QuickBooks Online -tietojen synkronointiintegraation käyttäminen laskujen synkronointiin.

Jos olet määrittänyt tietojen synkronointiintegraation synkronoimaan laskut HubSpotista QuickBooksiin, voit luoda ja synkronoida laskun QuickBooksiin alla olevien ohjeiden avulla ja tarkastella yleisiä kysymyksiä laskujen synkronoinnista QuickBooksiin.

Synkronoi lasku

Kun synkronointi on määritetty, noudata näitä ohjeita synkronoidaksesi ensimmäisen laskun HubSpotista QuickBooks Onlineen:

1. Luo lasku.
2. Napsauta Finalize (Viimeistele).
3. Integrointi havaitsee uuden laskun, tarkistaa laskun tiedot suhteessa asetettuihin suodattimiin ja synkronoi laskun QuickBooks Onlineen, jos se kelpaa.

• • Jos synkronointi epäonnistuu, laskujen indeksisivun yläosassa näkyy banneri. Napsauttamalla Synkronoinnin epäonnistumisen yksityiskohtia avautuu QuickBooksin integraatioasetusten Epäonnistunut synkronointi -paneeli.
  • Voit myös tarkistaa, onnistuiko laskujen synkronointi, tarkastelemalla laskun esikatselupaneelin Integrations -synkronointikorttia tai tarkastelemalla CRM-synkronoinnit-taulukkoa QuickBooksin integraatioasetuksissa. Jos joidenkin laskujen synkronointi epäonnistuu, napsauta Epäonnistuneet-sarakkeessa olevien laskujen lukumäärää nähdäksesi lisätietoja epäonnistuneista laskuista.

Tarkastele laskun kohdetta

HubSpotissa luotuja tai QuickBooks Onlinesta synkronoituja laskuja voi tarkastella HubSpotin laskuobjektissa. Voit myös luoda mukautettuja laskuobjektin ominaisuuksia.

Laskuobjektin tarkasteleminen:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Tämä tuo sinut laskujen indeksisivulle, jossa näkyvät kaikki laskut.
3. Käytä hakupalkkia tai napsauta Lisäsuodattimia löytääksesi tiettyjä laskuja.
4. Klikkaa laskua avataksesi oikeanpuoleisen paneelin ja nähdäksesi sen ominaisuudet, suoritetut maksut ja yhdistelmät. Selaa Integraatiot-synkronointiosioon nähdäksesi synkronoinnin tilan.

QuickBooks Onlinesta synkronoituja laskuja ei yhdistetä automaattisesti HubSpotin kauppatietueeseen.

Tarkastele laskujen maksuja

Tarkastele laskujen maksujen lähdettä, maksupäivää ja tilaa laskun tietueesta:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
2. Napsauta laskua , jonka maksuja haluat tarkastella.
3. Selaa oikeassa paneelissa kohtaan Maksut nähdäksesi niihin liittyvät maksutiedot ja tilan.

4. Vie hiiren kursori maksun päälle ja valitse Esikatselu nähdäksesi lisätietoja maksusta.

• • Jos maksu on suoritettu QuickBooksin avulla, siirry QuickBooksin maksutietueeseen valitsemalla Näytä maksu QuickBooksissa.

• • Voit palauttaa maksun valitsemalla Toiminnot ja valitsemalla sitten Palauta. Palauta maksu valitsemalla Jatka. Kirjoita valintaikkunassa palautuksen määrä, napsauta sitten Syy-pudotusvalikkoa ja valitse palautuksen syy .
  • Jos haluat poistaa maksun, valitse Toiminnot ja valitse sitten Poista. Vahvista valintaikkunassa valitsemalla Poista.

Lisätietoja laskujen hallinnasta.

Lataa synkronoidun laskun PDF-tiedosto

Lataa synkronoidun laskun PDF-tiedosto poistumatta HubSpotista.

1. Siirry laskuun liittyvään kohteeseen (esim. yhteystieto, yritys, maksu).
2. Selaa oikeassa paneelissa Laskut-korttiin. Jos et näe laskuja-korttia, opettele lisäämään se objektiin.
3. Lataa PDF-tiedosto napsauttamalla laskun numeroa.

Luo mukautettuja laskuobjektin ominaisuuksia

Voit luoda mukautettuja laskun objektin ominaisuuksia:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Napsauta Properties (Ominaisuudet).
3. Napsauta Select an object -pudotusvalikkoa ja valitse Invoice properties.
4. Luo omat ominaisuutesi.

Lasku-objektia voidaan käyttää yhteystietojen segmentointiin, työnkulkujen käynnistämiseen ja mukautettujen raporttien luomiseen.

Huomaa: kun synkronoit useita laskuja HubSpotiin samaan kauppatietueeseen, yllä olevat ominaisuudet päivitetään QuickBooksissa viimeksi päivitetyn laskun mukaan.

Usein kysytyt kysymykset

Miten synkronoin tilauksen numeron tai muut laskun kentät QuickBooksiin/ QuickBooksista?

PO-numero ei ole QuickBooksin laskujen oletuskenttä, vaan se on lisättävä mukautettuna kenttänä. Tästä syystä HubSpot QuickBooks Online -integraatiossa ei voida määritellä sille valmiita kenttäkuvioita. Data Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat määritellä mukautettuja kartoituksia. Mukautettujen kenttäkartoitusten avulla voit tunnistaa QuickBooksin laskun kentät (esim. seurantanumero, tilauksen numero, toimitustapa) ja synkronoida nämä arvot HubSpotin ja QuickBooksin välillä.

Miten esitän alennukset, verot ja maksut laskuissani?

Kun käytät QuickBooks Online -integraatiota, voit lisätä HubSpot-laskuihin kertaluonteisia, tilaustason alennuksia, mutta et voi lisätä laskuihin veroja ja maksuja, koska QuickBooks Online -järjestelmässä ei ole samaa laskutason verojen ja maksujen käsitettä.

Laskutason verojen ja maksujen käytön sijaan suositellaan seuraavaa:

• Verot: voidaan lisätä laskun rivikohtaan, mieluiten käyttämällä QuickBooksista synkronoitua tuotetta, joka on linkitetty QuickBooksin tulo-/kulutiliin, jolla seurataan kerättyjen verojen määrää. Näitä veroriviä ei yhdistetä QuickBooks Online Tax Centeriin veroraportointia varten.
• Maksut (esim. toimitusmaksut, luottokorttimaksut, viivästysmaksut): voidaan lisätä omana rivinään laskuun, mieluiten QuickBooksista synkronoidun tuotteen avulla.

Pitäisikö minun kytkeä pois päältä Luo maksettu lasku ja Luo maksettu myyntitosite -toiminnot, jos käytän kaksisuuntaista laskujen synkronointia?

Vähintäänkin on suositeltavaa päivittää työnkulku suodattamaan pois laskuista tulevat maksut (esim. maksut, joiden lähde = lasku). Jos työnkulkua ei päivitetä, syntyy päällekkäisyyttä, koska laskun maksut käynnistävät myös maksetun laskun luomisen. Maksuja syntyy vain yksi, mutta maksuun liittyy kaksi laskua.