Korzystanie z integracji synchronizacji danych QuickBooks Online dla faktur
Data ostatniej aktualizacji: września 3, 2024
Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:
Wszystkie produkty i plany |
Jeśli skonfigurowałeś integrację synchronizacji danych HubSpot i QuickBooks w celu synchronizacji faktur z HubSpot do QuickBooks, skorzystaj z poniższych kroków, aby utworzyć i zsynchronizować fakturę z QuickBooks, a także przejrzyj typowe pytania dotyczące synchronizacji faktur z QuickBooks.
Synchronizowanie faktury
Po skonfigurowaniu synchronizacji wykonaj poniższe kroki, aby zsynchronizować pierwszą fakturę z HubSpot do QuickBooks Online:
- Utwórz fakturę.
- Kliknij Finalize.
- Integracja wykryje nową fakturę, sprawdzi szczegóły faktury pod kątem wszelkich skonfigurowanych filtrów i, jeśli kwalifikuje się, zsynchronizuje fakturę z QuickBooks Online.
- Jeśli jakakolwiek faktura nie zostanie zsynchronizowana, w górnej części strony indeksu faktur zostanie wyświetlony baner. Kliknięcie opcji Szczegóły niepowodzenia synchronizacji spowoduje otwarcie panelu Nie udało się zsynchronizować w ustawieniach integracji QuickBooks.
- Możesz również sprawdzić, czy synchronizacja faktury zakończyła się powodzeniem, patrząc nakartę synchronizacji Integrations w panelu podglądu faktury lub patrząc na tabelę kondycji synchronizacji w ustawieniach integracji QuickBooks. Jeśli synchronizacja nie powiedzie się, faktura zostanie wyświetlona w tabeli nieudanych faktur. Po najechaniu kursorem na ikonę informacji w obszarze Kategoria błędu wyświetlone zostanie wyjaśnienie przyczyny niepowodzenia synchronizacji faktury.
Wyświetlanie obiektu faktury
Faktury utworzone w HubSpot lub zsynchronizowane z QuickBooks Online można przeglądać w obiekcie faktury HubSpot. Można również utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury.
Aby wyświetlić obiekt faktury:
- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
- Spowoduje to przejście do strony indeksu faktur, pokazującej wszystkie faktury.
- Użyj paska wyszukiwania lub kliknij Zaawansowane filtry, aby znaleźć określone faktury.
- Kliknij fakturę , aby otworzyć prawy panel i wyświetlić jej właściwości, dokonane płatności i powiązania. Przewiń do sekcji Synchronizacja integracji, aby wyświetlić stan synchronizacji.
Faktury zsynchronizowane z QuickBooks Online nie zostaną automatycznie powiązane z rekordem transakcji HubSpot.
Przeglądanie płatności na fakturach
Przeglądaj źródło, datę płatności i status płatności na fakturach z rekordu faktury:
- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
- Kliknij fakturę , dla której chcesz wyświetlić płatności.
- W prawym panelu przewiń do sekcji Płatności , aby wyświetlić powiązane informacje o płatnościach i ich status.
- Najedź kursorem na płatność i kliknij Podgląd, aby wyświetlić więcej szczegółów na temat płatności.
- Jeśli płatność została dokonana za pomocą QuickBooks Online, kliknij Wyświetl płatność w QuickBooks Online, aby zostać przekierowanym do rekordu płatności w QuickBooks.
Uwaga: gdy opłacona faktura jest synchronizowana z HubSpot do QuickBooks, powiązane opłaty manipulacyjne dla wybranego procesora płatności w HubSpot, Stripe lub HubSpot, nie utworzą automatycznie kosztu księgowego w QuickBooks. Aby to uwzględnić, możesz utworzyć raport wszystkich otrzymanych faktur i płatności oraz zsumować właściwościOpłaty za przetwarzanie i Opłaty za platformę, a następnie wprowadzić łączną kwotę jako wydatek w QuickBooks.
- Aby zwrócić płatność, kliknij Akcje, a następnie wybierz Zwrot. Kliknij przycisk Kontynuuj, aby dokonać zwrotu. W oknie dialogowym wprowadź kwotę zwrotu, a następnie kliknij menu rozwijane Powód i wybierz powód zwrotu.
- Aby usunąć płatność, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Usuń. W oknie dialogowym kliknij Usuń, aby potwierdzić.
Uwaga:
- Zwroty płatności nie są synchronizowane automatycznie. W przypadku płatności dokonanej za pomocą procesora płatności HubSpot, Stripe lub HubSpot, możesz zarejestrować notę kredytową lub pokwitowanie zwrotu w QuickBooks. W przypadku płatności dokonanej za pomocą QuickBooks, odpowiednia płatność w HubSpot powinna zostać ręcznie zwrócona przy użyciu powyższego kroku.
- Akcja usuwania nie jest synchronizowana z QuickBooks Online. Jest dostępna, aby można było ręcznie odzwierciedlić zmiany wprowadzone w QuickBooks.
Dowiedz się więcej o zarządzaniu fakturami.
Pobierz plik PDF zsynchronizowanej faktury
Pobierz plik PDF zsynchronizowanej faktury bez opuszczania HubSpot.
- Przejdź do obiektu powiązanego z fakturą (np. kontakt, firma, płatność).
- W prawym panelu przewiń do karty Faktury. Jeśli nie widzisz karty Faktury, dowiedz się, jak dodać ją do obiektu.
- Kliknij numer faktury, aby pobrać plik PDF.
Tworzenie niestandardowych właściwości obiektu faktury
Aby utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury:
- Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
- Kliknij przycisk Właściwości.
- Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Właściwości faktury.
- Utwórz właściwości.
Obiekt faktury może być używany do segmentowania kontaktów, wyzwalania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.
Uwaga: w przypadku synchronizacji wielu faktur z HubSpot do tego samego rekordu transakcji, powyższe właściwości zostaną zaktualizowane przez ostatnio zaktualizowaną fakturę w QuickBooks.
Często zadawane pytania
Jak zsynchronizować numer PO lub inne pola faktury do/z Quickbooks?
Numer zamówienia nie jest domyślnym polem na fakturach QuickBooks i musi zostać dodany jako pole niestandardowe. Z tego powodu integracja HubSpot QuickBooks Online nie może zdefiniować dla niego gotowego mapowania pola. Użytkownicy konta Ops Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą definiować niestandardowe mapowania. Korzystając z niestandardowych mapowań pól, można zidentyfikować pola faktur QuickBooks (np. numer śledzenia, numer PO, metoda wysyłki) i zsynchronizować te wartości z HubSpot i Quickbooks.
Jak przedstawić rabaty, podatki i opłaty na moich fakturach?
Podczas korzystania z integracji Quickbooks Online nie można dodawać rabatów, podatków i opłat na poziomie zamówienia do faktur, ponieważ QuickBooks Online nie ma takiej samej koncepcji podatków i opłat na poziomie faktury, chociaż obsługuje pojedynczy rabat na poziomie faktury.
Zamiast korzystać z podatków, rabatów i opłat na poziomie faktury, zaleca się następujące rozwiązania:
- Rabaty: dodaj rabaty na poziomie pozycji i użyj polaKomentarze, aby wyjaśnić rabat.
- Opłaty (np. opłaty za wysyłkę, opłaty za kartę kredytową, opłaty za opóźnienia): można dodać jako własną pozycję na fakturze, najlepiej przy użyciu produktu zsynchronizowanego z QuickBooks.
- Podatki: można dodać jako linię na fakturze, najlepiej przy użyciu produktu zsynchronizowanego z QuickBooks, który jest powiązany z kontem dochodów/wydatków QuickBooks śledzącym kwotę pobranego podatku. Te pozycje podatkowe nie będą połączone z QuickBooks Online Tax Center w celu raportowania podatkowego.
Czy powinienem wyłączyć akcje przepływu pracy Utwórz opłaconą fakturę i Utwórz opłacony paragon sprzedaży, jeśli korzystam z dwukierunkowej synchronizacji faktur?
Zaleca się co najmniej zaktualizowanie przepływu pracy, aby odfiltrować płatności pochodzące z faktur (np. płatności, których źródło = faktura). Jeśli przepływ pracy nie zostanie zaktualizowany, nastąpi duplikacja, ponieważ płatności za faktury będą również wyzwalać tworzenie płatnych faktur. Pojawi się tylko jedna płatność, ale będą dwie faktury dla płatności.