Utilisation de l’intégration de la synchronisation des données de QuickBooks Online pour les factures

Si vous avez configuré l'intégration HubSpot et QuickBooks pour synchroniser les factures de HubSpot vers QuickBooks, suivez les étapes ci-dessous pour créer et synchroniser une facture vers QuickBooks, et consultez les questions courantes sur la synchronisation des factures vers QuickBooks.

Synchroniser une facture

Une fois la synchronisation mise en place, suivez les étapes suivantes pour synchroniser votre première facture de HubSpot vers QuickBooks Online :

• Créez votre facture.
• Cliquez sur Finalize.
• L'intégration détectera la nouvelle facture, vérifiera les détails de la facture par rapport aux filtres définis et, si elle est éligible, synchronisera la facture avec QuickBooks Online.
  
  • Si une facture n'est pas synchronisée, une bannière s'affiche en haut de la page d'index des factures. En cliquant sur Sync failure details, vous ouvrirez le panneau Failing to sync dans QuickBooks Integration settings.

• Vous pouvez également vérifier si la synchronisation de la facture a réussi en consultant la carte de synchronisation des intégrations sur le panneau d'aperçu de la facture, ou en consultant le tableau de santé de la synchronisation dans les paramètres d'intégration de QuickBooks. Si la synchronisation échoue, la facture est répertoriée dans le tableau des factures échouées. Si vous survolez l'icône d'information sous Catégorie d'erreur, vous verrez une explication de la raison pour laquelle la facture n'a pas été synchronisée.

Afficher l'objet de facture

Les factures créées dans HubSpot ou synchronisées depuis QuickBooks Online peuvent être visualisées dans l'objet facture de HubSpot. Vous pouvez également créer des propriétés de facture personnalisées.

Pour afficher l'objet de facture :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Vous accéderez ainsi à la page d'index des factures, qui affiche toutes les factures.
• Utilisez la barre de recherche  ou cliquez sur Filtres avancés pour trouver des factures spécifiques.
• Cliquez sur la facture  pour ouvrir le panneau de droite et afficher ses propriétés, les paiements effectués et les associations. Faites défiler jusqu'à la section Integrations sync pour voir l'état de la synchronisation.

Les factures synchronisées à partir de QuickBooks Online ne seront pas automatiquement associées à un enregistrement d'affaire HubSpot. 

Examiner les paiements sur les factures

Examinez la source, la date de paiement et le statut des paiements sur les factures à partir de l'enregistrement de la facture :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Cliquez sur la facture pour laquelle vous souhaitez consulter les paiements.
• Dans le panneau de droite, faites défiler l'écran jusqu'à Payments pour afficher les informations et le statut des paiements associés.
• Passez la souris sur le paiement et cliquez sur Preview pour afficher plus de détails sur le paiement.

• Si le paiement a été effectué à l'aide de QuickBooks Online, cliquez sur View payment in QuickBooks Online pour être redirigé vers l'enregistrement du paiement dans QuickBooks.

• Pour rembourser le paiement, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Remboursement. Cliquez sur Continuer pour rembourser. Dans la boîte de dialogue, saisissez le montant du remboursement , puis cliquez sur le menu déroulant Raison et sélectionnez une raison pour le remboursement.
• Pour supprimer le paiement, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Delete pour confirmer.

Découvrez-en davantage sur la gestion des factures.

Télécharger un PDF d'une facture synchronisée

Télécharger le PDF d'une facture synchronisée sans quitter HubSpot. 

• Naviguer vers un objet associé à une facture (par exemple, un contact, une société, un paiement).
• Dans le panneau de droite, faites défiler jusqu'à la carte Invoices. Si vous ne voyez pas la carte de facture, découvrez comment l’ajouter à un objet.
• Cliquez sur le numéro de facture pour télécharger le PDF.

Créer des propriétés d'objet de facture personnalisées

Pour créer des propriétés d'objet de facturation personnalisées :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Cliquez sur Propriétés.
• Cliquez sur le menu déroulant Select an object et sélectionnez Invoice properties.
• Créez vos propriétés.

L'objet facture peut être utilisé pour segmenter les contacts, déclencher des workflows, et créer des rapports personnalisés.

Veuillez noter : lorsque vous synchronisez plusieurs factures à HubSpot sur le même enregistrement d'affaire, les propriétés ci-dessus seront mises à jour par la facture la plus récemment mise à jour dans QuickBooks.

Questions courantes

Comment synchroniser le numéro de commande ou d'autres champs de la facture vers/depuis Quickbooks ? 

Le numéro de commande n'est pas un champ par défaut sur les factures QuickBooks et doit être ajouté en tant que champ personnalisé. Pour cette raison, l'intégration HubSpot QuickBooks Online ne peut pas définir une correspondance de champ prête à l'emploi. Les utilisateurs d'un compte Ops Hub Starter, Professional ou Entreprise peuvent définir des mappings personnalisés. En utilisant custom field mappings, vous pouvez identifier les champs de la facture QuickBooks (par exemple, le numéro de suivi, le numéro de commande, le mode d'expédition) et synchroniser ces valeurs entre HubSpot et Quickbooks. 

Comment représenter les remises, taxes et frais sur mes factures ?

Lorsque vous utilisez l’intégration QuickBooks Online, vous pouvez ajouter des remises uniques au niveau de la commande aux factures HubSpot, mais vous ne pouvez pas ajouter de taxes et de frais à vos factures, car QuickBooks Online n’a pas le même concept de taxes et de frais au niveau de la facture.
 
Au lieu d’utiliser des taxes et des frais au niveau de la facture, il est recommandé de procéder comme suit :

• Taxes : peuvent être ajoutées en tant que ligne de produit à la facture, idéalement en utilisant un produit synchronisé à partir de QuickBooks et lié à votre compte de revenus/dépenses QuickBooks suivant le montant de l’impôt collecté. Ces lignes de produits fiscaux ne seront pas connectées au centre fiscal de QuickBooks Online à des fins de déclaration fiscale.
• Frais (frais d’expédition, frais de carte de crédit, frais de retard, etc.) : peuvent être ajoutés comme ligne de produit sur la facture, idéalement avec un produit synchronisé depuis QuickBooks.

Dois-je désactiver mes actions de workflow Créer une facture payée et Créer un ticket de caisse payé, si j'utilise la synchronisation bidirectionnelle des factures ? 

Au minimum, il est recommandé de mettre à jour votre workflow pour filtrer les paiements provenant de factures (par exemple, les paiements dont la source = invoice). Si le workflow n'est pas mis à jour, il y aura duplication, car les paiements de factures déclencheront également la création de factures payées. Il n'y aura qu'un seul paiement, mais il y aura deux factures pour le paiement.