Brug QuickBooks-handlinger i HubSpot-arbejdsgange

QuickBooks Online-integrationen indeholder flere workflow-handlinger, der gør det muligt at automatisere oprettelsen af QuickBooks-fakturaer, salgsoverslag og salgskvitteringer. Nedenfor kan du se, hvordan du bruger disse handlinger i aftale-, tilbuds- og betalingsbaserede workflows.

Mens brugere med en Marketing Hub-, Sales Hub-, Service Hub- eller Operations Hub Professional-konto kan opsætte workflows til brug med QuickBooks Online, kan integrationen bruges på alle abonnementsniveauer.

Bemærk venligst: QuickBooks Online-handlinger i HubSpot-arbejdsgange er kun tilgængelige for kunder med base i USA.

Krav til synkronisering af integrationen

For at oprette fakturaer, salgsoverslag og kvitteringer i QuickBooks Online kontrollerer HubSpot først dataene mellem de to platforme, før data synkroniseres til QuickBooks Online. Det er med til at sikre dataenes nøjagtighed og forhindre, at der oprettes unødvendige data i QuickBooks Online. Nedenfor er de krav, som kontakter og varelinjer skal opfylde, for at HubSpot kan oprette nye aktiver i QuickBooks Online gennem workflow-handlinger:

• Kontakter:
  • Ældre integration: I den ældre QuickBooks Online-integration bruges kontaktegenskaberne fornavn, efternavn og e-mailadresse til at matche HubSpot-kontaktoptegnelsen med en QuickBooks-kontakt. Der oprettes en ny kontakt i QuickBooks, hvis der ikke findes et match. Hvis der er flere kontaktposter tilknyttet tilbuddet eller aftalen i HubSpot, vil den første tilknyttede kontakt blive brugt.
  • Ny integration: I den nye QuickBooks Online-integration skal en kontakt matche dine indstillinger for datasynkronisering, for at HubSpot kan oprette aktiver i QuickBooks Online, ellers vil workflow-handlingen mislykkes. Dette hjælper med at forhindre HubSpot i at oprette unødvendige kontakter i QuickBooks Online. Hvis du f.eks. bruger handlingen Opret en QuickBooks-faktura, men den tilknyttede kontakt til den tilmeldte aftale ikke er kvalificeret til synkronisering, vil HubSpot ikke oprette fakturaen i QuickBooks Online. Derfor anbefales det at indstille dine HubSpot-workflows til at tilmelde sig baseret på dine datasynkroniseringskontaktfiltre.
• Varelinjer: Varelinjer i HubSpot skal være tilknyttet de tilbuds- eller aftaleposter , der er tilmeldt workflowet, for at der kan oprettes en faktura, et salgsoverslag eller en salgskvittering i QuickBooks. HubSpot vil matche en varelinje i HubSpot med produktet i QuickBooks. Hvis der ikke findes noget match, oprettes fakturaen, salgsoverslaget eller salgskvitteringen ikke .

Det anbefales, at produktsynkronisering er slået til i dine QuickBooks-indstillinger, og at QuickBooks-produkter bruges til aftale- og tilbudslinjer for at sikre, at der oprettes en faktura, et salgsoverslag eller en salgskvittering.

Tilføj QuickBooks-handlinger til dit aftale- eller tilbudsbaserede workflow

Du kan tilføje QuickBooks-handlinger til HubSpot-workflows for at oprette en faktura, salgsordre eller tilbud på din QuickBooks-konto. Sådan tilføjer du disse handlinger:

• Klik på navnet på en arbejdsgang for at redigere en eksisterende arbejdsgang. Eller klik på Opret arbejdsgang for at oprette en ny arbejdsgang.
• Klik på plus-ikonet +.
• Vælg en QuickBooks-handling i højre panel:
• For at oprette en faktura skal du klikke på Opret en QuickBooks-faktura.
• For at oprette et overslag skal du klikke på Opret et QuickBooks-overslag.
• For at oprette en salgskvittering skal du klikke på Opret en QuickBooks-salgskvittering.

• Klik på rullemenuen Hvilken QuickBooks-konto vil du oprette en faktura/overslag/salgskvittering for? og vælg QuickBooks-kontoen .
• Klik på rullemenuen Betalingsbetingelser, og vælg en værdi (kun tilgængelig for handlingen Opret en QuickBooks-faktura ).
• Klik på rullemenuen Kunde, og vælg en kunde.
• Klik på rullemenuen Produkter, og vælg et produkt.
• Klik på rullemenuen Opret et produkt i QuickBooks, hvis det ikke findes? og vælg enten Ja eller Nej .
• Klik på Gem.
• Afslut redigeringen af dit workflow , og klik derefter på Review and publish for at gennemgå workflowet .
• Klik på Slå til for at slå arbejdsgangen til.

Bemærk: Fakturaer , der oprettes, vil blive knyttet til workflow-objektet. Hvis du f.eks. opretter en faktura ved hjælp af et aftalebaseret workflow, vil fakturaen blive knyttet til aftalen.

Sådan tilmelder du et betalt tilbud til et workflow:

• For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
• Vælg Tilbudsbaseret i venstre panel.
• Vælg din arbejdsgangstype i det højre panel.
• Klik påblyantikonet for at give dit workflow et navn, og klik derefter på Næste. Herefter kommer du til workflow-editoren.
• Klik på Opsæt triggere i workflow-editoren.
• I afsnittet Filtre skal du vælge Tilbud > Esign afsluttet underskrift og derefter vælge Er kendt.

Sådan tilmelder du en betalt aftale til et workflow:

• For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
• Vælg Aftalebaseret i venstre panel.
• I det højre panel skal du vælge din workflowtype.
• Klik påblyantikonet for at give dit workflow et navn, og klik derefter på Næste. Du kommer derefter til workflow-editoren.
• Klik på Opsæt triggere i workflow-editoren.
• I afsnittet Filtre skal du vælge Aftale > Aftalenavn og derefter indeholde et af Betalingslink.

Brug af QuickBooks-handlinger med HubSpot-betalinger

Du kan også oprette betalte fakturaer og salgskvitteringer ved hjælp af workflows, hvis du har konfigureret HubSpot-betalinger. Salgskvitteringer kan oprettes for alle typer produkter. Betalte fakturaer kan kun oprettes for ikke-skattepligtige varer.

Bemærk: Det er kun muligt at bruge disse handlinger med betalingsbaserede workflows.

Sådan bruger du QuickBooks Online-handlinger i et betalingsbaseret workflow:

• For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
• Vælg Betalingsbaseret i venstre panel.
• Klik påblyantikonet for at give dit workflow et navn, og klik derefter på Næste. Så kommer du til workflow-editoren.
• Vælg dine workflow-triggere. For hver gruppe af tilmeldingsudløsere, du tilføjer, skal du også tilføje et filter for Source is not equal to all of Invoice. Dette forhindrer HubSpot i at tilmelde betalinger, der allerede er foretaget med fakturaer, hvilket ville skabe dobbelte fakturaer i QuickBooks Online.
  
  
• Klik på plus-ikonet +.
• Vælg en QuickBooks-handling i højre panel:
  • Hvis du vil oprette en faktura, skal du klikke på Opret en betalt QuickBooks-faktura. Dette vil oprette en betalt faktura i QuickBooks ved hjælp af dine HubSpot-betalingsdata.
  • For at oprette en salgskvittering skal du klikke på Opret en QuickBooks-salgskvittering. Dette vil oprette en salgskvittering i QuickBooks ved hjælp af dine HubSpot-betalingsdata.
• Klik på rullemenuen Hvilken QuickBooks-konto vil du oprette en faktura/salgskvittering til? og vælg QuickBooks-kontoen .
• Klik på rullemenuen Kunde, og vælg en kunde.
• Klik på rullemenuen Produkter, og vælg et produkt.
• Klik på rullemenuen Opret et produkt i QuickBooks, hvis det ikke findes? og vælg enten Ja eller Nej .
• Klik på Gem.
• Afslut redigeringen af dit workflow , og klik derefter på Review and publish for at gennemgå workflowet .
• Klik på Slå til for at slå arbejdsgangen til.

Opret en QuickBooks-udgift i et HubSpot-workflow

Du kan også oprette en QuickBooks-udgift med en HubSpot-workflow-handling. Denne handling opretter en udgift i QuickBooks for at afspejle dit HubSpot-betalingsgebyr. Sådan opretter du en udgift:

• For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
• Vælg Betalingsbaseret i venstre panel.
• Klik på blyantikonet for at give dit workflow et navn, og klik derefter på Næste. Så kommer du til workflow-editoren.
• Vælg dine valgte udløsere.
• Klik på plus-ikonet +.
• I højre panel skal du vælge Opret en QuickBooks-udgift.
• Udfyld de nødvendige felter.
• Klik på Gem.

Opret refusionskvitteringer i QuickBooks

Sådan opretter du en refusionskvittering i QuickBooks, når der sker en fuld refusion i HubSpot-betalinger:

• For at oprette en ny arbejdsgang skal du klikke på Opret arbejdsgang øverst til højre.
• Vælg Betalingsbaseret i venstre panel.
• Klik på blyantikonet for at give dit workflow et navn, og klik derefter på Næste. Så kommer du til workflow-editoren.
• Vælg dine valgte udløsere.
• Klik på plus-ikonet +.
• I højre panel skal du vælge Opret en QuickBooks-refusionskvittering.
• Udfyld de nødvendige felter.
• Klik på Gem.