Anslut HubSpot och QuickBooks Online

Anslut ditt HubSpot-konto till QuickBooks Online för att se till att uppgifter om kunder, produkter, fakturor och betalningar är synkroniserade mellan de båda systemen. Med datasynkronisering kan register synkroniseras automatiskt mellan HubSpot och QuickBooks Online, vilket bidrar till att minska behovet av manuell datainmatning och säkerställa att informationen är konsekvent i både ditt CRM-system och din bokföringsplattform.

När till exempel en kundpost eller en faktura uppdateras i det ena systemet kan ändringarna synkroniseras till det andra systemet enligt dina synkroniseringsinställningar. Du kan också se betalningsinformation för kopplade affärsregister i HubSpot, vilket ger sälj- och ekonomiavdelningarna insyn i kundernas faktureringsaktivitet.

Observera: Vi rekommenderar att du rådgör med dina ekonomi- och juridikavdelningar för att avgöra om denna integration passar dina behov innan du ansluter den.

För att få en överblick över HubSpots integration med QuickBooks Online, titta på den här videon:

Innan du sätter igång

Begränsningar

• Redigera fakturor i QuickBooks Online: vissa ändringar går inte att göra i QuickBooks Online på fakturor som skapats i HubSpot. Följande ändringar kan inte göras: lägga till eller ta bort radobjekt, uppdatera priser, ta bort en betalning eller lägga till skatteuppgifter. Om redigeringen inte görs i HubSpot kommer fakturan inte att synkroniseras. Du kan uppdatera fakturafält, lägga till betalningar eller krediter och lägga till servicedatum för radobjekt på en HubSpot-krediterad faktura från QuickBooks Online. 
• Fakturering av skatt: använd automatiseradförsäljningsskatt för att synkronisera automatiserad skattedata från HubSpot till QuickBooks Online, när du skapar fakturor med automatiserad skatt i HubSpot.
• Icke-amerikanska QuickBooks Online-konton: de flesta icke-amerikanska QuickBooks Online-versioner kräver att synkroniserade fakturor inkluderar skatt (t.ex. moms, HST, GST, etc.). HubSpot-fakturor kan inte skapas med skatt, så användare med icke-amerikanska QuickBooks Online-konton kommer inte att kunna använda den här funktionen.
• Intäktsredovisning: Fakturor från HubSpot stöder inte att lägga till ett servicedatum till radobjekt i HubSpot, vilket krävs när man använder QuickBooks Onlines funktion för intäktsredovisning.
• Affärsegenskap för konto: QuickBooks Online-appen skriver inte data till gruppen Affärsegenskap för konto . Vi rekommenderar att du använder objektet faktura när du skapar rapporter och utlöser arbetsflöden om du har anslutit den här appen.
• Om du aktiverar kreditkortsavgifter i inställningarna för betalning kommer avgiften inte att synkroniseras med fakturor i QuickBooks Online. Detta kan kräva manuell avstämning. För att undvika avvikelser bör du stänga av avgiftsinställningen när du använder QuickBooks Online Integration.

Begränsningar och saker att tänka på vid betalningssynkronisering

• Redigera inte betalningsregister i QuickBooks Online som har sitt ursprung i HubSpot. Om man till exempel lägger till en faktura till en befintlig betalning i QuickBooks Online kommer synkroniseringen av posten att misslyckas eller så kommer posten att uteslutas från synkroniseringen. Om detta inträffar kan den tillhörande HubSpot-fakturan visas som obetald utan att något felmeddelande visas.
• Betalningar som är kopplade till flera fakturor synkroniseras inte till HubSpot. I QuickBooks Online kan en enskild betalning tillämpas på flera fakturor. HubSpot stöder inte uppdelning av en betalning på flera fakturor, vilket innebär att betalningar som är kopplade till mer än en faktura i QuickBooks Online inte synkroniseras till HubSpot.
• För att undvika dubbla register kommer endast betalningar som skapats efter att du har anslutit appen att synkroniseras till HubSpot. 
• Konfigurationen för betalningssynkronisering använder obligatoriska standardinställningar som varken kan visas eller redigeras. 

Begränsningar och saker att tänka på vid synkronisering av kreditnotor

• Du kan konfigurera synkroniseringen så att den är enkelriktad eller dubbelriktad.
• Synkronisering av kreditnotor inkluderar radobjekt, rabatter, automatiserad moms, kreditnotor på fakturor och Betalningsregister som inte är noll och som inkluderar summor för kreditnotor.
  
• Synkroniseringsfiltret för utgående kreditnotor kan inte redigeras i HubSpot.
• Vissa fält i kreditnota-synkroniseringen är interna och kan inte redigeras i HubSpot.
• I vissa situationer med överbetalning i QuickBooks Online kan summan som tillämpas på Inbound vara större än summan som tillämpas på fakturan.

• Integrationen synkroniserar annullerade kreditnotor i båda riktningarna.

  • Kreditnotor som har makulerats i HubSpot och synkroniserats med QuickBooks Online har makulerats i fältet PrivateNote , men radobjekten kvarhåller sina ursprungliga summor. 

  • Kreditnotor som har makulerats i QuickBooks Online och synkroniserats med HubSpot visar statusen Makulerad med 0 USD i återstående sum ma och 0 USD i krediterat belopp . 

• Integrationen stöder endast att tillämpa en kreditnota på en faktura per betalning. Om en kreditnota tillämpas på flera fakturor i en enda betalning synkroniseras inte tilldelningen av kredit till HubSpot. För att säkerställa att krediteringen synkroniseras korrekt ska du tillämpa kreditfakturan på varje faktura separat. Varje ansökan kommer att skapa ett separat Betalningsregister i HubSpot.

Rekommendationer innan du använder integrationen

• Stäng av anpass at transaktionsnummer i QuickBooks Online: kontrollera om inställningen för anpassat transaktionsnummer i QuickBooks Online är på. Vi rekommenderar att den här inställningen är avstängd. Om denna funktion är aktiverad kommer fakturor som skapas i QuickBooks Online automatiskt att få HubSpots fakturaprefix, vilket kan leda till att fakturanummer krockar.
• Låsa stängda bokföringsperioder: Aktivera inställningen som automatiskt låser stängda bokföringsperioder i QuickBooks Online. Detta gör att alla stängda konton skyddas från att ändras.
• Synkronisera produkter: det rekommenderas att synkronisera dina produkter från QuickBooks Online till HubSpot och att använda dessa produkter när du skapar fakturor, offerter och Betalningslänkar. Detta kommer att garantera att när fakturor och betalningar synkroniseras till QuickBooks Online, är de korrekt länkade till de inkomst- och utgiftskonton som du har ställt in.

• Synkronisera alla kunder :Virekommenderar att du synkroniserar alla kunder från QuickBooks Online till HubSpot som kontakter. När du skapar en faktura för en befintlig kund ska du se till att använda den kontakt som synkroniserades från QuickBooks Online. Detta kommer att säkerställa att alla fakturor du skapar är anslutna till rätt kund i QuickBooks Online. När du fakturerar en ny kund ska du se till att kontakten på fakturan är faktureringskontakten, vars e-postadress du vill ska vara ansluten till kunden i QuickBooks Online. 
• Uppdatera arbetsflödesåtgärderna Skapa betald faktura och Skapa betalt försäljningskvitto : om du använder tvåvägs fakturasynkronisering rekommenderas att du uppdaterar ditt arbetsflöde för att filtrera bort betalningar som kommer från fakturor (t.ex. betalningar där källan = faktura). Om arbetsflödet inte uppdateras kommer duplicering att ske, eftersom betalningar av fakturor också kommer att utlösa skapandet av betalda fakturor. Endast en betalning kommer att ske, men det kommer att finnas två fakturor för betalningen. 

Anslut appen

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Marketplace-ikonen i det övre navigeringsfältet och väljer sedan HubSpot Marketplace.
2. Sök efter och väljappen QuickBooks Online i sökfältet.
3. Klicka på Delbetalning. 
4. Klicka på ”Anslut till QuickBooks Online”.
5. Du kommer att få en prompt att ange dina inloggningsuppgifter för QuickBooks Online. 

Konfigurera dina synkroniseringsinställningar

För att aktivera datasynkronisering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM-synkroniseringar . 
5. Klicka på Konfigurera din synkronisering.
6. På sidan Välj de data som du vill synkronisera klickar du på rullgardinsmenyn QuickBooks Online och väljer det objekt som du vill synkronisera med HubSpot. Dropdown-menyn för HubSpot uppdateras automatiskt.
7. Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning. Du kan synkronisera följande objekt:

8. Klicka på ”Nästa” uppe till höger.
9. Klicka på rullgardinsmenyn Data conflict resolution och välj om du vill använda HubSpot-data eller använda QuickBooks Online-data .

10. I avsnittet Mapped fields (Mappade fält ) avaktiverar du brytarna för att utesluta dem från synkroniseringen. Läs mer om fältkartläggning med datasynkronisering.

• • Användare med ett Data Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan lägga till fler fält genom att klicka på Lägg till en mappning under de fördefinierade fälten.
    • Välj fälten i rullgardinsmenyerna och klicka på Skapa, eller klicka på delete delete för att ta bort mappningen.
    • Om du vill redigera eller ta bort en mappning som du har lagt till klickar du på Åtgärder och sedan på Redigera eller Ta bort.

11. Klicka på ”Nästa” uppe till höger.
12. På skärmen Begränsa kommer rekommenderade filter automatiskt att ställas in åt dig, baserat på det datum då du ställer in synkroniseringen. Filter är inställda för att minska "översynkronisering" av data, särskilt när du synkroniserar från HubSpot till QuickBooks Online. Granskning av HubSpots rekommenderade synkroniseringsfilter.
13. Synkroniseringsfilter (utom synkronisering av utgående fakturor) kan redigeras. Så här redigerar du synkroniseringsfiltren:

• • Under Filter klickar du på Redigera bredvid synkroniseringsfiltret.

• • Välj dina egenskaper och filterkriterier.
  • Klicka på Tillämpa kriterier och klicka sedan på Klar.

När synkroniseringen är påslagen synkroniseras data automatiskt mellan HubSpot och QuickBooks. När den första synkroniseringen är klar synkroniseras registren med jämna mellanrum:

• Ändringar från HubSpot till QuickBooks upptäcks inom några minuter.

• Ändringar från QuickBookstill HubSpot upptäcks var 30:e minut.

Data kan också synkroniseras på begäran genom att klicka på knappen Synkronisera nu på fliken CRM-synkroniseringar för att få de senaste uppdateringarna.

Rekommenderade synkroniseringsfilter

När du ställer in en synkronisering kommer rekommenderade filter automatiskt att ställas in åt dig, baserat på det datum då du ställer in synkroniseringen. Filter är inställda för att minska "översynkronisering" av data, särskilt när du synkroniserar från HubSpot till QuickBooks Online. De kan redigeras om så krävs

De rekommenderade filter som ställs in automatiskt är följande:

• Kontakter: tvåvägssynkronisering med följande följare för att förhindra att onödiga kontakter synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online:
  • QuickBooks Online → HubSpot: filtret är inställt på Alla kunder.
  • HubSpot → QuickBooks Online: i den första filtergruppen anges filtren Fakturastatus är inget av Utkast och Skapaddatum är efter [dagens datum] och Fakturakälla är något av HubSpot .
• Fakturor: utan att ett filter ställs in kommer alla fakturor att synkroniseras mellan QuickBooks Online och HubSpot synkroniseras. Detta filter ställer in en enkelriktad synkronisering från QuickBooks Online till HubSpot med filtret Skapad tid är efter [dagens datum kl. 12:00]. Datumet ställs in på den aktuella dagen.
• Produkter: en enkelriktad synkronisering från QuickBooks Online till HubSpot med standardfiltret Alla produkter & tjänster.

Ställ in visningsnamn på kunder

För kunder som synkroniseras från HubSpot till QuickBooks Online kommer namnet på det tillhörande företagsregistret att anges som visningsnamn. Om kontakten inte har något kopplat företag i HubSpot kommer visningsnamnet i QuickBooks Online som standard att baseras på egenskaperna för förnamn och efternamn.

Så här redigerar du detta:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM-synkroniseringar . 
5. Klicka på Synkronisering av kontakter.
6. På skärmen Configure , i avsnittet Mapped fields , klickar du på för att stänga av fältkartläggningen Display Name ← Associated Företag Name.

Observera: Fälten för visningsnamn måste vara unika i QuickBooks Online. För den första kontakten från ett företag kommer visningsnamnet att vara inställt på företagets namn, men alla kontakter från samma företag som försöker synkronisera med QuickBooks Online efter den första kontakten kommer inte att kunna synkroniseras, eftersom deras visningsnamn redan är upptaget. Vi rekommenderar att du använder en kontakt på ett företag som faktureringskontakt för alla fakturor eller betalningar för att undvika synkroniseringsfel. Fakturor, betalningslänkar eller offerter kan skickas till valfritt antal kontakter, men endast en kontakt (som matchar kunden i QuickBooks Online) ska vara formellt associerad.

Synkronisering av redigeringsdata

Så här redigerar du en befintlig datasynkronisering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM-synkroniseringar . 
5. Håll muspekaren över Synkronisering av kontakter, Synkronisering av produkter eller Synkronisering av fakturor och klicka på Redigera.
6. Gör dina ändringar genom att följa stegen som om du skulle ställa in synkroniseringen för första gången.

Granskning av synkroniseringsstatus

För granskning av en lista över register och deras synkroniseringsstatus:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM syncs .

• • Klicka på Objekt view för att se antalet register som synkroniseras, misslyckas eller utesluts. Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
    • Klicka på Alla objekt bredvid Filtrera efter: för att filtrera efter objekt.
    • Klicka på antalet register i varje kolumn för att se mer information om de register som synkroniseras, misslyckas eller utesluts. 

• • Klicka på Visa register för att visa en lista över register.
    
    • Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
    • Använd filtren ovanför tabellen för att filtrera registren.
    • Använd sidnavigeringen längst ned i tabellen för att navigera genom registren.
    • Under Synkronisera aktivitet klickar du på pilen för att se mer information om aktiviteten i ett register.

Export av synkroniseringsregister

För att exportera synkroniseringsregister:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM syncs .
5. Klicka på Visa register.
6. Om du vill redigera de kolumner som visas i tabellen klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Redigera kolumner.
7. Använd filtren ovanför tabellen för att filtrera registren.
8. När du har filtrerat registren klickar du på Mer längst upp till höger i tabellen och sedan på Export.
9. Välj filformat och klicka sedan på Export.
10. Filen för export kommer att skickas till din e-post på kontot. Du kommer också att få ett meddelande i appen när exporten är klar.

Stäng av datasynkronisering

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer > Anslutna appar i vänstra sidofältet.
3. Klicka på QuickBooks Online.
4. Klicka på fliken CRM syncs .
5. Håll muspekaren över objektets synkronisering som du vill stänga av, klicka på Mer och välj Stäng av synkronisering.

6. Detta kommer att förhindra att register synkroniseras mellan HubSpot och QuickBooks Online. När synkroniseringen är avstängd kan du klicka på Mer > Slå på synkronisering för att slå på den igen.