Sist oppdatert: desember 10, 2024
Gjelder for:
Alle produkter og planer
|
Hvis du har konfigurert HubSpot og QuickBooks datasynkroniseringsintegrering til å synkronisere fakturaer fra HubSpot til QuickBooks , bruk trinnene nedenfor for å opprette og synkronisere en faktura til QuickBooks, og se gjennom vanlige spørsmål om synkronisering av fakturaer til QuickBooks.
Synkroniser en faktura
Når synkroniseringen er satt opp, følg disse trinnene for å synkronisere din første faktura fra HubSpot til QuickBooks Online:
- Lag din faktura .
- Klikk på Fullfør .
- Integrasjonen vil oppdage den nye fakturaen, sjekke fakturadetaljene mot eventuelle filtre som er satt opp, og hvis den er kvalifisert, vil den synkronisere fakturaen til QuickBooks Online.
- Hvis en faktura ikke synkroniseres, vil et banner vises øverst på fakturaindekssiden. Hvis du klikker på synkroniseringsfeildetaljer, åpnes panelet Failing to sync i QuickBooks-integrasjonsinnstillingene .
- Du kan også sjekke om fakturasynkroniseringen var vellykket ved å se på Synkroniseringskort for integrasjoner på forhåndsvisningspanelet for fakturaer, eller ved å se på synkroniseringshelsetabellen i QuickBooks-integrasjonsinnstillingene . Hvis synkroniseringen mislykkes, vil du se fakturaen oppført i tabellen over mislykkede fakturaer. Hvis du holder musepekeren over informasjonsikonet under Feilkategori , vil du se en forklaring på hvorfor fakturaen ikke synkroniseres.
Se fakturaobjektet
Fakturaer opprettet i HubSpot, eller synkronisert fra QuickBooks Online kan sees i HubSpots fakturaobjekt. Du kan også opprette egendefinerte fakturaobjektegenskaper.
For å se fakturaobjektet:
- I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
- Dette vil bringe deg til fakturaindekssiden din, som viser alle fakturaer.
- Bruk søkefeltet eller klikk på Avanserte filtre for å finne bestemte fakturaer.
- Klikk på fakturaen for å åpne det høyre panelet og se dens egenskaper, utførte betalinger og assosiasjoner. Rull til Integrations-synkronisering for å se synkroniseringsstatusen.
Fakturaer synkronisert fra QuickBooks Online vil ikke automatisk knyttes til en HubSpot-avtalepost.
Gjennomgå betalinger på fakturaer
Gå gjennom kilden, betalingsdatoen og statusen for betalinger på fakturaer fra fakturaposten:
- I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
- Klikk på fakturaen du vil se betalinger for.
- I det høyre panelet, rull til Betalinger for å se tilknyttet betalingsinformasjon og status.
- Hold markøren over betalingen og klikk Forhåndsvisning for å se flere detaljer om betalingen.
- Hvis betalingen ble tatt med QuickBooks Online, klikker du på Se betaling i QuickBooks Online for å bli omdirigert til betalingsposten i QuickBooks.
Vennligst merk: når en betalt faktura synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks, vil de tilknyttede behandlingsgebyrene for din valgte betalingsbehandler i HubSpot, enten Stripe- eller HubSpot-betalinger , ikke opprette en regnskapsutgift i QuickBooks automatisk. For å gjøre rede for dette kan du opprette en rapport over alle mottatte fakturaer og betalinger, og summere egenskapene for behandlingsgebyrer og plattformgebyrer , og deretter legge inn totalbeløpet som en utgift i QuickBooks.
- For å refundere betalingen, klikk på Handlinger , og velg deretter Refusjon . Klikk på Fortsett for å refundere . Skriv inn refusjonsbeløpet i dialogboksen, klikk deretter på rullegardinmenyen Årsak og velg en årsak for refusjonen.
- For å slette betalingen, klikk på Handlinger , og velg deretter Slett . Klikk på Slett i dialogboksen for å bekrefte.
Vennligst merk:
- Refusjoner mot betalinger synkroniseres ikke automatisk. For en betaling utført ved hjelp av en HubSpot-betalingsprosessor, enten Stripe- eller HubSpot-betalinger , kan du registrere en kredittnota eller refusjonskvittering i QuickBooks. For en betaling utført ved hjelp av QuickBooks, bør den tilsvarende betalingen i HubSpot refunderes manuelt ved å bruke trinnet ovenfor.
- Slettingshandlingen synkroniseres ikke med QuickBooks Online. Den er tilgjengelig slik at du manuelt kan reflektere endringer som er gjort i QuickBooks.
Lær mer om administrasjon av fakturaer .
Last ned en PDF av en synkronisert faktura
Last ned PDF-en av en synkronisert faktura uten å forlate HubSpot.
- Naviger til et objekt knyttet til en faktura (f.eks. kontakt, firma, betaling).
- I det høyre panelet blar du til Faktura -kortet. Hvis du ikke kan se fakturakortet, kan du finne ut hvordan du legger det til et objekt .
- Klikk på fakturanummeret for å laste ned PDF-en.
Opprett egendefinerte fakturaobjektegenskaper
Slik oppretter du egendefinerte fakturaobjektegenskaper:
- I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
- Klikk på Egenskaper .
- Klikk på rullegardinmenyen Velg et objekt og velg Fakturaegenskaper .
- Opprett eiendommene dine.
Fakturaobjektet kan brukes til å segmentere kontakter , utløse arbeidsflyter og lage tilpassede rapporter .
Vennligst merk: når du synkroniserer flere fakturaer til HubSpot til samme avtalepost, vil egenskapene ovenfor bli oppdatert av den sist oppdaterte fakturaen i QuickBooks.
Vanlige spørsmål
Hvordan synkroniserer jeg PO-nummer eller andre fakturafelt til/fra Quickbooks?
PO-nummer er ikke et standardfelt på QuickBooks-fakturaer og må legges til som et tilpasset felt. Av denne grunn kan ikke HubSpot QuickBooks Online-integrasjonen definere en ut-av-boksen feltkartlegging for den. Brukere i en Ops Hub Starter- , Professional- eller Enterprise- konto kan definere tilpassede tilordninger. Ved å bruke tilpassede felttilordninger kan du identifisere QuickBooks-fakturafelt (f.eks. sporingsnummer, PO-nummer, forsendelsesmetode) og synkronisere disse verdiene til og fra HubSpot og Quickbooks.
Hvordan representerer jeg rabatter, skatter og avgifter på mine fakturaer?
Når du bruker Quickbooks Online-integrasjonen, kan du legge til engangsrabatter på ordrenivå på HubSpot-fakturaer , men er forhindret fra å legge til skatter og avgifter på fakturaene dine, fordi QuickBooks Online ikke har det samme konseptet med avgifter på fakturanivå og gebyrer.
I stedet for å bruke skatter og avgifter på fakturanivå, anbefales følgende:
- Avgifter: kan legges til som en ordrelinje på fakturaen , ideelt sett ved å bruke et produkt som er synkronisert fra QuickBooks, og som er knyttet til QuickBooks inntekts-/utgiftskonto som sporer skattebeløpet som er samlet inn. Disse avgiftslinjene vil ikke være koblet til QuickBooks Online Tax Center for skatterapportering.
- Gebyrer (f.eks. fraktgebyrer, kredittkortgebyrer, gebyrer for sent): kan legges til som deres egen ordrelinje på fakturaen , ideelt sett ved å bruke et produkt som er synkronisert fra QuickBooks.
Bør jeg slå av arbeidsflythandlingene Opprett betalt faktura og Opprett betalte salgskvitteringer hvis jeg bruker toveis fakturasynkronisering?
Som et minimum anbefales det å oppdatere arbeidsflyten for å filtrere ut betalinger som kommer fra fakturaer (f.eks. betalinger der kilden = faktura ). Hvis arbeidsflyten ikke oppdateres, vil duplisering oppstå, fordi fakturabetalinger også utløser opprettelse av betalt faktura. Bare én betaling vil skje, men det vil være to fakturaer for betalingen.