NO | Knowledge Quick Answers

Bruke QuickBooks Online-datasynkroniseringsintegrasjonen for fakturaer

Skrevet av HubSpot Support | Aug 1, 2024 2:05:35 PM

Hvis du har konfigurert HubSpot- og QuickBooks-datasynkroniseringsintegrasjonen for å synkronisere fakturaer fra HubSpot til QuickBooks, kan du bruke trinnene nedenfor til å opprette og synkronisere en faktura til QuickBooks, og se gjennom vanlige spørsmål om synkronisering av fakturaer til QuickBooks.

Synkroniser en faktura

Når synkroniseringen er satt opp, følger du disse trinnene for å synkronisere din første faktura fra HubSpot til QuickBooks Online:

  • Opprett fakturaen din.
  • Klikk på Fullfør.
  • Integrasjonen vil oppdage den nye fakturaen, sjekke fakturadetaljene mot eventuelle filtre som er satt opp, og hvis den er kvalifisert, vil den synkronisere fakturaen til QuickBooks Online.
    • Hvis en faktura ikke synkroniseres, vises et banner øverst på fakturaindekssiden. Hvis du klikker på Synkroniser feilinformasjon, åpnes panelet Synkroniseres ikke i innstillingene for QuickBooks-integrering.

Vis fakturaobjektet

Fakturaer som er opprettet i HubSpot eller synkronisert fra QuickBooks Online, kan vises i HubSpots fakturaobjekt. Du kan også opprette egendefinerte egenskaper for fakturaobjektet.

Slik viser du fakturaobjektet:

  • Dette fører deg til fakturaindekssiden, som viser alle fakturaer.
  • Bruk søkefeltet eller klikk på Avanserte filtre for å finne spesifikke fakturaer.
  • Klikk på fakturaen for å åpne det høyre panelet og se dens egenskaper, utførte betalinger og tilknytninger. Bla til Integrations-synkroniseringsdelen for å se synkroniseringsstatusen.

Fakturaer som synkroniseres fra QuickBooks Online, blir ikke automatisk knyttet til en HubSpot-avtalepost.

Se gjennom betalinger på fakturaer

Se kilden, betalingsdatoen og statusen for betalinger på fakturaer fra fakturaposten:

  • Klikk på fakturaen du vil se betalinger for.
  • I høyre panel blar du til Betalinger for å se tilknyttet betalingsinformasjon og status.
  • Hold musepekeren over betalingen og klikk på Forhåndsvisning for å se flere detaljer om betalingen.

  • Hvis betalingen ble utført med QuickBooks Online, klikker du på Vis betaling i QuickBooks Online for å bli omdirigert til betalingsoppføringen i QuickBooks.

Merk: Når en betalt faktura synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks, vil de tilknyttede behandlingsgebyrene for den valgte betalingsbehandleren i HubSpot, enten Stripe eller HubSpot Payments, ikke automatisk opprette en regnskapskostnad i QuickBooks . For å ta hensyn til dette kan du opprette en rapport over alle mottatte fakturaer og betalinger, og summere egenskapeneBehandlingsgebyrer og Plattformgebyrer, og deretter føre totalbeløpet som en utgift i QuickBooks.

  • Hvis du vil refundere betalingen, klikker du på Handlinger og velger Refunder. Klikk på Fortsett for å refundere. I dialogboksen angir du refusjonsbeløpet, klikker på nedtrekksmenyen Årsak og velger en årsak til refusjonen.
  • Hvis du vil slette betalingen, klikker du på Handlinger og velger deretter Slett. I dialogboksen klikker du på Slett for å bekrefte.

Vær oppmerksom på dette:

  • Refusjoner mot betalinger synkroniseres ikke automatisk. For en betaling som er utført ved hjelp av en HubSpot-betalingsprosessor, enten Stripe eller HubSpot Payments, kan du registrere en kreditnota eller refusjonskvittering i QuickBooks. For en betaling som er utført med QuickBooks, bør den tilsvarende betalingen i HubSpot refunderes manuelt ved hjelp av trinnet ovenfor.
  • Slett-handlingen synkroniseres ikke med QuickBooks Online. Den er tilgjengelig slik at du manuelt kan gjenspeile endringer som er gjort i QuickBooks.

Finn ut mer om hvordan du administrerer fakturaer.

Last ned en PDF-fil av en synkronisert faktura

Last ned en PDF-fil av en synkronisert faktura uten å forlate HubSpot.

  • Naviger til et objekt som er knyttet til en faktura (f.eks. kontakt, selskap, betaling).
  • I høyre panel blar du til kortet Fakturaer. Hvis du ikke kan se fakturakortet, kan du lære hvordan du legger det til i et objekt.
  • Klikk på fakturanummeret for å laste ned PDF-filen.

Opprett egendefinerte egenskaper for fakturaobjektet

Slik oppretter du egendefinerte egenskaper for fakturaobjektet:

  • Klikk på Egenskaper.
  • Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt , og velg Fakturaegenskaper.
  • Opprett egenskapene dine.

Fakturaobjektet kan brukes til å segmentere kontakter, utløse arbeidsflyter og opprette egendefinerte rapporter.

Merk: Når du synkroniserer flere fakturaer til HubSpot til samme avtalepost, vil egenskapene ovenfor oppdateres med den sist oppdaterte fakturaen i QuickBooks.

Vanlige spørsmål

Hvordan synkroniserer jeg PO-nummer eller andre fakturafelter til/fra Quickbooks?

PO-nummer er ikke et standardfelt på QuickBooks-fakturaer, og må legges til som et egendefinert felt. Av denne grunn kan ikke HubSpot QuickBooks Online-integrasjonen definere en standard felttilordning for det. Brukere med en Ops Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan definere egendefinerte tilordninger. Ved hjelp av egendefinerte felttilordninger kan du identifisere QuickBooks-fakturafelt (f.eks. sporingsnummer, PO-nummer, fraktmetode) og synkronisere disse verdiene til og fra HubSpot og Quickbooks.

Hvordan representerer jeg rabatter, skatter og avgifter på fakturaene mine?

Når du bruker Quickbooks Online-integrasjonen, kan du ikke legge til rabatter, skatter og avgifter på ordrenivå på fakturaene dine, fordi QuickBooks Online ikke har det samme konseptet med skatter og avgifter på fakturanivå, selv om de støtter en enkelt rabatt på fakturanivå.

I stedet for å bruke skatter, rabatter og avgifter på fakturanivå, anbefales følgende:

  • Rabatter: Legg til rabatter på varelinjenivå, og bruk kommentarfeltet til å forklare rabatten.
  • Gebyrer (f.eks. fraktgebyrer, kredittkortgebyrer, forsinkelsesgebyrer): kan legges til som en egen varelinje på fakturaen, gjerne ved hjelp av et produkt som er synkronisert fra QuickBooks.
  • Avgifter: kan legges til som en linje på fakturaen, helst ved hjelp av et produkt som er synkronisert med QuickBooks, og som er knyttet til inntekts-/utgiftskontoen i QuickBooks for å spore skattebeløpet som er innkrevd. Disse skattelinjene vil ikke være koblet til QuickBooks Online Tax Center for skatterapportering.

Bør jeg slå av arbeidsflythandlingene Opprett betalt faktura og Opprett betalt salgskvittering hvis jeg bruker toveis fakturasynkronisering?

Det anbefales at du som et minimum oppdaterer arbeidsflyten slik at den filtrerer bort betalinger som kommer fra fakturaer (f.eks. betalinger der kilden = faktura). Hvis arbeidsflyten ikke oppdateres, vil det oppstå duplisering, fordi fakturabetalinger også vil utløse opprettelse av betalte fakturaer. Det vil bare skje én betaling, men det vil være to fakturaer for betalingen.
Vis hele posten