Laatst bijgewerkt: december 10, 2024
Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:
Alle producten en plannen
|
Als je de gegevensintegratie HubSpot en QuickBooks hebt geconfigureerd om facturen van HubSpot naar QuickBooks te synchroniseren, gebruik dan de onderstaande stappen om een factuur te maken en te synchroniseren naar QuickBooks en bekijk veelgestelde vragen over het synchroniseren van facturen naar QuickBooks.
Een factuur synchroniseren
Zodra de synchronisatie is ingesteld, volg je deze stappen om je eerste factuur van HubSpot naar QuickBooks Online te synchroniseren:
- Maak je factuur.
- Klik op Afronden.
- De integratie detecteert de nieuwe factuur, controleert de factuurgegevens aan de hand van eventueel ingestelde filters en synchroniseert de factuur met QuickBooks Online als deze in aanmerking komt.
- Als de synchronisatie van een factuur mislukt, wordt er een banner boven aan de indexpagina met facturen weergegeven. Als je op Details synchronisatie mislukt klikt, wordt het paneel Niet gesynchroniseerd geopend in de QuickBooks integratie-instellingen.
- Je kunt ook controleren of de factuursynchronisatie is gelukt door naar desynchronisatiekaart integraties te kijken op het factuurvoorbeeldpaneel of door naar de tabel Synchronisatiegezondheid te kijken in de QuickBooks-integratie-instellingen. Als de synchronisatie mislukt, zie je de factuur in de tabel met mislukte facturen. Als je met de muis over het informatiepictogram onder Foutcategorie beweegt, zie je een verklaring waarom de factuur niet synchroniseert.
Het factuurobject bekijken
Facturen die zijn gemaakt in HubSpot of gesynchroniseerd vanuit QuickBooks Online kunnen worden bekeken in het factuurobject van Hubspot. Je kunt ook aangepaste object eigenschappen voor facturen maken.
Om het object van de factuur te bekijken:
- Hiermee kom je op de factuurindexpagina, waarop alle facturen worden weergegeven.
- Gebruik de zoekbalk of klik op Geavanceerde filters om specifieke facturen te vinden.
- Klik op de factuur om het rechterpaneel te openen en de eigenschappen, betalingen en koppelingen te bekijken. Scroll naar het gedeelte Integratiesynchronisatie om de synchronisatiestatus te bekijken.
Facturen die zijn gesynchroniseerd vanuit QuickBooks Online worden niet automatisch gekoppeld aan een HubSpot dealrecord.
Betalingen op facturen controleren
De bron, betalingsdatum en status van betalingen op facturen bekijken vanuit het record voor facturen:
- Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
- Klik op de factuur waarvoor je de betalingen wilt bekijken.
- Blader in het rechterpaneel naar Betalingen om de bijbehorende betalingsinformatie en -status te bekijken.
- Beweeg de muis over de betaling en klik op Voorbeeld om meer details over de betaling te bekijken.
- Als de betaling is gedaan met behulp van QuickBooks Online, klik je op Betaling weergeven in QuickBooks Online om te worden doorgestuurd naar het record van de betaling in QuickBooks.
Let op: wanneer een betaalde factuur wordt gesynchroniseerd van HubSpot naar QuickBooks, zullen de bijbehorende Betalingsverwerkingskosten voor de door jou gekozen betalingsverwerker in HubSpot, Stripe of HubSpot-betalingen, niet automatisch een boekhoudkundige uitgave aanmaken in QuickBooks. Om dit te verantwoorden, kun je een rapport maken van alle ontvangen facturen en betalingen, en de eigenschappenVerwerkingskosten en Platformkosten bij elkaar optellen , en vervolgens het totaalbedrag invoeren als een uitgave in QuickBooks.
- Als je de betaling wilt terugbetalen, klik je op Betalingen en selecteer je Restitutie. Klik op Doorgaan naar terugbetaling. Voer in het dialoogvenster het restitutiebedrag in, klik op het vervolgkeuzemenu Reden en selecteer een reden voor de restitutie.
- Om de betaling te verwijderen, klikt u op Betalingen en selecteert u Verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen.
Let op:
- Terugbetalingen tegen betalingen worden niet automatisch gesynchroniseerd. Voor een betaling die is gedaan met behulp van een betalingsverwerker van HubSpot, Stripe of Hubspot betalingen, kun je een creditnota of restitutiebon opnemen in QuickBooks. Voor een betaling die is gedaan met QuickBooks, moet de corresponderende betaling in HubSpot handmatig worden terugbetaald met behulp van de bovenstaande stap.
- De verwijderactie synchroniseert niet met QuickBooks Online. Deze is beschikbaar zodat je wijzigingen die in QuickBooks zijn gemaakt handmatig kunt weergeven.
Meer informatie over facturen beheren.
Een PDF downloaden van een gesynchroniseerde factuur
Download de PDF van een gesynchroniseerde factuur zonder HubSpot te verlaten.
- Navigeer naar een object dat is gekoppeld aan een factuur (bijvoorbeeld contactpersoon, bedrijf, betalingen).
- Blader in het rechterpaneel naar de kaart Facturen. Als je de facturenkaart niet kunt zien, leer dan hoe je deze aan een object kunt toevoegen.
- Klik op het factuurnummer om de PDF te downloaden.
Aangepaste object eigenschappen voor factuur maken
Aangepaste objecten voor facturen maken:
- Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Klik op Eigenschap.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Eigenschap van factuur.
- Maak uw eigenschappen.
Het factuurobject kan worden gebruikt om contactpersonen te segmenteren, workflows te triggeren en aangepaste rapporten te maken.
Let op: wanneer je meerdere facturen naar HubSpot synchroniseert met hetzelfde dealrecord, worden de bovenstaande eigenschappen bijgewerkt met de meest recent bijgewerkte factuur in QuickBooks.
Veelgestelde vragen
Hoe synchroniseer ik PO-nummers of andere factuurvelden van/naar Quickbooks?
PO-nummer is geen standaardveld op QuickBooks facturen en moet worden toegevoegd als een aangepast veld. Daarom kan de HubSpot QuickBooks Online integratie er geen kant-en-klare veldtoewijzing voor definiëren. Gebruikers met een Ops Hub Starter, Professional of Enterprise account kunnen aangepaste toewijzingen definiëren. Met behulp van aangepaste veldtoewijzingen kun je QuickBooks factuurvelden identificeren (bijv. Volgnummer, PO-nummer, Verzendmethode) en deze waarden synchroniseren van en naar HubSpot en Quickbooks.
Hoe geef ik kortingen, belastingen en kosten weer op mijn facturen?
Als je de Quickbooks Online integratie gebruikt, kun je eenmalige kortingen op orderniveau toevoegen aan HubSpot facturen, maar je kunt geen belastingen en kosten toevoegen aan je facturen omdat QuickBooks Online niet hetzelfde concept van belastingen en kosten op factuurniveau heeft.
In plaats van belastingen en kosten op factuurniveau te gebruiken, wordt het volgende aanbevolen:
- Belastingen: kunnen worden toegevoegd als een post aan de factuur, idealiter met behulp van een product dat is gesynchroniseerd vanuit QuickBooks, en is gekoppeld aan je QuickBooks inkomsten/uitgavenrekening voor het bijhouden van het bedrag aan geïnde belastingen. Deze post wordt niet gekoppeld aan het QuickBooks Online Tax Center voor belastingrapportage.
- Vergoedingen (bijv. verzendkosten, creditcardkosten, laattijdige vergoedingen): kunnen worden toegevoegd als een eigen post op de factuur, idealiter met behulp van een product dat is gesynchroniseerd vanuit QuickBooks.
Moet ik mijn workflowacties Betaalde factuur maken en Betaalde kassabon maken uitschakelen als ik factuursynchronisatie in twee richtingen gebruik?
Het is op zijn minst aan te raden om je workflow bij te werken om betalingen te filteren die afkomstig zijn van facturen (bijvoorbeeld betalingen waarbij de bron = factuur). Als de workflow niet wordt bijgewerkt, zullen er dubbele betalingen plaatsvinden, omdat betalingen van facturen ook leiden tot het maken van betaalde facturen. Er vindt slechts één betaling plaats, maar er zijn twee facturen voor de betaling.
