Gérer vos fichiers

Après avoir téléchargé des fichiers dans l’outil Fichiers de HubSpot, vous pouvez localiser des fichiers spécifiques en effectuant une recherche et en filtrant dans le gestionnaire de fichiers. Vous pouvez également organiser vos fichiers avec des dossiers et exporter des fichiers. Découvrez-en davantage sur l’export de données depuis HubSpot. 

Vous pouvez également gérer des fichiers dans HubSpot à l’aide de l’API Fichiers. Si vous souhaitez restreindre l'accès à un fichier ou à un dossier spécifique, découvrez comment partitionner vos fichiers et dossiers. Pour gérer vos fichiers individuels, découvrez comment gérer les détails de vos fichiers individuels.

Consultez, recherchez et filtrez vos fichiers 

En mode Liste et Grille, pour rechercher des fichiers spécifiques, vous pouvez effectuer une recherche par nom, description ou mots-clés. Vous pouvez également filtrer vos fichiers par type de fichier. Découvrez-en davantage sur la gestion de la description et des mots-clés de votre fichier.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Fichiers. Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, accédez à Marketing > E-mails. En haut à droite, cliquez sur Outils d'e-mails et sélectionnez Fichiers.

2. Pour passer de la vue en liste ou en grille, cliquez sur l’icône Liste listView ou l’icône du grid tableau de bord en haut à droite.

3. Dans la barre de recherche supérieure, saisissez le nom, la description ou des mots-clés du fichier que vous souhaitez localiser. Découvrez-en davantage sur l’utilisation de l’IA pour analyser et baliser automatiquement vos fichiers avec des descriptions et des mots-clés. 
4. Dans le menu latéral de gauche, accédez à un dossier ou sous-dossier spécifique dans l’outil Fichiers. Pour développer un dossier ou un sous-dossier, cliquez sur l’icône right en forme de carat droit à côté du dossier. Les sous-dossiers apparaîtront dans le menu latéral. 
5. Pour trier vos fichiers :
   
   • Dans la vue de liste, pour trier votre fichier par nom, taille de fichier, format ou date de dernière mise à jour, cliquez sur l’en-tête de colonne.
   • Dans la vue de grille, cliquez sur le menu déroulant en haut à droite et sélectionnez vos critères de tri. Vous pouvez trier les fichiers en fonction de leur nom, de leur taille, de la date de la dernière mise à jour et du format de fichier.
     
     

5. En haut, vous pouvez filtrer vos fichiers selon les critères suivants : 
   • Format de fichier : filtrez vos fichiers par type d’extension de fichier. Les catégories comprennent Images, Documents, Audio, Toutes les vidéos, Vidéos avec fonctionnalités avancées et Vidéos sans fonctionnalités avancées.
     
     • Outre les types d’extension tels que mp3, mov, pdf, jpg, etc., vous pouvez également filtrer selon les Vidéos avec fonctionnalités avancées et Vidéos sans fonctionnalités avancées. 
     • Les types d’extension sont regroupés par Images, Documents, Audio et Vidéos.
   • Utilisé dans : filtrez vos fichiers en fonction du contenu dans lequel le fichier est utilisé. Par exemple, vous pouvez filtrer les fichiers en fonction de ceux utilisés dans les pages de site web, les CTA, les études de cas, etc. 
   • Date de chargement : filtrez vos fichiers par date de chargement, cliquez sur le menu déroulant Date de chargement et définissez votre plage de dates. 
   • Chargé par : filtrez vos fichiers en fonction de l’utilisateur spécifique qui a téléchargé le fichier.
   • Mis à jour par : filtrez vos fichiers en fonction de l’utilisateur qui a mis à jour le fichier en dernier. Cela inclut les modifications telles que le changement de nom d’un fichier, la modification du texte alternatif ou des métadonnées, la suppression d’un fichier, le déplacement d’un fichier, etc.
   • Statut du fichier : filtrez vos fichiers par statut. Vous pouvez filtrer les fichiers actifs et archivés.
6. Pour rechercher par le type d’extension d’un fichier :
   • Dans la barre de recherche supérieure, saisissez l'extension de fichier (par exemple, jpg, pdf, mp3) dans la barre de recherche supérieure.
   • Vous pouvez également inclure le nom du fichier dans votre recherche, séparé par un espace. Par exemple, si vous saisissez chien png dans la barre de recherche, tous les fichiers png dont le nom comporte le mot chien apparaîtront dans vos résultats de recherche.
     
     

Sélectionner des fichiers en masse

Dans l’outil Fichiers, vous devrez peut-être sélectionner plusieurs fichiers pour effectuer des actions en masse, telles que déplacer des fichiers vers un dossier, supprimer des fichiers, modifier leur visibilité ou exporter ces fichiers. En mode Liste ou Grille du gestionnaire de fichiers, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers à l’aide des cases à cocher, du rectangle de sélection ou en maintenant une touche de votre clavier enfoncée. 

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Fichiers. Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, accédez à Marketing > E-mails. En haut à droite, cliquez sur Outils d'e-mails et sélectionnez Fichiers.
2. Pour sélectionner plusieurs fichiers manuellement, placez le curseur sur le fichier et sélectionnez les cases à cocher à côté des mouches que vous souhaitez sélectionner. 
3. Pour utiliser une sélection de rectangle de sélection, vous pouvez cliquer sur une zone de sélection et la faire glisser pour sélectionner plusieurs fichiers. Une fois ces fichiers sélectionnés, la case à cocher sera automatiquement sélectionnée.
4. Selon votre appareil, vous pouvez également sélectionner plusieurs fichiers en maintenant la touche Maj, Commande ou Ctrl enfoncée tout en sélectionnant les fichiers.
   
   

Après avoir sélectionné vos fichiers, vous pouvez agir sur vos fichiers. Vous pouvez également faire glisser les fichiers sélectionnés vers un dossier spécifique. 

Gérer les fichiers avec des dossiers

Vous pouvez déplacer des fichiers d’un dossier à l’autre pour rester organisé dans le gestionnaire de fichiers. En mode Liste et Grille, vous pouvez déplacer des fichiers individuels ou plusieurs fichiers en masse. 

Remarque : Lorsqu’un fichier est déplacé vers un nouveau dossier dans le gestionnaire de fichiers, il reste accessible par l’ancien chemin. Il n’est pas nécessaire d’ajouter une redirection de l’ancienne URL vers la nouvelle. Si vous chargez un nouveau fichier avec le même nom et le même chemin que le fichier que vous avez déplacé, HubSpot diffusera le nouveau fichier à la place.

Créer un nouveau dossier

Pour créer un nouveau dossier dans le gestionnaire de fichiers :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Fichiers. Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, accédez à Marketing > E-mails. En haut à droite, cliquez sur Outils d'e-mails et sélectionnez Fichiers.
2. Dans le tableau de bord des fichiers, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un dossier.
3. Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom pour votre dossier et cliquez sur Enregistrer.
4. Après avoir créé votre dossier, vous pouvez parcourir vos fichiers ou utiliser la barre de recherche en haut pour rechercher par nom de fichier.
5. Pour renommer votre dossier, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez Renommer.
6. Pour déplacer votre dossier vers un autre emplacement, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez Déplacer.
7. Pour supprimer un dossier et les fichiers qu’il contient, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer.

Déplacer des fichiers vers des dossiers en vue de liste

Pour organiser vos fichiers avec des dossiers :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Fichiers. Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, accédez à Marketing > E-mails. En haut à droite, cliquez sur Outils d'e-mails et sélectionnez Fichiers.
2. Dans le tableau, sélectionnez les cases à cocher à côté des fichiers que vous souhaitez déplacer.
3. En bas à gauche, cliquez sur Déplacer. 
4. Après avoir ajouté vos fichiers à un dossier, vous pouvez restreindre l'accès à des fichiers individuels ou à l'ensemble du dossier. 

Déplacer des fichiers vers des dossiers en mode Grille

Pour organiser vos fichiers avec des dossiers :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Fichiers. Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, accédez à Marketing > E-mails. En haut à droite, cliquez sur Outils d'e-mails et sélectionnez Fichiers.

2. Pour passer en vue Grille, cliquez sur l'icône Tableau de bord grid dans l'angle supérieur droit.

3. Pour déplacer un fichier individuel vers un dossier :
   • Passez le curseur sur un fichier et cliquez sur Actions. Ensuite, sélectionnez Déplacer. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer le fichier et cliquez sur Déplacer.
   • Vous pouvez également cliquer et faire glisser le fichier vers le dossier vers lequel vous souhaitez le déplacer.
     
     

4. Pour déplacer plusieurs fichiers vers un dossier : 
   • Placez le curseur et sélectionnez les cases à cocher à côté des fichiers et dossiers que vous souhaitez déplacer. En bas, cliquez sur Déplacer. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer le fichier et cliquez sur Déplacer.

1. • Vous pouvez également cliquer sur une case de sélection et la faire glisser pour sélectionner plusieurs fichiers. Ensuite, cliquez sur ces fichiers et faites-les glisser vers le dossier vers lequel vous souhaitez les déplacer. 

Exporter vos fichiers

Exporter vos fichiers en vue liste

Pour exporter vos fichiers dans un dossier .zip :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Fichiers. Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, accédez à Marketing > E-mails. En haut à droite, cliquez sur Outils d'e-mails et sélectionnez Fichiers.
2. Dans le tableau, sélectionnez les cases à cocher à côté des fichiers et dossiers que vous souhaitez exporter. Vous pouvez naviguer entre les pages lorsque vous sélectionnez vos fichiers.
3. En bas, cliquez sur Exporter (.zip).
4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez recevoir un lien de téléchargement.
5. Cliquez sur Export. Une fois l’export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.
   
   

Exporter vos fichiers en vue de grille

Pour exporter vos fichiers dans un dossier .zip :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Contenu > Fichiers. Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, accédez à Marketing > E-mails. En haut à droite, cliquez sur Outils d'e-mails et sélectionnez Fichiers.

2. Pour passer en vue Grille, cliquez sur l'icône Tableau de bord grid dans l'angle supérieur droit.

3. Dans le tableau, placez le curseur et sélectionnez les cases à cocher à côté des fichiers et dossiers que vous souhaitez exporter. Vous pouvez également cliquer sur une case de sélection et la faire glisser pour sélectionner plusieurs fichiers.
4. En bas, cliquez sur Exporter (.zip).
5. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez recevoir un lien de téléchargement. 
6. Cliquez sur Export. Une fois l'export effectué, vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail et dans votre centre de notifications.