De QuickBooks Online-integratie voor gegevenssynchronisatie gebruiken voor facturen

Als je de gegevenssynchronisatie-integratie hebt geconfigureerd om facturen te synchroniseren van HubSpot naar QuickBooks, volg dan de onderstaande stappen om een factuur te maken en te synchroniseren naar QuickBooks. Je kunt ook veelgestelde vragen over het synchroniseren van facturen met QuickBooks bekijken.

Een factuur synchroniseren

Zodra de synchronisatie is ingesteld, volg je deze stappen om je eerste factuur van HubSpot naar QuickBooks Online te synchroniseren:

1. Maak je factuur aan.
2. De integratie detecteert de nieuwe factuur, controleert de factuurgegevens aan de hand van eventueel ingestelde filters en synchroniseert de factuur met QuickBooks Online als deze in aanmerking komt.

• • Als de factuur niet gesynchroniseerd kan worden, wordt er een banner weergegeven boven aan de facturenindexpagina. Als je klikt op Details synchroniseren mislukt, wordt het paneel Niet gesynchroniseerd geopend in de QuickBooks integratie-instellingen.
  • Je kunt ook controleren of de factuursynchronisatie is geslaagd door te kijken naar desynchronisatiekaart integraties op het factuurvoorbeeldpaneel of door te kijken naar de tabelCRM-synchronisaties in de QuickBooks-integratie-instellingen. Als de synchronisatie voor sommige facturen mislukt, klik je op het aantal facturen in de kolom Mislukt om meer informatie te krijgen over de facturen die mislukken.

Het factuurobject weergeven

Facturen die zijn gemaakt in HubSpot of gesynchroniseerd vanuit QuickBooks Online kunnen worden bekeken in het factuurobject van HubSpot.

Om het factuurobject te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
2. Dit brengt je naar je factuurindexpagina, waarop alle facturen worden weergegeven.
3. Gebruik de zoekbalk of klik op Geavanceerde filters om specifieke facturen te vinden.
4. Klik op de factuur om het rechterpaneel te openen en de eigenschappen, gedane betalingen en koppelingen te bekijken. Scroll naar het gedeelte Integratiesynchronisatie om de synchronisatiestatus te bekijken.

Facturen die zijn gesynchroniseerd vanuit QuickBooks Online worden niet automatisch gekoppeld aan een HubSpot deal record.

Betalingen op facturen bekijken

Bekijk de bron, betaaldatum en status van betalingen op facturen vanuit het factuurrecord:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
2. Klik op de factuur waarvoor je de betalingen wilt bekijken.
3. Blader in de rechterzijbalk naar de kaart Betalingen om de bijbehorende betalingsinformatie en -status te bekijken.

4. Beweeg de muis over de betaling en klik op Voorbeeld om meer details over de betaling te bekijken.

• • Als de betaling is gedaan met QuickBooks, klik je op Betaling weergeven in QuickBooks om te worden doorgestuurd naar de betalingsrecord in QuickBooks.

• • Om de betaling terug te betalen, klik je op Acties en selecteer je Restitutie. Klik op Doorgaan naar terugbetaling. Voer in het dialoogvenster het restitutiebedrag in, klik op het vervolgkeuzemenu Reden en selecteer een reden voor de restitutie.
  • Om de betaling te verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u Verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen.

Download een PDF van een gesynchroniseerde factuur

Om de PDF van een gesynchroniseerde factuur in HubSpot te downloaden:

1. Navigeer naar een object dat is gekoppeld aan een factuur (bijvoorbeeld contactpersoon, bedrijf, betaling).
2. Blader in de rechterzijbalk naar de kaart Facturen. Als je de factuurkaart niet kunt zien, lees dan hoe je deze aan een object kunt toevoegen.
3. Klik op het factuurnummer.
4. Er wordt een nieuw browsertabblad geopend met de factuur. Klik op Downloaden om de PDF van de factuur te downloaden.

Nadat je de PDF hebt gedownload, kun je de factuur delen met een contactpersoon door deze als bijlage in een een-op-een e-mail te verzenden.

Aangepaste eigenschappen voor factuurobjecten maken

Aangepaste eigenschappen voor factuurobjecten maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik op Eigenschappen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Factuureigenschappen.
4. Maak uw eigenschappen.

Het factuurobject kan worden gebruikt om contactpersonen te segmenteren, workflows te triggeren en aangepaste rapporten te maken.

Let op: wanneer je meerdere facturen naar HubSpot synchroniseert voor hetzelfde dealrecord, worden de bovenstaande eigenschappen bijgewerkt met de meest recent bijgewerkte factuur in QuickBooks.

Veelgestelde vragen

Hoe synchroniseer ik PO nummer of andere factuurvelden van/naar QuickBooks?

PO nummer is geen standaard veld op QuickBooks facturen en moet worden toegevoegd als een aangepast veld. Daarom kan de HubSpot QuickBooks Online integratie er geen out of the box veldtoewijzing voor definiëren. Gebruikers met een Data Hub Starter, Professional of Enterprise account kunnen aangepaste toewijzingen definiëren. Met behulp van aangepaste veldtoewijzingen kun je QuickBooks factuurvelden identificeren (bijv. Trackingnummer, PO-nummer, Verzendmethode) en deze waarden synchroniseren van en naar HubSpot en QuickBooks.

Hoe geef ik kortingen, belastingen en kosten weer op mijn facturen?

Als je de QuickBooks Online integratie gebruikt, kun je eenmalige kortingen op orderniveau toevoegen aan HubSpot facturen, maar je kunt geen belastingen en kosten toevoegen aan je facturen, omdat QuickBooks Online niet hetzelfde concept van belastingen en kosten op factuurniveau heeft.

In plaats van belastingen en kosten op factuurniveau te gebruiken, wordt het volgende aanbevolen:

• Belastingen: kunnen worden toegevoegd als een regelitem aan de factuur, idealiter met behulp van een product dat is gesynchroniseerd vanuit QuickBooks, en is gekoppeld aan je QuickBooks inkomsten/uitgavenrekening die het geïnde belastingbedrag bijhoudt. Deze belastingregels zijn niet gekoppeld aan het QuickBooks Online Tax Center voor belastingrapportage.
• Vergoedingen (bijv. verzendkosten, creditcardkosten, laattijdige vergoedingen): kunnen worden toegevoegd als een eigen regel op de factuur, idealiter met behulp van een product dat is gesynchroniseerd vanuit QuickBooks.

Moet ik mijn workflowacties Betaalde factuur maken en Betaalde kassabon maken uitschakelen als ik factuursynchronisatie in twee richtingen gebruik?

Het is aan te raden om je workflow bij te werken om betalingen te filteren die afkomstig zijn van facturen (bijv. betalingen waarbij de bron een factuur is). Als de workflow niet wordt bijgewerkt, zal er dubbel werk worden gedaan, omdat factuurbetalingen ook het maken van een betaalde factuur triggeren. Er vindt slechts één betaling plaats, maar er zijn twee facturen voor de betaling.