Korzystanie z integracji synchronizacji danych QuickBooks Online dla faktur

Jeśli skonfigurowałeś integrację synchronizacji danych HubSpot i QuickBooks w celu synchronizacji faktur z HubSpot do QuickBooks, skorzystaj z poniższych kroków, aby utworzyć i zsynchronizować fakturę z QuickBooks, a także przejrzyj typowe pytania dotyczące synchronizacji faktur z QuickBooks.

Synchronizowanie faktury

Po skonfigurowaniu synchronizacji wykonaj poniższe kroki, aby zsynchronizować pierwszą fakturę z HubSpot do QuickBooks Online:

• Utwórz fakturę.
• Kliknij Finalize.
• Integracja wykryje nową fakturę, sprawdzi szczegóły faktury pod kątem wszelkich skonfigurowanych filtrów i, jeśli kwalifikuje się, zsynchronizuje fakturę z QuickBooks Online.
  
  • Jeśli jakakolwiek faktura nie zostanie zsynchronizowana, w górnej części strony indeksu faktur zostanie wyświetlony baner. Kliknięcie opcji Szczegóły niepowodzenia synchronizacji spowoduje otwarcie panelu Nie udało się zsynchronizować w ustawieniach integracji QuickBooks.

• Możesz również sprawdzić, czy synchronizacja faktury zakończyła się powodzeniem, patrząc nakartę synchronizacji Integrations w panelu podglądu faktury lub patrząc na tabelę kondycji synchronizacji w ustawieniach integracji QuickBooks. Jeśli synchronizacja nie powiedzie się, faktura zostanie wyświetlona w tabeli nieudanych faktur. Po najechaniu kursorem na ikonę informacji w obszarze Kategoria błędu wyświetlone zostanie wyjaśnienie przyczyny niepowodzenia synchronizacji faktury.

Wyświetlanie obiektu faktury

Faktury utworzone w HubSpot lub zsynchronizowane z QuickBooks Online można przeglądać w obiekcie faktury HubSpot. Można również utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury.

Aby wyświetlić obiekt faktury:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
• Spowoduje to przejście do strony indeksu faktur, pokazującej wszystkie faktury.
• Użyj paska wyszukiwania lub kliknij Zaawansowane filtry, aby znaleźć określone faktury.
• Kliknij fakturę , aby otworzyć prawy panel i wyświetlić jej właściwości, dokonane płatności i powiązania. Przewiń do sekcji Synchronizacja integracji, aby wyświetlić stan synchronizacji.

Faktury zsynchronizowane z QuickBooks Online nie zostaną automatycznie powiązane z rekordem transakcji HubSpot.

Przeglądanie płatności na fakturach

Przeglądaj źródło, datę płatności i status płatności na fakturach z rekordu faktury:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
• Kliknij fakturę , dla której chcesz wyświetlić płatności.
• W prawym panelu przewiń do sekcji Płatności , aby wyświetlić powiązane informacje o płatnościach i ich status.
• Najedź kursorem na płatność i kliknij Podgląd, aby wyświetlić więcej szczegółów na temat płatności.

• Jeśli płatność została dokonana za pomocą QuickBooks Online, kliknij Wyświetl płatność w QuickBooks Online, aby zostać przekierowanym do rekordu płatności w QuickBooks.

• Aby zwrócić płatność, kliknij Akcje, a następnie wybierz Zwrot. Kliknij przycisk Kontynuuj, aby dokonać zwrotu. W oknie dialogowym wprowadź kwotę zwrotu, a następnie kliknij menu rozwijane Powód i wybierz powód zwrotu.
• Aby usunąć płatność, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Usuń. W oknie dialogowym kliknij Usuń, aby potwierdzić.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu fakturami.

Pobierz plik PDF zsynchronizowanej faktury

Pobierz plik PDF zsynchronizowanej faktury bez opuszczania HubSpot.

• Przejdź do obiektu powiązanego z fakturą (np. kontakt, firma, płatność).
• W prawym panelu przewiń do karty Faktury. Jeśli nie widzisz karty Faktury, dowiedz się, jak dodać ją do obiektu.
• Kliknij numer faktury, aby pobrać plik PDF.

Tworzenie niestandardowych właściwości obiektu faktury

Aby utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• Kliknij przycisk Właściwości.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Właściwości faktury.
• Utwórz właściwości.

Obiekt faktury może być używany do segmentowania kontaktów, wyzwalania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.

Uwaga: w przypadku synchronizacji wielu faktur z HubSpot do tego samego rekordu transakcji, powyższe właściwości zostaną zaktualizowane przez ostatnio zaktualizowaną fakturę w QuickBooks.

Często zadawane pytania

Jak zsynchronizować numer PO lub inne pola faktury do/z Quickbooks?

Numer zamówienia nie jest domyślnym polem na fakturach QuickBooks i musi zostać dodany jako pole niestandardowe. Z tego powodu integracja HubSpot QuickBooks Online nie może zdefiniować dla niego gotowego mapowania pola. Użytkownicy konta Ops Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą definiować niestandardowe mapowania. Korzystając z niestandardowych mapowań pól, można zidentyfikować pola faktur QuickBooks (np. numer śledzenia, numer PO, metoda wysyłki) i zsynchronizować te wartości z HubSpot i Quickbooks.

Jak przedstawić rabaty, podatki i opłaty na moich fakturach?

Podczas korzystania z integracji Quickbooks Online nie można dodawać rabatów, podatków i opłat na poziomie zamówienia do faktur, ponieważ QuickBooks Online nie ma takiej samej koncepcji podatków i opłat na poziomie faktury, chociaż obsługuje pojedynczy rabat na poziomie faktury.

Zamiast korzystać z podatków, rabatów i opłat na poziomie faktury, zaleca się następujące rozwiązania:

• Rabaty: dodaj rabaty na poziomie pozycji i użyj polaKomentarze, aby wyjaśnić rabat.
• Opłaty (np. opłaty za wysyłkę, opłaty za kartę kredytową, opłaty za opóźnienia): można dodać jako własną pozycję na fakturze, najlepiej przy użyciu produktu zsynchronizowanego z QuickBooks.
• Podatki: można dodać jako linię na fakturze, najlepiej przy użyciu produktu zsynchronizowanego z QuickBooks, który jest powiązany z kontem dochodów/wydatków QuickBooks śledzącym kwotę pobranego podatku. Te pozycje podatkowe nie będą połączone z QuickBooks Online Tax Center w celu raportowania podatkowego.

Czy powinienem wyłączyć akcje przepływu pracy Utwórz opłaconą fakturę i Utwórz opłacony paragon sprzedaży, jeśli korzystam z dwukierunkowej synchronizacji faktur?

Zaleca się co najmniej zaktualizowanie przepływu pracy, aby odfiltrować płatności pochodzące z faktur (np. płatności, których źródło = faktura). Jeśli przepływ pracy nie zostanie zaktualizowany, nastąpi duplikacja, ponieważ płatności za faktury będą również wyzwalać tworzenie płatnych faktur. Pojawi się tylko jedna płatność, ale będą dwie faktury dla płatności.