QuickBooks Online -tietojen synkronointiintegraation käyttäminen laskujen synkronointiin

Jos olet määrittänyt HubSpotin ja QuickBooksin tietojen synkronointiintegraation synkronoimaan laskut HubSpotista QuickBooksiin, voit luoda ja synkronoida laskun QuickBooksiin alla olevien ohjeiden avulla ja tarkastella yleisiä kysymyksiä laskujen synkronoinnista QuickBooksiin.

Synkronoi lasku

Kun synkronointi on määritetty, noudata seuraavia ohjeita synkronoidaksesi ensimmäisen laskun HubSpotista QuickBooks Onlineen:

• Luo lasku.
• Napsauta Viimeistele.
• Integrointi havaitsee uuden laskun, tarkistaa laskun tiedot suhteessa asetettuihin suodattimiin ja synkronoi laskun QuickBooks Onlineen, jos se kelpaa.
  
  • Jos synkronointi epäonnistuu, laskujen indeksisivun yläosassa näkyy banneri. Napsauttamalla Synkronoinnin epäonnistumisen yksityiskohtia avautuu QuickBooksin integraatioasetusten Epäonnistunut synkronointi -paneeli.

• Voit myös tarkistaa, onnistuiko laskujen synkronointi tarkastelemalla Integrations -synkronointikorttia laskujen esikatselupaneelissa tai QuickBooksin integraatioasetusten synkronoinnin kunto. Jos synkronointi epäonnistuu, näet laskun luetteloituna epäonnistuneiden laskujen taulukossa. Jos viet hiiren hiiren tietosymbolin kohdalle Virheluokka, näet selityksen siitä, miksi laskun synkronointi ei onnistu.

Näytä laskun objekti

HubSpotissa luotuja tai QuickBooks Onlinesta synkronoituja laskuja voidaan tarkastella HubSpotin laskuobjektissa. Voit myös luoda mukautettuja laskuobjektin ominaisuuksia.

Voit tarkastella laskun kohdetta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Tämä tuo sinut laskujen indeksisivulle, jossa näkyvät kaikki laskut.
• Käytä hakupalkkia tai napsauta Lisäsuodattimia löytääksesi tiettyjä laskuja.
• Avaa oikeanpuoleinen paneeli napsauttamalla laskua ja tarkastele sen ominaisuuksia, suoritettuja maksuja ja yhdistelmiä. Selaa Integraatiot-synkronointi-osioon nähdäksesi synkronoinnin tilan.

QuickBooks Onlinesta synkronoituja laskuja ei liitetä automaattisesti HubSpotin sopimustietueeseen.

Laskujen maksujen tarkistaminen

Tarkastele laskujen maksujen lähdettä, maksupäivää ja tilaa laskutietueesta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskua , jonka maksuja haluat tarkastella.
• Siirry oikeassa paneelissa kohtaan Maksut nähdäksesi siihen liittyvät maksutiedot ja tilan.
• Vie hiiren kurssi maksun päälle ja valitse Esikatselu nähdäksesi lisätietoja maksusta.

• Jos maksu on suoritettu QuickBooks Online -palvelun avulla, valitse Näytä maksu QuickBooks Online -palvelussa, jolloin pääset siirtymään QuickBooksin maksutietueeseen.

• Jos haluat palauttaa maksun, valitse Toiminnot ja valitse sitten Palauta. Napsauta Jatka palautusta. Kirjoita valintaikkunassa palautuksen määrä, napsauta sitten Syy-pudotusvalikkoa ja valitse palautuksen syy .
• Jos haluat poistaa maksun, valitse Toiminnot ja valitse sitten Poista. Vahvista valintaikkunassa valitsemalla Poista.

Lue lisää laskujen hallinnasta.

Lataa synkronoidun laskun PDF-tiedosto

Lataa synkronoidun laskun PDF-tiedosto poistumatta HubSpotista.

• Siirry laskuun liittyvään kohteeseen (esim. yhteyshenkilö, yritys, maksu).
• Siirry oikeassa paneelissa Laskut-korttiin. Jos et näe laskuja-korttia, opettele, miten se lisätään objektiin.
• Lataa PDF-tiedosto napsauttamalla laskun numeroa.

Luo mukautettuja laskuobjektin ominaisuuksia

Voit luoda mukautettuja laskukohteen ominaisuuksia:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Napsauta Properties (Ominaisuudet).
• Napsauta Select an object -pudotusvalikkoa ja valitse Invoice properties (Laskun ominaisuudet).
• Luo ominaisuudet.

Laskuobjektia voidaan käyttää yhteystietojen segmentointiin, työnkulkujen käynnistämiseen ja mukautettujen raporttien luomiseen.

Huomaa: kun synkronoit useita laskuja HubSpotiin samaan kauppatietueeseen, yllä olevat ominaisuudet päivitetään QuickBooksin viimeisimmän päivitetyn laskun mukaan.

Yleiset kysymykset

Miten synkronoin ostotilausnumero tai muut laskun kentät Quickbooksiin tai Quickbookista?

ostotilausnumero ei ole QuickBooks-laskujen oletuskenttä, vaan se on lisättävä mukautettuna kenttänä. Tästä syystä HubSpot QuickBooks Online -integraatiossa ei voida määritellä sille valmiita kenttäkuvioita. Ops Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat määritellä mukautettuja kartoituksia. Mukautettujen kenttäkuvioiden avulla voit tunnistaa QuickBooksin laskun kentät (esim. seurantanumero, ostotilausnumero, toimitustapa) ja synkronoida nämä arvot HubSpotin ja Quickbooksin välillä.

Miten voin esittää alennukset, verot ja maksut laskuissani?

Kun käytät Quickbooks Online -integraatiota, voit lisätä HubSpot-laskuihin kertaluonteisia, tilaustason alennuksia, mutta et voi lisätä laskuihin veroja ja maksuja, koska QuickBooks Online ei sisällä samaa laskutason verojen ja maksujen käsitettä.

Laskutason verojen ja maksujen käytön sijaan suositellaan seuraavaa:

• Verot: Verot voidaan lisätä laskun rivikohta, mieluiten QuickBooksista synkronoidun tuotteen avulla, ja ne on liitetty QuickBooksin tulo-/kulutiliin, jossa seurataan kerättyjen verojen määrää. Näitä veroeriä ei yhdistetä QuickBooks Online Tax Centeriin veroraportointia varten.
• Maksut (esim. toimitusmaksut, luottokorttimaksut, viivästysmaksut): voidaan lisätä omana rivikohta laskuun, mieluiten QuickBooksista synkronoidun tuotteen avulla.

Pitäisikö minun kytkeä pois päältä Luo maksettu lasku ja Luo maksettu myyntitosite -toiminnot, jos käytän kaksisuuntaista laskujen synkronointia?

Vähintäänkin on suositeltavaa päivittää työnkulku suodattamaan pois laskuista tulevat maksut (esim. maksut, joiden lähde on lasku). Jos työnkulkua ei päivitetä, syntyy päällekkäisyyttä, koska laskun maksut käynnistävät myös maksetun laskun luomisen. Maksuja syntyy vain yksi, mutta maksuun liittyy kaksi laskua.