Taken maken

Om je takenlijst in HubSpot te beheren , maak je taken aan. Taken zijn herinneringen voor werkzaamheden die je moet uitvoeren en kunnen worden gekoppeld aan specifieke records, zoals contactpersonen, bedrijven of deals.

Zodra je taken hebt aangemaakt, kun je leren hoe je taken voltooit of bewerkt en verwijdert.

Taakdetails

Ongeacht waar je een taak in HubSpot aanmaakt, kun je de volgende informatie invullen.

• Titel: voer een taaknaam in. Neem de tekst 'bellen' of 'e-mailen' op in de titel van je taak om automatisch het bijbehorende taaktype in te stellen.
• Type: selecteer 'Bellen', 'E-mail' of 'To-do'. Als u de integratie van HubSpot met LinkedIn Sales Navigator gebruikt, selecteert u 'Sales Navigator - InMail verzenden' of 'Sales Navigator - Verbindingsverzoek'. 
• Prioriteit: selecteer of de taak een lage, gemiddelde of hoge prioriteit heeft.
• Koppelen aan records of [x] koppelingen: selecteer records om aan de taak te koppelen.
• Toegewezen aan: selecteer de gebruiker aan wie de taak wordt toegewezen, of selecteer Klant om de taak aan een contactpersoon toe te wijzen.
• Wachtrij: voeg de taak toe aan een bestaande takenwachtrij of maak een nieuwe takenwachtrij aan.
• Vervaldatum: selecteer de datum en tijd waarop de taak moet zijn voltooid. De tijdnotatie (bijv. 12-uurs- versus 24-uursnotatie) wordt bepaald op basis van uw datum- en getalinstellingen.
• Taakherinneringen of Herinnering: klik op het vervolgkeuzemenu om te selecteren wanneer er een e-mailherinnering naar de taakeigenaar moet worden verzonden. Meer informatie over taakherinneringen.
• Notities: voer details over uw taak in.

Lees hoe je standaardinstellingen kunt instellen voor de vervaldatum, het tijdstip van vervaldatum en herinneringen voor alle taken die je aanmaakt.

Standaardinstellingen instellen voor het aanmaken van taken

Als er consistente details voor uw taken zijn, kunt u standaardinstellingen instellen zodat deze elke keer dat u een taak aanmaakt, automatisch worden ingevuld. U kunt een standaard vervaldatum, tijdstip en tijdsperiode vóór de vervaldatum van een taak instellen om een herinnering te ontvangen. Maak bijvoorbeeld altijd taken aan die een week na aanmaak en om 11:00 uur moeten worden voltooid.

Deze voorkeuren zijn alleen van toepassing op taken die u aanmaakt op de takenindexpagina of in een record. Uw standaardinstellingen vullen automatisch de velden Vervaldatumen Taakherinneringen in wanneer u een nieuwe taak aanmaakt, maar u kunt deze velden nog steeds naar behoefte aanpassen voor individuele taken. 

1. Klik in je HubSpot-account op je accountnaam in de rechterbovenhoek, en klik dan op Tarieven en functies.
2. Ga naar het tabblad Taken.
3. Klik in het gedeelte Standaardinstellingen op de vervolgkeuzemenu's om de standaardinstelling te selecteren:
   • Vervaldatum: selecteer het standaard aantal dagen of weken dat uw taken moeten worden voltooid nadat ze zijn aangemaakt.
   • Vervaltijd: selecteer de standaardtijd waarop uw taken moeten worden voltooid.
   • Herinnering: selecteer de standaardtijd vóór de vervaldatum van uw taak om een herinnering te ontvangen. Selecteer Geen herinnering om standaardtaakherinneringen uit te schakelen. Meer informatie over taakherinneringen.
4. Selecteer in het gedeelte 'Follow-up-taken' de selectievakjes om een herinnering te ontvangen om een follow-up-taak aan te maken telkens wanneer u een taak voltooit vanuit een lijstweergave of wanneer u een lead afwijst. Schakel het selectievakje uit om follow-up-herinneringen uit te schakelen.
5. Klik op Opslaan als u klaar bent.

Taken aanmaken

U kunt taken in HubSpot aanmaken vanuit verschillende tools, waaronder de takenindexpagina, een objectindexpagina of in een individueel record.

Als je een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe je taken kunt aanmaken in de mobiele HubSpot-app.

Taken aanmaken op de takenindexpagina

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Taken.

2. Klik rechtsboven op Taak aanmaken.

3. Voer in het rechterpaneel de gegevens voor uw taak in.

4. Om de taak terugkerend te maken, vink je het selectievakje Instellen om te herhalen aan. Voer een getal in of klik op de pijltjes om een getal te selecteren , en gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu om dagen, weken, maanden of jaren te selecteren als de tijdsinterval waarin je taak moet worden herhaald (bijv. elke 2 maanden). Er wordt een nieuwe taak aangemaakt als de vorige taak is voltooid, verwijderd of achterstallig is geworden.

5. Klik op Maken, of Maak en voeg nog een omMaak de huidige taak aan en begin met het aanmaken van een andere taak.

Taken voor records aanmaken

Je kunt taken voor meerdere records in bulk of voor individuele records aanmaken, zowel op de objectindexpagina als binnen een record.

1. Ga naar uw records.
2. Om taken voor meerdere records aan te maken:

   • Vink de selectievakjes aan naast de records waarvoor u taken wilt aanmaken. Om taken aan te maken voor alle records op de pagina, vinkt u het selectievakje linksboven in de tabel aan.

   • Klik op + Taken aanmaken bovenaan de tabel.

   • Voer in het rechterpaneel de details voor uw taken in .

   • Klik op Aanmaken. Er wordt voor elk geselecteerd record een taak aangemaakt met dezelfde gegevens.

3. Een taak aanmaken voor een individueel record:

   • Klik op de naam van het record.

• • Klik in het linkerpaneel opTaken .
  • Voer in de taakeditor de details voor uw taak in .
  • Om de taak terugkerend te maken, vink je het selectievakje Instellen om te herhalen aan. Voer een getal in of klik op de pijltjes om er een te selecteren , en gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu om dagen, weken, maanden of jaren te selecteren als de tijdsinterval waarin je taak moet worden herhaald (bijv. elke 2 maanden). Er wordt een nieuwe taak aangemaakt als de vorige taak is voltooid, verwijderd of achterstallig is geworden.
  • Klik op Maken.

Volgtaken aanmaken op basis van recordactiviteiten

U kunt taken aanmaken om een actie op te volgen na een activiteit. Registreer bijvoorbeeld een vergadering met een contactpersoon en maak vervolgens een taak aan om deze persoon over drie dagen een e-mail te sturen om te informeren naar de vergadering.

1. Ga naar uw records.
2. Klik op denaam van het record.
3. Registreerin het linkerpaneeleen telefoongesprek, e-mail, notitie of vergadering,of stel een persoonlijke e-mail op.
4. Vink onderaan de activiteiteneditor het selectievakje 'Een taak aanmaken ' aan.
5. Om het taaktype te wijzigen, klikt u op 'To-do ' en selecteert u 'Telefoongesprek ' of 'E-mail'.
6. Om de vervaldatum te wijzigen, klikt u op de vervaldatum en selecteert u een optie of stelt u een aangepaste datum in.
7. Klik, afhankelijk van de activiteit, op Activiteit vastleggen, Notitie opslaan of Verzenden. Er wordt een nieuwe taak aangemaakt.

Taken aanmaken in Gmail

Als je je persoonlijke Gmail-inbox hebt gekoppeld en de HubSpot Sales Chrome-extensie hebt geïnstalleerd, kun je taken aanmaken in je Gmail-inbox.

1. Log in op Gmail.
2. Klik aan de rechterkant van je Gmail-inbox op hettandwielpictogram.
3. Klik op het tabblad Taken.
4. Klik op 'Taak aanmaken' en voer vervolgens de gegevens voor je taak in .
5. Klik onderaan op ‘Opslaan’.

Lees hoe u taken kunt aanmaken terwijl u een e-mail verstuurt in Gmail.

Taken aanmaken met een workflow

Je kunt automatisch taken aanmaken met de workflows-tool. Maak bijvoorbeeld een taak aan voor het verkoopteam om de contactpersoon te bellen wanneer deze een aanvraagformulier indient.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Maak een workflow aan of bewerk deze.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Voeg een actie toe. Selecteer in het linkerpaneel selecteer Taak aanmaken.
5. Configureer de taakgegevens en klik vervolgens op Opslaan.
6. Rond het instellen van de workflow af.

Taken worden automatisch aangemaakt wanneer aan de criteria voor de workflow wordt voldaan.

Taken aanmaken met een reeks

U kunt taken aanmaken als onderdeel van een reeks. Stuur bijvoorbeeld automatisch een e-mail en maak vervolgens een taak aan om drie dagen na de e-mail te bellen als er geen reactie is.

1. Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Sequenties.
2. Maak een reeks aan of bewerk deze.
3. Voeg een algemene, e-mail- of beltaakstap toe aan uw reeks.
4. Rond het aanmaken van uw reeks af.

Taken worden automatisch aangemaakt bij de gedefinieerde stap in de reeks.