Uso de la integración de sincronización de datos de QuickBooks Online para facturas

Si configuraste la integración de sincronización de datos para sincronizar facturas de HubSpot con QuickBooks, sigue los pasos a continuación para crear y sincronizar una factura con QuickBooks. También puedes revisar las preguntas más comunes sobre cómo sincronizar facturas con QuickBooks.

Sincronizar una factura

Una vez configurada la sincronización, sigue estos pasos para sincronizar tu primera factura de HubSpot con QuickBooks Online:

1. Cree su factura.
2. La integración detectará la factura nueva, comprobará los detalles de la factura con cualquiera de los filtros configurados y, si cumple los requisitos, sincronizará la factura con QuickBooks Online.

• • Si la factura no se sincroniza, aparecerá un banner en la parte superior de la página de índice de facturas. Al hacer clic en Detalles del fallo de sincronización se abrirá el panel Fallo de sincronización en los ajustes de integración de QuickBooks.
  • También puede comprobar si la sincronización de la factura se ha realizado correctamente consultando latarjeta de sincronización Integrations en el panel de vista previa de la factura, o consultando la tabla desincronizaciones de CRM en los ajustes de integración de QuickBooks. Si la sincronización de algunas facturas está fallando, haga clic en el recuento de facturas de la columna Fallando para ver más información sobre las facturas que están fallando. 

Ver el objeto de la factura

Las facturas creadas en HubSpot, o sincronizadas desde QuickBooks Online se pueden ver en el objeto de factura de HubSpot.

Para ver el objeto factura:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Esto le llevará a su página de índice de facturas, mostrando todas las facturas.
3. Utilice la barra de búsqueda  o haga clic en Filtros avanzados para encontrar facturas concretas.
4. Haga clic en la factura  para abrir el panel derecho y ver sus propiedades, pagos realizados y asociaciones. Desplácese hasta la sección Integrations sync para ver el estado de la sincronización.

Las facturas sincronizadas desde QuickBooks Online no se asociarán automáticamente a un registro de operaciones de HubSpot. 

Revisar los pagos de las facturas

Revise el origen, la fecha de pago y el estado de los pagos de las facturas desde el registro de facturas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
2. Haga clic en la factura de la que desea ver los pagos.
3. En la barra lateral derecha, desplázate hasta la tarjeta Pagos para ver la información y el estado del pago asociado.

4. Pase el ratón por encima del pago y haga clic en Vista previa para ver más detalles sobre el pago.

• • Si el pago se realizó mediante QuickBooks, haga clic en Ver pago en QuickBooks para ser redireccionado al registro de pago en QuickBooks.

• • Para reembolsar el pago, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Reembolso. Haga clic en Continuar para reembolsar. En el cuadro de diálogo, introduzca la cantidad del reembolso y, a continuación, haga clic en el menú desplegable Motivo y seleccione un motivo para el reembolso.
  • Para eliminar el pago, haga clic en Acciones, luego seleccione Eliminar. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar para confirmar.

Descargar el PDF de una factura sincronizada

Para descargar el PDF de una factura sincronizada en HubSpot: 

1. Navegar hasta un objeto asociado a una factura (por ejemplo, contacto, empresa, pago).
2. En la barra lateral derecha, desplázate hasta la tarjeta Facturas . Si no puede ver la tarjeta de facturas, aprenda a añadirla a un objeto.
3. Haz clic en el número de factura.
4.  Se abrirá una nueva pestaña del navegador con la factura. Haz clic en Descargar para descargar el PDF de la factura.

Después de descargar el PDF, puede compartir la factura con un contacto enviándola como archivo adjunto en un correo electrónico individual.

Crear propiedades personalizadas de objetos de factura

Para crear propiedades de objeto factura personalizadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. Haz clic en Propiedades.
3. Haga clic en el menú desplegable Seleccione un objeto y seleccione Propiedades de la factura.
4. Crea las propiedades.

El objeto factura se puede usar para segmentar contactos, desencadenante workflows y crear informes personalizados.

Nota: al sincronizar varias facturas con HubSpot con el mismo registro de operaciones, las propiedades anteriores se actualizarán con la factura actualizada más recientemente en QuickBooks.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sincronizo el Número de pedido u otros campos de la factura con QuickBooks? 

El Número de pedido no es un campo predeterminado en las Facturas de QuickBooks y debe añadirse como campo personalizado. Por este motivo, la integración de HubSpot QuickBooks Online no puede definir un mapa de campos listo para usar. Los usuarios de una cuenta Data Hub Starter, Pro o Enterprise pueden definir asignaciones personalizadas. Mediante asignaciones de campos personalizadas, puedes identificar los campos de factura de QuickBooks (por ejemplo, Número de seguimiento, Número de pedido, Método de envío) y sincronizar esos valores hacia y desde HubSpot y QuickBooks. 

¿Cómo represento los descuentos, impuestos y tasas en mis facturas?

Al usar la integración de QuickBooks Online, puedes agregar descuentos únicos a nivel de pedido a las facturas de HubSpot, pero se te impide agregar impuestos y tarifas a tus facturas, porque QuickBooks Online no tiene el mismo concepto de impuestos y tarifas a nivel de factura.

En lugar de utilizar impuestos y tasas a nivel de factura, se recomienda lo siguiente:

• Impuestos: pueden añadirse como elemento de pedido a la factura, idealmente utilizando un producto sincronizado con QuickBooks y vinculado a su cuenta de ingresos/gastos de QuickBooks para controlar la cantidad de impuestos recaudados. Estos elementos de pedido de impuestos no se conectarán al Centro de Impuestos Online de QuickBooks para los informes de impuestos.
• Gastos (por ejemplo, gastos de envío, de tarjeta de crédito, de demora): pueden añadirse como su propio elemento de pedido en la factura, idealmente utilizando un producto sincronizado desde QuickBooks.

¿Debo desactivar mis acciones de flujo de trabajo Crear factura pagada y Crear recibo de ventas pagado, si utilizo la sincronización bidireccional de facturas? 

Se recomienda actualizar tu workflow para filtrar los pagos procedentes de facturas (por ejemplo, los pagos donde la fuente es factura). Si el workflow no se actualiza, se producirán duplicidades, porque los pagos de facturas también desencadenarán la creación de facturas pagadas. Sólo se producirá un Pago, pero habrá dos Facturas por el pago.