Ultimo aggiornamento: dicembre 10, 2024
Disponibile con uno qualsiasi dei seguenti abbonamenti, tranne dove indicato:
Tutti i prodotti e i piani
|
Se avete configurato l'integrazione di sincronizzazione dei dati tra HubSpot e QuickBooks per sincronizzare le fatture da HubSpot a QuickBooks, utilizzate i passaggi seguenti per creare e sincronizzare una fattura con QuickBooks e rivedete le domande comuni sulla sincronizzazione delle fatture con QuickBooks.
Sincronizzare una fattura
Una volta impostata la sincronizzazione, seguite i seguenti passaggi per sincronizzare la prima fattura da HubSpot a QuickBooks Online:
- Creare la fattura.
- Fare clic su Finalizza.
- L'integrazione rileverà la nuova fattura, controllerà i dettagli della fattura in base ai filtri impostati e, se idonea, sincronizzerà la fattura con QuickBooks Online.
- Se una fattura non riesce a sincronizzarsi, viene visualizzato un banner nella parte superiore della pagina di indice delle fatture. Facendo clic sui dettagli della mancata sincronizzazione, si aprirà il pannello Non riuscita sincronizzazione nelle impostazioni dell'Integrazione QuickBooks.
- È anche possibile verificare se la sincronizzazione delle fatture è andata a buon fine guardando lascheda di sincronizzazione di Integrations nel pannello di anteprima delle fatture, oppure guardando la tabella dello stato di sincronizzazione nelle impostazioni di QuickBooks Integration. Se la sincronizzazione non riesce, la fattura viene elencata nella tabella delle fatture non riuscite. Se si passa il mouse sull'icona delle informazioni sotto la voce Categoria di errore, si vedrà una spiegazione del motivo per cui la fattura non riesce a sincronizzarsi.
Visualizzare l'oggetto della fattura
Le fatture create in HubSpot o sincronizzate da QuickBooks Online possono essere visualizzate nell'oggetto fattura di HubSpot. È inoltre possibile creare proprietà personalizzate dell'oggetto fattura.
Per visualizzare l'oggetto fattura:
- Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
- In questo modo si accede alla pagina di indice delle fatture, che mostra tutte le fatture.
- Utilizzare la barra di ricerca o fare clic su Filtri avanzati per trovare fatture specifiche.
- Fare clic sulla fattura per aprire il pannello di destra e visualizzare le proprietà, i pagamenti effettuati e le associazioni. Scorrere la sezione Sincronizzazione delle integrazioni per visualizzare lo stato di sincronizzazione.
Le fatture sincronizzate da QuickBooks Online non vengono associate automaticamente a un record della trattativa di HubSpot.
Esaminare i pagamenti delle fatture
Registrare la fonte, la data di pagamento e lo stato dei pagamenti sulle fatture dal record della fattura:
- Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
- Fare clic sulla fattura per la quale si desidera visualizzare i pagamenti.
- Nel pannello di destra, scorrere fino a Pagamenti per visualizzare le informazioni e lo stato dei pagamenti associati.
- Passare il mouse sul pagamento e fare clic su Anteprima per visualizzare ulteriori dettagli sul pagamento.
- Se il pagamento è stato effettuato con QuickBooks Online, fare clic su Record del pagamento in QuickBooks Online per essere reindirizzati al record del pagamento in QuickBooks.
Nota bene: quando una fattura pagata viene sincronizzata da HubSpot a QuickBooks, le commissioni associate per l'elaborazione del pagamento scelto in HubSpot, sia Stripe che HubSpot payments, non creeranno automaticamente una spesa contabile in QuickBooks. Per tenerne conto, è possibile creare un report di tutte le fatture e i pagamenti ricevuti e sommare le proprietàCommissioni per l'elaborazione del pagamento e Commissioni per la piattaforma, quindi inserire l'importo totale come spesa in QuickBooks.
- Per rimborsare il pagamento, fare clic su Pagamenti, quindi selezionare Rimborso. Fare clic su Continua per il rimborso. Nella finestra di dialogo, inserire l'importo del rimborso, quindi fare clic sul menu a discesa Motivo e selezionare un motivo per il rimborso.
- Per eliminare il pagamento, fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina per confermare.
Nota bene:
- I rimborsi a fronte di pagamenti non vengono sincronizzati automaticamente. Per un pagamento effettuato tramite un elaboratore del pagamento HubSpot, sia Stripe che HubSpot pagamenti, è possibile registrare un promemoria di credito o una ricevuta di rimborso in QuickBooks. Per un pagamento effettuato con QuickBooks, il corrispondente pagamento in HubSpot deve essere rimborsato manualmente utilizzando il passaggio precedente.
- L'azione di cancellazione non si sincronizza con QuickBooks Online. È disponibile per riflettere manualmente le modifiche apportate in QuickBooks.
Per saperne di più sulla gestione delle fatture.
Scaricare un PDF di una fattura sincronizzata
Scaricate il PDF di una fattura sincronizzata senza lasciare HubSpot.
- Spostarsi su un oggetto associato a una fattura (ad esempio, contatto, azienda, pagamento).
- Nel pannello di destra, scorrere fino alla scheda Fatture. Se non si vede la scheda Fatture, imparare ad aggiungerla a un Oggetto.
- Fare clic sul numero della fattura per scaricare il PDF.
Creazione di proprietà personalizzate dell'oggetto fattura
Per creare proprietà personalizzate dell'oggetto fattura:
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Fare clic su Proprietà.
- Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Proprietà della fattura.
- Creare le proprietà.
L'oggetto fattura può essere utilizzato per segmentare i contatti, attivare flussi di lavoro e creare report personalizzati.
Nota bene: quando si sincronizzano più fatture con HubSpot per lo stesso record della trattativa, le proprietà di cui sopra saranno aggiornate dalla fattura più recente in QuickBooks.
Domande comuni
Come faccio a sincronizzare il numero di ordine di acquisto o altri campi della fattura con Quickbooks?
Il numero di ordine di acquisto non è un campo predefinito nelle fatture di QuickBooks e deve essere aggiunto come campo personalizzato. Per questo motivo, l'integrazione HubSpot QuickBooks Online non è in grado di definire una mappatura del campo. Gli utenti di un account Ops Hub Starter, Professional o Enterprise possono definire mappature personalizzate. Utilizzando le mappature del campo personalizzate, è possibile identificare i campi della fattura di QuickBooks (ad esempio, numero di tracking, numero di ordine di acquisto, metodo di spedizione) e sincronizzare tali valori da e verso HubSpot e Quickbooks.
Come posso rappresentare sconti, tasse e commissioni sulle mie fatture?
Quando si utilizza l'integrazione con Quickbooks Online, è possibile aggiungere sconti una tantum a livello di ordine alle fatture di HubSpot, ma non è possibile aggiungere imposte e tasse alle fatture, perché QuickBooks Online non ha lo stesso concetto di imposte e tasse a livello di fattura.
Invece di utilizzare imposte e tasse a livello di fattura, si consiglia quanto segue:
- Annunci: possono essere aggiunti come voce alla fattura, idealmente utilizzando un prodotto sincronizzato con QuickBooks e collegato al conto entrate/uscite di QuickBooks che tiene traccia dell'importo delle imposte riscosse. Queste voci fiscali non saranno collegate al Centro imposte di QuickBooks Online per la rendicontazione fiscale.
- Spese (ad esempio, spese di spedizione, spese per carte di credito, spese di mora): possono essere aggiunte come voce a sé stante sulla fattura, idealmente utilizzando un prodotto sincronizzato con QuickBooks.
Devo disattivare le azioni del flusso di lavoro Crea fattura pagata e Crea ricevuta di vendita pagata se utilizzo la sincronizzazione bidirezionale delle fatture?
Come minimo, si consiglia di aggiornare il flusso di lavoro per filtrare i pagamenti provenienti da fatture (ad esempio, i pagamenti la cui fonte è una fattura). Se il flusso di lavoro non viene aggiornato, si verificherà una duplicazione, perché i pagamenti delle fatture attiveranno anche la creazione di fatture pagate. Si verificherà un solo pagamento, ma ci saranno due fatture per il pagamento.
