Gebruik takenwachtrijen

Taakwachtrijen ordenen taken in groepen die kunnen worden gebruikt bij het filteren van taken. Met gedeelde wachtrijen kunnen meerdere gebruikers dezelfde reeks taken bekijken en afhandelen, waardoor het eenvoudiger wordt om het werk over je team te verdelen. Een verkoopmanager kan bijvoorbeeld een gedeelde wachtrij voor inkomende leads aanmaken en via een workflow automatisch opvolgingstaken toevoegen, zodat elke beschikbare verkoper taken uit de wachtrij kan oppakken en afronden.

Elke gebruiker kan maximaal 20 takenwachtrijen in een account aanmaken. Zodra een wachtrij is aangemaakt, kunt u deze bewerken, verwijderen of opslaan als weergave.

Let op: takenwachtrijen zijn een label dat wordt gebruikt om taken te groeperen, te filteren en te delen. Om taken op volgorde af te ronden, kunt u taken achter elkaar afhandelen in elke takenweergave.

Taakwachtrijen aanmaken en beheren

Om takenwachtrijen aan te maken, te bewerken of te verwijderen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Taken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Taken.
2. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgensWachtrijen beheren.
3. Om een wachtrij aan te maken, klikt u op 'Taakwachtrij aanmaken' in het rechterpaneel. Voer een naam in voor de wachtrij, selecteer het toegangstype en klik vervolgens op 'Opslaan'.
   
   
4. Om een weergave voor een bestaande wachtrij te bewerken, te verwijderen of aan te maken, beweeg je de muis over de wachtrij en selecteer je vervolgens een optie:

• • Bewerken: selecteer deze optie om de naam van de wachtrij en de gebruikers die toegang hebben tot de wachtrij te bewerken. Om een uitgenodigde gebruiker te verwijderen, klikt u op de X naast hun naam in het vervolgkeuzemenu. Klik op Opslaan om uw wijzigingen te bevestigen.
  • Verwijderen: selecteer deze optie om de wachtrij te verwijderen. Klik in het dialoogvenster op 'Verwijderen' om te bevestigen. De taken in de wachtrij worden niet verwijderd.
  • Weergave aanmaken: selecteer deze optie om een opgeslagen weergave aan te maken die de taken uit de wachtrij bevat. Voer in het dialoogvenster een naam voor de weergave in en klik vervolgens op ‘Opslaan’. Je wordt doorgestuurd naar het tabblad van de weergave.

Let op: gedeelde takenwachtrijen kunnen alleen worden bewerkt of verwijderd door de gebruiker die de wachtrij heeft aangemaakt, of door superbeheerders die aan de wachtrij zijn toegevoegd. Bewerkingen omvatten het wijzigen van de naam en/of het toegangstype van de wachtrij.

Taken aan wachtrijen toevoegen

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Taken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Taken.
2. Om een nieuwe taak aan een wachtrij toe te voegen, klik je rechtsboven op ‘Taak aanmaken ’. Voer de gegevens van je taak in en selecteer een wachtrij in het vervolgkeuzemenu.
3. Om bestaande taken aan een wachtrij toe te voegen:
   • Vink de selectievakjes aan naast de taken die u in uw wachtrij wilt opnemen en klik vervolgens bovenaan de tabel op '+ Wachtrij wijzigen '.
   • Selecteer in het dialoogvenster de wachtrij in het vervolgkeuzemenu.
   • Klik op 'Opslaan'.

Zowel u als alle gebruikers die de wachtrij delen, hebben nu toegang tot de taken en kunnen helpen deze af te ronden.

Taken filteren op wachtrijlidmaatschap

Als u taken wilt bekijken op basis van het feit of ze al dan niet in een wachtrij staan, kunt u het filter ‘Wachtrij’ op de takenoverzichtspagina gebruiken.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Taken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Taken.
2. Klik op het filter 'Wachtrij' boven de takenlijst en vink de selectievakjes aan voor de wachtrijen die je wilt bekijken.
3. Om verder te filteren op basis van wachtrijlidmaatschap, klik je op 'Geavanceerde filters' en zoek en selecteer je vervolgens 'Wachtrij' in het rechterpaneel. Als er al filters zijn ingesteld, moet je eerst op 'EN' klikken.
   • Om taken in meerdere wachtrijen te filteren, selecteert u 'is een van' en vinkt u vervolgens de selectievakjes naast de wachtrijen aan.
   • Om taken te filteren die niet in bepaalde wachtrijen zijn opgenomen, selecteert u 'is geen van', en vinkt u vervolgens de selectievakjes naast de wachtrijen aan.
   • Om taken te filteren die in een willekeurige wachtrij zijn opgenomen, selecteert u ‘is bekend’.
   • Om taken te filteren die in geen enkele wachtrij zijn opgenomen, selecteert u 'is onbekend'.
   • Klik op Filter toepassen en klik vervolgens op X om het paneel te sluiten.
4. Om de filters als weergave op te slaan, klikt u rechts op 'Weergave opslaan'.

Lees meer over het filteren van taken en het opslaan van weergaven.

Taken automatisch toevoegen aan een takenwachtrij

In accounts met toegang tot workflows of sequenties kunt u automatisch taken aanmaken en deze toevoegen aan een gedeelde takenwachtrij, zodat andere gebruikers de taken kunnen bekijken en voltooien.

In een workflow

Wanneer u uw workflow aanmaakt en in het rechterpaneel de actie ‘Taak aanmaken’ toevoegt, kunt u de taken aan een takenwachtrij toevoegen.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Maak een workflow aan of bewerk deze.
3. Wanneer u het gedeelte 'Taak aanmaken' toevoegt, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Toevoegen aan takenwachtrij' en selecteert u de takenwachtrij waaraan u de taak wilt toevoegen.
4. Voer de taakgegevens in en klik vervolgens op 'Opslaan'.

Als je een takenwachtrij selecteert die met meerdere gebruikers wordt gedeeld, kunnen al die gebruikers deze taken bekijken en voltooien.

In een reeks

Wanneer u een reeks aanmaakt en een taakstap toevoegt, kunt u de takenwachtrij selecteren waaraan de taak moet worden toegevoegd.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Sequenties. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Sequenties.
2. Maak een reeks aan of bewerk deze.
3. Klik bij het toevoegen van de taakstap op het vervolgkeuzemenu Wachtrij en selecteer de takenwachtrij waaraan u de taak wilt toevoegen.
4. Klik op ‘Toevoegen’ en ga vervolgens verder met het bewerken van uw reeks.

Als u een takenwachtrij selecteert die met meerdere gebruikers wordt gedeeld, kunnen al die gebruikers deze taken bekijken en voltooien.