Taken aanmaken

Om je takenlijst in HubSpot te beheren , maak je taken aan. Taken zijn herinneringen voor werkzaamheden die je moet uitvoeren en kunnen worden gekoppeld aan specifieke records, zoals contactpersonen, bedrijven of deals.

Zodra je taken hebt aangemaakt, kun je leren hoe je taken kunt voltooien, bewerken of verwijderen.

Taakgegevens

Ongeacht waar je een taak in HubSpot aanmaakt, kun je de volgende informatie invullen.

• Titel: voer een taaknaam in. Neem de tekst 'telefoontje' of 'e-mail' op in de titel van je taak om automatisch het bijbehorende taaktype in te stellen.
• Type: selecteer 'Bellen', 'E-mail' of 'To-do'. Als je de integratie van HubSpot met LinkedIn Sales Navigator gebruikt, selecteer dan 'Sales Navigator - InMail verzenden' of 'Sales Navigator - Verbindingsverzoek'. 
• Prioriteit: selecteer of de taak een lage, gemiddelde of hoge prioriteit heeft.
• Koppelen aan records of [x] koppelingen: selecteer records om aan de taak te koppelen.
• Toegewezen aan: selecteer de gebruiker aan wie de taak wordt toegewezen, of selecteer Klant om de taak aan een contactpersoon toe te wijzen.
• Wachtrij: voeg de taak toe aan een bestaande takenwachtrij of maak een nieuwe takenwachtrij aan.
• Vervaldatum: selecteer de datum en tijd waarop de taak moet zijn voltooid. De tijdnotatie (bijv. 12-uurs- of 24-uursnotatie) wordt bepaald op basis van uw datum- en getalinstellingen.
• Taakherinneringen of Herinnering: klik op het vervolgkeuzemenu om te selecteren wanneer er een e-mailherinnering naar de taakverantwoordelijke moet worden verzonden. Meer informatie over taakherinneringen.
• Opmerkingen: voer details over uw taak in.

Ontdek hoe je standaardinstellingen kunt instellen voor de vervaldatum, het tijdstip van vervaldatum en herinneringen voor alle taken die je aanmaakt.

Standaardinstellingen instellen voor het aanmaken van taken

Als er details zijn die altijd hetzelfde zijn voor je taken, kun je standaardinstellingen instellen zodat deze elke keer dat je een taak aanmaakt automatisch worden ingevuld. Je kunt een standaard vervaldatum, tijdstip en tijdsperiode vóór de vervaldatum van een taak instellen om een herinnering te ontvangen. Maak bijvoorbeeld altijd taken aan die een week na aanmaak en om 11.00 uur moeten worden voltooid.

Deze voorkeuren zijn alleen van toepassing op taken die u aanmaakt op de takenoverzichtspagina of in een record. Uw standaardinstellingen vullen automatisch de velden ‘Vervaldatum’en ‘Taakherinneringen’ in wanneer u een nieuwe taak aanmaakt, maar u kunt deze velden voor individuele taken nog steeds naar behoefte aanpassen. 

1. Klik in je HubSpot-account op je accountnaam in de rechterbovenhoek, en klik dan op Tarieven en functies.
2. Ga naar het tabblad Taken.
3. Klik in het gedeelte Standaardinstellingen op de vervolgkeuzemenu's om de standaardinstelling te selecteren:
   • Vervaldatum: selecteer het standaard aantal dagen of weken dat uw taken na aanmaak moeten worden voltooid.
   • Vervaltijd: selecteer de standaardtijd waarop uw taken moeten worden voltooid.
   • Herinnering: selecteer de standaardtijd vóór de vervaldatum van uw taak waarop u een herinnering wilt ontvangen. Selecteer 'Geen herinnering' om standaardtaakherinneringen uit te schakelen. Meer informatie over taakherinneringen.
4. Vink in het gedeelte 'Vervolgtaken' de selectievakjes aan om een herinnering te ontvangen om een vervolgtaak aan te maken telkens wanneer u een taak voltooit vanuit een lijstweergave of wanneer u een lead afwijst. Schakel het selectievakje uit om herinneringen voor vervolgacties uit te schakelen.
5. Klik op ‘Opslaan’ als u klaar bent.

Taken aanmaken

Je kunt in HubSpot taken aanmaken vanuit verschillende tools, waaronder de takenoverzichtspagina, een objectoverzichtspagina of bij een individueel record.

Als je een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe je taken kunt aanmaken in de mobiele HubSpot-app.

Taken aanmaken op de takenoverzichtspagina

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Taken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Taken.

2. Klik rechtsboven op 'Taak aanmaken'.

3. Voer in het rechterpaneel de gegevens voor uw taak in.

4. Om de taak terugkerend te maken, vink je het selectievakje ‘Instellen om te herhalen’ aan. Voer een getal in of klik op de pijltjes om een getal te selecteren , en gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu om dagen, weken, maanden of jaren te selecteren als het tijdsinterval waarin je taak moet worden herhaald (bijvoorbeeld elke 2 maanden). Er wordt een nieuwe taak aangemaakt als de vorige taak is voltooid, verwijderd of achterstallig is geworden.

5. Klik op 'Aanmaken' of op'Aanmaken en nog een toevoegen' omde huidige taak aan te maken en te beginnen met het aanmaken van een andere taak.

Taken voor records aanmaken

Je kunt taken in bulk voor meerdere records of voor afzonderlijke records aanmaken, zowel op de objectoverzichtspagina als binnen een record.

1. Ga naar uw records.
2. Om taken voor meerdere records aan te maken:

   • Vink de selectievakjes aan naast de records waarvoor u taken wilt aanmaken. Om taken aan te maken voor alle records op de pagina, vinkt u het selectievakje linksboven in de tabel aan.

   • Klik bovenaan de tabel op + Taken aanmaken.

   • Voer in het rechterpaneel de details voor uw taken in .

   • Klik op 'Aanmaken'. Voor elk geselecteerd record wordt een taak aangemaakt met dezelfde gegevens.

     

3. Om een taak voor een specifiek record aan te maken:

   • Klik op de naam van het record.

• • Klik in het linkerpaneel optasks '.
  • Voer in de taakeditor de gegevens voor uw taak in .
  • Om de taak terugkerend te maken, vink je het selectievakje 'Instellen om te herhalen' aan. Voer een getal in of klik op de pijltjes om een getal te selecteren , en gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu om dagen, weken, maanden of jaren te selecteren als het tijdsinterval waarin je taak moet worden herhaald (bijvoorbeeld elke 2 maanden). Er wordt een nieuwe taak aangemaakt als de vorige taak is voltooid, verwijderd of achterstallig is geworden.
  • Klik op ‘Aanmaken’.

Volgtaken aanmaken op basis van recordactiviteiten

U kunt taken aanmaken om na een activiteit een vervolgactie uit te voeren. Registreer bijvoorbeeld een vergadering met een contactpersoon en maak vervolgens een taak aan om deze persoon over drie dagen een e-mail te sturen om te informeren naar de uitkomst van de vergadering.

1. Ga naar uw records.
2. Klik op denaam van het record.
3. Registreerin het linkerpaneeleen telefoongesprek, e-mail, notitie of vergadering,of stel een persoonlijke e-mail op.
4. Vink onderaan de activiteiteneditor het selectievakje 'Een taak aanmaken ' aan.
5. Om het taaktype te wijzigen, klikt u op 'To-do ' en selecteert u 'Telefoongesprek ' of 'E-mail'.
6. Om de vervaldatum te wijzigen, klikt u op de vervaldatum en selecteert u een optie of stelt u een aangepaste datum in.
7. Klik, afhankelijk van de activiteit, op 'Activiteit vastleggen', 'Notitie opslaan' of 'Verzenden'. Er wordt een nieuwe taak aangemaakt.

Taken aanmaken in Gmail

Als je je persoonlijke Gmail-inbox hebt gekoppeld en de HubSpot Sales Chrome-extensie hebt geïnstalleerd, kun je taken aanmaken in je Gmail-inbox.

1. Meld u aan bij Gmail.
2. Klik aan de rechterkant van je Gmail-inbox op hettandwielpictogram.
3. Klik op het tabblad ‘Taken ’.
4. Klik op 'Taak aanmaken' en voer vervolgens de gegevens voor uw taak in .
5. Klik onderaan op 'Opslaan'.

Lees hoe je taken kunt aanmaken na het verzenden van een e-mail in Gmail.

Taken aanmaken met een workflow

Je kunt automatisch taken aanmaken met behulp van de workflows-tool. Maak bijvoorbeeld een taak aan voor het verkoopteam om de contactpersoon te bellen wanneer deze een aanvraagformulier indient.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Maak een workflow aan of bewerk deze.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Voeg een actie toe. Selecteer in het linkerpaneel 'Taak aanmaken'.
5. Configureer de details van uw taak en klik vervolgens op 'Opslaan'.
6. Rond het instellen van de workflow af.

Taken worden automatisch aangemaakt zodra aan de criteria voor de workflow is voldaan.

Let op: om te zien hoe een taak is aangemaakt, navigeertu naar de taak op de activiteitentijdlijn van een record en opent u het paneel met de eigenschapsgeschiedenis van de taak.

Taken aanmaken met een reeks

U kunt taken aanmaken als onderdeel van een reeks. U kunt bijvoorbeeld automatisch een e-mail versturen en vervolgens, als er geen reactie is, drie dagen na de e-mail een taak aanmaken om te bellen.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sequenties. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sequenties.
2. Maak een reeks aan of bewerk deze.
3. Voeg een taakstap van het type 'Algemeen', 'E-mail' of 'Telefoongesprek' toe aan uw reeks.
4. Rond het aanmaken van uw reeks af.

Taken worden automatisch aangemaakt bij de gedefinieerde stap in de reeks.