Laatst bijgewerkt: september 3, 2024
Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:
Alle producten en plannen
|
Als je de HubSpot en QuickBooks gegevenssync integratie hebt geconfigureerd om facturen te synchroniseren van HubSpot naar QuickBooks, gebruik dan de onderstaande stappen om een factuur te maken en te synchroniseren naar QuickBooks, en bekijk veelgestelde vragen over het synchroniseren van facturen naar QuickBooks.
Een factuur synchroniseren
Zodra de synchronisatie is ingesteld, volg je deze stappen om je eerste factuur te synchroniseren van HubSpot naar QuickBooks Online:
- Maak je factuur.
- Klik op Afronden.
- De integratie detecteert de nieuwe factuur, controleert de factuurgegevens aan de hand van ingestelde filters en synchroniseert de factuur met QuickBooks Online als deze voldoet aan de voorwaarden.
- Als de synchronisatie van een factuur mislukt, wordt er een banner boven aan de indexpagina met facturen weergegeven. Als je op Details synchronisatie mislukt klikt, wordt het paneel Niet gesynchroniseerd geopend in de QuickBooks integratie-instellingen.
- Je kunt ook controleren of de factuursynchronisatie succesvol was door te kijken naar de Integrations-synchronisatiekaart op het factuurvoorbeeldpaneel of door te kijken naar de synchronisatiegezondheidstabel in de QuickBooks-integratie-instellingen. Als de synchronisatie mislukt, zie je de factuur in de tabel met mislukte facturen. Als je met de muis over het informatiepictogram onder Foutcategorie beweegt, zie je een verklaring waarom de factuur niet synchroniseert.
Het factuurobject bekijken
Facturen die zijn gemaakt in HubSpot of gesynchroniseerd vanuit QuickBooks Online kunnen worden bekeken in het factuurobject van HubSpot. Je kunt ook aangepaste eigenschappen voor factuurobjecten maken.
Zo bekijk je het factuurobject:
- Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
- Hiermee kom je op de factuurindexpagina, waarop alle facturen worden weergegeven.
- Gebruik de zoekbalk of klik op Geavanceerde filters om specifieke facturen te vinden.
- Klik op de factuur om het rechterpaneel te openen en de eigenschappen, gedane betalingen en koppelingen te bekijken. Scroll naar het gedeelte Integratiesynchronisatie om de synchronisatiestatus te bekijken.
Facturen die zijn gesynchroniseerd vanuit QuickBooks Online worden niet automatisch gekoppeld aan een HubSpot deal record.
Betalingen op facturen bekijken
Bekijk de bron, betaaldatum en status van betalingen op facturen vanuit het factuurrecord:
- Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
- Klik op de factuur waarvoor je de betalingen wilt bekijken.
- Blader in het rechterpaneel naar Betalingen om de bijbehorende betalingsinformatie en -status te bekijken.
- Beweeg de muis over de betaling en klik op Voorbeeld om meer details over de betaling te bekijken.
- Als de betaling is gedaan met QuickBooks Online, klik je op Betaling weergeven in QuickBooks Online om te worden doorgestuurd naar de betalingsrecord in QuickBooks.
Let op: wanneer een betaalde factuur wordt gesynchroniseerd van HubSpot naar QuickBooks, worden de bijbehorende verwerkingskosten voor de door jou gekozen betalingsverwerker in HubSpot, Stripe of HubSpot-betalingen, niet automatisch aangemaakt als boekhoudkundige kosten in QuickBooks. Om dit te verantwoorden, kun je een rapport maken van alle ontvangen facturen en betalingen en de eigenschappenVerwerkingskosten en Platformkosten bij elkaar optellen en vervolgens het totale bedrag invoeren als een uitgave in QuickBooks.
- Om de betaling terug te betalen, klik je op Acties en selecteer je Restitutie. Klik op Doorgaan naar terugbetaling. Voer in het dialoogvenster het restitutiebedrag in, klik op het vervolgkeuzemenu Reden en selecteer een reden voor de restitutie.
- Om de betaling te verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u Verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen.
Let op:
- Restituties tegen betalingen worden niet automatisch gesynchroniseerd. Voor een betaling die is gedaan met een HubSpot betalingsverwerker, Stripe of HubSpot betalingen, kun je een creditnota of restitutiebon opnemen in QuickBooks. Voor een betaling die is gedaan met behulp van QuickBooks, moet de corresponderende betaling in HubSpot handmatig worden terugbetaald met behulp van de bovenstaande stap.
- De verwijderactie synchroniseert niet met QuickBooks Online. Deze is beschikbaar zodat je wijzigingen die in QuickBooks zijn gemaakt handmatig kunt weergeven.
Meer informatie over het beheren van facturen.
Een PDF van een gesynchroniseerde factuur downloaden
Download de PDF van een gesynchroniseerde factuur zonder HubSpot te verlaten.
- Navigeer naar een object dat is gekoppeld aan een factuur (bijvoorbeeld contactpersoon, bedrijf, betaling).
- Blader in het rechterpaneel naar de kaart Facturen. Als je de facturenkaart niet kunt zien, lees dan hoe je deze aan een object kunt toevoegen.
- Klik op het factuurnummer om de PDF te downloaden.
Aangepaste objecteigenschappen voor facturen maken
Aangepaste eigenschappen voor factuurobjecten maken:
- Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Klik op Eigenschappen.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Factuureigenschappen.
- Maak uw eigenschappen.
Het factuurobject kan worden gebruikt om contactpersonen te segmenteren, workflows te triggeren en aangepaste rapporten te maken.
Let op: wanneer je meerdere facturen naar HubSpot synchroniseert voor hetzelfde dealrecord, worden de bovenstaande eigenschappen bijgewerkt met de meest recent bijgewerkte factuur in QuickBooks.
Veelgestelde vragen
Hoe synchroniseer ik PO nummer of andere factuurvelden van/naar QuickBooks?
PO nummer is geen standaard veld op QuickBooks facturen en moet worden toegevoegd als een aangepast veld. Om deze reden kan de HubSpot QuickBooks Online integratie er geen out of the box veldtoewijzing voor definiëren. Gebruikers met een Ops Hub Starter, Professional of Enterprise account kunnen aangepaste toewijzingen definiëren. Met behulp van aangepaste veldtoewijzingen kun je QuickBooks factuurvelden identificeren (bijv. Volgnummer, PO-nummer, Verzendmethode) en deze waarden synchroniseren van en naar HubSpot en Quickbooks.
Hoe geef ik kortingen, belastingen en kosten weer op mijn facturen?
Als je de Quickbooks Online integratie gebruikt, kun je geen kortingen, belastingen en kosten op orderniveau toevoegen aan je facturen, omdat QuickBooks Online niet hetzelfde concept van belastingen en kosten op factuurniveau heeft.
In plaats van belastingen, kortingen en kosten op factuurniveau te gebruiken, wordt het volgende aanbevolen:
- Kortingen: voeg je kortingen toe op regelitemniveau en gebruik het veldOpmerkingen om de korting toe te lichten.
- Vergoedingen (zoals verzendkosten, creditcardkosten, te laat betaalde bedragen): kunnen als eigen regel worden toegevoegd aan de factuur, idealiter met behulp van een product dat is gesynchroniseerd vanuit QuickBooks.
- Belastingen: kunnen als regel aan de factuur worden toegevoegd, idealiter met behulp van een product dat is gesynchroniseerd met QuickBooks, en is gekoppeld aan je QuickBooks inkomsten-/uitgavenrekening voor het bijhouden van het geïnde belastingbedrag. Deze belastingregels zijn niet gekoppeld aan het QuickBooks Online Tax Center voor belastingrapportage.
Moet ik mijn workflowacties Betaalde factuur maken en Betaalde kassabon maken uitschakelen als ik factuursynchronisatie in twee richtingen gebruik?
Het is ten minste aan te raden om je workflow bij te werken om betalingen uit te filteren die afkomstig zijn van facturen (bijv. betalingen waarbij de bron = factuur). Als de workflow niet wordt bijgewerkt, zal er dubbel werk worden gedaan, omdat factuurbetalingen ook de aanmaak van betaalde facturen zullen triggeren. Er vindt slechts één betaling plaats, maar er zijn twee facturen voor de betaling.
