Sidst opdateret: december 10, 2024
Gælder for:
Alle produkter og abonnementer
|
Hvis du har konfigureret HubSpot- og QuickBooks-datasynkroniseringsintegrationen til at synkronisere fakturaer fra HubSpot til QuickBooks, skal du bruge nedenstående trin til at oprette og synkronisere en faktura til QuickBooks og gennemgå almindelige spørgsmål om synkronisering af fakturaer til QuickBooks.
Synkroniser en faktura
Når synkroniseringen er sat op, skal du følge disse trin for at synkronisere din første faktura fra HubSpot til QuickBooks Online:
- Opret din faktura.
- Klik på Færdiggør.
- Integrationen registrerer den nye faktura, kontrollerer fakturadetaljerne i forhold til de filtre, der er sat op, og synkroniserer fakturaen til QuickBooks Online, hvis den er kvalificeret.
- Hvis en faktura ikke kan synkroniseres, vises et banner øverst på fakturaens indeksside. Ved at klikke på Synkroniseringsfejl åbnes panelet Synkroniseringsfejl i QuickBooks-integrationsindstillingerne.
- Du kan også kontrollere, om fakturasynkroniseringen lykkedes, ved at se påsynkroniseringskortet Integrations på fakturaens eksempelpanel eller ved at se på tabellen over synkroniseringstilstand i QuickBooks-integrationsindstillingerne. Hvis synkroniseringen mislykkes, vil du se fakturaen i tabellen over mislykkede fakturaer. Hvis du holder musen over informationsikonet under Fejlkategori, kan du se en forklaring på, hvorfor fakturaen ikke kan synkroniseres.
Se fakturaobjektet
Fakturaer, der er oprettet på HubSpot eller synkroniseret fra QuickBooks Online, kan ses i HubSpots fakturaobjekt. Du kan også oprette tilpassede egenskaber for fakturaobjektet.
For at se fakturaobjektet:
- På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
- Dette vil bringe dig til din fakturaindeksside, der viser alle fakturaer.
- Brug søgefeltet eller klik på Avancerede filtre for at finde specifikke fakturaer.
- Klik på fakturaen for at åbne det højre panel og se dens egenskaber, foretagne betalinger og tilknytninger. Rul til sektionen Integrations-synkronisering for at se synkroniseringsstatus.
Fakturaer synkroniseret fra QuickBooks Online bliver ikke automatisk knyttet til en HubSpot-aftalepost.
Gennemgå betalinger på fakturaer
Gennemgå kilden, betalingsdatoen og status for betalinger på fakturaer fra fakturaposten:
- På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
- Klik på den faktura , du gerne vil se betalinger for.
- Rul til Betalinger i højre panel for at se tilknyttede betalingsoplysninger og -status.
- Hold musen over betalingen, og klik på Preview for at se flere detaljer om betalingen.
- Hvis betalingen blev foretaget med QuickBooks Online, skal du klikke på Vis betaling i QuickBooks Online for at blive omdirigeret til betalingsposten i QuickBooks.
Bemærk: Når en betalt faktura synkroniseres fra HubSpot til QuickBooks , vil de tilknyttede betalingsbehandlingsgebyrer for din valgte betalingsbehandler i HubSpot, enten Stripe- eller HubSpot-betalinger, ikke automatisk blive oprettet på en bogføringsudgift i QuickBooks. For at tage højde for dette kan du oprette en rapport over alle modtagne fakturaer og betalinger og summere egenskaberneBetalingsbehandlingsgebyrer og Platformsgebyrer og derefter indtaste det samlede beløb som en udgift i QuickBooks.
- For at refundere betalingen skal du klikke på Handlinger og derefter vælge Refusion. Klik på Fortsæt for at refundere. Indtast tilbagebetalingsbeløbet i dialogboksen, og klik derefter på rullemenuen Årsag, og vælg en årsag til tilbagebetalingen.
- For at slette betalingen skal du klikke på Handlinger og derefter vælge Slet. Klik på Slet i dialogboksen for at bekræfte.
Bemærk venligst:
- Refusioner mod betalinger synkroniseres ikke automatisk. For en betaling foretaget ved hjælp af en HubSpot betalingsbehandler, enten Stripe eller HubSpot payments, kan du registrere en kreditnota eller refusionskvittering i QuickBooks. For en betaling foretaget med QuickBooks skal den tilsvarende betaling i HubSpot refunderes manuelt ved hjælp af ovenstående trin.
- Sletningshandlingen synkroniseres ikke med QuickBooks Online. Den er tilgængelig, så du manuelt kan afspejle ændringer foretaget i QuickBooks.
Få mere at vide om håndtering af fakturaer.
Download en PDF af en synkroniseret faktura
Download en PDF af en synkroniseret faktura uden at forlade HubSpot.
- Naviger til et objekt, der er knyttet til en faktura (f.eks. kontakt, firma, betaling).
- Rul til kortet Fakturaer i højre panel. Hvis du ikke kan se fakturakortet, skal du lære, hvordan du tilføjer det til et objekt.
- Klik på fakturanummeret for at downloade PDF-filen.
Opret tilpassede egenskaber for fakturaobjekter
For at oprette tilpassede egenskaber for fakturaobjekter:
- På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
- Klik på Egenskaber.
- Klik på rullemenuen Vælg et objekt , og vælg Egenskaber for faktura.
- Opret dine egenskaber.
Fakturaobjektet kan bruges til at segmentere kontakter, udløse workflows og oprette tilpassede rapporter.
Bemærk: Når du synkroniserer flere fakturaer til HubSpot til den samme dealegenskab, vil egenskaberne ovenfor blive opdateret med den senest opdaterede faktura i QuickBooks.
Almindelige spørgsmål
Hvordan synkroniserer jeg indkøbsordrenummer eller andre fakturafelter til/fra Quickbooks?
Indkøbsordrenummer er ikke et standardfelt på QuickBooks-fakturaer og skal tilføjes som et brugerdefineret felt. Af denne grund kan HubSpot QuickBooks Online-integrationen ikke definere en out of the box-felttilknytning til det. Brugere med en Ops Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan definere brugerdefinerede tilknytninger. Ved hjælp af brugerdefinerede feltmappinger kan du identificere QuickBooks-fakturafelter (f.eks. sporingsnummer, indkøbsordrenummer, forsendelsesmetode) og synkronisere disse værdier til og fra HubSpot og Quickbooks.
Hvordan repræsenterer jeg rabatter, skatter og afgifter på mine fakturaer?
Når du bruger Quickbooks Online-integrationen, kan du tilføje engangsrabatter på ordreniveau til HubSpot-fakturaer, men du kan ikke tilføje skatter og afgifter til dine fakturaer, fordi QuickBooks Online ikke har det samme koncept med skatter og afgifter på fakturaniveau.
I stedet for at bruge skatter og afgifter på fakturaniveau anbefales følgende:
- Skatter: kan tilføjes som en linjepost til fakturaen, ideelt set ved hjælp af et produkt, der er synkroniseret fra QuickBooks, og som er knyttet til din QuickBooks-indtægts-/udgiftskonto, der sporer det opkrævede skattebeløb. Disse linjeposter vil ikke være forbundet med QuickBooks Online Tax Center til skatterapportering.
- Gebyrer (f.eks. forsendelsesgebyrer, kreditkortgebyrer, forsinkelsesgebyrer): kan tilføjes som deres egen linjepost på fakturaen, ideelt set ved hjælp af et produkt, der er synkroniseret fra QuickBooks.
Skal jeg slå arbejdsgangshandlingerne Opret betalt faktura og Opret betalt salgskvittering fra, hvis jeg bruger tovejs fakturasynkronisering?
Det anbefales som minimum at opdatere dit workflow, så det filtrerer betalinger, der kommer fra fakturaer (f.eks. betalinger, hvor kilden er en faktura). Hvis workflowet ikke opdateres, vil der opstå dobbeltarbejde, fordi fakturabetalinger også vil udløse oprettelse af betalte fakturaer. Der vil kun ske én betaling, men der vil være to fakturaer for betalingen.