Última actualización: septiembre 3, 2024
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Si has configurado en la integración de sincronización de datos de HubSpot y QuickBooks para sincronizar las facturas de HubSpot con QuickBooks, sigue los siguientes pasos para crear y sincronizar una factura con QuickBooks, y revisa las preguntas más comunes sobre la sincronización de facturas con QuickBooks.
Sincronizar una factura
Una vez configurada la sincronización, sigue estos pasos para sincronizar tu primera factura de HubSpot con QuickBooks Online:
- Crea tu Factura.
- Clic en Finalizar.
- La integración detectará la nueva factura, comprobará los detalles de la factura con los filtros establecidos y, si cumple los requisitos, sincronizará la factura con QuickBooks Online.
- Si alguna factura no se sincroniza, aparecerá un banner en la parte superior de la página de índice de facturas. Al hacer clic en Detalles del fallo de sincronización se abrirá el panel Fallo de sincronización en la configuración de integración de QuickBooks .
- También puede comprobar si la sincronización de la factura se ha realizado correctamente consultando la Tarjeta de sincronización de integraciones en el panel de vista previa de facturas, o consultando la tabla de estado de la sincronización en la configuración de integración de QuickBooks. Si la sincronización falla, verá la factura en la tabla de facturas fallidas. Si pasa el ratón por encima del icono de información en Categoría de error, verá una explicación de por qué la factura no se sincroniza.
Ver el objeto de la factura
Las facturas creadas en HubSpot, o sincronizadas desde QuickBooks Online se pueden ver en el objeto de factura de HubSpot. También puedes crear propiedades de objeto factura personalizadas.
Para ver el objeto factura:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
- Esto le llevará a su página de índice de facturas, mostrando todas las facturas.
- Utilice la barra de búsqueda o haga clic en Filtros avanzados para encontrar facturas concretas.
- Haga clic en la factura para abrir el panel derecho y ver sus propiedades, pagos realizados y asociaciones. Desplácese hasta la sección Integrations sync para ver el estado de la sincronización.
Las facturas sincronizadas desde QuickBooks Online no se asociarán automáticamente a un registro de operaciones de HubSpot.
Revisar los pagos de las facturas
Revise el origen, la fecha de pago y el estado de los pagos de las facturas desde el registro de facturas:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Facturas.
- Haga clic en la factura de la que desea ver los pagos.
- En el panel derecho, desplácese a Pagos para ver la información y el estado de los pagos asociados.
- Pase el ratón por encima del pago y haga clic en Vista previa para ver más detalles sobre el pago.
- Si el pago se realizó mediante QuickBooks Online, haga clic en Ver pago en QuickBooks Online para ser redirigido al registro del pago en QuickBooks.
Ten en cuenta: cuando una factura pagada se sincroniza desde HubSpot a QuickBooks, los gastos de procesamiento asociados para el procesador de pagos que hayas elegido en HubSpot, ya sea Stripe o HubSpot payments, no crearán un gasto contable en QuickBooks automáticamente. Para contabilizarlo, puede crear un informe de todas las facturas y pagos recibidos, y sumar los Procesos de tramitación y Gastos de plataforma propiedades, y luego introducir el importe total como gasto en QuickBooks.
- Para reembolsar el pago, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Reembolso. Haga clic en Continuar para reembolsar. En el cuadro de diálogo, introduzca el importe del reembolso , a continuación haga clic en el menú desplegable Motivo y seleccione un motivo para el reembolso.
- Para eliminar el pago, haga clic en Acciones, luego seleccione Eliminar. En el cuadro de diálogo, haga clic en Borrar para confirmar.
Nota:
- Las devoluciones contra pagos no se sincronizan automáticamente. Para un pago realizado mediante un procesador de pagos de HubSpot, ya sea Stripe o HubSpot payments, puede registrar un abono o recibo de reembolso en QuickBooks. Para un pago realizado con QuickBooks, el pago correspondiente en HubSpot debe reembolsarse manualmente siguiendo el paso anterior.
- La acción de eliminar no se sincroniza con QuickBooks Online. Está disponible para que pueda reflejar manualmente los cambios realizados en QuickBooks.
Más información sobre la gestión de facturas.
Descargar el PDF de una factura sincronizada
Descarga el PDF de una factura sincronizada sin salir de HubSpot.
- Navegar hasta un objeto asociado a una factura (por ejemplo, contacto, empresa, pago).
- En el panel derecho, desplácese hasta la tarjeta Facturas. Si no puede ver la tarjeta de facturas, aprenda a añadirla a un objeto.
- Haga clic en el número de factura para descargar el PDF.
Crear propiedades personalizadas de objetos de factura
Para crear propiedades de objeto factura personalizadas:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
- Haz clic en Propiedades.
- Haga clic en el menú desplegable Seleccione un objeto y seleccione Propiedades de la factura.
- Cree sus propiedades.
El objeto factura puede utilizarse para segmentar contactos, activar flujos de trabajo, y crear informes personalizados.
Nota: al sincronizar varias facturas con HubSpot con el mismo registro de operaciones, las propiedades anteriores se actualizarán con la factura actualizada más recientemente en QuickBooks.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sincronizo el Número de pedido u otros Campos de factura con Quickbooks?
El Número de pedido no es un campo predeterminado en las Facturas de QuickBooks y debe añadirse como campo personalizado. Por este motivo, la integración de HubSpot QuickBooks Online no puede definir un mapa de campos listo para usar. Los usuarios de una cuenta Ops Hub Starter, Professional o Enterprise pueden definir asignaciones personalizadas. Usando custom field mappings, puedes identificar los campos de factura de QuickBooks (por ejemplo, Número de seguimiento, Número de pedido, Método de envío) y sincronizar esos valores hacia y desde HubSpot y Quickbooks.
¿Cómo represento los Descuentos, Impuestos y Tasas en mis Facturas?
Si utilizas la integración con Quickbooks Online, no podrás añadir descuentos, impuestos y tasas a nivel de pedido a tus facturas, porque QuickBooks Online no tiene el mismo concepto de impuestos y tasas a nivel de factura, aunque sí admite un descuento único a nivel de factura.
En lugar de utilizar los impuestos, descuentos y tasas a nivel de factura, se recomienda lo siguiente:
- Descuentos: añade tus descuentos en el nivel elemento de pedido, y utiliza el campo Comentarios para explicar el descuento.
- Comisiones (por ejemplo, gastos de envío, comisiones de la tarjeta de crédito, recargos por demora): puede añadirse como su propio elemento de pedido en la factura, idealmente utilizando un producto sincronizado desde QuickBooks.
- Impuestos: puede añadirse como una línea a la factura, idealmente utilizando un producto que esté sincronizado desde QuickBooks, y que esté vinculado a tu cuenta de ingresos/gastos de QuickBooks para hacer un seguimiento de la cantidad de impuestos recaudados. Estos Elementos de impuestos no se conectarán al Centro de impuestos de QuickBooks Online para la declaración de impuestos.
¿Debo desactivar mis acciones de flujo de trabajo Crear factura pagada y Crear recibo de ventas pagado, si utilizo la sincronización bidireccional de facturas?
Como mínimo, se recomienda actualizar tu workflow para filtrar los pagos procedentes de facturas (por ejemplo, los pagos en los que el origen = factura). Si el workflow no se actualiza, se producirán duplicidades, porque los pagos de facturas también desencadenarán la creación de facturas pagadas. Sólo se producirá un Pago, pero habrá dos Facturas por el pago.
