Zuletzt aktualisiert am: September 3, 2024
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Wenn Sie die HubSpot- und QuickBooks-Datensynchronisation konfiguriert haben, um Rechnungen von HubSpot mit QuickBooks zu synchronisieren, führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Rechnung zu erstellen und mit QuickBooks zu synchronisieren, und überprüfen Sie allgemeine Fragen zur Synchronisierung von Rechnungen mit QuickBooks.
Synchronisation einer Rechnung
Sobald die Synchronisation eingerichtet ist, folgen Sie diesen Schritten, um Ihre erste Rechnung von HubSpot mit QuickBooks Online zu synchronisieren:
- Erstellen Sie Ihre Rechnung.
- Klicken Sie auf Finalize.
- Die Integration erkennt die neue Rechnung, prüft die Rechnungsdetails anhand aller eingerichteten Filter und synchronisiert die Rechnung mit QuickBooks Online, wenn sie dafür in Frage kommt.
- Wenn eine Rechnung nicht synchronisiert werden kann, wird oben auf der Indexseite der Rechnungen ein Banner angezeigt. Wenn Sie auf Details zum Ausfall der Synchronisation klicken, wird das Fenster Fehlgeschlagene Synchronisation in den QuickBooks Integrationseinstellungen geöffnet.
- Sie können auch überprüfen, ob die Synchronisation der Rechnung erfolgreich war, indem Sie die Karte Integrations sync in der Rechnungsvorschau oder die Tabelle sync health in den QuickBooks Integrationseinstellungen ansehen. Wenn die Synchronisation fehlschlägt, wird die Rechnung in der Tabelle der fehlgeschlagenen Rechnungen aufgeführt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol Informationen unter Fehlerkategorie fahren, sehen Sie eine Erklärung, warum die Rechnung nicht synchronisiert werden kann.
Das Rechnungsobjekt anzeigen
Rechnungen, die in HubSpot erstellt oder mit QuickBooks Online synchronisiert wurden, können im Rechnungsobjekt von HubSpot angezeigt werden. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften erstellen.
So zeigen Sie das Rechnungsobjekt an:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
- Dadurch gelangen Sie auf Ihre Rechnungsindexseite, auf der alle Rechnungen angezeigt werden.
- Verwenden Sie die Suchleiste oder klicken Sie auf Erweiterte Filter, um bestimmte Rechnungen zu finden.
- Klicken Sie auf die Rechnung , um den rechten Bereich zu öffnen und die Eigenschaften, die geleisteten Zahlungen und die Zuordnungen anzuzeigen. Blättern Sie zum Abschnitt Integrations sync , um den Synchronisationsstatus anzuzeigen.
Aus QuickBooks Online synchronisierte Rechnungen werden nicht automatisch mit einem HubSpot Deal-Datensatz verknüpft.
Zahlungen auf Rechnungen überprüfen
Überprüfen Sie die Quelle, das Zahlungsdatum und den Status von Zahlungen auf Rechnungen aus dem Datensatz:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
- Klicken Sie auf die Rechnung , für die Sie die Zahlungen anzeigen möchten.
- Blättern Sie im rechten Bereich zu Payments , um die zugehörigen Zahlungsinformationen und den Status anzuzeigen.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zahlung und klicken Sie auf Vorschau, um mehr Details über die Zahlung anzuzeigen.
- Wenn die Zahlung über QuickBooks Online erfolgt ist, klicken Sie auf Zahlung in QuickBooks Online anzeigen, um zum Datensatz der Zahlung in QuickBooks weitergeleitet zu werden.
Bitte beachten Sie: Wenn eine bezahlte Rechnung von HubSpot mit QuickBooks synchronisiert wird, werden die damit verbundenen Bearbeitungsgebühren für den von Ihnen gewählten Zahlungsanbieter in HubSpot, entweder Stripe oder HubSpot payments, nicht automatisch eine Buchhaltungsausgabe in QuickBooks erstellen. Um dies zu berücksichtigen, können Sie einen Bericht aller eingegangenen Rechnungen und Zahlungen erstellen und die PBearbeitungsgebühren und Plattformgebühren Eigenschaften zusammenzählen, dann den Gesamtbetrag als Ausgabe in QuickBooks eingeben.
- Um die Zahlung zu erstatten, klicken Sie auf Aktionen und wählen dann Erstattung. Klicken Sie auf . Weiter zur Erstattung. Geben Sie im Dialogfeld den Erstattungsbetrag ein, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Grund und wählen Sie einen Grund für die Erstattung aus.
- Um die Zahlung zu löschen, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie dann Löschen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen, um zu bestätigen.
Bitte beachten:
- Erstattungen gegen Zahlungen werden nicht automatisch synchronisiert. Für eine Zahlung mit einem HubSpot-Zahlungsprozessor, entweder Stripe oder HubSpot-Zahlungen, können Sie einen Datensatz für eine Gutschrift oder einen Rückerstattungsbeleg in QuickBooks erstellen. Für eine mit QuickBooks getätigte Zahlung sollte die entsprechende Zahlung in HubSpot mit dem obigen Schritt manuell erstattet werden.
- Diese Aktion wird nicht mit QuickBooks Online synchronisiert. Sie ist verfügbar, damit Sie die in QuickBooks vorgenommenen Änderungen manuell wiedergeben können.
Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Rechnungen.
Herunterladen eines PDF einer synchronisierten Rechnung
Laden Sie das PDF einer synchronisierten Rechnung herunter, ohne HubSpot zu verlassen.
- Navigieren Sie zu einem Objekt, das mit einer Rechnung verknüpft ist (z. B. Kontakt, Unternehmen, Zahlung).
- Blättern Sie im rechten Bereich zur Karte Rechnungen. Wenn Sie die Karte "Rechnungen" nicht sehen können, erfahren Sie auf , wie Sie sie zu einem Objekt hinzufügen können.
- Klicken Sie auf die Rechnungsnummer, um die PDF-Datei herunterzuladen.
Benutzerdefinierte Eigenschaften von Rechnungsobjekten erstellen
So erstellen Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Klicken Sie auf Eigenschaften.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ein Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungseigenschaften.
- Erstellen Sie Ihre Eigenschaften.
Das Rechnungsobjekt kann verwendet werden, um Kontakte zu segmentieren, Workflows auszulösen, und benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.
Bitte beachten Sie: Bei der Synchronisation mehrerer Rechnungen mit HubSpot zu demselben Deal-Datensatz werden die oben genannten Eigenschaften durch die zuletzt aktualisierte Rechnung in QuickBooks aktualisiert.
Allgemeine Fragen
Wie synchronisiere ich die Bestellnummer oder andere Rechnungsfelder mit/von Quickbooks?
Die Bestellnummer ist kein Standardfeld auf QuickBooks-Rechnungen und muss als benutzerdefiniertes Feld hinzugefügt werden. Aus diesem Grund kann die HubSpot-QuickBooks Online-Integration keine fertige Feld-Zuordnung dafür definieren. Benutzer in einem Ops Hub Starter, Professional oder Enterprise Account können benutzerdefinierte Zuordnungen definieren. Mit benutzerdefinierten Feldzuordnungen können Sie QuickBooks-Rechnungsfelder (z. B. Tracking-Nummer, Bestellnummer, Versandmethode) identifizieren und diese Werte mit HubSpot und Quickbooks synchronisieren.
Wie kann ich Ermäßigungen, Steuern und Gebühren auf meinen Rechnungen darstellen?
Wenn Sie die QuickBooks Online-Integration verwenden, können Sie Ihren Rechnungen keine Rabatte, Steuern und Gebühren auf Auftragsebene hinzufügen, da QuickBooks Online nicht über das gleiche Konzept von Steuern und Gebühren auf Rechnungsebene verfügt, obwohl es einen einzelnen Rabatt auf Rechnungsebene unterstützt.
Anstatt Steuern, Rabatte und Gebühren auf Rechnungsebene zu verwenden, wird Folgendes empfohlen:
- Rabatte: fügen Sie Ihre Rabatte auf der Ebene Artikel hinzu und verwenden Sie das Feld Kommentare , um den Rabatt zu erklären.
- Gebühren (z. B. Versandgebühren, Kreditkartengebühren, Verzugsgebühren): kann als eigener Artikel auf der Rechnung hinzugefügt werden, idealerweise mit einem Produkt, das mit QuickBooks synchronisiert wird.
- Steuern: kann als Zeile zur Rechnung hinzugefügt werden, idealerweise mit einem Produkt, das mit QuickBooks synchronisiert wird und mit Ihrem QuickBooks Einkommens-/Ausgaben-Konto verknüpft ist, um den Betrag der erhobenen Steuern zu verfolgen. Diese Artikel werden nicht mit dem QuickBooks Online Tax Center für Steuerberichte verbunden.
Sollte ich meine Workflow-Aktionen Bezahlte Rechnung erstellen und Bezahlten Kassenbon erstellen deaktivieren, wenn ich die Synchronisation von Rechnungen in beide Richtungen verwende?
Es wird empfohlen, den Workflow zumindest so zu aktualisieren, dass Zahlungen, die aus Rechnungen stammen, herausgefiltert werden (z. B. Zahlungen, bei denen die Quelle = Rechnung). Wenn der Workflow nicht aktualisiert wird, kommt es zu Doppelarbeit, da Rechnungszahlungen auch die Erstellung bezahlter Rechnungen auslösen. Es erfolgt nur eine Zahlung, aber es werden zwei Rechnungen für die Zahlung erstellt.
