使用 HubSpot Sales Office 365 附加元件和 Outlook 桌面附加元件的聯絡人檔案

有了聯絡人檔案，聯絡人資訊就可以在電子郵件用戶端的側邊欄功能表中看到。當您寫電子郵件給聯絡人時，您會看到儲存於 HubSpot 帳戶的聯絡人附加資訊。

您也可以從擴充套件的聯絡人檔案部分完成某些動作，例如建立與聯絡人相關的任務或交易。

請注意：由於微軟推出的新Outlook for Windows的重大變化，HubSpot將不再積極開發或改進HubSpot銷售Outlook桌面插件。雖然HubSpot銷售Outlook桌面插件仍然可以在舊版Outlook for Windows中使用，並將繼續得到支持，但我們強烈建議您激活HubSpot銷售網頁插件。如果您正在使用 Outlook 桌面插件，如果您轉換到新的 Windows 版 Outlook，HubSpot Sales 網頁插件將會自動安裝。在這篇 HubSpot 社群文章中瞭解更多資訊。

存取聯絡人檔案

若要在 Outlook 桌面帳戶上使用 Office 365 附加元件存取聯絡人資料，請執行下列步驟

• 在 Outlook 中撰寫新電子郵件或開啟現有電子郵件。如果撰寫新電子郵件，請新增收件者。
• 在訊息功能區中，按一下銷售工具。
• 在右側窗格中，向下捲動至「聯絡 人 資料 」部分，然後按一下檢視聯絡人。如果聯絡人不存在於您的 HubSpot 帳戶中，請按一下「新增至 CRM」。您的電子郵件收件人將會新增至 HubSpot，而新新增聯絡人的聯絡人檔案將會在窗格中彈出。

若要在 Web 上的 Outlook 或 Outlook.com 帳戶中使用 Office 365 加值來存取聯絡人資料，請

• 在 Outlook 中撰寫新電子郵件，並新增收件者。
• 在電子郵件撰寫視窗的右下角，按一下HubSpot 鏈輪圖示 sprocket 。
• 在右側窗格中，向下捲動到「聯絡 人 資料 」部分，然後按一下「檢視聯絡人」。如果聯絡人不存在於您的 HubSpot 帳戶中，請按一下「新增至 CRM」。您的電子郵件收件人將會新增至 HubSpot，而新新增聯絡人的聯絡人檔案將會在窗格中彈出。

若要使用 Outlook 桌面附加元件存取聯絡人檔案，請

• 在 Outlook 中撰寫新郵件，並新增收件人。
• 添加收件人後，右側會出現聯絡人資料窗格。如果收件人已經是 HubSpot 的聯絡人，他們的資訊就會出現在窗格中。如果他們不是聯絡人，請按一下新增至 CRM。新加入的聯絡人資訊就會出現在窗格中。

如果您關閉了聯絡人檔案，當您撰寫新電子郵件時，聯絡人檔案預設將不再顯示。您仍可按一下 Outlook 功能區HubSpot 區段中的聯絡人資料，檢視特定電子郵件的聯絡人資料。

請注意： 如果在您的帳戶中開啟了資料隱私權設定，則在您的 Outlook 收件匣中，聯絡人資料檔案會一直開啟。

搜尋您的 HubSpot 聯絡人資料庫

在聯絡人資料窗格中，使用搜尋列依姓名或電子郵件地址搜尋 HubSpot 聯絡人資料庫中的特定聯絡人。選取聯絡人後，您會在窗格中從他們的 HubSpot 聯絡人記錄中拉出更多資訊。

編輯聯絡人屬性和建立相關任務或交易

當您在窗格中按一下聯絡人的姓名時，您會看到從 HubSpot 帳戶中取得的更多聯絡人資訊，包括聯絡人的「關於」部分、交易、任務和時間表。您可以在「關於」部分編輯聯絡人屬性，並在「任務」部分建立任務。

請注意： 只有通話、電子郵件、電子郵件追蹤活動、頁面檢視和生命週期階段變更會顯示在聯絡人檔案的時間軸 部分。

此外，如果聯絡人的 屬性 Unsubscribed from all email為true，您會在其電子郵件地址下方的窗格中看到一則訊息。

編輯聯絡人屬性

搜尋特定聯絡人並按一下姓名以查看更多資訊後，您可以在聯絡人檔案窗格中編輯聯絡人的屬性 (這些資訊也會儲存在 HubSpot 聯絡人記錄中)：

• 在窗格中，點擊「關於 」查看聯絡人屬性。這裡的屬性是在您的 HubSpot 帳戶中指定的預設屬性。
• 將滑鼠移至您要編輯的聯絡人屬性，然後按一下鉛筆圖示。

• 輸入該屬性的新值，然後按一下儲存。

為聯絡人建立任務

搜尋特定聯絡人並按一下姓名以查看更多資訊後，您可以建立與該聯絡人相關聯的任務：

• 在聯絡人資料窗格中，按一下任務。
• 在此，您會看到該聯絡人的現有任務 (如果有的話)。按一下建立任務，為該聯絡人建立新任務。

• 將會出現兩個欄位。輸入任務名稱，並選擇任務的到期日。
• 按一下 儲存。

該任務將保存在聯絡人檔案窗格中的聯絡人任務部分下。它也會儲存在 HubSpot 的主導覽功能表中的任務下，以及連絡人的時間軸。

為聯絡人建立交易

• 在聯絡人檔案窗格中，按一下交易。
• 在這裡，您會看到任何現有的交易。按一下建立交易 ，為記錄建立新交易。
• 輸入或選擇每個必填欄位的值。您可以更新建立新交易時顯示的欄位。
• 在交易關聯部分，按一下連絡人 下拉式功能表，然後選擇與交易關聯的任何其他連絡人的核取方塊。如果需要，按一下公司下拉式功能表，選擇不同的公司來關聯交易。
• 完成後，按一下建立交易。

存取 HubSpot 中的聯絡人記錄以撥打電話

您也可以選擇「 通話」。HubSpot 中的聯絡人記錄會在新的瀏覽器索引標籤或視窗中開啟，並自動選擇時間軸上方的「通話」索引標籤。