QuickBooks Online -tietojen synkronointiintegraation käyttäminen laskujen synkronointiin.

Jos olet määrittänyt HubSpotin ja QuickBooksin tietojen synkronointiintegraation synkronoimaan laskut HubSpotista QuickBooksiin, voit luoda ja synkronoida laskun QuickBooksiin alla olevien ohjeiden avulla ja tarkastella yleisiä kysymyksiä laskujen synkronoinnista QuickBooksiin.

Laskun synkronointi

Kun synkronointi on määritetty, noudata näitä ohjeita synkronoidaksesi ensimmäisen laskun HubSpotista QuickBooks Onlineen:

• Luo lasku.
• Napsauta Finalize (Viimeistele).
• Integrointi havaitsee uuden laskun, tarkistaa laskun tiedot mahdollisten asetettujen suodattimien perusteella ja synkronoi laskun QuickBooks Onlineen, jos se kelpaa.
  
  • Jos synkronointi epäonnistuu, laskujen indeksisivun yläosassa näkyy banneri. Napsauttamalla Synkronoinnin epäonnistumisen yksityiskohtia avautuu QuickBooks-integraatioasetusten Epäonnistunut synkronointi -paneeli.

• Voit myös tarkistaa, onnistuiko laskujen synkronointi katsomalla Integrations -synkronointikorttia laskujen esikatselupaneelissa tai QuickBooksin integraatioasetusten synkronointitilataulukkoa. Jos synkronointi epäonnistuu, näet laskun luetteloituna epäonnistuneiden laskujen taulukossa. Jos viet hiiren hiiren tietosymbolin kohdalle Virheluokka, näet selityksen siitä, miksi laskun synkronointi ei onnistu.

Tarkastele laskun kohdetta

HubSpotissa luotuja tai QuickBooks Onlinesta synkronoituja laskuja voi tarkastella HubSpotin laskuobjektissa. Voit myös luoda mukautettuja laskuobjektin ominaisuuksia.

Laskuobjektin tarkasteleminen:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Tämä tuo sinut laskujen indeksisivulle, jossa näkyvät kaikki laskut.
• Käytä hakupalkkia tai napsauta Lisäsuodattimia löytääksesi tiettyjä laskuja.
• Klikkaa laskua avataksesi oikeanpuoleisen paneelin ja nähdäksesi sen ominaisuudet, suoritetut maksut ja yhdistelmät. Selaa Integraatioiden synkronointi -osioon nähdäksesi synkronoinnin tilan.

QuickBooks Onlinesta synkronoituja laskuja ei liitetä automaattisesti HubSpotin kauppatietueeseen.

Tarkastele laskujen maksuja

Tarkastele laskujen maksujen lähdettä, maksupäivää ja tilaa laskun tietueesta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskua , jonka maksuja haluat tarkastella.
• Siirry oikeassa paneelissa kohtaan Maksut nähdäksesi niihin liittyvät maksutiedot ja tilan.
• Vie hiiren kursori maksun päälle ja valitse Esikatselu nähdäksesi lisätietoja maksusta.

• Jos maksu on suoritettu QuickBooks Online -palvelun avulla, valitse Näytä maksu QuickBooks Online -palvelussa, jolloin sinut ohjataan QuickBooksin maksutietueeseen.

• Voit palauttaa maksun valitsemalla Toiminnot ja valitsemalla sitten Palauta. Palauta maksu valitsemalla Jatka. Kirjoita valintaikkunassa palautuksen määrä ja valitse sitten syy -pudotusvalikosta syy palautukselle.
• Voit poistaa maksun valitsemalla Toiminnot ja sitten Poista. Vahvista valintaikkunassa valitsemalla Poista.

Lisätietoja laskujen hallinnasta.

Lataa synkronoidun laskun PDF-tiedosto

Lataa synkronoidun laskun PDF-tiedosto poistumatta HubSpotista.

• Siirry laskuun liittyvään kohteeseen (esim. yhteystieto, yritys, maksu).
• Selaa oikeassa paneelissa Laskut-korttiin. Jos et näe laskuja-korttia, opettele lisäämään se objektiin.
• Lataa PDF-tiedosto napsauttamalla laskun numeroa.

Luo mukautettuja laskuobjektin ominaisuuksia

Voit luoda mukautettuja laskun kohteen ominaisuuksia:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Napsauta Properties (Ominaisuudet).
• Napsauta Select an object -pudotusvalikkoa ja valitse Invoice properties.
• Luo omat ominaisuutesi.

Lasku-objektia voidaan käyttää yhteystietojen segmentointiin, työnkulkujen käynnistämiseen ja mukautettujen raporttien luomiseen.

Huomaa: kun synkronoit useita laskuja HubSpotiin samaan kauppatietueeseen, yllä olevat ominaisuudet päivittyvät QuickBooksissa viimeksi päivitetyn laskun mukaan.

Yleisiä kysymyksiä

Miten synkronoin tilauksen numeron tai muut laskun kentät Quickbooksiin/ Quickbooksista?

Tilauksen numero ei ole QuickBooksin laskujen oletuskenttä, vaan se on lisättävä mukautettuna kenttänä. Tästä syystä HubSpot QuickBooks Online -integraatiossa ei voida määritellä sille valmiita kenttäkuvioita. Ops Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat määritellä mukautettuja kartoituksia. Mukautettujen kenttäkuvioiden avulla voit tunnistaa QuickBooksin laskun kentät (esim. seurantanumero, tilauksen numero, toimitustapa) ja synkronoida nämä arvot HubSpotin ja Quickbooksin välillä.

Miten esitän alennukset, verot ja maksut laskuissani?

Kun käytät Quickbooks Online -integraatiota, et voi lisätä laskuihisi tilaustason alennuksia, veroja ja maksuja, koska QuickBooks Online ei sisällä samaa laskutason verojen ja maksujen käsitettä, vaikka se tukeekin yhtä laskutason alennusta.

Sen sijaan, että käyttäisit laskutason veroja, alennuksia ja maksuja, suositellaan seuraavaa:

• Alennukset: Lisää alennukset rivikohtaisella tasolla ja käytä Kommentit-kenttää alennuksen selittämiseen.
• Maksut (esim. toimituskulut, luottokorttimaksut, viivästysmaksut): Voit lisätä ne omana rivinään laskuun, mieluiten käyttämällä QuickBooksista synkronoitua tuotetta.
• Verot: voidaan lisätä laskulle omana rivinään, mieluiten QuickBooksista synkronoidun tuotteen avulla, ja ne on yhdistetty QuickBooksin tulo-/kulutiliin, jossa seurataan kerättyjen verojen määrää. Näitä verorivejä ei yhdistetä QuickBooks Online Tax Centeriin veroraportointia varten.

Pitäisikö minun kytkeä pois päältä Luo maksettu lasku ja Luo maksettu myyntitosite -toiminnot, jos käytän kaksisuuntaista laskujen synkronointia?

Vähintäänkin on suositeltavaa päivittää työnkulku suodattamaan pois laskuista tulevat maksut (esim. maksut, joiden lähde = lasku). Jos työnkulkua ei päivitetä, syntyy päällekkäisyyttä, koska laskun maksut käynnistävät myös maksetun laskun luomisen. Maksuja syntyy vain yksi, mutta maksuun liittyy kaksi laskua.