Lagra känslig data i HubSpot

För att lagra känslig information i ditt HubSpot-konto, till exempel personlig identifiering, finansiell, hälsa eller medicinsk information, kan användare med Superadmin-behörighet aktivera inställningen Känsliga data. När inställningen är aktiverad kan du skapa anpassade egenskaper som lagrar känsliga data och sedan begränsa användarnas åtkomst till egenskaperna med hjälp av behörigheter på fältnivå.

Innan du sätter igång

Innan du börjar lagra Känsliga data bör du läsa igenom följande information, inklusive krav, begränsningar och rekommendationer som rör funktionaliteten för Känsliga data.

• Du kan bara lagra vissa typer av Känsliga uppgifter i HubSpot. Se sidan Villkor för känsliga uppgifter för att förstå vilka typer av känsliga uppgifter du kan lagra och var dessa funktioner är tillgängliga.
• Endast användare med Superadmin-behörighet kan aktivera Känsliga data. När inställningen för Känsliga data har aktiverats kan den inte avaktiveras.
• Endast användare med Superadmin-behörighet kan skapa, redigera eller ta bort egenskaper för Känsliga data. Användare av Partner Admin kan inte skapa, redigera eller ta bort egenskaper för Känsliga data om de inte också har tilldelats Superadmin-behörighet.
• Egenskaper för Känsliga data är inte tillgängliga i vissa verktyg, inklusive personaliseringstoken, sandlådor, chatbots och playbooks.
• När du har aktiverat Känsliga data kan du stöta på begränsningar när du sammanfattar poster. Du kommer till exempel inte att kunna sammanfatta vissa aktiviteter som samtal och e-postmeddelanden om försäljning.

Slå på känslig data

Innan du skapar egenskaper för Känsliga data måste du aktivera Känsliga data i inställningarna för Sekretess och samtycke och acceptera de relaterade villkoren. Användare måste ha Superadmin-behörighet för att aktivera Känsliga data.

Observera: När du har aktiverat Känsliga data går det inte att stänga av det. När du har valt en datakategori kan du inte ta bort den, men du kan lägga till kategorier efter behov.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Privacy & Consent i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på Konfigurera inställningar för känsliga uppgifter. Om du redan har aktiverat Känsliga data klickar du på Redigera inställningar för känsliga data för att välja ytterligare datakategorier.

• I den högra panelen markerar du kryssrutorna för att ange i vilka kategorier du ska lagra känsliga uppgifter. Se villkoren för Känsliga data för att förstå vilka typer av data som kan lagras i kategorierna.
• Om du vill lagra HIPAA-skyddade data måste du markera både kryssrutan Health/Medical Data och kryssrutan We are a HIPAA-covered entity or business associate.

Observera: även om HubSpot tillhandahåller ett robust säkerhetsprogram för att skydda dina personliga och känsliga uppgifter oavsett innehåll, hjälper dessa identifieringsprocesser för datatyp att säkerställa att dina HIPAA- och regleringsbehov stöds. Genom att identifiera sig som en HIPAA-omfattad enhet eller affärspartner kan HubSpot spåra tillämpningen av Business Associate Agreement (BAA) och uppfylla lagstadgade skyldigheter.

• Klicka på Nästa.
• Läs villkoren för känsliga uppgifter och, om tillämpligt, Business Associate Agreement. Markera kryssrutan för att godkänna villkoren.
• Klicka på Slå på inställningar för känsliga uppgifter eller, om du har lagt till kategorier, klicka på Uppdatera inställningar för känsliga uppgifter.

Åtkomstrekommendationer för lagring av känslig data

När du har aktiverat inställningen för att lagra Känsliga data kan du behöva vidta åtgärder eller uppdatera vissa inställningar för att skydda dina data bättre. För att granska rekommendationer som hjälper dig att hantera Känsliga uppgifter:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Privacy & Consent i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på Kontrollera rekommendationer.

• I den högra panelen kan du granska rekommenderade åtgärder. För varje rekommendation klickar du på en länk för att läsa mer eller navigera till relevanta inställningar.

Skapa egenskaper för att lagra känslig data

Superadmins kan markera en egenskap som känslig. Du kan också ange om egenskapen kommer att lagra skyddad hälsoinformation. Som standard krypteras data i HubSpot under transport och i vila. Att markera en egenskap som känslig lägger till ytterligare ett lager av kryptering, applikationslagerkryptering, vilket ger enskilda konton och deras känsliga data ökat skydd och isolering. Känsliga data som behövs för sökning och rapportering lagras i skyddade miljöer med mycket begränsad åtkomst. Åtkomst till de okrypterade värdena för egenskaperna för känsliga data är begränsad till utsedda HubSpot-applikationer och användargodkända anslutna privata appar.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Egenskaper i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på Skapa egenskap.
• Ange grundläggande information om egenskapen, välj fälttyp och klicka sedan på fliken Känsliga data.
• Om du vill markera egenskapen som känslig väljer du Känsliga data. Om du lagrar mycket känslig information (BETA) väljer du Mycket känsliga data. Läs mer om betaversionen för mycket känsliga data i den här artikeln.

• Om egenskapen kommer att lagra HIPAA-skyddade hälsodata markerar du kryssrutan Ja, dessa data innehåller skyddad hälsoinformation (PHI).
• För att ange vem som har tillgång till att visa och redigera egenskapen klickar du på fliken Hantera åtkomst och väljer sedan ett alternativ.
• Avsluta konfigurationen av egenskapen och klicka sedan på Skapa.

Hantera känslig data

I avsnitten nedan kan du lära dig mer om hur du använder egenskaper för känsliga data och hanterar känsliga data i HubSpots verktyg.

Använd egenskaper för känslig data

När du har skapat en egenskap för att lagra känslig data:

• Superadmins kan ställa in behörigheter på fältnivå för att begränsa visnings- och redigeringsåtkomst för egenskapen till specifika användare och team. Detta rekommenderas starkt för att säkerställa att känsliga data endast kan ses eller ändras av utvalda användare.
• Superadmins kan se användaråtgärder som är relaterade till egenskapen Känsliga data i granskningsloggen.
• Superadmins kan redigera eller ta bort egenskapen Känsliga data.
• Användare med åtkomst till egenskapen kan uppdatera egenskapens värden manuellt eller via import och arbetsflöden.
• Användare med åtkomst till egenskapen kan använda egenskapen i Hubspot CRM-verktyg, inklusive CRM-poster, vyer, listor, arbetsflödesåtgärder och åtgärder, rapporter, sök och mobil. Känsliga data kommer inte att vara tillgängliga i alla andra HubSpot-verktyg.
• Om ditt konto ger HubSpot-anställda åt komst till felsökning av supportfrågor kommer HubSpot-anställda inte att ha åtkomst till att visa värden för egenskapen Känsliga data.

Formulär

Med möjligheten att lagra känslig data i HubSpot kan du använda HubSpot-formulär och andra formulär för att samla in känslig information från dina besökare på ett säkert sätt. Känsliga data som samlas in via formulär kommer att krypteras och synkroniseras till CRM på ett säkert sätt. Alla filer som laddas upp via inskick av formulär som är associerade med en egenskap för känslig data kommer också att betraktas som känsliga.

Endast användare med rätt behörighet att visa känsliga uppgifter kan visa värden för inskick av formulär och filer som markerats som känsliga. Alla meddelanden om inskick av formulär kommer också att följa kraven för användarbehörighet för känsliga uppgifter.

Integrationer

Utvecklare kan använda API-dokumentationen för att bygga integrationer som synkroniserar Känsliga data. Enligt villkoren för känsliga uppgifter, om du väljer att integrera med eller på annat sätt använda produkter från tredje part i samband med prenumerationstjänsten, bekräftar du att kunddata som är värd eller bearbetas av sådana tredjepartsprodukter skulle vara värd i enlighet med policyer som upprätthålls av dessa tredje parter.

Om du lagrar HIPAA-skyddade känsliga data stöds Snowflake Data Share-integrationen endast för följande regioner: AWS US_EAST_1 och AWS EU_CENTRAL_1.

Bilagor

Med möjligheten att lagra Sensitive Data kan du lagra filer som innehåller känslig information i verktyg i hela HubSpot. När du har aktiverat inställningen Känsliga data kommer bilagor som laddas upp på nedanstående sätt att skyddas av ett extra krypteringslager i HubSpots databaslagring. Detta kommer också att ta bort möjligheten att dela filer externt utan autentisering och kommer inte att tillåta HubSpot-anställda att komma åt bilagorna.

När filer läggs till via följande metoder kommer de att skyddas:

• Laddas upp från din dator på en post i avsnittet Bilagor.
• Laddas upp på en post via en ny anteckning.
• Laddas upp på en post via ett e-postmeddelande från en kontakt.
• Uppladdad på en post i HubSpot mobilapp.
• Laddas upp till en egenskap för filtyp.
• Uppladdad via ett inskick av formulär.
• Uppladdad via import.

Du kan styra användarnas åtkomst till bilagor med hjälp av behörigheter för varje verktyg. Du kan t.ex. begränsa åtkomsten till kontakter för specifika användare som inte ska ha åtkomst till kontaktfiler.

Meddelanden

När Känsliga data har aktiverats i ditt konto kommer vissa meddelanden inte att innehålla förhandsgranskningar (t.ex. en förhandsgranskning av en anteckningstext) för att undvika att visa Känsliga data. Detta kommer för närvarande att ske för följande aviseringar: du nämns @ i en post eller i en kommentar, du tilldelas eller får en påminnelse om en uppgift, det finns aktivitet i en post som du följer eller det finns en kommentar till en aktivitet som du är involverad i.

Arbetsflöden

Om du använder en egenskap för känsliga data i arbetsflöden rekommenderas det att du begränsar åtkomsten till arbetsflödesverktyget eftersom arbetsflöden för närvarande inte verkställer behörigheter på fältnivå.

Följande stöds för närvarande inte i följare:

• Associationsåtgärder som använder eller refererar till egenskaper hos Känsliga data
• Personaliseringstoken som använder eller refererar till egenskaper för känsliga data
• Registreringstriggers baserade på ändringar av värden för egenskaper för känsliga data

HubSpot AI-verktyg

HubSpots AI-verktyg kan hjälpa dig att automatisera uppgifter, samla in datainsikter, utarbeta innehåll och mer över HubSpots kundplattform. Endast användare med Superadmin-behörighet kan aktivera vissa AI-verktyg, t.ex. AI-assistenter.

Om du aktiverar Känsliga data kommer egenskaperna för Känsliga data som du skapar inte att användas för att träna HubSpot AI-modeller. Andra kunddata inom ditt konto kan dock användas för att träna HubSpot AI-modeller. Du kan välja bort att dina Kunddata används för maskininlärning genom att skicka ett e-postmeddelande till privacy@hubspot.com. För mer information, vänligen läs HubSpots användarvillkor och HubSpots Integritetspolicy.

Observera: undvik att dela känslig information i dina meddelanden. För att förbättra produkten loggar och lagrar HubSpot AI dina meddelanden, genererat språk och användningsmätvärden när du använder AI-produkter. HubSpot AI delar dina meddelanden med AI-tjänsteleverantörer för att möjliggöra din användning av AI-produkter och AI-tjänsteleverantörer kommer att lagra dina meddelanden för innehållsmodereringsändamål. Dina prompter kommer att vara attribuerbara till dig. Din användning av HubSpot AI:s betaprodukter regleras av våra betavillkor och AI-produkter som ingår i våra prenumerationstjänster regleras av våra produktspecifika villkor.

HubSpots AI-produkter är inte en del av funktionerna för Känslig Data. Vissa AI-produkter kan behandla Känsliga uppgifter som du kanske inte har avsett att inkludera när du genererar resultat baserat på den inmatade prompten. Dessa verktyg inkluderar:

• Sammanfattningar av konversationer
• Intelligens i konvertering
• Sammanfattningar av samtal med AI-assistent
• Automatisk mappning av talare
• Fyll automatiskt i Kontaktegenskaper

Om du t.ex. diskuterar känsliga uppgifter under en konvertering bör du inte använda verktyget Konverteringssammandrag. Även om du kanske inte hade för avsikt att mata in Känsliga data i din fråga, skulle verktyget Konverteringssammandrag behandla allt innehåll i konversationen.

För mer information om HubSpot AI:s AI-verktyg, se AI-modellkorten. Undvik att använda AI-verktyg om du inte vill att AI-verktygen ska behandla dina känsliga uppgifter.

Datacenter

Du kan lagra känslig information i alla datacenter som du använder. När du har aktiverat inställningen Känsliga data kan du dock inte migrera till ett annat datacenter just nu.

Ytterligare resurser

• För mer information om HubSpots säkerhetsprogram, se HubSpot Trust Center.
• För att lära dig hur du hanterar känsliga data via API, se utvecklarens dokumentation.
• För att lära dig hur du lagrar mycket känslig data (BETA), se denna artikel i kunskapsbasen.