Wyklucz odbiorców z rejestrowania wiadomości e-mail i spotkań w systemie CRM

Skorzystaj z list „nigdy nie rejestruj”, aby wykluczyć określone adresy e-mail lub domeny z rejestrowania wiadomości e-mail i spotkań w systemie CRM. Zarządzanie ustawieniami listy „nigdy nie rejestruj” pozwala precyzyjnie dostosować sposób rejestrowania oraz zachować integralność danych poprzez zapobieganie rejestrowaniu komunikacji wewnętrznej i spotkań osobistych. Na przykład dodanie domeny Twojej firmy do listy „nigdy nie rejestruj” zapobiega rejestrowaniu wewnętrznej korespondencji e-mailowej i aktywności związanej ze spotkaniami w systemie CRM, podczas gdy komunikacja z Twoimi kontaktami jest nadal rejestrowana zgodnie z zasadami rejestrowania wiadomości e-mail.

Dodaj adresy e-mail lub domeny do osobistej listy „nigdy nie rejestruj”, gdy wyłączenia mają zastosowanie wyłącznie do Twojego konta użytkownika. Skorzystaj z listy „nigdy nie rejestruj” obejmującej całe konto, gdy wyłączenia mają zastosowanie do wszystkich użytkowników na Twoim koncie.

Jak działają listy „nigdy nie rejestruj”

Po dodaniu adresów e-mail lub domen do listy „nigdy nie rejestruj” przyszłe wiadomości e-mail i zsynchronizowane spotkania nie będą rejestrowane w odniesieniu do tych konkretnych kontaktów.

• Jeśli w wiadomości e-mail lub spotkaniu występuje wiele kontaktów, aktywność zostanie zarejestrowana w rekordach pozostałych kontaktów, które nie znajdują się na liście „nigdy nie rejestruj”.

• Ustawienia „Nigdy nie rejestruj” nie mają mocy wstecznej. Dodanie adresów e-mail lub domen do listy „Nigdy nie rejestruj” nie spowoduje usunięcia wcześniej zarejestrowanych działań z systemu CRM.

Zapoznaj się z poniższym opisem działania funkcji „Nigdy nie rejestruj” w odniesieniu do wiadomości e-mail i spotkań.

Wiadomości e-mail

• Gdy wiadomośće-mail zostanie wysłana z indywidualnego służbowegoadresu e-mail, za pomocą rozszerzenia lub dodatku HubSpot Sales albo z adresu e-mail zespołu do odbiorców znajdujących się naliście „nigdy nie rejestruj”:
  • nie zostanie utworzony nowy rekord kontaktu.
  • Działania związane ze śledzeniem wiadomości e-mail nie będą rejestrowane na osi czasu kontaktu. Jednak działania związane ze śledzeniem wiadomości e-mail dla wszystkich odbiorców będą nadal rejestrowane w Twoim kanale aktywności.
  • E-mail nie zostanie zarejestrowany w żadnym powiązanym rekordzie.
• Jeśli wyślesz wiadomość e-mail z CRM do kontaktu znajdującego się na liście „nigdy nie rejestruj”, wiadomość zostanie wysłana, ale nie zostanie zarejestrowana na osi czasu kontaktu.
• Jeśli wiadomość e-mail zostanie wysłana na adres lub do domeny znajdującą się na liście „nigdy nie rejestruj”, a następnie zarejestrowana w HubSpot przy użyciu adresu BCC lub adresu przekierowania, kontakt zostanie wykluczony z rejestrowania.

Spotkania

• Listy „nigdy nie rejestrować” mają zastosowanie wyłącznie do spotkań utworzonych poprzez synchronizację kalendarza HubSpot z połączonym kalendarzem Google lub Outlook. Spotkania utworzone w HubSpot (np. na podstawie rekordów CRM lub poprzez strony planowania) będą nadal rejestrowane w CRM, nawet jeśli uczestnik znajduje się na liście „nigdy nie rejestrować”.
• Gdy w spotkaniu bierze udział wielu użytkowników HubSpot, o tym, czy spotkanie zostanie zarejestrowane w CRM, decyduje osobista lista „nigdy nie rejestrować” właściciela spotkania. Na przykład, jeśli kontakt umówi spotkanie z dwoma użytkownikami HubSpot, ale tylko właściciel spotkania ma tego kontaktu na swojej osobistej liście „nigdy nie rejestrować”, spotkanie nie zostanie zarejestrowane w CRM.

Ograniczenia i kwestie do rozważenia

• Listy „nigdy nie rejestrować” nie mają zastosowania do wiadomości e-mail wysyłanych do lub z integracji stron trzecich.

• Listy „nigdy nie rejestruj” obsługują maksymalnie 500 adresów e-mail lub domen.

Zarządzaj swoją osobistą listą „nigdy nie rejestruj”

Dodaj adresy e-mail i domeny do swojej osobistej listy „Nigdy nie rejestruj” w ustawieniach poczty e-mail. Wyłączenia z osobistej listy „Nigdy nie rejestruj” dotyczą Twojejindywidualnej służbowej poczty e-mail.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sek cji Ogólne.
3. W górnej części strony kliknij kartę „ ” poczty e-mail.
4. W sekcji „Nigdy nie rejestruj ” kliknij opcję „Dodaj adresy e-mail lub domeny”.
5. W oknie dialogowym wprowadź jeden lub więcej adresów e-mail lub domen:
   • Aby nigdy nie rejestrować wiadomości e-mail wysyłanych do konkretnego odbiorcy, wprowadź adres e-mail w formacie emailaddress@domain.com ( np. name@hubspot.com).
   • Aby nigdy nie rejestrować wiadomości e-mail wysyłanych do dowolnych odbiorców z określoną domeną, wprowadź domenę w formacie *@domain.com ( np. *@hubspot.com).
6. Kliknij „Zapisz”. Wiadomości e-mail zapisane na Twojej osobistej liście „Nigdy nie rejestruj” są oznaczone etykietą „Tylko Ty”.
7. Aby usunąć adres e-mail lub domenę z listy „Nigdy nie rejestruj”, kliknij przycisk „Usuń”.

Zarządzaj listą adresów wykluczonych dla wszystkich użytkowników

Dodaj adresy e-mail i domeny do listy adresów zablokowanych na swoim koncie, aby zastosować wykluczenia wobec wszystkich użytkowników na koncie oraz kont e-mailowych zespołu.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, przejdź do sekcji Obiekty.

3. W górnej części strony „Obiekty ” kliknij menu rozwijane „Wybierz obiekt ” i wybierz opcję „Działania”.

4. Wzakładce „Rejestrowanie i śledzenie wiadomości e-mail” ( ) wsekcji „Nigdy nie rejestruj ” ( Never Log ) kliknij opcję „Dodaj adresy e-mail lub domeny” ( Add emails or domains).

5. W oknie dialogowym wprowadź jeden lub więcej adresów e-mail lub domen:
   • Aby nigdy nie rejestrować wiadomości e-mail wysyłanych do konkretnego odbiorcy, wprowadź adres e-mail w formacie emailaddress@domain.com ( np. name@hubspot.com).

• • Aby nigdy nie rejestrować wiadomości e-mail wysyłanych do dowolnych odbiorców z określoną domeną, wprowadź domenę w formacie *@domain.com ( np. *@hubspot.com).

6. Kliknij Zapisz. Wiadomości e-mail zapisane na liście „nigdy nie rejestruj” dla całego konta są oznaczone etykietą „Wszyscy użytkownicy”.

7. Aby usunąć adres e-mail lub domenę z listy „Nigdy nie rejestruj”, kliknij „Usuń”.