Zuletzt aktualisiert am: 10 September 2025
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Wenn Sie die Integration zur Datensynchronisierung für die Synchronisierung von Rechnungen von HubSpot mit QuickBooks konfiguriert haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Rechnung zu erstellen und mit QuickBooks zu synchronisieren, und überprüfen Sie häufige Fragen zur Synchronisierung von Rechnungen mit QuickBooks.
Synchronisation einer Rechnung
Sobald die Synchronisation eingerichtet ist, folgen Sie diesen Schritten, um Ihre erste Rechnung von HubSpot mit QuickBooks Online zu synchronisieren:
- Erstellen Sie Ihre Rechnung.
- Klicken Sie auf Finalize.
- Die Integration erkennt die neue Rechnung, prüft die Rechnungsdetails anhand aller eingerichteten Filter und synchronisiert die Rechnung mit QuickBooks Online, wenn sie dafür in Frage kommt.
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- Wenn eine Rechnung nicht synchronisiert werden kann, wird oben auf der Indexseite der Rechnungen ein Banner angezeigt. Wenn Sie auf Details zu Synchronisierungsfehlern klicken, wird der Bereich Synchronisierung fehlgeschlagen in den QuickBooks-Integrationseinstellungen geöffnet.
- Sie können auch überprüfen, ob die Synchronisierung der Rechnung erfolgreich war, indem Sie sich die Karte "Integrationssynchronisierung " in der Rechnungsvorschau oder die Tabelle "CRM-Synchronisierungen" in den QuickBooks-Integrationseinstellungen ansehen. Wenn die Synchronisierung für einige Rechnungen fehlschlägt, klicken Sie auf die Anzahl der Rechnungen in der Spalte Fehlschlagend , um weitere Informationen zu den Rechnungen anzuzeigen, die fehlschlagen.
Das Rechnungsobjekt anzeigen
Rechnungen, die in HubSpot erstellt oder mit QuickBooks Online synchronisiert wurden, können im Rechnungsobjekt von HubSpot angezeigt werden. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften erstellen.
So zeigen Sie das Rechnungsobjekt an:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
- Dadurch gelangen Sie auf Ihre Rechnungsindexseite, auf der alle Rechnungen angezeigt werden.
- Verwenden Sie die Suchleiste oder klicken Sie auf Erweiterte Filter, um bestimmte Rechnungen zu finden.
- Klicken Sie auf die Rechnung , um den rechten Bereich zu öffnen und die Eigenschaften, die geleisteten Zahlungen und die Zuordnungen anzuzeigen. Blättern Sie zum Abschnitt Integrations sync , um den Synchronisationsstatus anzuzeigen.
Aus QuickBooks Online synchronisierte Rechnungen werden nicht automatisch mit einem HubSpot Deal-Datensatz verknüpft.
Zahlungen auf Rechnungen überprüfen
Überprüfen Sie die Quelle, das Zahlungsdatum und den Status von Zahlungen auf Rechnungen aus dem Datensatz:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Rechnungen.
- Klicken Sie auf die Rechnung , für die Sie die Zahlungen anzeigen möchten.
- Blättern Sie im rechten Bereich zu Payments , um die zugehörigen Zahlungsinformationen und den Status anzuzeigen.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zahlung und klicken Sie auf Vorschau, um mehr Details über die Zahlung anzuzeigen.
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- Wenn die Zahlung mit QuickBooks vorgenommen wurde, klicken Sie auf Zahlung in QuickBooks anzeigen, um zum Zahlungsdatensatz in QuickBooks weitergeleitet zu werden.
Bitte beachten: Wenn eine bezahlte Rechnung von HubSpot mit QuickBooks synchronisiert wird, erstellen die damit verbundenen Bearbeitungsgebühren für den von Ihnen gewählten Zahlungsabwickler in HubSpot, entweder Stripe oder das Payments-Tool von HubSpot, keinen Buchhaltungsaufwand in QuickBooks automatisch. Um dies zu berücksichtigen, können Sie einen Bericht aller eingegangenen Rechnungen und Zahlungen erstellen und die PBearbeitungsgebühren und Plattformgebühren Eigenschaften zusammenzählen, dann den Gesamtbetrag als Ausgabe in QuickBooks eingeben.
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- Um die Zahlung zu erstatten, klicken Sie auf Aktionen und wählen dann Erstattung. Klicken Sie auf . Weiter zur Erstattung. Geben Sie im Dialogfeld den Betrag der Rückerstattung ein, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Grund und wählen Sie einen Grund für die Rückerstattung aus.
- Um die Zahlung zu löschen, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie dann Löschen. Klicken Sie im Dialogfeld zur Bestätigung auf Löschen .
Bitte beachten:
- Erstattungen gegen Zahlungen werden nicht automatisch synchronisiert. Für eine Zahlung, die über einen HubSpot Zahlungsabwickler erstellt wurde, entweder Stripe oder Payments-Tool von HubSpot, können Sie eine Gutschrift oder Rückerstattungsquittung in QuickBooks Eintrag. Für eine mit QuickBooks getätigte Zahlung sollte die entsprechende Zahlung in HubSpot mit dem obigen Schritt manuell erstattet werden.
- Diese Aktion wird nicht mit QuickBooks Online synchronisiert. Sie ist verfügbar, damit Sie die in QuickBooks vorgenommenen Änderungen manuell wiedergeben können.
Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Rechnungen.
Herunterladen eines PDF einer synchronisierten Rechnung
Laden Sie das PDF einer synchronisierten Rechnung herunter, ohne HubSpot zu verlassen.
- Navigieren Sie zu einem Objekt, das mit einer Rechnung verknüpft ist (z. B. Kontakt, Unternehmen, Zahlung).
- Blättern Sie im rechten Bereich zur Karte Rechnungen. Wenn die Karte "Rechnungen" nicht angezeigt wird, erfahren Sie hier, wie Sie sie zu einem Objekt hinzufügen können.
- Klicken Sie auf die Rechnungsnummer, um die PDF-Datei herunterzuladen.
Benutzerdefinierte Eigenschaften von Rechnungsobjekten erstellen
So erstellen Sie benutzerdefinierte Rechnungsobjekteigenschaften:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Klicken Sie auf Eigenschaften.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ein Objekt auswählen und wählen Sie Rechnungseigenschaften.
- Erstellen Sie Ihre Eigenschaften.
Das Rechnungsobjekt kann verwendet werden, um Kontakte zu segmentieren, Workflows auszulösen, und benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.
Bitte beachten Sie: Bei der Synchronisation mehrerer Rechnungen mit HubSpot zu demselben Deal-Datensatz werden die oben genannten Eigenschaften durch die zuletzt aktualisierte Rechnung in QuickBooks aktualisiert.
Häufig gestellte Fragen
Wie synchronisiere ich Bestellnummern oder andere Rechnungsfelder mit/von QuickBooks?
Die Bestellnummer ist kein Standardfeld auf QuickBooks-Rechnungen und muss als benutzerdefiniertes Feld hinzugefügt werden. Aus diesem Grund kann die HubSpot-QuickBooks Online-Integration keine fertige Feld-Zuordnung dafür definieren. Benutzer in einem Data Produkt Starter-, Professional - oder Enterprise-Account können benutzerdefinierte Zuordnungen definieren. Mithilfe benutzerdefinierter Feldzuordnungen können Sie QuickBooks-Rechnungsfelder identifizieren (z. B. Sendungsverfolgungsnummer, Bestellnummer, Versandmethode) und diese Werte mit und von HubSpot und QuickBooks synchronisieren.
Wie stelle ich Rabatte, Steuern und Gebühren auf meinen Rechnungen dar?
Wenn Sie die QuickBooks Online-Integration verwenden, können Sie einmalige Rabatte auf Auftragsebene zu HubSpot-Rechnungen hinzufügen, können aber keine Steuern und Gebühren zu Ihren Rechnungen hinzufügen, da QuickBooks Online nicht das gleiche Konzept von Steuern und Gebühren auf Rechnungsebene hat.
Anstatt Steuern und Gebühren auf Rechnungsebene zu verwenden, wird Folgendes empfohlen:
- Steuern: können als Einzelposten zum Rechnung hinzugefügt werden, idealerweise über einen Produkt, der mit QuickBooks synchronisiert wird und mit Ihren QuickBooks-Einnahmen/-Ausgaben verknüpft ist, Account die Betrag der eingezogenen Steuern nachverfolgt. Diese Steuerartikel werden nicht mit dem QuickBooks Online-Steuercenter für Steuer Berichtswesen verknüpft.
- Gebühren (z. B. Versandgebühren, Kredit- Karte Gebühren, Verzugsgebühren): können dem Rechnung als eigener Artikel hinzugefügt werden, idealerweise über einen Produkt, der mit QuickBooks synchronisiert wurde.
Sollte ich meine Workflow-Aktionen Bezahlte Rechnung erstellen und Bezahlten Kassenbon erstellen deaktivieren, wenn ich die Synchronisation von Rechnungen in beide Richtungen verwende?
Es wird empfohlen, den Workflow zumindest so zu aktualisieren, dass Zahlungen, die aus Rechnungen stammen, herausgefiltert werden (z. B. Zahlungen, bei denen die Quelle = Rechnung). Wenn der Workflow nicht aktualisiert wird, kommt es zu Doppelarbeit, da Rechnungszahlungen auch die Erstellung bezahlter Rechnungen auslösen. Es erfolgt nur eine Zahlung, aber es werden zwei Rechnungen für die Zahlung erstellt.
