上次更新時間： 十二月 10, 2024
如果您已設定 HubSpot 和 QuickBooks 資料同步整合以將發票從 HubSpot 同步到 QuickBooks ，請使用下列步驟建立發票並將其同步至 QuickBooks，並查看有關將發票同步到 QuickBooks 的常見問題。
同步發票
設定同步後，請依照以下步驟將您的第一張發票從 HubSpot 同步到 QuickBooks Online：
- 建立您的發票。
- 按一下“完成” 。
- 整合將檢測新發票，根據設定的任何過濾器檢查發票詳細信息，如果符合條件，會將發票同步到 QuickBooks Online。
- 如果任何發票無法同步，發票索引頁面頂部將顯示橫幅。點擊「同步失敗詳細資料」將開啟QuickBooks 整合設定中的「同步失敗」面板。
- 您也可以透過查看發票同步是否成功發票預覽面板上的整合同步卡，或透過查看QuickBooks 整合設定中的同步運作狀況表。如果同步失敗，您將看到失敗發票表中列出的發票。如果將滑鼠懸停在「錯誤類別」下的信息圖示上，您將看到發票無法同步的原因的說明。
查看發票對象
在 HubSpot 中建立的發票或從 QuickBooks Online 同步的發票可以在 HubSpot 的發票物件中查看。您也可以建立自訂發票物件屬性。
查看發票對象：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
- 這將帶您進入發票索引頁面，顯示所有發票。
- 使用搜尋欄或按一下進階過濾器以尋找特定發票。
- 點擊發票打開右側面板並查看其屬性、已付款和關聯。捲動到整合同步 部分查看同步狀態。
從 QuickBooks Online 同步的發票不會自動關聯到 HubSpot 交易記錄。
審核發票上的付款
從發票記錄中查看發票上的來源、付款日期和付款狀態：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。}
- 按一下您要查看付款的發票。
- 在右側面板中，捲動至「付款」以查看關聯的付款資訊和狀態。
- 將滑鼠懸停在付款上並點擊預覽以查看有關付款的更多詳細資訊。
- 如果使用 QuickBooks Online 進行付款，請按一下「在 QuickBooks Online 中查看付款」以重新導向至 QuickBooks 中的付款記錄。
請注意：當已付款發票從 HubSpot 同步到 QuickBooks 時，您在 HubSpot 中選擇的付款處理商（無論是Stripe 還是 HubSpot 付款）的相關處理費用不會自動在 QuickBooks 中建立會計費用。為了說明這一點，您可以建立所有發票和收到的付款的報告，並對處理費和平台費用屬性進行求和，然後在 QuickBooks 中輸入總金額作為費用。
- 要退款，請點擊操作，然後選擇退款。點選繼續退款。在對話方塊中輸入退款金額，然後點擊原因下拉式選單並選擇退款原因。
- 若要刪除付款，請點選操作，然後選擇刪除。在對話方塊中按一下「刪除」進行確認。
請注意：
- 付款退款不會自動同步。對於使用 HubSpot 付款處理器（ Stripe或HubSpot 付款）進行的付款，您可以在 QuickBooks 中記錄貸項憑證或退款收據。對於使用 QuickBooks 進行的付款，應使用上述步驟手動退還 HubSpot 中的相應付款。
- 刪除操作不會同步到 QuickBooks Online。它可用，因此您可以手動反映在 QuickBooks 中所做的更改。
下載已同步發票的 PDF 版本
無需離開 HubSpot，即可下載已同步發票的 PDF。
- 導覽至與發票關聯的對象（例如聯絡人、公司、付款）。
- 在右側面板中，捲動至“發票”卡。如果您看不到發票卡， 請了解如何將其新增至物件中。
- 點擊發票號碼即可下載 PDF。
建立自訂發票物件屬性
若要建立自訂發票物件屬性：
- 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
- 按一下“屬性” 。
- 點擊選擇物件下拉式選單並選擇發票屬性。
- 建立您的屬性。
請注意：將多張發票同步至 HubSpot 到相同交易記錄時，上述屬性將由 QuickBooks 中最近更新的發票更新。
常見問題
如何將採購訂單號碼或其他發票欄位同步到 Quickbooks 或從 Quickbooks 同步？
採購訂單號碼不是 QuickBooks 發票上的預設字段，必須新增為自訂字段。因此，HubSpot QuickBooks Online 整合無法為其定義開箱即用的欄位對應。 Ops Hub Starter 、 Professional或Enterprise帳戶中的使用者可以定義自訂映射。使用自訂欄位映射，您可以識別 QuickBooks 發票欄位（例如，追蹤編號、採購訂單編號、運送方式）並將這些值同步到 HubSpot 和 Quickbooks 或從 HubSpot 和 Quickbooks 同步。
我如何在發票上表示折扣、稅金和費用？
使用 Quickbooks Online 整合時，您可以為 HubSpot 發票新增一次性訂單等級折扣，但無法為發票新增稅金和費用，因為 QuickBooks Online 不具有發票級稅費的相同概念和費用。
建議不要使用發票等級的稅費：
- 稅金：可以作為行項目新增至發票中，最好使用從 QuickBooks 同步的產品，並連結到您的 QuickBooks 收入/支出帳戶，追蹤所收稅款金額。這些稅務行項目不會連接到 QuickBooks 線上稅務中心進行稅務報告。
- 費用（例如運費、信用卡費、滯納金）：可以在發票上新增為自己的行項目，最好使用從 QuickBooks 同步的產品。
如果我使用雙向發票同步，是否應該關閉「建立付費發票」和「建立付費銷售收據」工作流程操作？
至少，建議更新您的工作流程以過濾掉來自發票的付款（例如，來源=發票的付款）。如果工作流程未更新，則會發生重複，因為發票付款也會觸發付費發票建立。只會發生一筆付款，但會有兩張付款發票。