การใช้การผสานรวมการซิงค์ข้อมูล QuickBooks Online สำหรับใบแจ้งหนี้

หากคุณกำหนดค่าการผสานรวมการซิงค์ข้อมูล HubSpot และ QuickBooks เพื่อซิงค์ใบแจ้งหนี้จาก HubSpot ไปยัง QuickBooks ให้ใช้ขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างและซิงค์ใบแจ้งหนี้ไปยัง QuickBooks และตรวจสอบคำถามทั่วไปเกี่ยวกับการซิงค์ใบแจ้งหนี้ไปยัง QuickBooks

ซิงค์ใบแจ้งหนี้

เมื่อตั้งค่าการซิงค์แล้วให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อซิงค์ใบแจ้งหนี้แรกของคุณจาก HubSpot ไปยัง QuickBooks Online:

• สร้างใบแจ้งหนี้ของคุณ
• คลิกเสร็จสิ้น
• การผสานรวมจะตรวจจับใบแจ้งหนี้ใหม่ตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้เทียบกับตัวกรองที่ตั้งค่าไว้และหากมีสิทธิ์จะซิงค์ใบแจ้งหนี้กับ QuickBooks Online
  
  • หากใบแจ้งหนี้ไม่สามารถซิงค์ได้แบนเนอร์จะแสดงที่ด้านบนของหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้ การคลิกรายละเอียดการซิงค์ล้มเหลว จะเปิดแผงการซิงค์ล้มเหลวในการตั้งค่าการบูรณาการ QuickBooks

• นอกจากนี้
  
  คุณยังสามารถตรวจสอบว่าการซิงค์ใบแจ้งหนี้สำเร็จหรือไม่โดยดูที่การ์ดการซิงค์การผสานรวม บนแผงแสดงตัวอย่างใบแจ้งหนี้หรือดูตารางสุขภาพการซิงค์ในการตั้งค่าการผสานรวม QuickBooks หากการซิงค์ล้มเหลวคุณจะเห็นใบแจ้งหนี้ที่ระบุไว้ในตารางใบแจ้งหนี้ที่ล้มเหลว หากวางเมาส์เหนือไอคอนข้อมูลใต้หมวดหมู่ข้อผิดพลาดคุณจะเห็นคำอธิบายว่าทำไมใบแจ้งหนี้จึงไม่ซิงค์

ดูออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้

ดูใบแจ้งหนี้ที่สร้างใน HubSpot หรือซิงค์จาก QuickBooks Online ได้ในออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้ของ HubSpot นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างคุณสมบัติออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองได้

วิธีดูออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
• ซึ่งจะนำคุณไปยังหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้ซึ่งจะแสดงใบแจ้งหนี้ทั้งหมด
• ใช้แถบค้นหาหรือคลิกตัวกรองขั้นสูงเพื่อค้นหาใบแจ้งหนี้ที่ต้องการ
• คลิกใบแจ้งหนี้เพื่อเปิดแผงด้านขวาและดูคุณสมบัติการชำระเงินและการเชื่อมโยง เลื่อนไปที่ ส่วนการซิงค์การผสานรวมเพื่อดูสถานะการซิงค์

ใบแจ้งหนี้ที่ซิงค์จาก QuickBooks Online จะไม่เชื่อมโยงกับบันทึกข้อตกลง HubSpot โดยอัตโนมัติ 

ตรวจสอบการชำระเงินในใบแจ้งหนี้

ตรวจสอบแหล่งที่มาวันที่ชำระเงินและสถานะการชำระเงินในใบแจ้งหนี้จากบันทึกใบแจ้งหนี้:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
• คลิกใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการดูการชำระเงิน
• ในแผงด้านขวาให้เลื่อนไปที่การชำระเงินเพื่อดูข้อมูลและสถานะการชำระเงินที่เกี่ยวข้อง
• วางเมาส์เหนือการชำระเงินแล้วคลิกดูตัวอย่างเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการชำระเงิน

• หากชำระเงินโดยใช้ QuickBooks Online ให้คลิกดูการชำระเงินใน QuickBooks Online เพื่อเปลี่ยนเส้นทางไปยังบันทึกการชำระเงินใน QuickBooks

• หากต้องการคืนเงินให้คลิกการดำเนินการแล้วเลือกคืนเงิน คลิกดำเนินการต่อเพื่อคืนเงิน ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนจำนวนเงินคืนจากนั้นคลิกเมนูแบบเลื่อนลงเหตุผลและเลือกเหตุผลสำหรับการคืนเงิน
• หากต้องการลบการชำระเงินให้คลิกการดำเนินการแล้วเลือก ลบ ในกล่องโต้ตอบให้คลิกลบเพื่อยืนยัน

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการใบแจ้งหนี้

ดาวน์โหลด PDF ของใบแจ้งหนี้ที่ซิงค์

ดาวน์โหลด PDF ของใบแจ้งหนี้ที่ซิงค์โดยไม่ต้องออกจาก HubSpot 

• ไปที่วัตถุที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ (เช่นผู้ติดต่อบริษัทการชำระเงิน)
• ในแผงด้านขวาให้เลื่อนไปที่บัตรใบแจ้งหนี้ หากไม่เห็นบัตรใบแจ้งหนี้ให้ดูวิธีเพิ่มลงในออบเจ็กต์
• คลิกหมายเลขใบแจ้งหนี้เพื่อดาวน์โหลด PDF

สร้างคุณสมบัติออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้ที่

วิธีสร้างคุณสมบัติออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเอง:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• คลิก คุณสมบัติ
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุแล้วเลือกคุณสมบัติใบแจ้งหนี้
• สร้างประกาศที่พักของคุณ

ออบเจ็กต์ใบแจ้งหนี้สามารถใช้เพื่อแบ่งกลุ่มผู้ติดต่อทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์และสร้างรายงานที่กำหนดเองได้

โปรดทราบ: เมื่อซิงค์ใบแจ้งหนี้หลายรายการกับ HubSpot ไปยังบันทึกข้อตกลงเดียวกันคุณสมบัติข้างต้นจะได้รับการอัพเดทโดยใบแจ้งหนี้ที่อัพเดทล่าสุดใน QuickBooks

คำถามทั่วไป

ฉันจะซิงค์หมายเลข PO หรือฟิลด์ใบแจ้งหนี้อื่นๆกับ/จาก Quickbooks ได้อย่างไร 

หมายเลข PO ไม่ใช่ฟิลด์เริ่มต้นในใบแจ้งหนี้ของ QuickBooks และต้องเพิ่มเป็นฟิลด์ที่กำหนดเอง ด้วยเหตุนี้การผสานรวม HubSpot QuickBooks Online จึงไม่สามารถกำหนดการแมปฟิลด์นอกกรอบได้ ผู้ใช้ในบัญชี Ops Hub Starter, Professional หรือ Enterprise สามารถกำหนดการแม็ปที่กำหนดเองได้ ด้วยการแมปฟิลด์ที่กำหนดเองคุณสามารถระบุฟิลด์ใบแจ้งหนี้ของ QuickBooks (เช่นหมายเลขติดตามหมายเลข PO วิธีการจัดส่ง) และซิงค์ค่าเหล่านั้นไปยังและจาก HubSpot และ Quickbooks 

ฉันจะแสดงส่วนลดภาษีและค่าธรรมเนียมในใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร?

เมื่อใช้การผสานรวม Quickbooks Online คุณสามารถเพิ่มส่วนลดระดับคำสั่งซื้อแบบครั้งเดียวในใบแจ้งหนี้ HubSpot ได้แต่จะไม่สามารถเพิ่มภาษีและค่าธรรมเนียมในใบแจ้งหนี้ของคุณได้เนื่องจาก QuickBooks Online ไม่มีแนวคิดเรื่องภาษีและค่าธรรมเนียมระดับใบแจ้งหนี้เหมือนกัน
 
แทนที่จะใช้ภาษีและค่าธรรมเนียมระดับใบแจ้งหนี้ขอแนะนำให้ใช้สิ่งต่อไปนี้:

• ภาษี: สามารถเพิ่มเป็นรายการในใบแจ้งหนี้โดยใช้ผลิตภัณฑ์ที่ซิงค์จาก QuickBooks และเชื่อมโยงกับบัญชีรายได้/ค่าใช้จ่ายของ QuickBooks เพื่อติดตามจำนวนภาษีที่จัดเก็บ รายการภาษีเหล่านี้จะไม่เชื่อมต่อกับ QuickBooks Online Tax Center เพื่อรายงานภาษี
• ค่าธรรมเนียม (เช่นค่าธรรมเนียมการจัดส่งค่าธรรมเนียมบัตรเครดิตค่าธรรมเนียมล่าช้า): สามารถเพิ่มเป็นรายการสินค้าของตนเองในใบแจ้งหนี้โดยใช้ผลิตภัณฑ์ที่ซิงค์จาก QuickBooks

ฉันควรปิดการสร้างใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินและสร้างการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ใบเสร็จรับเงินหรือไม่ถ้าฉันใช้การซิงค์ใบแจ้งหนี้แบบสองทาง? 

อย่างน้อยขอแนะนำให้อัพเดทเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อกรองการชำระเงินที่มาจากใบแจ้งหนี้ (เช่นการชำระเงินที่แหล่งที่มา = ใบแจ้งหนี้) หากเวิร์กโฟลว์ไม่ได้อัปเดตการทำซ้ำจะเกิดขึ้นเนื่องจากการชำระเงินในใบแจ้งหนี้จะเรียกใช้การสร้างใบแจ้งหนี้แบบชำระเงินด้วย จะมีการชำระเงินเพียงครั้งเดียวแต่จะมีใบแจ้งหนี้ 2 ใบสำหรับการชำระเงิน