使用 QuickBooks Online 發票資料同步集成
上次更新時間: 一月 14, 2025
如果您已配置 HubSpot 和 QuickBooks 数据同步集成,以便将发票从 HubSpot 同步到 QuickBooks,请使用以下步骤创建发票并将其同步到 QuickBooks,同时查看有关将发票同步到 QuickBooks 的常见问题。
同步发票
同步设置完成后,请按照以下步骤将第一张发票从 HubSpot 同步到 QuickBooks Online:
- 创建发票。
- 单击最终确定。
- 集成将检测新发票,根据设置的任何过滤器检查发票详情,如果符合条件,则将发票同步到 QuickBooks Online。
- 如果任何发票同步失败,发票索引页面顶部将显示一个横幅。单击 "同步失败详情"将打开QuickBooks 集成设置中的 "同步失败 "面板。
- 你也可以通过查看发票预览面板上的Integrations 同步卡,或查看QuickBooks 集成设置中的同步健康状况表,检查发票同步是否成功。如果同步失败,你会看到发票列在失败发票表中。如果将鼠标悬停在错误类别下的信息图标上,就会看到发票同步失败原因的解释。
查看发票对象
在 HubSpot 中创建的发票或从 QuickBooks Online 同步的发票可在 HubSpot 的发票对象中查看。你还可以创建自定义发票对象属性。
查看发票对象:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
- 这将带您进入发票索引页面,显示所有发票。
- 使用搜索栏 或单击高级筛选器查找特定发票。
- 单击发票 打开右侧面板,查看其属性、已付款项和关联。滚动到集成同步 部分,查看同步状态。
从 QuickBooks Online 同步的发票不会自动关联到 HubSpot 交易记录。
审查发票付款情况
从发票记录中查看发票的付款来源、付款日期和付款状态:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
- 单击要查看付款的发票 。
- 在右侧面板中,滚动到付款 ,查看相关付款信息和状态。
- 将鼠标悬停在付款上并单击 "预览",查看有关付款的更多详细信息。
- 如果付款是使用 QuickBooks Online 进行的,请单击 "在 QuickBooks Online 中查看付款 "跳转到 QuickBooks 中的付款记录。
请注意: 当已付发票从 HubSpot 同步到 QuickBooks 时,您在 HubSpot 中选择的付款处理器( Stripe 或 HubSpot 付款)的相关处理费用 不会自动在 QuickBooks 中创建会计费用。要说明这一点,你可以 创建一份 所有发票和收到的付款的 报告 ,并将 处理费用和平台费用属性 相加 , 然后在 QuickBooks 中将总金额作为费用输入。
- 要退款,请单击操作,然后选择退款。单击继续退款。在对话框中输入退款金额,然后单击原因下拉菜单并选择退款原因 。
- 要删除付款,请单击操作,然后选择删除。在对话框中单击删除确认。
请注意
- 付款的退款不会自动同步。对于使用 HubSpot 支付处理器(Stripe或HubSpot 支付)进行的支付,可以在 QuickBooks 中记录信用备忘录或退款收据。对于使用 QuickBooks 进行的付款,HubSpot 中的相应付款应使用上述步骤手动退款。
- 删除操作不会同步到 QuickBooks 在线。有了它,你就可以手动反映 QuickBooks 中的更改。
下载同步发票的 PDF 文件
下载同步发票的 PDF 文件,无需离开 HubSpot。
- 导航到与发票相关的对象(如联系人、公司、付款)。
- 在右面板中,滚动到发票卡片。如果看不到发票卡,请学习如何将其添加到对象。
- 单击发票号码下载 PDF。
创建自定义发票对象属性
创建自定义发票对象属性
- 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
- 单击属性。
- 单击选择对象 下拉菜单并选择发票属性。
- 创建属性。
请注意:将多张发票同步到 HubSpot 的同一交易记录时,上述属性将根据 QuickBooks 中最近更新的发票进行更新。
常见问题
如何将采购单号或其他发票字段同步到 Quickbooks 或从 Quickbooks 同步到采购单号或其他发票字段?
PO 编号不是 QuickBooks 发票上的默认字段,必须作为自定义字段添加。因此,HubSpot QuickBooks Online 集成无法为其定义开箱即用的字段映射。Ops Hub入门级、专业级或企业级 账户的用户可以定义自定义映射。使用自定义字段映射,你可以识别 QuickBooks 发票字段(例如,跟踪号码、PO 号码、发货方式),并将这些值同步到 HubSpot 和 Quickbooks 之间。
如何在发票上体现折扣、税费?
在使用 QuickBooks Online 集成时,您可以在HubSpot 发票上添加一次性订单级折扣,但无法在发票上添加税费,因为 QuickBooks Online 没有发票级税费的概念。
,建议使用以下方法代替发票级税费:
- 税金:可作为细列项目添加到发票中,最好使用与 QuickBooks 同步的产品,并与跟踪收税额的 QuickBooks 收入/支出账户相连。这些税项不会连接到 QuickBooks 在线报税中心进行报税。
- 费用(如运费、信用卡费用、滞纳金):可作为单独的细列项目添加到发票上,最好使用与 QuickBooks 同步的产品。
如果使用双向发票同步,是否应关闭创建已付发票和创建已付销售收据工作流程操作?
建议至少更新工作流程,以过滤掉来自发票的付款(例如,来源 =发票的付款)。如果不更新工作流程,就会出现重复,因为发票付款也会触发已付发票的创建。只会发生一次付款,但付款会有两张发票。