper osv.) > Synkroniseringsregler.
5. I delen Begrense hva som synkroniseres klikker du på rullegardinmenyen og velger et eksisterende aktivt segment. For å opprette et nytt aktivt segment klikker du på + Opprett inkluderingsliste.

• • Hvis du velger et eksisterende aktivt segment, oppdateres innstillingen automatisk.
  • Hvis du klikker på + Opprett inkluderingsliste, blir du omdirigert til å opprette et nytt segment i segmentverktøyet.
    
    • Klikk på blyantikonetøverst til venstre edit og skriv inn et navn på segmentet, og velg deretter kriteriene dine. Les mer om hvordan du fastsetter segmentkriteriene dine.
    • Klikk på Gjennomgå og lagre øverst til høyre. Det kan ta litt tid å behandle segmentet ditt.
    • Gå tilbake til innstillingene for Salesforce-integrasjonen. I innstillingen «Inkluderingsliste» klikker du på rullegardinmenyen og velger det nyopprettede aktive segmentet. Innstillingen oppdateres automatisk.

Lær mer om Salesforce-import og inkluderingssegmenter

Ved å importere Salesforce-poster til HubSpot kan du hente eksisterende data fra Salesforce-instansen din direkte inn i HubSpot-kontoen din.

Hvis du importerer potensielle kunder eller kontakter fra Salesforce, vil kun e-postadressen til den potensielle kunden eller kontakten bli synkronisert fra Salesforce ved import. I HubSpot-kontoer uten inkluderingssegment, eller for kontakter i et inkluderingssegment, utløses det automatisk en synkronisering etter importen, som vil synkronisere de gjenværende feltverdiene fra Salesforce. For kontakter som ikke er i inkluderingssegmentet, vil alle andre kontaktegenskaper forbli tomme etter den første importen.

Hvordan inkluderingssegmenter fungerer ved den første synkroniseringen og med duplikater

Når du bruker inkluderingssegmenter i HubSpot, er det viktig å forstå hvilken rolle de spiller under den første synkroniseringen og i håndteringen av duplikater.

Forstå hvordan den første synkroniseringen fungerer

Når en post synkroniseres for første gang mellom HubSpot og Salesforce, kan tilordnede felt oppdatere Salesforce-posten selv om den ennå ikke er en del av inkluderingssegmentet i HubSpot. Dette skjer når HubSpot kjenner Salesforce-post-ID-en, men det ikke finnes en tilsvarende HubSpot-post ennå. Siden inkluderingssegmenter er avhengige av HubSpot-data, kan ikke HubSpot vurdere inkluderingskriteriene før HubSpot-posten er opprettet og synkronisert. Som et resultat kan tilordnede felt synkronisere data tilbake til Salesforce under den første synkroniseringen.

Forstå dupliserte poster

Hvis en HubSpot-post blir tilordnet en annen Salesforce-post, behandler integrasjonen dette som en ny synkroniseringsparring. Hver gang en ny HubSpot-Salesforce-parring opprettes, anser integrasjonen det som en første synkronisering, så felttilordninger kan synkronisere data tilbake til Salesforce.

Bruk selektiv synkronisering for Salesforce-objekter

Selektiv synkronisering lar deg kontrollere hvilke Salesforce-poster som skal synkroniseres fra Salesforce til HubSpot ved å bruke filtre direkte i Salesforce-integrasjonsinnstillingene i HubSpot.

Selektiv synkronisering er tilgjengelig for følgende objekter:

• Egendefinerte objekter
• Saker
• Bedrifter (etter oppgradering til den nye bedriftssynkroniseringen)
• Avtaler (etter oppgradering til den nye avtalesynkroniseringen)
• Aktiviteter

Slik aktiverer du selektiv synkronisering:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Søk etter og velg Salesforce.
3. Klikk på fanen Datasynkronisering.
4. Klikk på [objekt] > Synkroniseringsregler.
5. I delen Selektiv synkronisering klikker du på Legg til filter.
6. I panelet til høyre klikker du på rullegardinmenyen «Felt» og velger et filter.
7. Klikk på Lagre og bruk filter. Legg til flere filtre etter behov. Flere filtre kombineres med OG-logikk.
8. Slå på bryteren for selektiv synkronisering.
9. Klikk på Lagre.

Når filteret er lagret, vil kun Salesforce-poster som oppfyller filterkriteriene synkroniseres til HubSpot. Poster som ikke oppfyller kriteriene, vil bli utelatt.