Synchronizacja rekordów między HubSpot a Salesforce

Dzięki integracji z Salesforce możesz tworzyć i wykorzystywać segmenty włączenia, aby kontrolować, które rekordy są synchronizowane z HubSpot do Salesforce.

Segmenty włączenia określają, które rekordy kwalifikują się do synchronizacji z HubSpot do Salesforce na podstawie określonych kryteriów. Rekordy, które nie znajdują się w danym segmencie, nie będą synchronizowane między HubSpot a Salesforce.

Na przykład możesz utworzyć segment włączenia, aby synchronizować wyłącznie firmy znajdujące się na określonym etapie cyklu życia lub wyłącznie zgłoszenia o zdefiniowanym statusie.

Aby ograniczyć zakres rekordów synchronizowanych z Salesforce do HubSpot, dowiedz się więcej o korzystaniu z synchronizacji selektywnej.

Zanim zaczniesz

Zanim zaczniesz pracować z segmentami włączenia, upewnij się, że rozumiesz, jak wpływają one na sposób synchronizacji z Salesforce.

• Segmenty włączenia można stosować podczas synchronizacji kontaktów, firm (po aktualizacji do nowej wersji synchronizacji firm), transakcji (po aktualizacji do nowej wersji synchronizacji transakcji), zgłoszeń oraz obiektów niestandardowych.
• Jako segment włączenia w Salesforce można ustawić wyłącznie segmenty aktywne, ponieważ będą one dynamicznie aktualizowane w miarę jak rekordy będą spełniać lub nie spełniać kryteriów segmentu.
• Wybranie segmentu jako segmentu włączenia nie spowoduje automatycznej synchronizacji tego segmentu z Salesforce. Członkowie segmentu zostaną zsynchronizowani z Salesforce dopiero po uruchomieniu synchronizacji. Dowiedz się, jak ręcznie zsynchronizować segment z Salesforce.
• Jeśli w ustawieniach integracji określono, że nowe lub istniejące leady lub kontakty w Salesforce mają automatycznie tworzyć kontakty w HubSpot, w HubSpot zostanie utworzony nowy kontakt lub zsynchronizowany istniejący kontakt w momencie utworzenia leada lub kontaktu w Salesforce, nawet jeśli kontakt w HubSpot nie znajduje się w segmencie włączenia. Dalsze aktualizacje kontaktu lub potencjalnego klienta z HubSpot lub Salesforce nie zostaną zsynchronizowane z drugą platformą, dopóki nie spełnią kryteriów segmentu.
• W rzadkich przypadkach, gdy aktualizacja właściwości zmienia przynależność rekordu do segmentu włączenia, aktualizacja rekordu może zostać zsynchronizowana przed ponowną oceną segmentu włączenia. W rezultacie rekord może zostać zsynchronizowany zamiast zostać pominięty. Może to mieć miejsce tylko wtedy, gdy aktualizacja właściwości spowodowałaby usunięcie rekordu z segmentu włączenia, ponieważ synchronizacja może przebiegać szybciej niż ocena segmentu włączenia.

Skonfiguruj segment włączenia

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij Salesforce.
3. Przejdź do zakładki „Synchronizacja danych ”.
4. Kliknij [Obiekt] (np. kontakty, firmy itp.) > Reguły synchronizacji.
5. W sekcji Ograniczanie synchronizacji kliknij menu rozwijane i wybierz istniejący aktywny segment. Aby utworzyć nowy aktywny segment, kliknij + Utwórz listę włączeń.

• • Jeśli wybierzesz istniejący aktywny segment, ustawienie zaktualizuje się automatycznie.
  • Jeśli klikniesz + Utwórz listę włączeń, zostaniesz przekierowany do narzędzia segmentów w celu utworzenia nowego segmentu.
    
    • W lewym górnym rogu kliknij ikonę ołówka „ edit ”i wprowadź nazwę segmentu, a następnie wybierz kryteria. Dowiedz się więcej o określaniu kryteriów segmentów.
    • W prawym górnym rogu kliknij „Sprawdź i zapisz”. Przetworzenie segmentu może zająć trochę czasu.
    • Wróć do ustawień integracji z Salesforce. W ustawieniu „Lista włączeń ” kliknij menu rozwijane i wybierz nowo utworzony aktywny segment. Ustawienie zaktualizuje się automatycznie.

Poznaj importy z Salesforce i segmenty włączeń

Importowanie rekordów z Salesforce do HubSpot pozwala przenieść istniejące dane z Twojej instancji Salesforce bezpośrednio na konto HubSpot.

Jeśli importujesz potencjalnych klientów lub kontakty z Salesforce, w momencie importu z Salesforce zsynchronizowany zostanie wyłącznie adres e-mail potencjalnego klienta lub kontaktu. W kontach HubSpot bez segmentu włączenia lub w przypadku kontaktów znajdujących się w segmencie włączenia po zakończeniu importu automatycznie uruchamia się synchronizacja, która przeniesie pozostałe wartości pól z Salesforce. W przypadku kontaktów nienależących do segmentu włączenia wszystkie pozostałe właściwości kontaktów pozostaną puste po pierwszym imporcie.

Jak działają segmenty włączenia podczas pierwszej synchronizacji i w przypadku duplikatów

Korzystając z segmentów włączenia w HubSpot, należy zrozumieć ich rolę podczas pierwszej synchronizacji oraz w zarządzaniu duplikatami.

Zrozumienie zachowania podczas pierwszej synchronizacji

Gdy rekord jest po raz pierwszy synchronizowany między HubSpot a Salesforce, zmapowane pola mogą zaktualizować rekord w Salesforce, nawet jeśli rekord ten nie jest jeszcze częścią segmentu włączenia w HubSpot. Dzieje się tak, gdy HubSpot zna identyfikator rekordu w Salesforce, ale nie istnieje jeszcze odpowiadający mu rekord w HubSpot. Ponieważ segmenty włączenia opierają się na danych z HubSpot, HubSpot nie może ocenić kryteriów włączenia, dopóki rekord w HubSpot nie zostanie utworzony i zsynchronizowany. W rezultacie podczas pierwszej synchronizacji zmapowane pola mogą zsynchronizować dane z powrotem do Salesforce.

Zrozumienie zduplikowanych rekordów

Jeśli rekord HubSpot zostanie przypisany do innego rekordu Salesforce, integracja traktuje to jako nowe połączenie synchronizacyjne. Za każdym razem, gdy tworzone jest nowe połączenie HubSpot–Salesforce, integracja uznaje je za synchronizację początkową, więc przypisania pól mogą zsynchronizować dane z powrotem do Salesforce.

Korzystaj z selektywnej synchronizacji obiektów Salesforce

Synchronizacja selektywna pozwala kontrolować, które rekordy Salesforce są synchronizowane z Salesforce do HubSpot, poprzez zastosowanie filtrów bezpośrednio w ustawieniach integracji z Salesforce w HubSpot.

Synchronizacja selektywna jest dostępna dla następujących obiektów:

• Obiekty niestandardowe
• Zgłoszenia
• Firmy (po aktualizacji do nowej synchronizacji firm)
• Transakcje (po aktualizacji do nowej synchronizacji transakcji)
• Działania

Aby włączyć selektywną synchronizację:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Wyszukaj i wybierz Salesforce.
3. Kliknij kartę „Synchronizacja danych ”.
4. Kliknij [obiekt] > Reguły synchronizacji.
5. W sekcji Selektywna synchronizacja kliknij Dodaj filtr.
6. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Pole i wybierz filtr.
7. Kliknij „Zapisz i zastosuj filtr”. W razie potrzeby dodaj więcej filtrów. Wiele filtrów jest łączonych za pomocą logiki „AND ”.
8. Włącz przełącznik selektywnej synchronizacji.
9. Kliknij „Zapisz”.

Po zapisaniu filtra do HubSpot będą synchronizowane wyłącznie rekordy Salesforce spełniające kryteria filtru. Rekordy niespełniające tych kryteriów zostaną pominięte.