上次更新時間： 九月 3, 2024
如果您已將HubSpot和QuickBooks資料同步整合設定為將發票從HubSpot同步到QuickBooks ，請使用以下步驟建立發票並將其同步到QuickBooks ，並查看有關將發票同步到QuickBooks的常見問題。
同步收據
設定同步後，請按照以下步驟將您的第一張發票從HubSpot同步到QuickBooks Online ：
- 建立收據。
- 按一下完成。
- 整合功能會偵測到新的收據，並根據設定的任何篩選條件檢查收據詳情，如果符合資格，則會將收據同步到QuickBooks Online。
- 如果任何收據無法同步，收據索引頁面頂部會顯示橫幅。 按一下「同步失敗詳細資訊」將在QuickBooks整合設定中開啟「無法同步」面板。
- 您也可以查看發票預覽面板上的整合同步卡，或查看QuickBooks整合 設定中的同步處理狀態表，以確認發票同步是否成功。 如果同步失敗，你會在失敗收據表格中看到收據。 如果您將遊標暫留於錯誤類別下的資訊圖示，您會看到收據無法同步的原因說明。
檢視發票物件
在HubSpot中建立或從QuickBooks Online同步的發票可以在HubSpot的發票物件中檢視。 您也可以建立自訂發票物件屬性。
若要檢視收據物件：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
- 這將帶您前往發票索引頁面，顯示所有發票。
- 使用搜尋列或按一下進階篩選條件，即可尋找特定收據。
- 按一下收據即可開啟右側面板，並查看其屬性、已付款項和關聯。 捲動至「整合」同步 區段以檢視同步狀態。
從QuickBooks Online同步的發票不會自動關聯到HubSpot交易記錄。
查看收據的付款
從發票記錄中查看發票的來源、付款日期和付款狀態：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
- 按一下你想查看付款的發票 。
- 在右側面板中，捲動至「付款」，即可查看相關的付款資訊和狀態。
- 將遊標停在付款上方，然後按一下「預覽」，即可查看更多有關付款的詳細資訊。
- 如果付款是使用QuickBooks Online完成的，請按一下在QuickBooks Online中檢視付款，以重新導向至QuickBooks中的付款記錄。
請注意：當付費發票從HubSpot同步到QuickBooks時，您在HubSpot中選擇的付款處理器的相關處理費（ Stripe或HubSpot付款）不會在QuickBooks中自動產生會計費用。 為了考慮到這一點，您可以建立所有已收到發票和付款的報告，並將處理費 和平臺費用屬性相加，然後在QuickBooks中輸入總金額作為費用。
- 若要退款，請點擊「操作」，然後選擇「退款」。 點擊「繼續」即可退款。 在對話方塊中輸入退款金額，然後點擊原因下拉式選單，並選擇退款原因。
- 若要刪除付款，請按一下「操作」，然後選取「刪除」。 在對話方塊中，按一下刪除以確認。
請注意：
- 付款退款不會自動同步。 對於使用HubSpot付款處理器（ Stripe或HubSpot付款）進行的付款，您可以在QuickBooks中記錄信用備忘錄或退款收據。 對於使用QuickBooks進行的付款，應使用上述步驟手動退還HubSpot中的相應付款。
- 刪除動作不會同步到QuickBooks Online。 它可用，因此您可以手動反映在QuickBooks中進行的更改。
下載同步發票的PDF檔案
無需離開HubSpot ，即可下載同步發票的PDF。
- 導覽至與發票相關的物件(例如聯絡人、公司、付款)。
- 在右側面板中，捲動至收據卡。 如果看不到收據卡，請瞭解如何將其新增至物件。
- 按一下收據號碼即可下載PDF。
建立自訂發票物件屬性
若要建立自訂發票物件屬性：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 單擊屬性。
- 按一下選取物件下拉式選單，然後選取收據屬性。
- 建立你的旅居。
發票物件可用於分割客服案件、觸發工作流程，以及建立自訂報告。
請注意：將多張發票同步到HubSpot到相同的交易記錄時，上述屬性將根據QuickBooks中最新更新的發票進行更新。
常見問題
如何將訂單編號或其他發票欄位與Quickbooks同步？
訂單編號不是QuickBooks發票上的預設欄位，必須新增為自訂欄位。 因此， HubSpot QuickBooks Online集成無法爲其定義開箱即用的字段映射。 Ops Hub Starter、Professional或Enterprise帳戶的使用者可以自訂對應。 使用自訂欄位對應，您可以識別QuickBooks發票欄位（例如，追蹤號碼、訂單編號、運送方式） ，並將這些值與HubSpot和Quickbooks同步。
如何在收據上顯示折扣、稅項和費用？
使用QuickBooks Online整合功能時，您無法在發票中新增訂單級別的折扣、稅金和費用，因為QuickBooks Online對於發票級別的稅金和費用的概念並不相同，儘管它們確實支援單一發票級別的折扣。
建議使用以下方式，而不是使用收據級別的稅金、折扣和費用：
- 折扣：在明細項目中新增折扣，並使用「留言」欄位說明折扣。
- 費用（例如運費、信用卡費用、逾期費用） ：可以在發票上添加為自己的行項目，理想情況下使用從QuickBooks同步的產品。
- 稅費：可以作為發票的一行新增，最好使用從QuickBooks同步的產品，並與您的QuickBooks收入/費用帳戶連結，以追蹤收取的稅費金額。 這些稅務明細項目不會連結至QuickBooks線上稅務中心報稅。
如果我使用雙向收據同步，我應該關閉「建立付費收據」和「建立付費銷售收據」工作流程動作嗎？
建議至少更新工作流程，以篩選出來自發票的付款（例如，來源=發票的付款）。 如果未更新工作流程，則會發生重複，因為發票付款也會觸發已付款發票的建立。 只會進行一筆付款，但會有兩張付款發票。