建立任務

要在HubSpot 中管理待辦事項清單，請建立任務。任務是用來提醒您需要完成的工作，並可與特定的記錄（例如聯絡人、公司或商機）建立關聯。

建立任務後，請了解如何完成任務，或編輯及刪除任務。

任務詳細資訊

無論您在 HubSpot 的何處建立任務，皆可填寫以下資訊。

• 標題：輸入任務名稱。請在任務標題中包含「電話」或「電子郵件」字樣，以自動設定對應的任務類型。
• 類型：選擇「電話」、「電子郵件」或「待辦事項」。若您使用 HubSpot 與 LinkedIn Sales Navigator 的整合功能，請選擇「Sales Navigator - 發送 InMail」或 「Sales Navigator - 建立聯繫請求」。 
• 優先級：選擇任務的優先級為低、中或高。
• 關聯記錄或 [x] 關聯：選取要與該任務關聯的記錄。
• 指派對象：選擇要指派此任務的使用者，或選擇「客戶」以將任務指派給聯絡人。
• 佇列：將任務新增至現有任務佇列，或建立新的任務佇列。
• 截止日期：選擇任務的截止日期與時間。時間格式（例如 12 小時制與 24 小時制）將根據您的日期與數字設定而定。
• 任務提醒或 提醒：點擊 下拉式選單，選擇何時應向任務擁有者發送電子郵件提醒。進一步了解任務提醒。
• 備註：輸入任務的詳細資訊。

瞭解如何為您建立的所有任務設定截止日期、截止時間及提醒的預設值。

設定建立任務的預設值

若您的任務細節具有一致性，可設定預設值，以便每次建立任務時自動填入。您可以設定預設的截止日期、截止時間，以及在任務截止日期前收到提醒的時間間隔。例如，總是建立在建立後一週、上午 11:00 截止的任務。

這些偏好設定僅適用於您在任務索引頁面或記錄中建立的任務。當您建立新任務時，預設值會自動填入「截止日期」和「任務提醒」欄位，但您仍可根據需要針對個別任務調整這些欄位。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊右上角的帳戶名稱，然後點擊「個人檔案與偏好設定」。
2. 導航至「任務」分頁。
3. 在「預設值」區段中，點擊下拉式選單以選擇預設值：
   • 截止日期：選擇任務建立後預設的截止天數或週數。
   • 截止時間：選擇任務的預設截止時間。
   • 提醒：選擇在任務截止日期前收到提醒的預設時間間隔。選擇「不提醒」以關閉預設任務提醒。進一步了解任務提醒。
4. 在「後續任務」區段中，勾選核取方塊，即可在您從清單檢視完成任務或將潛在客戶取消資格時，收到建立後續任務的提醒。取消勾選核取方塊即可關閉後續任務提醒。
5. 設定完成後，請點擊「儲存」。

建立任務

您可透過多種工具在 HubSpot 中建立任務，包括任務索引頁面、物件索引頁面，或個別記錄頁面。

若您使用行動裝置，請參閱如何在 HubSpot 行動應用程式中建立任務。

在任務索引頁面上建立任務

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「任務」。

2. 在右上角，點擊「建立任務」。

3. 在右側面板中，輸入任務的詳細資訊。

4. 若要將任務設為週期性任務，請勾選「設定為重複」核取方塊。輸入數字 或點擊箭頭選擇數字，然後 使用下拉式選單選擇天、週、月或年作為 任務重複的間隔時間（例如：每 2 個月）。若前一項任務已完成、已刪除或逾期，系統將自動建立新任務。

5. 點擊 建立， 或 建立並新增另一個 至 c建立當前任務，並開始建立另一項任務。

為記錄建立任務

您可以在物件索引頁或記錄內，為多個記錄批量建立任務，或為個別記錄建立任務。

1. 導覽至您的記錄。
2. 若要為多個記錄建立任務：

   • 勾選您要為其建立任務的記錄旁之核取方塊。若要為頁面上的所有記錄建立任務，請勾選表格左上角的核取方塊。

   • 點擊表格頂端的「+ 建立任務」。

   • 在右側面板中，輸入任務的詳細資訊。

   • 點擊「建立」。系統將針對每個已選中的記錄建立一項具有相同詳細資訊的任務。

3. 要在個別記錄上建立任務：

   • 點擊 名稱 。

• • 在左側面板中，點擊「任務」選項 。
  • 在任務編輯器中，輸入任務的詳細資訊。
  • 若要將任務設為重複，請勾選「設定為重複」核取方塊。輸入數字 或點擊箭頭選擇數字，然後 使用下拉式選單選擇天、週、月或年作為 任務的重複間隔（例如：每 2 個月）。若前一項任務已完成、已刪除或逾期，系統將自動建立新任務。
  • 點擊「建立」。

在記錄活動中建立後續任務

您可以建立任務，以便在活動結束後進行後續追蹤。例如，記錄與聯絡人的會議後，建立一項任務，在三天後寄送電子郵件給對方，確認會議進度。

1. 導覽至您的記錄。
2. 點擊該記錄的名稱。
3. 在左側面板中，記錄通話、電子郵件、備註或會議，或草擬一對一電子郵件。
4. 在活動編輯器的底部，勾選「建立待辦事項」核取方塊。
5. 若要變更任務類型，請點擊「待辦事項」，然後選擇「電話」或「電子郵件」。
6. 若要變更截止日期，請點擊截止日期並選擇一個選項或 設定自訂日期。
7. 根據活動類型，請點擊「記錄活動」、「 儲存筆記」或「 傳送 」 。 系統將建立 一項 新任務 。

在 Gmail 中建立任務

若您已連結個人 Gmail 收件匣並安裝HubSpot Sales Chrome 擴充功能，即可在 Gmail 收件匣中建立任務。

1. 登入 Gmail。
2. 在 Gmail 收件匣的右側，點擊齒輪圖示。
3. 點擊「待辦事項」標籤頁。
4. 點擊「建立任務」，然後輸入任務的詳細資訊。
5. 在底部，點擊「儲存」。

瞭解如何在 Gmail 寄送電子郵件後建立任務。

透過工作流程建立任務

您可以使用工作流程工具自動建立任務。例如，當聯絡人提交諮詢表單時，建立一項任務，要求銷售團隊致電該聯絡人。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 建立或編輯工作流程。
3. 設定您的註冊觸發條件。
4. 新增一個動作。在左側面板中， 選擇 建立任務。
5. 設定任務詳細資訊，然後點擊「儲存」。
6. 完成工作流程的設定。

當工作流程的觸發條件滿足時，系統將自動建立任務。

透過序列建立任務

您可以將建立任務作為序列的一部分。例如，自動發送一封電子郵件，若未收到回覆，則在電子郵件發送後三天自動建立一項致電任務。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「序列電郵」。
2. 建立或編輯序列。
3. 將「一般」、「電子郵件」或「通話」任務步驟新增至您的序列中。
4. 完成序列的建立。

系統將在序列中定義的步驟處自動建立任務。