Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muiden tietosuojalakien mukaan yrityksillä on oltava laillinen syy käyttää ja käsitellä yhteystietoja, ja niiden on pidettävä kirjaa suostumuksesta ja todisteita muista käsittelyn laillisista tarkoituksista.
Yhteystiedot-ominaisuus Yhteystietojen käsittelyn oikeudellinen peruste auttaa sinua keräämään, seuraamaan ja tallentamaan HubSpot-yhteystietojesi käsittelyn oikeudellisen perusteen sopimuksen, oikeutetun edun ja/tai suostumuksen kautta. GDPR:n mukaan yrityksillä on oltava vähintään yksi oikeusperuste pätevänä perusteena tietojen käsittelylle. Kuhunkin tilanteeseen sopivia oikeusperustoja voi olla useampi kuin yksi.
Huomaa: vaikka HubSpot tarjoaa tämän ominaisuuden, lakitiimisi on paras resurssi antamaan sinulle compliance-neuvoja juuri sinun tilanteeseesi.
Tarkastele ominaisuutta ja ymmärrä kutakin oikeusperustaa
- Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Ominaisuudet.
- Etsi ja napsauta ominaisuutta Yhteystietojen käsittelyn oikeusperusta.
- Ominaisuudessa voit tarkastella kuutta oletusarvoista ominaisuuden vaihtoehtoa. Kolme ensimmäistä vaihtoehtoa ovat erityyppisiä oikeutettuja etuja. Oikeutettu etu on kyseessä silloin, kun yrityksillä on tarpeellinen ja laillinen liiketaloudellinen syy käsitellä kontaktin henkilötietoja tavalla, jota kontakti odottaisi.
- Oikeutettu etu - Lead: Kun käsitellään prospektin tai leadin tietoja potentiaalisesta liiketoiminnasta viestimiseksi. Esimerkiksi mahdolliseksi tulevan henkilön nimen ja sähköpostiosoitteen käsittely sen jälkeen, kun hän on tilannut uutiskirjeen. Prospekti tai lead on yhteyshenkilö, joka on ilmaissut kiinnostuksensa yritystä kohtaan, mutta ei ole ostanut mitään tavaroita tai palveluja.
- Oikeutettu etu - Asiakas: Kun asiakasta koskevien tietojen käsittely on tarpeen meneillään olevan liikesuhteen tukemiseksi. Esimerkiksi asiakkaan osoitteen päivittäminen tai tiedon lähettäminen uuden myymälän avaamisesta. Asiakas on henkilö, joka on ostanut tavaroita tai palveluja yritykseltä.
- Oikeutettu etu - Muu: Kun on olemassa laillinen syy käsitellä yhteyshenkilön tietoja tavalla, jota yhteyshenkilö odottaisi yritykseltä, mutta yhteyshenkilön tai liikesuhteen tyyppi ei vastaa mitään muista HubSpotin antamista luokista.
- Sopimuksen täyttäminen: Kun yhteystietojen käsittelyä tarvitaan sopimuksen mukaisten tehtävien suorittamiseksi tai ennen liikesuhteen virallista aloittamista. Esimerkiksi yhteyshenkilön sähköpostiosoitteiden käsittely sen jälkeen, kun hän on pyytänyt tarjousta sähköpostitse.
-
- Yhteyshenkilön vapaasti antama suostumus: Kun yhteyshenkilö on antanut suoran suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn, esimerkiksi kun yhteyshenkilö luo tiliprofiilin yritykselle ja suostuu viestintään. Suostumuksen on oltava täsmällinen, tietoinen ja yksiselitteinen.
-
- Ei sovelleta: Kun yhteystietojen käsittelyyn ei tarvita oikeudellista perustetta. Yhteyshenkilö ei esimerkiksi ole EU:n kansalainen, joka kuuluu GDPR:n tietosuojalainsäädännön piiriin.
Huomaa: valitsemalla yhteystietojen käsittelyn oikeudelliseksi perusteeksi Ei sovellettavissa yhteystieto on oikeutettu saamaan sähköpostiviestejä tililtäsi, jos hän on mukana vastaanottajalistassa.
Oikeusperustan myöntäminen
Voit lisätä suostumuksen ja oikeusperustan yhteystietoihin, kun:
Oikeusperustan myöntäminen yhdelle yhteystiedolle
- Siirry HubSpot-tilisi yhteystietoihin.
- Napsauta yhteyshenkilön nimeä.
- Valitse vasemmassa paneelissa Näytä kaikki ominaisuudet.
- Etsi ja napsauta Yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperuste -ominaisuutta ja napsauta sitä.
- Valitse arvo ominaisuudelle ja napsauta alareunassa Tallenna.
Oikeusperustan myöntäminen irtotavarana
Voit myöntää oikeusperustan yhteystiedoillesi irtotavarana:
- Valitse muokattavien tietueiden vasemmalla puolella oleva valintaruutu tai valitse Nimi-sarakkeen vasemmalla puolella oleva valintaruutu ja napsauta sitten Valitse kaikki [määrä] yhteystiedot , jos haluat muokata useita yhteystietoja.
- Napsauta Lisää > Lisää oikeusperusta yhteystietojen käsittelylle.
- Napsauta valintaikkunassa Yhteystietojen käsittelyn oikeusperusta -pudotusvalikkoa ja valitse yhteystietojen oikeusperusta.
Huomaa: kun käytät Gmailia, Outlook-työpöytää tai Office 365:tä, sähköpostin avauksia voidaan seurata vain niiden yhteystietojen osalta, joille on määritetty oikeusperusta. Lue lisää sähköpostin seurannasta Chrome-laajennuksen avulla, kun GDPR-asetukset on otettu käyttöön.