請求書のQuickBooks Onlineデータ同期連携を使用します。
更新日時 2024年 9月 3日
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HubSpotとQuickBooksのデータ同期連携を設定し、HubSpotからQuickBooksに請求書を同期した場合、以下の手順で請求書を作成してQuickBooksに同期し、請求書のQuickBooks同期に関するよくある質問をご確認ください。
請求書の同期
同期をセットアップしたら、以下の手順に従ってHubSpotからQuickBooks Onlineに最初の請求書を同期します:
- 請求書の作成 .
- Finalizeをクリックする。
- 連携同期は新しい請求書を検出し、請求書の詳細と設定されたフィルターを照合し、適格であれば請求書をQuickBooks Onlineに同期します。
- 同期に失敗した請求書は、請求書一覧ページの上部にバナーが表示されます。同期の失敗の詳細をクリックすると、QuickBooks 連携同期設定の同期の失敗パネルが開きます。
- また、請求書の同期が正常に行われたかどうかは、請求書プレビューパネルの連携同期カードを見るか、QuickBooks 連携設定の同期健全性テーブルを見ることで確認できます。同期に失敗すると、失敗した請求書の表に請求書が表示されます。エラーカテゴリーの下にある情報アイコンにマウスポインターを合わせると、請求書の同期に失敗した理由の説明が表示されます。
請求書オブジェクトの表示
HubSpotで作成した請求書、またはQuickBooks Onlineから同期した請求書は、HubSpotの請求書オブジェクトで表示できます。請求書オブジェクトのカスタムプロパティーを作成することもできます。
請求書オブジェクトを確認するには:
- HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
- 請求書一覧ページが表示され、すべての請求書が表示されます。
- 検索バーを使用するか、詳細フィルターをクリックして特定の請求書を検索します。
- 請求書をクリックすると右パネルが開き、プロパティー、支払い、関連付けが表示されます。連携同期セクションまでスクロールし、同期ステータスを表示します。
QuickBooks Onlineから同期された請求書は自動的にHubSpot取引レコードに関連付けされません。
請求書の支払いを確認する
請求書レコードから、請求書の支払元、支払日、および支払ステータスを確認できます:
- HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
- 支払いを表示したい請求書を表示をクリックしてください。
- 右側のパネルで、支払までスクロールすると、関連付けされた支払情報とステータスが表示されます。
- 支払いにマウスポインターを合わせ、プレビューをクリックすると、支払いの詳細を表示できます。
- QuickBooks Onlineを使用して支払いを行った場合は、View payment in QuickBooks Onlineをクリックし、QuickBooksの支払いレコードを表示します。
注:支払済みの請求書をHubSpotからQuickBooksに同期する際、HubSpotで選択した支払い処理機能( StripeまたはHubSpot決済機能)の関連付け処理手数料は、QuickBooksで自動的にアカウントを作成しません。この費用を計上するには、受け取ったすべての請求書と支払いのレポートを作成し、 P処理手数料とプラットフォーム手数料プロパティーを合計し、その合計金額をQuickBooksの費用として入力します。
- 支払いを払い戻すには、「アクション」をクリックし、「払い戻し」を選択します。払い戻しに進むをクリックする。ダイアログボックスで、払戻し金額を入力し、理由ドロップダウンメニューをクリックし、払戻し理由を選択します。
- 支払いを削除するには、「アクション」をクリックし、「削除」を選択します。ダイアログボックスで、Delete。
注:
- 支払いに対する払い戻しは自動的に同期されません。HubSpot決済機能(Stripe、HubSpot決済機能)を使用した支払いについては、QuickBooksでクレジットメモまたは返金領収書をレコードできます。QuickBooksを使用して行われた支払いについては、HubSpotの対応する支払いを上記の手順で手動で返金する必要があります。
- 削除アクションがQuickBooks Onlineに同期されません。QuickBooksで行った変更を手動で反映させることができます。
同期中の請求書のPDFダウンロード
同期した請求書のPDFをHubSpotにいながらダウンロードできます。
- 請求書に関連付けられたオブジェクト(コンタクト、会社、支払いなど)に移動します。
- 右のパネルで、Invoicesカードまでスクロールする。請求書カードが表示されない場合は、オブジェクトに追加する方法を学ぶ。
- 送り状番号をクリックしてPDFをダウンロードしてください。
カスタム請求書プロパティーの作成
カスタム請求書オブジェクトプロパティーを作成するには、次の手順を実行します。
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- [プロパティー]をクリックします。
- Select an objectドロップダウンメニューをクリックし、Invoice propertiesを選択する。
- プロパティーを作成します。
請求書オブジェクトは、コンタクトのセグメント化、ワークフローのトリガー、カスタムレポートの作成に使用することができます。
注:、HubSpotに複数の請求書を同じ取引レコードに同期実行すると、上記のプロパティーはQuickBooksで最も新しく更新された請求書によって更新されます。
よくある質問
Quickbooksとの間でPO番号やその他の請求書フィールドを同期するにはどうすればよいですか?
PO番号はQuickBooksの請求書のデフォルトフィールドではないため、カスタムフィールドとして追加する必要があります。そのため、HubSpot QuickBooks Online連携では、すぐに使えるフィールドマッピングを定義することができません。 Ops Hub Starter , Professional , およびEnterpriseアカウントのユーザーは、カスタムマッピングを定義できます。カスタムフィールドマッピングを使用すると、QuickBooksの請求書フィールド(追跡番号、PO番号、配送方法など)を識別し、それらの値をHubSpotとQuickbooks間で同期できます。
割引、税金、手数料を請求書に記載するにはどうすればよいですか?
QuickBooks Onlineとの連携を使用する場合、QuickBooks Onlineには請求書レベルの税金や手数料という概念がないため、請求書に注文レベルの割引、税金、手数料を追加することができません。
請求書レベルの税金、割引、手数料を使用する代わりに、以下を推奨する:
- 割引:商品項目レベルで割引を追加し、コメントフィールドを使用して割引を説明する。
- 手数料(送料、クレジットカード手数料、遅延損害金など):、請求書に商品項目を追加することができる。理想的にはQuickBooksから同期された商品を使用する。
- 税:請求書にリンクを追加することができます。理想的には、QuickBooksから同期する製品を使用し、QuickBooksの収支アカウントにリンクして、請求された税額を追跡します。これらの商品項目はQuickBooks Onlineタックスセンターに接続されず、税務申告に使用されません。
双方向請求書同期を使用する場合、支払済み請求書作成と支払済み売上領収証作成のワークフローアクションをオフにする必要がありますか?
最低限、ワークフローを更新し、請求書からの支払いを絞り込むことをお勧めします(例:ソース = 請求書)。ワークフローが更新されないと、請求書支払いも支払済み請求書作成のトリガーとなるため、重複が発生する。支払いが発生するのは1回だけだが、支払いに対する請求書は2枚になる。