Uwaga: Tłumaczenie tego artykułu jest podane wyłącznie dla wygody. Tłumaczenie jest tworzone automatycznie za pomocą oprogramowania tłumaczącego i mogło nie zostać sprawdzone. W związku z tym, angielska wersja tego artykułu powinna być uważana za wersję obowiązującą, zawierającą najnowsze informacje. Możesz uzyskać do niej dostęp tutaj.

Korzystanie z integracji synchronizacji danych QuickBooks Online dla faktur

Data ostatniej aktualizacji: września 3, 2024

Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:

Wszystkie produkty i plany

Jeśli skonfigurowałeś integrację synchronizacji danych HubSpot i QuickBooks w celu synchronizacji faktur z HubSpot do QuickBooks, skorzystaj z poniższych kroków, aby utworzyć i zsynchronizować fakturę z QuickBooks, a także przejrzyj typowe pytania dotyczące synchronizacji faktur z QuickBooks.

Synchronizowanie faktury

Po skonfigurowaniu synchronizacji wykonaj poniższe kroki, aby zsynchronizować pierwszą fakturę z HubSpot do QuickBooks Online:

Utwórz fakturę.
Kliknij Finalize.
Integracja wykryje nową fakturę, sprawdzi szczegóły faktury pod kątem wszelkich skonfigurowanych filtrów i, jeśli kwalifikuje się, zsynchronizuje fakturę z QuickBooks Online.
- Jeśli jakakolwiek faktura nie zostanie zsynchronizowana, w górnej części strony indeksu faktur zostanie wyświetlony baner. Kliknięcie opcji Szczegóły niepowodzenia synchronizacji spowoduje otwarcie panelu Nie udało się zsynchronizować w ustawieniach integracji QuickBooks.

invoices-sync-fail

Możesz również sprawdzić, czy synchronizacja faktury zakończyła się powodzeniem, patrząc nakartę synchronizacji Integrations w panelu podglądu faktury lub patrząc na tabelę kondycji synchronizacji w ustawieniach integracji QuickBooks. Jeśli synchronizacja nie powiedzie się, faktura zostanie wyświetlona w tabeli nieudanych faktur. Po najechaniu kursorem na ikonę informacji w obszarze Kategoria błędu wyświetlone zostanie wyjaśnienie przyczyny niepowodzenia synchronizacji faktury.

quickbooks-invoice-sync-fail

Wyświetlanie obiektu faktury

Faktury utworzone w HubSpot lub zsynchronizowane z QuickBooks Online można przeglądać w obiekcie faktury HubSpot. Można również utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury.

Aby wyświetlić obiekt faktury:

Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
Spowoduje to przejście do strony indeksu faktur, pokazującej wszystkie faktury.
Użyj paska wyszukiwania lub kliknij Zaawansowane filtry, aby znaleźć określone faktury.
Kliknij fakturę , aby otworzyć prawy panel i wyświetlić jej właściwości, dokonane płatności i powiązania. Przewiń do sekcji Synchronizacja integracji, aby wyświetlić stan synchronizacji.

quickbooks-invoice-panel

Faktury zsynchronizowane z QuickBooks Online nie zostaną automatycznie powiązane z rekordem transakcji HubSpot.

Przeglądanie płatności na fakturach

Przeglądaj źródło, datę płatności i status płatności na fakturach z rekordu faktury:

Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury..
Kliknij fakturę , dla której chcesz wyświetlić płatności.
W prawym panelu przewiń do sekcji Płatności , aby wyświetlić powiązane informacje o płatnościach i ich status.
Najedź kursorem na płatność i kliknij Podgląd, aby wyświetlić więcej szczegółów na temat płatności.

invoices-payments-preview

Jeśli płatność została dokonana za pomocą QuickBooks Online, kliknij Wyświetl płatność w QuickBooks Online, aby zostać przekierowanym do rekordu płatności w QuickBooks.

Uwaga: gdy opłacona faktura jest synchronizowana z HubSpot do QuickBooks, powiązane opłaty manipulacyjne dla wybranego procesora płatności w HubSpot, Stripe lub HubSpot, nie utworzą automatycznie kosztu księgowego w QuickBooks. Aby to uwzględnić, możesz utworzyć raport wszystkich otrzymanych faktur i płatności oraz zsumować właściwościOpłaty za przetwarzanie i Opłaty za platformę, a następnie wprowadzić łączną kwotę jako wydatek w QuickBooks.

Aby zwrócić płatność, kliknij Akcje, a następnie wybierz Zwrot. Kliknij przycisk Kontynuuj, aby dokonać zwrotu. W oknie dialogowym wprowadź kwotę zwrotu, a następnie kliknij menu rozwijane Powód i wybierz powód zwrotu.
Aby usunąć płatność, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Usuń. W oknie dialogowym kliknij Usuń, aby potwierdzić.

Uwaga:

Zwroty płatności nie są synchronizowane automatycznie. W przypadku płatności dokonanej za pomocą procesora płatności HubSpot, Stripe lub HubSpot, możesz zarejestrować notę kredytową lub pokwitowanie zwrotu w QuickBooks. W przypadku płatności dokonanej za pomocą QuickBooks, odpowiednia płatność w HubSpot powinna zostać ręcznie zwrócona przy użyciu powyższego kroku.
Akcja usuwania nie jest synchronizowana z QuickBooks Online. Jest dostępna, aby można było ręcznie odzwierciedlić zmiany wprowadzone w QuickBooks.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu fakturami.

Pobierz plik PDF zsynchronizowanej faktury

Pobierz plik PDF zsynchronizowanej faktury bez opuszczania HubSpot.

Przejdź do obiektu powiązanego z fakturą (np. kontakt, firma, płatność).
W prawym panelu przewiń do karty Faktury. Jeśli nie widzisz karty Faktury, dowiedz się, jak dodać ją do obiektu.
Kliknij numer faktury, aby pobrać plik PDF.

quickbooks-invoice-pdf

Tworzenie niestandardowych właściwości obiektu faktury

Aby utworzyć niestandardowe właściwości obiektu faktury:

Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
Kliknij przycisk Właściwości.
Kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Właściwości faktury.
Utwórz właściwości.

Obiekt faktury może być używany do segmentowania kontaktów, wyzwalania przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.

Uwaga: w przypadku synchronizacji wielu faktur z HubSpot do tego samego rekordu transakcji, powyższe właściwości zostaną zaktualizowane przez ostatnio zaktualizowaną fakturę w QuickBooks.

Często zadawane pytania

Jak zsynchronizować numer PO lub inne pola faktury do/z Quickbooks?

Numer zamówienia nie jest domyślnym polem na fakturach QuickBooks i musi zostać dodany jako pole niestandardowe. Z tego powodu integracja HubSpot QuickBooks Online nie może zdefiniować dla niego gotowego mapowania pola. Użytkownicy konta Ops Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą definiować niestandardowe mapowania. Korzystając z niestandardowych mapowań pól, można zidentyfikować pola faktur QuickBooks (np. numer śledzenia, numer PO, metoda wysyłki) i zsynchronizować te wartości z HubSpot i Quickbooks.

Jak przedstawić rabaty, podatki i opłaty na moich fakturach?

Podczas korzystania z integracji Quickbooks Online nie można dodawać rabatów, podatków i opłat na poziomie zamówienia do faktur, ponieważ QuickBooks Online nie ma takiej samej koncepcji podatków i opłat na poziomie faktury, chociaż obsługuje pojedynczy rabat na poziomie faktury.

Zamiast korzystać z podatków, rabatów i opłat na poziomie faktury, zaleca się następujące rozwiązania:

Rabaty: dodaj rabaty na poziomie pozycji i użyj polaKomentarze, aby wyjaśnić rabat.
Opłaty (np. opłaty za wysyłkę, opłaty za kartę kredytową, opłaty za opóźnienia): można dodać jako własną pozycję na fakturze, najlepiej przy użyciu produktu zsynchronizowanego z QuickBooks.
Podatki: można dodać jako linię na fakturze, najlepiej przy użyciu produktu zsynchronizowanego z QuickBooks, który jest powiązany z kontem dochodów/wydatków QuickBooks śledzącym kwotę pobranego podatku. Te pozycje podatkowe nie będą połączone z QuickBooks Online Tax Center w celu raportowania podatkowego.

Czy powinienem wyłączyć akcje przepływu pracy Utwórz opłaconą fakturę i Utwórz opłacony paragon sprzedaży, jeśli korzystam z dwukierunkowej synchronizacji faktur?

Zaleca się co najmniej zaktualizowanie przepływu pracy, aby odfiltrować płatności pochodzące z faktur (np. płatności, których źródło = faktura). Jeśli przepływ pracy nie zostanie zaktualizowany, nastąpi duplikacja, ponieważ płatności za faktury będą również wyzwalać tworzenie płatnych faktur. Pojawi się tylko jedna płatność, ale będą dwie faktury dla płatności.

Czy ten artykuł okazał się pomocny? Tak Nie

Niniejszy formularz służy wyłącznie do przekazywania opinii dotyczących dokumentacji. Dowiedz się, jak uzyskać pomoc dotyczącą HubSpot.