Sincronizzazione dei dati con il CRM di HubSpot in Data Studio

Dopo aver creato un set di dati in HubSpot, è possibile sincronizzare i dati con il CRM per migliorare la segmentazione del pubblico, per inviare e-mail di marketing più personalizzate o per migliorare le attività di vendita in base ai risultati ottenuti dai dati.

Nota bene: mentre la sincronizzazione multi-oggetto è disponibile per tutti gli utenti, lo strumento Data Studio è ancora in fase beta.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dei dati > Data Studio.
2. Passare il mouse su un set di dati esistente e fare clic su Usa in, quindi su Sincronizza con il CRM.

3. Nel menu della barra laterale destra, selezionare quanto segue:
   • Destinazione: gli oggetti CRM in cui si desidera sincronizzare i dati. È possibile selezionare più di un oggetto in un'unica configurazione (ad esempio, sincronizzare i dati su entrambe le transazioni e le voci di riga contemporaneamente).
   • Modalità di sincronizzazione: scegliere Crea e aggiorna, Solo creazione o Solo aggiornamento.
   • Frequenza di sincronizzazione: selezionare Una volta, Ogni 15 minuti, Ogni ora, Ogni giorno, Ogni settimana o Ogni mese.

Nota bene: la sincronizzazione iniziale viene eseguita immediatamente dopo l'attivazione. Le sincronizzazioni successive avverranno all'intervallo specificato dal momento dell'avvio. Ad esempio, se si avvia una sincronizzazione oraria alle 11:45, la sincronizzazione successiva verrà eseguita alle 12:00, seguita da una sincronizzazione ogni ora.

3. • Mappature: scegliere una colonna e una proprietà da usare come chiave di corrispondenza per allineare le righe tra origine e destinazione. Se sono stati selezionati più oggetti CRM, fare clic sulle schede in alto per eseguire la mappatura per ciascun oggetto.

Sincronizzazione di più oggetti e mappatura delle associazioni

Quando si esegue la sincronizzazione su più oggetti, è necessario definire il modo in cui i record devono essere collegati nel CRM.

• Stabilire le associazioni: utilizzare l'interfaccia di mappatura per definire i collegamenti tra le relazioni (ad esempio, collegare le nuove Voci di linea alle Trattative esistenti).
• Dipendenze degli oggetti: alcuni oggetti dipendono da altri per esistere. Ad esempio, le Voci di linea dipendono dalle Trattative; non è possibile sincronizzare le Voci di linea senza associarle a un record di Trattativa.

Chiavi di corrispondenza e identificatori esterni

Una chiave di corrispondenza è necessaria anche quando la modalità di sincronizzazione è impostata solo su Crea. Ciò impedisce la creazione di record duplicati nelle successive esecuzioni di sincronizzazione.

Se si sincronizzano i dati da una fonte esterna (come Snowflake) e non si dispone di ID di record HubSpot:

1. Creare una proprietà personalizzata sull'oggetto HubSpot per memorizzare l'identificatore univoco del sistema esterno.

2. Nel dataset, includere una colonna con l'identificatore esterno.
3. Nella configurazione di sincronizzazione, mappare la colonna alla proprietà personalizzata e impostarla come chiave di corrispondenza.
4. I campi obbligatori variano a seconda del tipo di record:
   • Contatti: Nome, Cognome o Email
   • Offerte: Nome dell'affare, Fase dell'affare e Pipeline. (Accetta etichette di testo o ID interni; i valori booleani non sono supportati).
   • Voci: è necessario fornire l'opzione A (Prodotto + Quantità) o l'opzione B (Nome + Quantità + Prezzo).

Nota bene: il campo "Prodotto" si aspetta un ID record di HubSpot. Se si utilizza un nome prodotto/SKU, utilizzare invece il campo "Nome" per evitare errori di sincronizzazione silenziosa.

Avviare e gestire la sincronizzazione

1. Una volta configurata la sincronizzazione, fare clic su Avvia sincronizzazione.
2. Nella scheda Set di dati, fare clic sul set di dati sincronizzato con il CRM. Nella parte superiore della tabella, apparirà una nota che indica che i dati esterni sono in corso di sincronizzazione.

3. Fare clic su Visualizza stato di sincronizzazione per accedere alla pagina Stato e monitoraggio della sincronizzazione. Qui è possibile visualizzare un rapporto completo sulle prestazioni della sincronizzazione, compreso il numero di record creati, il numero unico di record aggiornati e il numero di errori nella sincronizzazione. Per quanto riguarda il numero unico di record aggiornati, se ci sono cinque aggiornamenti dello stesso record nel periodo di tempo specificato, si vedrà solo un aggiornamento.
4. Nella scheda Riepilogo, nella parte superiore della pagina, è possibile vedere quando la sincronizzazione è stata eseguita l'ultima volta e la prossima volta che verrà eseguita.
   • Fare clic su Sincronizza ora per eseguire una sincronizzazione incrementale dei dati dall'ultima sincronizzazione.
   • Fare clic sul menu a discesa Azioni per sospendere, annullare o modificare la sincronizzazione.

• • Per informazioni dettagliate su come i record hanno interagito con la sincronizzazione, consultare la tabella Attività di sincronizzazione in fondo alla pagina. Usare la barra di ricerca per trovare un record specifico incluso nella sincronizzazione.

• • Nella scheda Configurazione, è possibile rivedere la configurazione di sincronizzazione creata nel costruttore di set di dati. Per modificare la configurazione, fare clic su Modifica sincronizzazione.

Risoluzione degli errori comuni

Si prega di notare alcuni dei seguenti errori in cui ci si può imbattere:

• Errori di sincronizzazione silenziosa: Se non vengono creati record e non vengono visualizzati errori, controllare la tabella Attività di sincronizzazione nella scheda Riepilogo. Questo si verifica spesso quando una colonna è mappata su un tipo di proprietà incompatibile (ad esempio, la mappatura del testo sul campo ID "Prodotto").
• Errore di mappatura conflittuale: Si verifica se c'è una sovrapposizione di mappature.
  • Colonna in conflitto: Due colonne diverse sono mappate alla stessa proprietà (Colonna A & B -> Proprietà 1).
  • Proprietà in conflitto: Una colonna è mappata su due proprietà diverse (Colonna A -> Proprietà 1 e 2).