Ultimo aggiornamento: settembre 3, 2024
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Se avete configurato l'integrazione di sincronizzazione dei dati tra HubSpot e QuickBooks per sincronizzare le fatture da HubSpot a QuickBooks, utilizzate i passaggi seguenti per creare e sincronizzare una fattura con QuickBooks e rivedete le domande comuni sulla sincronizzazione delle fatture con QuickBooks.
Sincronizzare una fattura
Una volta impostata la sincronizzazione, seguite questi passaggi per sincronizzare la prima fattura da HubSpot a QuickBooks Online:
- Creare la fattura.
- Fare clic su Finalizza.
- L'integrazione rileverà la nuova fattura, controllerà i dettagli della fattura in base ai filtri impostati e, se idonea, sincronizzerà la fattura con QuickBooks Online.
- Se una fattura non riesce a sincronizzarsi, viene visualizzato un banner nella parte superiore della pagina di indice delle fatture. Facendo clic sui dettagli della mancata sincronizzazione, si aprirà il pannello Non riuscita sincronizzazione nelle impostazioni dell'Integrazione QuickBooks.
- È inoltre possibile verificare se la sincronizzazione delle fatture è andata a buon fine guardando lascheda di sincronizzazione di Integrations nel pannello di anteprima delle fatture, oppure guardando la tabella dello stato di sincronizzazione nelle impostazioni di QuickBooks Integration. Se la sincronizzazione non riesce, la fattura viene elencata nella tabella delle fatture non riuscite. Se si passa il mouse sull'icona delle informazioni sotto la voce Categoria di errore, si vedrà una spiegazione del motivo per cui la fattura non riesce a sincronizzarsi.
Visualizzare l'oggetto fattura
Le fatture create in HubSpot o sincronizzate da QuickBooks Online possono essere visualizzate nell'oggetto fattura di HubSpot. È inoltre possibile creare proprietà personalizzate dell'oggetto fattura.
Per visualizzare l'oggetto fattura:
- Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
- In questo modo si accede alla pagina di indice delle fatture, che mostra tutte le fatture.
- Utilizzare la barra di ricerca o fare clic su Filtri avanzati per trovare fatture specifiche.
- Fare clic sulla fattura per aprire il pannello di destra e visualizzare le proprietà, i pagamenti effettuati e le associazioni. Scorrere fino alla sezione Sincronizzazione delle integrazioni per visualizzare lo stato di sincronizzazione.
Le fatture sincronizzate da QuickBooks Online non saranno associate automaticamente a un record di trattativa di HubSpot.
Esaminare i pagamenti delle fatture
È possibile esaminare la fonte, la data di pagamento e lo stato dei pagamenti delle fatture dal record della fattura:
- Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
- Fare clic sulla fattura per la quale si desidera visualizzare i pagamenti.
- Nel pannello di destra, scorrere fino a Pagamenti per visualizzare le informazioni e lo stato dei pagamenti associati.
- Passare il mouse sul pagamento e fare clic su Anteprima per visualizzare ulteriori dettagli sul pagamento.
- Se il pagamento è stato effettuato con QuickBooks Online, fare clic su Visualizza pagamento in QuickBooks Online per essere reindirizzati al record del pagamento in QuickBooks.
Attenzione: quando una fattura pagata viene sincronizzata da HubSpot a QuickBooks, le spese di elaborazione associate al processore di pagamento scelto in HubSpot, Stripe o HubSpot payments, non creeranno automaticamente una spesa contabile in QuickBooks. Per tenerne conto, è possibile creare un report di tutte le fatture e i pagamenti ricevuti e sommare le proprietàSpese di elaborazione e Spese di piattaforma, quindi inserire l'importo totale come spesa in QuickBooks.
- Per rimborsare il pagamento, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rimborso. Fare clic su Continua per il rimborso. Nella finestra di dialogo, inserire l'importo del rimborso, quindi fare clic sul menu a discesa Motivo e selezionare un motivo per il rimborso.
- Per eliminare il pagamento, fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina per confermare.
Nota bene:
- I rimborsi dei pagamenti non vengono sincronizzati automaticamente. Per un pagamento effettuato con un processore di pagamento HubSpot, Stripe o HubSpot payments, è possibile registrare una nota di credito o una ricevuta di rimborso in QuickBooks. Per un pagamento effettuato con QuickBooks, il pagamento corrispondente in HubSpot deve essere rimborsato manualmente utilizzando il passaggio precedente.
- L'azione di cancellazione non si sincronizza con QuickBooks Online. È disponibile per riflettere manualmente le modifiche apportate in QuickBooks.
Per saperne di più sulla gestione delle fatture.
Scarica il PDF di una fattura sincronizzata
Scaricate il PDF di una fattura sincronizzata senza lasciare HubSpot.
- Spostarsi su un oggetto associato a una fattura (ad esempio, contatto, azienda, pagamento).
- Nel pannello di destra, scorrere fino alla scheda Fatture. Se non si vede la scheda Fatture, imparare ad aggiungerla a un oggetto.
- Fare clic sul numero della fattura per scaricare il PDF.
Creare proprietà personalizzate per gli oggetti fattura
Per creare proprietà personalizzate dell'oggetto fattura:
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Fare clic su Proprietà.
- Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Proprietà fattura.
- Creare le proprietà.
L'oggetto fattura può essere utilizzato per segmentare i contatti, attivare flussi di lavoro e creare report personalizzati.
Nota bene: quando si sincronizzano più fatture con HubSpot per lo stesso record di trattativa, le proprietà di cui sopra saranno aggiornate dalla fattura aggiornata più di recente in QuickBooks.
Domande comuni
Come faccio a sincronizzare il numero d'ordine o altri campi della fattura con QuickBooks?
Il numero PO non è un campo predefinito nelle fatture di QuickBooks e deve essere aggiunto come campo personalizzato. Per questo motivo, l'integrazione HubSpot QuickBooks Online non è in grado di definire una mappatura dei campi predefinita. Gli utenti di un account Ops Hub Starter, Professional o Enterprise possono definire mappature personalizzate. Utilizzando le mappature di campo personalizzate, è possibile identificare i campi delle fatture QuickBooks (ad esempio, numero di tracciamento, numero di ordine, metodo di spedizione) e sincronizzare tali valori da e verso HubSpot e Quickbooks.
Come posso rappresentare sconti, imposte e tasse nelle mie fatture?
Quando si utilizza l'integrazione con Quickbooks Online, non è possibile aggiungere sconti, imposte e tasse a livello di ordine alle fatture, perché QuickBooks Online non ha lo stesso concetto di imposte e tasse a livello di fattura, anche se supporta un singolo sconto a livello di fattura.
Invece di utilizzare le imposte, gli sconti e le tariffe a livello di fattura, si consiglia quanto segue:
- Sconti: aggiungere gli sconti a livello di voce e utilizzare il campoCommenti per spiegare lo sconto.
- Tasse (ad esempio, spese di spedizione, spese per carte di credito, spese di mora): possono essere aggiunte come voce a sé stante nella fattura, preferibilmente utilizzando un prodotto sincronizzato con QuickBooks.
- Imposte: possono essere aggiunte come voce alla fattura, possibilmente utilizzando un prodotto sincronizzato con QuickBooks, e sono collegate al conto entrate/uscite di QuickBooks che tiene traccia dell'importo delle imposte riscosse. Queste voci fiscali non saranno collegate al Centro imposte di QuickBooks Online per la rendicontazione fiscale.
Devo disattivare le azioni del flusso di lavoro Crea fattura pagata e Crea ricevuta di vendita pagata, se utilizzo la sincronizzazione bidirezionale delle fatture?
Come minimo, si consiglia di aggiornare il flusso di lavoro per filtrare i pagamenti provenienti da fatture (ad esempio, i pagamenti in cui l'origine è una fattura). Se il flusso di lavoro non viene aggiornato, si verificherà una duplicazione, perché i pagamenti delle fatture attiveranno anche la creazione di fatture pagate. Si verificherà un solo pagamento, ma ci saranno due fatture per il pagamento.
