Utilizzo dell'integrazione della sincronizzazione dei dati di QuickBooks Online per le fatture

Se avete configurato l'integrazione di sincronizzazione dei dati per sincronizzare le fatture da HubSpot a QuickBooks, utilizzate i passaggi seguenti per creare e sincronizzare una fattura con QuickBooks e rivedete le domande più comuni sulla sincronizzazione delle fatture con QuickBooks.

Sincronizzare una fattura

Una volta impostata la sincronizzazione, seguite questi passaggi per sincronizzare la vostra prima fattura da HubSpot a QuickBooks Online:

1. Creare la fattura.
2. Fare clic su Finalizza.
3. L'integrazione rileverà la nuova fattura, verificherà i dettagli della fattura rispetto ai filtri impostati e, se idonea, sincronizzerà la fattura con QuickBooks Online.

• • Se una fattura non riesce a sincronizzarsi, viene visualizzato un banner nella parte superiore della pagina indice delle fatture. Facendo clic su Dettagli sulla mancata sincronizzazione, si aprirà il pannello Mancata sincronizzazione nelle impostazioni di integrazione di QuickBooks.
  • È possibile verificare se la sincronizzazione delle fatture è andata a buon fine anche guardando lascheda di sincronizzazione di Integrations nel pannello di anteprima delle fatture, oppure guardando la tabella delle sincronizzazioni CRM nelle impostazioni dell'integrazione QuickBooks. Se la sincronizzazione di alcune fatture non riesce, fare clic sul numero di fatture nella colonna Non riuscita per visualizzare ulteriori informazioni sulle fatture non riuscite.

Visualizzare l'oggetto fattura

Le fatture create in HubSpot o sincronizzate da QuickBooks Online possono essere visualizzate nell'oggetto fattura di HubSpot. È anche possibile creare proprietà personalizzate dell'oggetto fattura.

Per visualizzare l'oggetto fattura:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. In questo modo si accede alla pagina di indice delle fatture, che mostra tutte le fatture.
3. Utilizzare la barra di ricerca o fare clic su Filtri avanzati per trovare fatture specifiche.
4. Fare clic sulla fattura per aprire il pannello di destra e visualizzarne le proprietà, i pagamenti effettuati e le associazioni. Scorrere fino alla sezione Sincronizzazione delle integrazioni per visualizzare lo stato di sincronizzazione.

Le fatture sincronizzate da QuickBooks Online non saranno associate automaticamente a un record di accordo HubSpot.

Controllare i pagamenti delle fatture

È possibile esaminare la fonte, la data di pagamento e lo stato dei pagamenti delle fatture dal record della fattura:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Fatture.
2. Fare clic sulla fattura per la quale si desidera visualizzare i pagamenti.
3. Nel pannello di destra, scorrere fino a Pagamenti per visualizzare le informazioni e lo stato dei pagamenti associati.

4. Passare il mouse sul pagamento e fare clic su Anteprima per visualizzare ulteriori dettagli sul pagamento.

• • Se il pagamento è stato effettuato con QuickBooks, fare clic su Visualizza pagamento in QuickBooks per essere reindirizzati al record del pagamento in QuickBooks.

• • Per rimborsare il pagamento, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rimborso. Fare clic su Continua per il rimborso. Nella finestra di dialogo, inserire l'importo del rimborso, quindi fare clic sul menu a discesa Motivo e selezionare un motivo per il rimborso.
  • Per eliminare il pagamento, fare clic su Azioni, quindi selezionare Elimina. Nella finestra di dialogo, fare clic su Elimina per confermare.

Per saperne di più sulla gestione delle fatture.

Scarica un PDF di una fattura sincronizzata

Scaricate il PDF di una fattura sincronizzata senza lasciare HubSpot.

1. Spostarsi su un oggetto associato a una fattura (ad esempio, contatto, azienda, pagamento).
2. Nel pannello di destra, scorrere fino alla scheda Fatture. Se non si vede la scheda Fatture, imparare ad aggiungerla a un oggetto.
3. Fare clic sul numero della fattura per scaricare il PDF.

Creare proprietà personalizzate per gli oggetti fattura

Per creare proprietà personalizzate dell'oggetto fattura:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Fare clic su Proprietà.
3. Fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Proprietà fattura.
4. Creare le proprietà.

L'oggetto fattura può essere utilizzato per segmentare i contatti, attivare flussi di lavoro e creare report personalizzati.

Nota bene: quando si sincronizzano più fatture con HubSpot per lo stesso record di trattativa, le proprietà di cui sopra saranno aggiornate dalla fattura aggiornata più di recente in QuickBooks.

Domande frequenti

Come faccio a sincronizzare il numero d'ordine o altri campi della fattura con QuickBooks?

Il numero PO non è un campo predefinito nelle fatture di QuickBooks e deve essere aggiunto come campo personalizzato. Per questo motivo, l'integrazione HubSpot QuickBooks Online non è in grado di definire una mappatura dei campi personalizzata. Gli utenti di un account Data Hub Starter, Professional o Enterprise possono definire mappature personalizzate. Utilizzando le mappature di campo personalizzate, è possibile identificare i campi delle fatture di QuickBooks (ad esempio, il numero di tracking, il numero di ordine, il metodo di spedizione) e sincronizzare tali valori da e verso HubSpot e QuickBooks.

Come posso rappresentare sconti, tasse e commissioni nelle mie fatture?

Quando si utilizza l'integrazione con QuickBooks Online, è possibile aggiungere sconti una tantum a livello di ordine alle fatture di HubSpot, ma non è possibile aggiungere imposte e tasse alle fatture, perché QuickBooks Online non ha lo stesso concetto di imposte e tasse a livello di fattura.

Invece di utilizzare le tasse e le tariffe a livello di fattura, si consiglia di procedere come segue:

• Imposte: possono essere aggiunte come voce alla fattura, idealmente utilizzando un prodotto sincronizzato con QuickBooks e collegato al conto entrate/uscite di QuickBooks che traccia l'importo delle imposte riscosse. Queste voci fiscali non saranno collegate al Centro imposte di QuickBooks Online per la rendicontazione fiscale.
• Tasse (ad esempio, spese di spedizione, spese per carte di credito, spese di mora): possono essere aggiunte come voce a sé stante sulla fattura, idealmente utilizzando un prodotto sincronizzato con QuickBooks.

Devo disattivare le azioni del flusso di lavoro Crea fattura pagata e Crea ricevuta di vendita pagata, se utilizzo la sincronizzazione bidirezionale delle fatture?

Come minimo, si consiglia di aggiornare il flusso di lavoro per filtrare i pagamenti provenienti dalle fatture (ad esempio, i pagamenti in cui l'origine è una fattura). Se il flusso di lavoro non viene aggiornato, si verificherà una duplicazione, perché i pagamenti delle fatture attiveranno anche la creazione di fatture pagate. Si verificherà un solo pagamento, ma ci saranno due fatture per il pagamento.