Dodawanie danych do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy

Skorzystaj z akcji „Utwórz wiersz w Arkuszu Google” lub „Zaktualizuj dane w Arkuszu Google” , aby przesłać dane z właściwości HubSpot do arkusza kalkulacyjnego. Możesz na przykład użyć tej akcji do przesłania danych kontaktowych nowych potencjalnych klientów do arkusza kalkulacyjnego przeznaczonego dla zespołu ds. sprzedaży.

Zanim będziesz mógł dodawać dane do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy, musisz połączyć Arkusze Google ze swoim kontem HubSpot. Aplikację można połączyć z App Marketplace lub bezpośrednio w ramach przepływu pracy.

Zanim zaczniesz

Podczas wysyłania danych z HubSpot do Arkuszy Google należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Domyślnie HubSpot wysyła do Arkuszy Google wartości właściwości wewnętrznych. W przypadku dat HubSpot wysyła znaczniki czasu Unix w milisekundach.
  
  • Jeśli posiadasz subskrypcję Data Hub Professional, możesz sformatować właściwość daty zgodnie z własnymi preferencjami, dodając akcję„Formatuj dane ” przed akcją „Utwórz wiersz w Arkuszach Google ”. Następnie w menu rozwijanym „Właściwość ” akcji „Arkusze Google” wybierz wynik daty z akcji „Formatuj dane ”.
  • Możesz również przekonwertować daty z milisekund w Arkuszach Google, dodając następującą formułę do osobnej kolumny w arkuszu: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1). Zastąp A1 kolumną, w której znajduje się znacznik czasu Unix.

• W przypadku użycia akcji „Utwórz wiersz w Arkuszach Google ” dane nie są dodawane do istniejących wierszy. Zamiast tego akcja ta wstawia nowy wiersz do arkusza. Może to wpłynąć na komórki, do których istnieją odwołania, oraz na używane formuły. Aby tego uniknąć, upewnij się, że odwołania dotyczą wyłącznie wypełnionych, istniejących wierszy. Aby dodać dane do istniejących wierszy, użyj akcji „Zaktualizuj istniejące wiersze w Arkuszach Google ”.

• Należy unikać ręcznego dodawania danych do arkusza, do którego HubSpot wysyła dane. Jeśli konieczne jest ręczne dodanie danych do arkusza kalkulacyjnego, należy utworzyć nowy arkusz i odwołać się do istniejących danych z pierwszego arkusza.
• Zasadniczo nie zaleca się stosowania formuł w Arkuszach Google, które aktualizujesz. Aktualizacja komórek w Arkuszach Google zawierających wiele formuł może skutkować wydłużeniem czasu wykonywania akcji lub błędami w przepływie pracy.
  • Arkusze Google automatycznie przeliczają wszystkie formuły zależne za każdym razem, gdy komórki są modyfikowane. Im większy i bardziej nasycony formułami staje się arkusz, tym dłużej potrwa każda operacja aktualizacji.
  • Zamiast tego zaleca się stosowanie jak najmniejszej liczby formuł lub stosowanie formuł dopiero po zakończeniu wszystkich aktualizacji arkusza kalkulacyjnego.
• Nie zaleca się aktualizowania tego samego arkusza w wielu przepływach pracy, ponieważ może to spowodować powielanie danych. Zamiast tego zaleca się stosowanie tylko jednego przepływu pracy dla każdego arkusza.
• Podczas wybierania arkusza kalkulacyjnego w edytorze przepływu pracy dostępne arkusze są powiązane z arkuszami, do których dostęp ma użytkownik łączący. Aby arkusz pojawił się jako opcja, musi spełniać co najmniej jeden z poniższych warunków:
  • Należeć do dysku użytkownika łączącego się.
  • Był wcześniej udostępniony użytkownikowi łączącemu się.
  • Należeć do dysku współdzielonego, do którego użytkownik łączący się ma dostęp.
• Jeśli odłączysz integrację z Arkuszami Google i ponownie połączysz się z innym użytkownikiem, dostępne arkusze mogą się różnić. Przed odłączeniem i ponownym połączeniem zaleca się sprawdzenie wszystkich powiązanych przepływów pracy.

Uwaga: czasami podczas dodawania danych może wystąpić przekroczenie limitu czasu żądania, co może spowodować utworzenie zduplikowanego wiersza. Aby rozwiązać ten problem, zduplikowane dane można usunąć na swoim koncie.

Skonfiguruj arkusz kalkulacyjny

• Wiersz nagłówkowy musi zaczynać się w pierwszej kolumnie pierwszego wiersza.
• Każdy nagłówek kolumny powinien być opatrzony etykietą, aby HubSpot mógł go zidentyfikować i wysłać do niego dane. HubSpot nie może wysyłać danych do kolumn bez etykiet.
• Upewnij się, że wszystkie kolumny w zakresie tabeli mają nagłówki. Unikaj pozostawiania pustych nagłówków między kolumnami, ponieważ może to powodować problemy i uniemożliwić prawidłową aktualizację arkusza kalkulacyjnego. Na przykład, jeśli arkusz kalkulacyjny wykorzystuje kolumny od A do C, nie pozostawiaj pustego nagłówka w kolumnie B.
• Arkusz kalkulacyjny nie może zawierać więcej niż 5 000 000 komórek.

Połącz Arkusze Google z HubSpot

Zanim będziesz mógł dodawać dane do Arkuszy Google za pomocą przepływów pracy, musisz połączyć Arkusze Google ze swoim kontem HubSpot.

Aplikację można podłączyć w App Marketplace.

Dodaj nowe wiersze w Arkuszach Google

Korzystając z akcji „Utwórz wiersz w Arkuszu Google ” w celu dodania danych do arkusza Google, upewnij się, że arkusz został poprawnie sformatowany. Poza wierszem nagłówkowym nie umieszczaj żadnych innych danych w arkuszu, do którego wysyłasz dane.

Ta akcja nie dodaje danych do istniejących wierszy. Zamiast tego akcja ta wstawia nowy wiersz do arkusza. Może to wpłynąć na komórki, do których odwołuje się arkusz, oraz na używane formuły. Aby tego uniknąć, upewnij się, że odwołania dotyczą wyłącznie wypełnionych, istniejących wierszy.

Aby dodać nowe wiersze do Arkusza Google:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Aby edytować istniejący przepływ pracy, najedź kursorem na przepływ pracy, a następnie kliknij Edytuj. Możesz też utworzyć nowy przepływ pracy.
3. W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę „ +”, aby dodać akcję.
4. W panelu po lewej stronie, w sekcji Arkusze Google, wybierz opcję Utwórz wiersz w Arkuszu Google.
5. Kliknij menu rozwijane „Arkusz” i wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Możesz wybierać spośród arkuszy, których właścicielem jest użytkownik, który połączył Arkusze Google z HubSpot, lub które zostały udostępnione temu użytkownikowi.
6. Kliknij menu rozwijane „Arkusz” i wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Pole „Arkusz” odnosi się do zakładek u dołu arkusza kalkulacyjnego.
7. Skonfiguruj nagłówek kolumny w arkuszu Google i odpowiadającą mu właściwość HubSpot. HubSpot doda dane do pustych wierszy poniżej istniejących danych w arkuszu. Każda akcja może dodać do 20 komórek danych w każdym wierszu.
   1. Kliknij menu rozwijane „Nagłówek ” i wybierz nagłówek kolumny w arkuszu Google, do którego chcesz wysłać dane.
   2. Kliknij menu rozwijane „Właściwość” i wybierz odpowiednią właściwość HubSpot , z której będą wysyłane dane.
8. Po skonfigurowaniu akcji przepływu pracy kliknij „Zapisz”.

Zaktualizuj istniejące wiersze w Arkuszu Google

Korzystając z akcji „Zaktualizuj istniejące wiersze w Arkuszu Google” , upewnij się, że arkusz kalkulacyjny ma prawidłowy format.

Ta akcja zaktualizuje dane znajdujące się w arkuszu Google. Domyślnie do arkusza Google nie zostaną dodane żadne dodatkowe wiersze — zaktualizowane zostaną wyłącznie istniejące wiersze.

Aby zaktualizować istniejące wiersze w Arkuszu Google:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Aby edytować istniejący przepływ pracy, najedź kursorem na przepływ pracy, a następnie kliknij Edytuj. Możesz też utworzyć nowy przepływ pracy.
3. W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę „ +”, aby dodać akcję.
4. W panelu po lewej stronie wybierz opcję „Zaktualizuj dane w Arkuszu Google”.
5. Kliknij menu rozwijane „Arkusz” i wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Możesz wybierać spośród arkuszy, których właścicielem jest użytkownik, który połączył Arkusze Google z HubSpot, lub które zostały udostępnione temu użytkownikowi.
6. Kliknij menu rozwijane Arkusz i wybierz arkusz, do którego chcesz wysłać dane. Pole Arkusz odnosi się do zakładek u dołu arkusza kalkulacyjnego.
7. Skonfiguruj unikalne identyfikatory, aby dopasować dane w Arkuszach Google do danych w HubSpot. Gdy wartość komórki w wybranym nagłówku kolumny „Wyszukiwanie” będzie zgodna z wartością wybranej właściwości HubSpot dla zarejestrowanego rekordu, wiersz zawierający pasującą komórkę zostanie zaktualizowany. Jeśli istnieje wiele wierszy o pasujących wartościach, zaktualizowany zostanie tylko pierwszy wiersz zawierający pasującą komórkę.
   • Kliknij menu rozwijane nagłówka kolumny „Lookup” i wybierz nagłówek kolumny w arkuszu kalkulacyjnym. Powinien on odpowiadać właściwości HubSpot, która będzie służyć jako unikalny identyfikator do aktualizacji. Na przykład unikalnym identyfikatorem może być adres e-mail kontaktu, ponieważ jest on unikalny dla danej osoby.
   • Kliknij menu rozwijane „Właściwość kolumny wyszukiwania ” i wybierz właściwość odpowiadającą nagłówkowi kolumny wyszukiwania, która będzie służyć jako identyfikator do aktualizacji.
8. W menu rozwijanym „Utwórz nowy wiersz, jeśli nie ma dopasowań ”:
   • Jeśli chcesz utworzyć nowy wiersz, gdy nie ma pasującego nagłówka kolumny „Lookup” i właściwości kolumny „Lookup”, kliknij „Tak”. Spowoduje to utworzenie nowego wiersza zawierającego wyłącznie właściwości ustawione w sekcji „Wybierz kolumny do aktualizacji ”.
   • Jeśli nie chcesz tworzyć nowego wiersza w przypadku braku zgodności między nagłówkiem kolumny „Lookup” a właściwością kolumny „Lookup”, kliknij „Nie”.
9. Skonfiguruj kolumny w arkuszu kalkulacyjnym, które chcesz zaktualizować:
   
   • Kliknij menu rozwijane „Wybierz kolumny do aktualizacji ” — wyświetli się lista nagłówków kolumn z wybranego arkusza kalkulacyjnego. Następnie wybierz kolumnę, którą chcesz zaktualizować.
   • Kliknij menu rozwijane pod nagłówkiem kolumny i wybierz opcję. Możesz zaktualizować dane, korzystając z istniejącej wartości właściwości z zarejestrowanego rekordu lub z wyniku wcześniejszej akcji przepływu pracy.
   • Aby dodać kolejną kolumnę do aktualizacji, kliknij opcję „Dodaj kolumnę”.
   • Aby usunąć kolumnę, kliknijikonę usunięcia „ delete dete” obok nagłówka kolumny.
10. Kliknij „Zapisz”.
    

Rozwiązywanie problemów związanych z błędami podczas korzystania z Arkuszy Google w połączeniu z HubSpot

Jeśli nie możesz znaleźć konkretnego arkusza lub napotykasz błąd podczas konfigurowania działań w ramach przepływu pracy, prawdopodobnie jest to problem związany z kontami użytkowników używanymi do połączenia z Arkuszami Google. Na przykład, jeśli użytkownik został dezaktywowany w HubSpot, może pojawić się następujący błąd: Nie można załadować opcji „Arkusz kalkulacyjny” z powodu awarii API strony trzeciej.

Aby rozwiązać ten problem, zaleca się odłączenie integracji z Arkuszami Google, a następnie ponowne nawiązanie integracji przy użyciu aktywnego użytkownika HubSpot oraz konta Google, które ma dostęp do arkuszy, które chcesz zaktualizować.