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使用 QuickBooks 在线数据同步集成开发票

上次更新时间: 二月 13, 2025

除非另有说明,否则适用于以下任何订阅

所有产品和计划

如果您已配置 HubSpot 和 QuickBooks 数据同步集成,以便将发票从 HubSpot 同步到 QuickBooks,请使用以下步骤创建发票并将其同步到 QuickBooks,同时查看有关将发票同步到 QuickBooks 的常见问题。

同步发票

同步设置完成后,请按照以下步骤将第一张发票从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online:

  • 创建发票
  • 单击 "确定"。
  • 集成将检测新发票,根据设置的任何过滤器检查发票详情,如果符合条件,则将发票同步到 QuickBooks Online。
    • 如果任何发票同步失败,发票索引页面顶部将显示一个横幅。单击 "同步失败详情"将打开QuickBooks 集成设置中的 "同步失败 "面板。

查看发票对象

在 HubSpot 中创建的发票或从 QuickBooks Online 同步的发票都可以在 HubSpot 的发票对象中查看。你还可以创建自定义发票对象属性。

查看发票对象

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票
  • 这将带您进入发票索引页面,显示所有发票。
  • 使用搜索栏 或单击高级筛选器查找特定发票。
  • 单击发票 打开右侧面板,查看其属性、已付款项和关联。滚动到集成同步 部分 ,查看同步状态。

从 QuickBooks Online 同步的发票不会自动关联到 HubSpot 交易记录。

查看发票付款

从发票记录中查看发票付款的来源、付款日期和状态:

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到商务 > 发票。 查看发票付款。
  • 单击要查看付款的发票 。
  • 在右侧面板中,滚动到付款 ,查看相关付款信息和状态。
  • 将鼠标悬停在付款上并单击预览,查看有关付款的更多详细信息。

  • 如果付款是使用 QuickBooks Online 进行的,请单击在 QuickBooks Online 中查看付款,转到 QuickBooks 中的付款记录。

请注意: 当已付款发票从 HubSpot 同步到 QuickBooks 时,您在 HubSpot 中选择的付款处理器( Stripe 或 HubSpot 付款的相关手续费 不会自动在 QuickBooks 中创建会计费用。要说明这一点,你可以 创建一份 所有发票和收到的付款的 报告 ,并将 处理费用和平台费用属性 相加 然后在 QuickBooks 中将总金额作为费用输入。

  • 要退款,请单击操作,然后选择退款。单击继续退款。在对话框中输入退款金额,然后单击原因下拉菜单并选择退款原因 。
  • 要删除付款,请单击操作,然后选择删除。在对话框中单击删除确认。

请注意

  • 付款的退款不会自动同步。对于使用 HubSpot 支付处理器(StripeHubSpot 支付)进行的支付,您可以在 QuickBooks 中记录信用备忘录或退款收据。对于使用 QuickBooks 进行的付款,HubSpot 中的相应付款应使用上述步骤手动退款。
  • 删除操作不会同步到 QuickBooks 在线。有了它,你就可以手动反映 QuickBooks 中的更改。

了解有关管理发票的更多信息

下载同步发票的 PDF 文件

下载同步发票的 PDF 文件,无需离开 HubSpot。

  • 导航到与发票相关的对象(如联系人、公司、付款)。
  • 在右侧面板中,滚动到 "发票"卡。如果看不到发票卡,请学习如何将其添加到对象
  • 单击发票号码下载 PDF。

创建自定义发票对象属性

创建自定义发票对象属性

  • 在 HubSpot 帐户中,单击顶部导航栏中的 settings“设置”图标
  • 单击属性。
  • 单击选择对象 下拉菜单并选择发票属性。
  • 创建属性。

发票对象可用于划分联系人触发工作流创建自定义报告

请注意:将多张发票同步到 HubSpot 的同一交易记录时,上述属性将根据 QuickBooks 中最近更新的发票进行更新。

常见问题

如何从 QuickBooks 同步 PO 编号或其他发票字段?

采购单号不是QuickBooks发票的默认字段,必须添加为自定义字段。因此,HubSpot QuickBooks Online集成无法为其定义开箱即用的字段映射。Ops Hub入门级、专业级或企业级 账户的用户可以定义自定义映射。使用自定义字段映射,你可以识别 QuickBooks 发票字段(例如,跟踪号码、PO 号码、发货方式),并将这些值同步到 HubSpot 和 Quickbooks 之间。

如何在发票上表示折扣、税金和费用?

使用 Quickbooks Online 集成时,您可以在 HubSpot 发票上添加一次性订单级折扣,但不能在发票上添加税费,因为 QuickBooks Online 没有发票级税费的相同概念。

建议使用以下方法代替发票级税费:

  • 税费:可作为细列项目添加到发票中,最好使用与 QuickBooks 同步的产品,并与跟踪收税额的 QuickBooks 收入/支出账户相连。这些税项不会连接到 QuickBooks 在线报税中心进行报税。
  • 费用(如运费、信用卡费用、滞纳金):可作为单独的细列项目添加到发票上,最好使用与 QuickBooks 同步的产品。

如果使用双向发票同步,是否应该关闭创建已付款发票和创建已付款销售收据工作流程操作?

建议至少更新工作流程,以过滤掉来自发票的付款(例如,来源 =发票的付款)。如果不更新工作流程,就会出现重复,因为发票付款也会触发已付发票的创建。只会发生一次付款,但付款会有两张发票。

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