QuickBooks Online-integrationen indeholder flere workflow-handlinger, der gør det muligt at automatisere oprettelsen af QuickBooks-fakturaer, salgsoverslag og salgskvitteringer. Nedenfor kan du se, hvordan du bruger disse handlinger i aftale-, tilbuds- og betalingsbaserede workflows.
Mens brugere med en Marketing Hub-, Sales Hub-, Service Hub-, Data Hub- eller Commerce Hub Professional-konto kan opsætte workflows til brug med QuickBooks Online, kan integrationen bruges på alle abonnementsniveauer.
Bemærk venligst: QuickBooks Online-handlinger i HubSpot-workflows er kun tilgængelige for kunder med base i USA.
Krav til synkronisering af integrationen
For at oprette fakturaer, salgsoverslag og kvitteringer i QuickBooks Online kontrollerer HubSpot først dataene mellem de to platforme, før data synkroniseres til QuickBooks Online. Det er med til at sikre dataenes nøjagtighed og forhindre, at der oprettes unødvendige data i QuickBooks Online. Nedenfor er de krav, som kontakter og varelinjer skal opfylde, for at HubSpot kan oprette nye aktiver i QuickBooks Online gennem workflow-handlinger:
- Kontakter:
- Ældre integration: I den ældre QuickBooks Online-integration bruges kontaktegenskaberne fornavn, efternavn og e-mailadresse til at matche HubSpot-kontaktoptegnelsen med en QuickBooks-kontakt. Der oprettes en ny kontakt i QuickBooks, hvis der ikke findes et match. Hvis der er flere kontaktoptegnelser tilknyttet tilbuddet eller aftalen i HubSpot, vil den første tilknyttede kontakt blive brugt.
- Ny integration: I den nye QuickBooks Online-integration skal en kontakt matche dine indstillinger for datasynkronisering, for at HubSpot kan oprette aktiver i QuickBooks Online, ellers vil workflow-handlingen mislykkes. Dette hjælper med at forhindre HubSpot i at oprette unødvendige kontakter i QuickBooks Online. Hvis du f.eks. bruger handlingen Opret en QuickBooks-faktura, men den tilknyttede kontakt til den tilmeldte aftale ikke er kvalificeret til synkronisering, vil HubSpot ikke oprette fakturaen i QuickBooks Online. Derfor anbefales det at indstille dine HubSpot-workflows til at tilmelde sig baseret på dine datasynkroniseringskontaktfiltre.
- Varelinjer: Varelinjer i HubSpot skal være knyttet til de tilbuds- eller aftaleposter , der er tilmeldt workflowet, for at der kan oprettes en faktura, et salgsoverslag eller en salgskvittering i QuickBooks. HubSpot vil matche en varelinje i HubSpot med produktet i QuickBooks. Hvis der ikke findes noget match, oprettes fakturaen, salgsoverslaget eller salgskvitteringen ikke .
Det anbefales, at produktsynkronisering er slået til i dine QuickBooks-indstillinger, og at QuickBooks-produkter bruges til aftale- og tilbudslinjer for at sikre, at der oprettes en faktura, et salgsoverslag eller en salgskvittering.
Tilføj QuickBooks-handlinger til dit aftale- eller tilbudsbaserede workflow
Du kan tilføje QuickBooks-handlinger til HubSpot-workflows for at oprette en faktura, en salgsordre eller et overslag på din QuickBooks-konto. Sådan tilføjer du disse handlinger:
- Klik på navnet på en arbejdsgang for at redigere en eksisterende arbejdsgang. Eller klik på Opret arbejdsgang for at oprette en ny arbejdsgang.
- Klik på plus-ikonet +.
- Vælg en QuickBooks-handling i højre panel:
-
- For at oprette en faktura skal du klikke på Opret en QuickBooks-faktura.
- For at oprette et overslag skal du klikke på Opret et QuickBooks-overslag.
- For at oprette en salgskvittering skal du klikke på Opret en QuickBooks-salgskvittering.
- Klik på rullemenuen Hvilken QuickBooks-konto vil du oprette en faktura/overslag/salgskvittering for? og vælg QuickBooks-kontoen .
- Klik på rullemenuen Betalingsbetingelser, og vælg en værdi (kun tilgængelig for handlingen Opret en QuickBooks-faktura ).
- Klik på rullemenuen Kunde, og vælg en kunde.
- Klik på rullemenuen Produkter, og vælg et produkt.
- Klik på rullemenuen Opret et produkt i QuickBooks, hvis det ikke findes? og vælg enten Ja eller Nej.
- Klik på Gem.
- Afslut redigeringen af dit workflow, og klik derefter på Review and publish for at gennemgå workflowet.
- Klik på Slå til for at slå arbejdsgangen til.
Bemærk: Oprettede fakturaer vil blive knyttet til workflow-objektet. Hvis du f.eks. opretter en faktura ved hjælp af et aftalebaseret workflow, vil fakturaen blive knyttet til aftalen.
Sådan tilmelder du et betalt tilbud til et workflow:
- For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
- I venstre panel skal du søge efter og vælge udløseren ESign completed signatures. Klik derefter på Næste.
- Tilføj enhver anden valgfri tilbudsbetingelse for tilmelding.
Sådan tilmelder du en betalt aftale til et workflow:
- For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
- I venstre panel skal du søge efter og vælge navnet på den udløsende aftale og derefter indeholde et betalingslink . Klik derefter på Næste.
- Tilføj andre valgfrie betingelser for tilmelding.
Brug af QuickBooks-handlinger med HubSpot-betalinger
Du kan også oprette betalte fakturaer og salgskvitteringer ved hjælp af workflows, hvis du har konfigureret HubSpot-betalinger. Salgskvitteringer kan oprettes for alle typer produkter. Betalte fakturaer kan kun oprettes for ikke-skattepligtige varer.
Bemærk: Det er kun muligt at bruge disse handlinger med betalingsbaserede workflows.
Sådan bruger du QuickBooks Online-handlinger i et betalingsbaseret workflow:
- For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
- I venstre panel skal du søge efter og vælge betalingsudløseren til dit workflow.
- For hver gruppe af tilmeldingsudløsere, du tilføjer, skal du også tilføje et filter for Source is none of Invoice. Det vil forhindre HubSpot i at tilmelde betalinger, der allerede er foretaget med fakturaer, hvilket ville skabe dobbelte fakturaer i QuickBooks Online. Klik derefter på Næste. Du bliver derefter ført til workflow-editoren.
- Klik på plus-ikonet +.
- Vælg en QuickBooks-handling i højre panel:
-
- For at oprette en faktura skal du klikke på Opret en betalt Quick Books-faktura. Dette vil oprette en betalt faktura i QuickBooks ved hjælp af dine HubSpot-betalingsdata.
- For at oprette en salgskvittering skal du klikke på Opret en QuickBooks-salgskvittering. Dette vil oprette en salgskvittering i QuickBooks ved hjælp af dine HubSpot-betalingsdata.
- Klik på rullemenuen Hvilken QuickBooks-konto vil du oprette en faktura/salgskvittering for? og vælg QuickBooks-kontoen .
- Klik på rullemenuen Kunde, og vælg en kunde.
- Klik på rullemenuen Produkter, og vælg et produkt.
- Klik på rullemenuen Opret et produkt i QuickBooks, hvis det ikke findes? og vælg enten Ja eller Nej.
- Klik på Gem.
- Afslut redigeringen af dit workflow, og klik derefter på Review and publish for at gennemgå workflowet.
- Klik på Slå til for at slå arbejdsgangen til.
Opret en QuickBooks-udgift i et HubSpot-workflow
Du kan også oprette en QuickBooks-udgift med en HubSpot-workflow-handling. Denne handling opretter en udgift i QuickBooks for at afspejle dit HubSpot-betalingsgebyr. Sådan opretter du en udgift:
- For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
- I venstre panel skal du søge efter og vælge betalingsudløseren til dit workflow. Klik derefter på Næste. Du kommer derefter til workflow-editoren.
- Klik på plus-ikonet +.
- I højre panel skal du vælge Opret en QuickBooks-udgift.
- Udfyld de nødvendige felter.
- Klik på Gem.
Opret refusionskvitteringer i QuickBooks
Sådan opretter du en refusionskvittering i QuickBooks, når der sker en fuld refusion i HubSpot-betalinger:
- For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
- I venstre panel skal du søge efter og vælge betalingsudløseren til dit workflow. Klik derefter på Næste. Du kommer derefter til workflow-editoren.
- Klik på plus-ikonet +.
- I højre panel skal du vælge Opret en QuickBooks-refusionskvittering.
- Udfyld de nødvendige felter.
- Klik på Gem.