Verwendung der QuickBooks Online-Daten-Synchronisation für Rechnungen

Wenn Sie die Integration zur Datensynchronisierung für die Synchronisierung von Rechnungen von HubSpot mit QuickBooks konfiguriert haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Rechnung zu erstellen und mit QuickBooks zu synchronisieren. Sie können auch häufige Fragen zur Synchronisierung von Rechnungen mit QuickBooks anzeigen.

Synchronisation einer Rechnung

Sobald die Synchronisation eingerichtet ist, folgen Sie diesen Schritten, um Ihre erste Rechnung von HubSpot mit QuickBooks Online zu synchronisieren:

1. Ihre Rechnung erstellen
2. Die Integration erkennt die neue Rechnung, prüft die Rechnungsdetails anhand aller eingerichteten Filter und synchronisiert die Rechnung mit QuickBooks Online, wenn sie dafür in Frage kommt.

• • Wenn die Rechnung nicht synchronisiert werden kann, wird oben auf der Indexseite für Rechnungen ein Banner angezeigt. Wenn Sie auf Details zu Synchronisierungsfehlern klicken, wird der Bereich Synchronisierung fehlgeschlagen in den QuickBooks-Integrationseinstellungen geöffnet.
  • Sie können auch überprüfen, ob die Synchronisierung der Rechnung erfolgreich war, indem Sie sich die Karte „Integrationssynchronisierung“ in der Rechnungsvorschau oder die Tabelle „CRM-Synchronisierungen“ in den QuickBooks-Integrationseinstellungen ansehen. Wenn die Synchronisierung für einige Rechnungen fehlschlägt, klicken Sie auf die Anzahl der Rechnungen in der Spalte Fehlschlagend, um weitere Informationen zu den Rechnungen anzuzeigen, die fehlschlagen. 

Das Rechnungsobjekt anzeigen

Rechnungen, die in HubSpot erstellt oder mit QuickBooks Online synchronisiert wurden, können im Rechnungsobjekt von HubSpot angezeigt werden.

So zeigen Sie das Rechnungsobjekt an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Dadurch gelangen Sie auf Ihre Rechnungsindexseite, auf der alle Rechnungen angezeigt werden.
3. Verwenden Sie die Suchleiste  oder klicken Sie auf Erweiterte Filter, um bestimmte Rechnungen zu finden.
4. Klicken Sie auf die Rechnung  , um den rechten Bereich zu öffnen und die Eigenschaften, die geleisteten Zahlungen und die Zuordnungen anzuzeigen. Blättern Sie zum Abschnitt Integrations sync , um den Synchronisationsstatus anzuzeigen.

Aus QuickBooks Online synchronisierte Rechnungen werden nicht automatisch mit einem HubSpot Deal-Datensatz verknüpft. 

Zahlungen auf Rechnungen überprüfen

Überprüfen Sie die Quelle, das Zahlungsdatum und den Status von Zahlungen auf Rechnungen aus dem Datensatz:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
2. Klicken Sie auf die Rechnung, für die Sie die Zahlungen anzeigen möchten.
3. Scrollen Sie in der rechten Seitenleiste zur Zahlungen-Karte, um die zugehörigen Zahlung Informationen und den zugehörigen Status anzuzeigen.

4. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zahlung und klicken Sie auf Vorschau, um mehr Details über die Zahlung anzuzeigen.

• • Wenn die Zahlung mit QuickBooks vorgenommen wurde, klicken Sie auf Zahlung in QuickBooks anzeigen, um zum Zahlungsdatensatz in QuickBooks weitergeleitet zu werden.

• • Um die Zahlung zu erstatten, klicken Sie auf Aktionen und wählen dann Erstattung. Klicken Sie auf Weiter zur Erstattung. Geben Sie im Dialogfeld den Betrag der Rückerstattung ein, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Grund und wählen Sie einen Grund für die Rückerstattung aus.
  • Um die Zahlung zu löschen, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie dann Löschen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Herunterladen eines PDF einer synchronisierten Rechnung

So laden Sie die PDF-Datei einer synchronisierten Rechnung in HubSpot herunter: 

1. Navigieren Sie zu einem Objekt, das mit einer Rechnung verknüpft ist (z. B. Kontakt, Unternehmen, Zahlung).
2. Scrollen Sie in der rechten Seitenleiste zur Karte Rechnungen . Wenn die Karte „Rechnungen“ nicht angezeigt wird, erfahren Sie hier, wie Sie sie zu einem Objekt hinzufügen können.
3. Klicken Sie auf die Rechnungsnummer.
4.  Es öffnet sich eine neue Browser-Registerkarte, auf der die Rechnung angezeigt wird. Klicken Sie auf Herunterladen , um die PDF-Datei der Rechnung herunterzuladen.

Nachdem Sie die PDF-Datei heruntergeladen haben, können Sie die Rechnung mit einem Kontakt teilen, indem Sie sie als Anhang in einer persönlichen E-Mail senden.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften:

So erstellen Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie auf Eigenschaften.
3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Objekt auswählen“ und wählen Sie „Rechnungseigenschaften“ aus.
4. Erstellen Sie Ihre Eigenschaften.

Das Rechnungsobjekt kann verwendet werden, um Kontakte zu segmentieren, Workflows auszulösen und benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.

Bitte beachten: Wenn Sie mehrere Rechnungen mit dem gleichen Deal-Datensatz in HubSpot synchronisieren, werden die Eigenschaften oben mit der zuletzt aktualisierten Rechnung in Quickbooks aktualisiert.

Häufig gestellte Fragen

Wie synchronisiere ich Bestellnummern oder andere Rechnungsfelder mit/von QuickBooks? 

Die Bestellnummer ist kein Standardfeld auf QuickBooks-Rechnungen und muss als benutzerdefiniertes Feld hinzugefügt werden. Aus diesem Grund kann die HubSpot-QuickBooks Online-Integration keine fertige Feld-Zuordnung dafür definieren. Benutzer in einem Data Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account können benutzerdefinierte Zuordnungen definieren. Mithilfe benutzerdefinierter Feldzuordnungen können Sie QuickBooks-Rechnungsfelder identifizieren (z. B. Sendungsverfolgungsnummer, Bestellnummer, Versandmethode) und diese Werte mit und von HubSpot und QuickBooks synchronisieren. 

Wie stelle ich Rabatte, Steuern und Gebühren auf meinen Rechnungen dar?

Wenn Sie die QuickBooks Online-Integration verwenden, können Sie einmalige Rabatte auf Auftragsebene zu HubSpot-Rechnungen hinzufügen, aber es wird verhindert, Steuern und Gebühren zu Ihren Rechnungen hinzuzufügen, da QuickBooks Online nicht das gleiche Konzept von Steuern und Gebühren auf Rechnungsebene hat.
 
Anstatt Steuern und Gebühren auf Rechnungsebene zu verwenden, wird Folgendes empfohlen:

• Steuern: können als Einzelposten zum Rechnung hinzugefügt werden, idealerweise über einen Produkt, der mit QuickBooks synchronisiert wird und mit Ihren QuickBooks-Einnahmen/-Ausgaben verknüpft ist, Account die Betrag der eingezogenen Steuern nachverfolgt. Diese Steuerartikel werden nicht mit dem QuickBooks Online-Steuercenter für Steuer Berichtswesen verknüpft.
• Gebühren (z. B. Versandgebühren, Kredit- Karte Gebühren, Verzugsgebühren): können dem Rechnung als eigener Artikel hinzugefügt werden, idealerweise über einen Produkt, der mit QuickBooks synchronisiert wurde.

Sollte ich meine Workflow-Aktionen Bezahlte Rechnung erstellen und Bezahlten Kassenbon erstellen deaktivieren, wenn ich die Synchronisation von Rechnungen in beide Richtungen verwende? 

Es wird empfohlen, Ihren Workflow zu aktualisieren, um Zahlungen herauszufiltern, die aus Rechnungen stammen (z. B. Zahlungen, bei denen die Quelle Rechnung ist). Wenn der Workflow nicht aktualisiert wird, kommt es zu Doppelarbeit, da Rechnungszahlungen auch die Erstellung bezahlter Rechnungen auslösen. Es erfolgt nur eine Zahlung, aber es werden zwei Rechnungen für die Zahlung erstellt.