Skapa rapporter med den anpassade rapportbyggaren

Med HubSpots anpassade rapportbyggare kan du analysera flera datakällor i hela HubSpot. Skillnaden mellan den anpassade rapportbyggaren och andra typer av HubSpot-rapporter är att du kan ytbehandla data från marknadsförings- och försäljningsaktiviteter utöver objekt. Du kan till exempel skapa en rapport för att mäta hur dina målkonton engagerar sig på din webbplats.

För att skapa rapporter med den anpassade rapportbyggaren måste användaren ha behörigheternaSkapa/äga och Redigera rapport. 

Observera: befintliga rapporter kan inte slås samman till en enda rapport. För att sammanställa informationen ska du skapa en ny anpassad rapport som innehåller relevanta datakällor, fält, filter och uppdelningar. Om uppgifterna inte kan sammanställas i en enda rapport bör du överväga att förenkla måtten, använda tillgängliga datasets där det är möjligt eller hålla rapporterna åtskilda på en instrumentpanel. 

Översikt över anpassad rapportbyggare

Att skapa en rapport i den anpassade rapportbyggaren kan delas upp i följande steg:

1. Välj rapportens datakällor: välj de typer av HubSpot-data som rapporten ska innehålla.
2. Lägg till fält i rapporten: välj de specifika uppgifter om egenskaper, händelser och aktiviteter som rapporten ska innehålla.
3. Anpassa filter för rapporter: ange gränser och begränsningar för de fält du har lagt till.
4. Konfigurera visualisering av rapporten: välj hur du vill att data ska visas.
5. Spara eller exportera rapporten: gör rapporten tillgänglig så att du själv och andra kan se den, eller exportera den för att ta dina data offline.

Om du inte är säker på vilken typ av diagram som är bäst att använda för din rapport kan du använda funktionen för smarta diagram för att komma igång. Genom att aktivera smart diagram innan du lägger till dina fält kommer HubSpot automatiskt att föreslå diagramtyp baserat på de fält du lägger till. När du har valt en rekommenderad diagramtyp kommer HubSpot automatiskt att ordna fälten i rekommenderade kanaler. Läs mer om hur du använder smart chart. 

Skapa en rapport 

För att bygga din rapport: 

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Rapportering > Rapport. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Rapportering > Rapport.
2. Klicka på ”Skapa” uppe till höger och välj sedan ”Skapa rapport”. 
3. Klicka på Anpassad rapport i menyn i vänster sidofält.
4. Klicka på Nästa.
5. Välj ett av följande alternativ:
   
   • Skapa rapport på egen hand:
     1. Välj rullgardinsmenyn Primär datakälla för att begränsa omfattningen av din rapport. Läs mer om hur du väljer datakällor.
     2. Slå på knappen Lägg till fler datakällor om du vill lägga till fler datakällor.
     3. Klicka på + Lägg till Associationsetiketter för att ange vilka register som ska ingå i rapporten baserat på deras etiketter. Läs mer om Associationsetiketter.
     4. Klicka på Nästa.
   • Börja med ett dataset (endastData Hub Enterprise ):
     1. Välj ett dataset i tabellen. 
     2. Alternativt kan du skapa ett nytt dataset för din rapport genom att klicka på Skapa dataset. Läs mer om hur du skapar dataset.
     3. Klicka på Nästa.
6. Fortsätt att skapa din anpassade rapport.

Konfigurera rapporten

Välj specifika egenskaper, mått på aktiviteter och händelser för att lägga till data i din rapport. Vilka fält som är tillgängliga beror på vilka datakällor du väljer för rapporten. Summan av fält som du kan lägga till i en rapport beror på vilken typ av rapport det gäller:

• Vertikala stapel-, linje- och ytdiagram: du kan lägga till högst 12 fält på Y-axeln och ett på X-axeln, eller ett fält vardera på X- och Y-axeln samt ett fält under ”Uppdelning efter”.
• Horisontell stapel: Du kan lägga till högst 12 fält på X-axeln och ett på Y-axeln, eller ett fält vardera på X- och Y-axeln samt ett ”Uppdelning efter”-fält.
• Kombinationsdiagram: du kan lägga till maximalt fyra fält.
• Donut, cirkeldiagram, KPI: Du kan lägga till högst 30 värdefält, eller ett värdefält och en ”Uppdelning efter”-kolumn.
• Gauge: du kan lägga till maximalt ett värdefält.
• Pivottabell: Du kan lägga till högst 30 fält, med högst fyra rader och fyra kolumner.
• Tabell: Du kan lägga till högst 30 fält.

Observera: Fält för händelser kan ses under avsnittet Händelser i vissa datakällor. För närvarande kan du bara välja ett fält för händelser för den anpassade händelsen, och uppgifterna i fältet begränsas automatiskt till ett visst tidsintervall.

Lägg till fält

För att lägga till fält i rapporten:

1. I det vänstra sidofältet drar du egenskaper till fälten på fliken Konfigurera , eller håller muspekaren över egenskapen och klickar på verticalMenu Åtgärder och välj sedan Lägg till i [X].

2. Om du vill lägga till en andra Y-axel i diagrammet drar du egenskaper till fältet Y-axel på fliken Konfigurera eller håller muspekaren över egenskapen och klickar på verticalMenu Åtgärder och välj sedan Lägg till på Y-axeln. Diagrammet konverteras då till ett kombinationsdiagram, och du kan konfigurera varje Y-axel separat i diagrammets inställningar. Läs mer om hur du använder flera Y-axlar.
3. I den vänstra panelen kan du använda sökfältet för att söka efter egenskaper. Klicka på ikonen filter Filtrera fält för att begränsa de datakällor som visas, filtrera fälttyper och välja grupper av egenskaper. 

4. Håll muspekaren över egenskapen och klicka påverticalMenuAÅtgärder och välj sedan Visa information om egenskapen för att se detaljer om egenskapen, beskrivning och redigeringshistorik.

5. Formelfält kan användas i den anpassade rapportbyggaren(endastData Hub Enterprise ). Läs mer om hur du skapar fält med hjälp av formler.
6. Om du har aktiverat smart diagram kommer alla fält att läggas till under rubriken Columns som standard. För alla andra diagramtyper kommer tillgängliga kanaler att variera beroende på diagramtyp:
   • X-axeln: den horisontella linjen i rapporten.
   • Y-axel: den vertikala linjen i rapporten. 
   • Dela upp efter: avsnitten eller kategorierna i rapporten.

Observera: Om du lägger till ett fält med en stor summa data i Uppdelning per kanal kan det leda till att rapporten inte kan laddas. Läs mer om hur du undviker fel orsakade av för många datapunkter. Rapporter som innehåller fler än 99 värden i Uppdelning efter egenskap kommer inte att kunna visas på instrumentpaneler och måste visas i rapportverktyget.

• • Värden: rapportens Summa, Kvantitet eller Värde (dvs. det som räknas). 
  • Gruppera efter: avsnitten eller kategorierna i rapporten.
  • Kolumner: kolumnerna i rapporten. 
  • Visa punktdetaljer efter: för spridningsdiagram bryter den här kanalen ned data genom att skapa punkter i diagrammet enligt det angivna fältet. Medan Break down by skapar punkter som organiseras efter färg, organiserar den här platsen alla data utan färg eller ytterligare mappningar. Använd den här kanalen i stället för Break down by när du rapporterar om större datamängder. Accepterar fält med dimensioner.
  • Visa punktstorlek efter: för spridningsdiagram använder du den här kanalen för att lägga till ett tredje numeriskt värde i diagrammet och automatiskt skala data med bubblor i visualiseringen. Accepterar fält för mått.

Fält kan ställas in som en av två typer, vilket återspeglar om en aggregering utförs på fältets data:

• Dimension: fält utan aggregering, visas som grå. Dimensionerna kan vara av vilken datatyp som helst, t.ex. datum, siffror, booleaner och strängar. Den här typen av fält kan bara läggas till på X-axeln och brytas ned per slot. 
• Mått: fält med en angiven aggregeringsmetod, visas som grönt. Mått är vanligtvis numeriska eller kvantitativa värden, t.ex. antalet associerade affärer. Den här typen av fält kan bara läggas till på Y-axeln. Du kan lägga till upp till 12 mått i en rapport.

Observera: aggregeringsmetoden för standardmått, t.ex. antal affärer, är inställd på Distinct count och kan inte justeras.

1. Om du vill redigera ett fält klickar du på edit pennan bredvid fältet. I dialogrutan redigerar du fältets detaljer, beroende på vilken typ av fält det är:

• • Namn: ändra fältets namn för den här rapporten. 
  • Aggregering: fältets aggregeringsmetod.
  • Sort: för fält som inte har någon aggregeringstyp väljer du det värde och den ordning som fältets data ska sorteras efter.
    • Etikett: sortera fältets data efter dess etiketter i stigande eller fallande ordning.
    • Value: sortera fältets data efter dess värden i stigande eller fallande ordning.
    • Visningsordning: sortera fältets data efter den ordning som dess värden visas i HubSpot.
    • Antal poster: om rapporten innehåller ett standardmått, t.ex. Antal kontakter eller Antal företag, sorterar du fältet efter den standarddimensionen.

  • Begränsa: för fält utan aggregeringstyp anger du en gräns för antalet värden som läggs till i rapporten från det här fältet, t.ex. Topp 10 eller Botten 20.

  • Format: redigera hur decimaler, negativa värden och tusentalsavgränsare ska användas för det valda talfältet. Med hjälp av detta mått kan relevanta fält visas som valutor eller procentandelar.

2. Som standard kommer data i rapporten att uppdateras när du gör justeringar. Om du vill förhindra att rapporten uppdateras markerar du kryssrutan Uppdatera när jag gör ändringar ovanför rapporten. Du kan sedan uppdatera rapporten manuellt genom att klicka på refresh ikonen för uppdatering.

Anpassa filter för rapporter

Anpassa rapportfilter för att vara mer specifik när det gäller vilka data som visas i rapporten.

Anpassa filtren för dina rapporter:

1. Klicka på fliken Filter eller klicka på verticalMenu Åtgärder och välj sedan Lägg till i filter.

2. Som standard begränsas rapporteringen av händelser av summan av händelsedata på ditt konto. En högre volym av händelsedata kommer att förkorta den tillgängliga tidsramen för rapport om händelsen. Läs mer om gränsen för detta evenemang.
3. Ange andra filterregler genom att klicka på rullgardinsmenyn Include data if it matches och välja ett alternativ:

• • ALLA filter nedan: uppgifterna ska uppfylla alla villkor.
  • NÅGOT av filtren nedan: uppgifterna ska uppfylla ett eller flera av villkoren.
  • Anpassade filterregler: data ska följa anpassade regelgrupperingar, separerade med AND- och OR-operatorer . Läs mer om hur du grupperar dina fält.

4. Lägg till villkor i dina inaktiva filterfält:
   • Klicka på ett filter under Inaktiva filter. 

• • Välj ett villkor för fältet och välj värdet för villkoret. 

• • Klicka på Apply. 

5. För att gruppera dina filter med AND-, OR- och NOT-logik:
   • Klicka på det filter som du vill gruppera med ett annat.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Gruppera med ett annat filter och välj det filternummer som du vill gruppera det här filtret med. 
   • Klicka på Apply.
   • Filtren kommer sedan att grupperas tillsammans. För att uppdatera operatören inom gruppen klickar du på och texten i gruppen och väljer eller. Not-logiken är inte tillgänglig i det här gruppfiltret. Läs mer om skillnaden mellan AND- och OR-logik.

• • Du kan också skriva in text i fältet Filterregler . Om man t.ex. anger 1 och (NOT 2) kommer data som följer filter 1 men inte filter 2 att inkluderas. När du använder NOT-filtret måste det skrivas med versaler.

Konfigurera visualisering av rapporter

1. På fliken Configure väljer du hur dina data ska visas genom att välja diagramtyp. Läs mer om HubSpots diagramtyper.

2. Om du inte är säker på vilken typ av diagram som är bäst att använda för din rapport kan du välja funktionen för smarta diagram för att komma igång. När funktionen ”Smart diagram” är aktiverad kommer HubSpot att rekommendera de diagramtyper som passar bäst för de fält du har valt.
   • För att aktivera smart diagram väljer du diagramtyp för smart diagram.

• • När du har lagt till fält i rapporten kommer HubSpot att markera rekommenderade diagramstilar i ljusgrått. 
•  
  • Välj en rekommenderad diagramtyp för att automatiskt ordna dina fält. HubSpot kommer sedan att ställa in fält i de rekommenderade kanalerna, samt dela upp dina data efter ett av de tilläggna fälten beroende på diagramtyp. När smart diagram är aktiverat kommer tillagda fält att finnas kvar under rubriken Kolumner, i stället för enskilda axlar som i en vanlig anpassad rapport.
  • Om du vill konfigurera rapporten ytterligare klickar du på funktionen för smarta diagram för att stänga av den. Fälten på fliken Configure kommer sedan att kategoriseras efter de rekommenderade axlarna, kolumnerna eller uppdelningen beroende på diagramtyp.

3. Om du vill konfigurera diagrammets inställningar ytterligare klickar du på Diagrammets inställningar. Vilka inställningar som är tillgängliga för diagrammet beror på vilken typ av diagram du väljer.

• • Skalning av axeln: den skala som data visas i, antingen linjär eller logaritmisk.
    • Linjär: representerar diagrammets data i en korrekt skala. Diagrammet visar avvikande värden på ett framträdande sätt. 

• • • Logaritmisk: kondensera diagrammets data för att minska utrymmet mellan datapunkterna. Detta kan vara användbart när man behöver jämföra data som innehåller drastiska extremvärden. 

• • Y-axelns etikett: redigeranamnet på etiketten på Y-axeln. Om inga ändringar görs kommer Y-axelns etikett som standard att vara namnet på egenskapen för det mått som står först i listan.
  • Färgpalett: välj diagrammets färgschema från en uppsättning av HubSpot-färgteman eller dina egna färger för varumärkesprofilering. För användare med färgblindhet eller synnedsättning skapar alternativet Mönsterfyllning ett unikt mönster för varje färg som gör rapporterna lättare att läsa.
  • Färger: För att ytterligare anpassa färgschemat klickar du på färgväljaren bredvid ett fördelningsvärde och väljer en färg. Det här alternativet är endast tillgängligt för diagramtyper som stöder anpassning av färger för enskilda staplar, kolumner eller serier. När du har gjort dina val ska du spara eller tillämpa ändringarna i rapporten. 
  • Kumulativ: för rapporter med linje- och ytdiagram med datum- eller tidsvärden på X-axeln, representeras värdena kumulativt över X-axeln.

• • Legendposition: som standard visas diagramlegenden högst upp i diagrammet för att visa data efter värde och färg. För att ändra positionen för legenden klickar du på rullgardinsmenyn och väljer sedan en position.
  • Max: det högsta värde som diagrammets axel ska visa. Den här inställningen är ansvarig för hur mycket visualiseringen zoomas in. Ett värde på 100 i ett vertikalt stapeldiagram innebär t.ex. att Y-axeln visas upp till ett värde på 100.
    
    • Denna inställning filtrerar inte bort data från rapporten utan används endast för visningsändamål.
    • När det används med en logaritmisk skala avrundar rapportbyggaren värdet uppåt till närmaste inkrement baserat på den logaritmiska skalningen. 

• • Min: det lägsta värde som diagrammets axel ska visa. Den här inställningen är ansvarig för hur mycket visualiseringen zoomas in. Om du till exempel anger värdet 50 i ett vertikalt stapeldiagram kommer Y-axeln att börja vid värdet 50. Denna inställning filtrerar inte bort data från rapporten utan används endast för visningsändamål.
  • Månadsmål: ange ett tal för att lägga till ett mål i diagrammet. Månadsmålet kan endast användas i XY-visualiseringar (t.ex. vertikala staplar, ytdiagram eller linjediagram) när en datumbaserad egenskap används på X-axeln.
  • Visa bubbelförklaring: för spridningsdiagram, när rapporten innehåller ett fält Visa punktstorlek efter, kan du lägga till bubbelstorleken i förklaringen genom att markera kryssrutan. 
  • Show Data Labels: Som standard innehåller diagrammen dataetiketter för att visa specifika värden. Om du vill dölja dessa etiketter avmarkerar du kryssrutan.
  • Dataetikettformat: När Show Data Labels är markerat för spridningsdiagram kan du välja vilka dataetiketter som ska visas i diagrammet. Välj t.ex. (X,Y) för att visa dataetiketter för värden från både X- och Y-axeln.
  • Opacitet: för spridningsdiagram anger du opaciteten för punkterna i diagrammet. En lägre opacitet kan vara till hjälp när data överlappar varandra visuellt.

• • Visa markörer: Som standard innehåller linje- och Ytdiagram indikatorer vid datapunkter längs axlarna. Ta bort indikatorerna genom att avmarkera kryssrutan.
  • Visa idag: Som standard innehåller linje- och Ytdiagram endast data från tidigare dagar. Markera kryssrutan om du vill inkludera data från den aktuella dagen hittills.
  • Visa totalsummor: som standard visar munk- och cirkeldiagram de totala data som ingår i rapporten. Avmarkera kryssrutan om du vill dölja totalsumman.
  • Stacked: staplar uppdelningen efter värden, vilket kan förbättra läsbarheten i en rapport.
  • Y-axel 1 och 2: för kombinationsdiagram kan du välja om du vill visa varje Y-axel som ett stapel-, linje- eller ytdiagram . Inställningarna för varje visualiseringstyp för Y-axeln är desamma som de inställningar som finns för den allmänna diagramtypen. För att lägga till data på en annan Y-axel klickar du på ett mått och drar det till Y-axelavsnittet påfliken ”Konfigurera”. 

• • Y-axel-läge: som standard är kombinationsdiagram inställda på Dual axis-läge.
  • Bands: använd färgade band för att visuellt ange en uppsättning värden i din mätarvisualisering. Du kan till exempel ha gult för bra prestationer, orange för medelmåttiga prestationer och rött för dåliga prestationer. 
    • För att ställa in ett band, konfigurera följande värden: 
      • From: ange startvärdet för bandet. 
      • Till: ange bandets slutvärde . 
      • Färg: ange en färg för ditt band. 
    • Om du vill lägga till ett annat band klickar du på Add Band. 
    • Om du vill ta bort ett band klickar du på X bredvid bandet. 

Spara din rapport

När rapporten har skapats sparar du den i listan med rapporter, instrumentpanelen eller exporterar data från HubSpot.

Spara rapporten i listan över rapporter eller i en instrumentpanel:

1. Klicka på Spara rapport uppe till höger. 
2. I den högra panelen anger du namnet på rapporten i fältet Namn på rapport .
3. Välj var du vill spara rapporten:
   
   • Lägg inte till i instrumentpanelen: rapporten kommer att läggas till i listan över rapporter.
   • Lägg till i befintlig instrumentpanel: rapporten kommer att läggas till i en befintlig instrumentpanel. Klicka på rullgardinsmenyn för att välja den instrumentpanel som rapporten ska läggas till i.
   • Lägg till i ny instrumentpanel: rapporten kommer att läggas till i en instrumentpanel som du skapar. Ange instrumentpanelens namn och välj dess synlighet.
4. Klicka på Nästa.
5. Under Vem har tillgång till rapporten väljer du vilken behörighetsnivå du vill ge rapporten.
6. Klicka på Spara längst ned till höger.

Du kan också exportera en rapport för att ta dina data offline. När du konfigurerar en rapport för export kommer alla fält i avsnittet Fält att inkluderas som kolumner i exporten. Alla fält i rapporten kommer att exporteras med sitt mest uppdaterade namn. 

För att exportera en rapport:

1. Klicka på Export unsummarized data uppe till höger.

2. I dialogrutan anger du namnet på exporten och väljer sedan Filformat som du vill spara rapporten som. Klicka på Export. Filen kommer att börja bearbetas och du får ett meddelande när rapporten är tillgänglig för nedladdning.

Uppdatera en rapport

Rapporter som skapats med den anpassade rapportbyggaren uppdateras automatiskt med nya tillgängliga data varannan timme. Du kan dock manuellt uppdatera en rapport eller en instrumentpanel var 15:e minut för att hämta nya data.

Så här uppdaterar du manuellt rapporter på en instrumentpanel:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Rapportering > Instrumentpaneler. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Rapportering > Instrumentpaneler.
2. Använd rullgardinsmenyn förinstrumentpanelen längst upp till vänster för att välja instrumentpanelen med den rapport som du vill uppdatera.
3. Om du vill uppdatera alla rapporter på en instrumentpanel klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger och väljer sedan Uppdatera data. 

4. Om du vill uppdatera en enskild rapport håller du muspekaren över rapporten och klickar sedan på ikonen verticalMenuAcÅtgärder och välj Uppdatera. 

Så här uppdaterar du manuellt en rapport från rapportbiblioteket:

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Rapportering > Rapport. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Rapportering > Rapport.
2. Klicka på namnet på den rapport som du vill uppdatera.

3. Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger och välj sedan Uppdatera. 

Hantera anpassade rapporter

När du har skapat din anpassade rapport kan du visa en översikt över rapporten. 

1. I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Rapportering > Rapport. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Rapportering > Rapport.
2. Klicka på namnet på din rapport.
3. I avsnittet Sammanfattade data kan du se en sammanfattning av nyckeltalen på hög nivå i rapporten.
4. Navigera till fliken Unsummarized dataset för att visa de oaggregerade uppgifterna i rapporten.

Rapporter och datagränser

Tänk på följande begränsningar när du använder den anpassade rapportbyggaren:

• För ökad prestanda är rapporter som inte innehåller tabeller begränsade till 1 000 unika rader med data. För att minska antalet rader i en rapport rekommenderas att du lägger till filter för att göra dina data mer specifika, eller använder dimensioner som har ett lägre antal unika värden (till exempel flera egenskaper för val av typ). Tabellrapporter är paginerade och kan innehålla mer än 1.000 rader.
• Det tar 10-15 minuter innan ny data visas i rapporterna. Om du till exempel skapar en ny kontakt som uppfyller kriterierna för en rapport kommer kontakten inte att visas i rapporten förrän efter 10-15 minuter.
• Rapporter som skapats med den anpassade rapportbyggaren uppdateras automatiskt med nya tillgängliga data varannan timme. Om du vill hämta in nya data före nästa automatiska uppdatering kan du lära dig hur du uppdaterar en rapport manuellt.
• Vissa fält, t.ex. HubSpot-team och Ägarfält , exporteras med interna ID:n i stället för HubSpot-etiketterna. 
• För rapporter om händelser finns det ett maximalt tidsintervall på 10 år eller 10 miljoner händelser (endast Professional) och 100 miljoner händelser (endastEnterprise). Om det finns mer än 10 miljoner händelser (endast Professional) eller 100 miljoner händelser (endastEnterprise) för den valda händelsetypen kommer den tillgängliga tidsramen att förkortas. Den minsta tidsramen för rapport av händelser är en månad för Professional och två månader för Enterprise. Detta för att se till att rapporten laddas effektivt och i rätt tid.