Ultima atualização: Setembro 3, 2024
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Se você tem configurou a integração de sincronização de dados HubSpot e QuickBooks para sincronizar faturas de HubSpot para QuickBooks, use as etapas abaixo para criar e sincronizar uma fatura com QuickBooks e revise perguntas comuns sobre a sincronização de faturas com QuickBooks.
Sincronizar uma fatura
Depois que a sincronização estiver configurada, siga estas etapas para sincronizar sua primeira fatura do HubSpot para QuickBooks Online:
- Crie sua fatura.
- Clique Finalizar.
- A integração detectará a nova fatura, verificará os detalhes da fatura em relação a quaisquer filtros configurados e, se elegível, sincronizará a fatura com o QuickBooks Online.
- Se alguma fatura não for sincronizada, um banner será exibido no topo da página de índice de faturas. Clicando Detalhes da falha de sincronização vai abrir o Falha na sincronização painel no Configurações de integração do QuickBooks.
- Você também pode verificar se a sincronização da fatura foi bem-sucedida consultando o Cartão de sincronização de integrações no painel de visualização da fatura ou olhando para o sincronizar tabela de saúde nas configurações de integração do QuickBooks. Se a sincronização falhar, você verá a fatura listada na tabela de faturas com falha. Se você passar o mouse sobre ícone de informações sob Categoria de erro, você verá uma explicação do motivo pelo qual a fatura não está sendo sincronizada.
Ver o objeto da fatura
As faturas criadas no HubSpot ou sincronizadas do QuickBooks Online podem ser visualizadas no objeto de fatura do HubSpot. Você também pode criar propriedades de objeto de fatura personalizadas.
Para visualizar o objeto de fatura:
- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- Isso o levará à página de índice de faturas, mostrando todas as faturas.
- Use o Barra de pesquisa ou clique Filtros avançados para encontrar faturas específicas.
- Clique no fatura para abrir o painel direito e visualizar suas propriedades, pagamentos efetuados e associações. Vá até o Sincronização de integrações seção para visualizar o status da sincronização.
As faturas sincronizadas do QuickBooks Online não serão associadas automaticamente a um registro de negócio da HubSpot.
Revise pagamentos em faturas
Revise a origem, a data de pagamento e o status dos pagamentos nas faturas no registro da fatura:
- Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
- Clique no fatura você deseja visualizar os pagamentos.
- No painel direito, vá até Pagamentos para visualizar informações e status de pagamento associados.
- Passe o mouse sobre o pagamento e clique Visualização para ver mais detalhes sobre o pagamento.
- Se o pagamento foi efetuado usando QuickBooks Online, clique em Ver pagamento em QuickBooks Online para ser redirecionado para o registro de pagamento em QuickBooks.
Observe: quando uma fatura paga é sincronizada do HubSpot para o QuickBooks, as taxas de processamento associadas ao processador de pagamento escolhido no HubSpot, Pagamentos Stripe ou HubSpot, não criará uma despesa contábil no QuickBooks automaticamente. Para dar conta disso, você pode criar um relatório de todas as faturas e pagamentos recebidos e somar Ptaxas de processamento e Taxas de plataforma Propriedades, depois insira o valor total como despesa no QuickBooks.
- Para reembolsar o pagamento, clique Ações e selecione Reembolso. Clique Continuar a reembolsar. Na caixa de diálogo, insira o Quantia de reembolso e clique no Razão menu suspenso e selecione um razão para o reembolso.
- Para excluir o pagamento, clique em Ações e selecione Excluir. Na caixa de diálogo, clique em Excluir confirmar.
Observação:
- Os reembolsos de pagamentos não são sincronizados automaticamente. Para um pagamento feito usando um processador de pagamento HubSpot, Listra ou Pagamentos HubSpot, você pode registrar um memorando de crédito ou recibo de reembolso no QuickBooks. Para um pagamento feito usando o QuickBooks, o pagamento correspondente no HubSpot deve ser reembolsado manualmente usando a etapa acima.
- A ação de exclusão não sincroniza com o QuickBooks Online. Ele está disponível para que você possa refletir manualmente as alterações feitas no QuickBooks.
Saiba mais sobre como gerenciar faturas.
Baixe um PDF de uma fatura sincronizada
Baixe o PDF de uma fatura sincronizada sem sair do HubSpot.
- Navegue até um objeto associado a uma fatura (por exemplo, contato, empresa, pagamento).
- No painel direito, role até Faturas cartão. Se você não consegue ver o cartão de faturas, aprenda como adicioná-lo a um objeto.
- Clique no número da fatura para baixar o PDF.
Criar propriedades personalizadas de objeto de fatura
Para criar propriedades de objeto de fatura personalizadas:
- Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
- Clique em Propriedades.
- Clique no Selecione um objeto menu suspenso e selecione Propriedades da fatura.
- Crie suas propriedades.
O objeto fatura pode ser usado para segmentar contatos, acionar fluxos de trabalho, e criar relatórios personalizados.
Observe: ao sincronizar várias faturas com o HubSpot para o mesmo registro de negócio, as propriedades acima serão atualizadas pela fatura atualizada mais recentemente no QuickBooks.
Perguntas comuns
Como sincronizo o número do pedido ou outros campos da fatura de/para Quickbooks?
O número do pedido não é um campo padrão nas faturas do QuickBooks e deve ser adicionado como um campo personalizado. Por esse motivo, a integração do HubSpot QuickBooks Online não pode definir um mapeamento de campo pronto para uso. Usuários em um Centro de operações Iniciante, Profissional ou Empreendimento conta pode definir mapeamentos personalizados. Usando mapeamentos de campos personalizados, você pode identificar campos de fatura do QuickBooks (por exemplo, número de rastreamento, número do pedido, método de envio) e sincronizar esses valores de e para HubSpot e Quickbooks.
Como represento descontos, impostos e taxas em minhas faturas?
Ao usar a integração do Quickbooks Online, você não pode adicionar descontos, impostos e taxas no nível do pedido às suas faturas, porque o QuickBooks Online não tem o mesmo conceito de impostos e taxas no nível da fatura, embora eles ofereçam suporte a um único desconto no nível da fatura.
Em vez de usar impostos, descontos e taxas no nível da fatura, recomenda-se o seguinte:
- Descontos: adicione seus descontos no item da linha nível e use o Comentários campo para explicar o desconto.
- Taxas (por exemplo, taxas de envio, taxas de cartão de crédito, taxas atrasadas): podem ser adicionados como seu próprio item de linha na fatura, de preferência usando um produto sincronizado do QuickBooks.
- Impostos: pode ser adicionado como uma linha à fatura, de preferência usando um produto sincronizado do QuickBooks e vinculado à sua conta de receitas/despesas do QuickBooks, rastreando o valor do imposto cobrado. Esses itens de linha de impostos não serão conectados ao QuickBooks Online Tax Center para relatórios fiscais.
Devo desligar meu Criar fatura paga e Criar recibo de venda pago ações de fluxo de trabalho, se eu usar a sincronização bidirecional de faturas?
No mínimo, é recomendado atualizar seu fluxo de trabalho para filtrar pagamentos provenientes de faturas (por exemplo, pagamentos onde a origem = fatura). Se o fluxo de trabalho não for atualizado, ocorrerá duplicação, porque os pagamentos de faturas também acionarão a criação de faturas pagas. Somente um pagamento ocorrerá, mas haverá duas faturas para o pagamento.
