Synchronisieren Sie Daten mit dem CRM von HubSpot in Data Studio

Nachdem Sie einen Datensatz in HubSpot erstellt haben, können Sie die Daten mit dem CRM synchronisieren, um Ihre Zielgruppensegmentierung zu verbessern, personalisiertere Marketing-E-Mails zu versenden oder Ihre Vertriebskontaktaufnahme auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse zu verbessern.

Bitte beachten: Die Synchronisierung mehrerer Objekte ist zwar für alle Benutzer verfügbar, das Data Studio-Tool befindet sich jedoch noch in der Betaphase.

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Datenmanagement > Data Studio.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen vorhandenen Datensatz, klicken Sie auf Verwenden in und dann auf Mit CRM synchronisieren.

3. Wählen Sie im rechten Seitenleistenmenü Folgendes aus:
   • Ziel: die CRM-System-Objekte, bei denen Sie die Daten synchronisieren möchten. Sie können mehr als ein Objekt in einer einzigen Konfiguration auswählen (z. B. durch gleichzeitige Synchronisierung von Daten mit Deals und Artikeln).
   • Synchronisierungsmodus: Wählen Sie Erstellen und aktualisieren, Nur erstellen oder Nur aktualisieren aus.
   • Synchronisierungshäufigkeit: Wählen Sie Einmalig, Alle 15 Minuten, Stündlich, Täglich, Wöchentlich oder Monatlich aus.

Bitte beachten: Die erste Synchronisierung wird sofort nach der Aktivierung ausgeführt. Nachfolgende Synchronisierungen erfolgen dann im angegebenen Intervall ab dem Zeitpunkt der Initiierung. Wenn Sie beispielsweise eine stündliche Synchronisierung um 11:45 Uhr starten, wird die nächste Synchronisierung um 12:00 Uhr ausgeführt, gefolgt von einer stündlichen Synchronisierung.

3. • Zuordnungen: Wählen Sie eine Spalte und eine Eigenschaft aus, die als Übereinstimmungsschlüssel verwendet werden sollen, um Zeilen über die Quelle und das Ziel hinweg auszurichten. Wenn Sie mehrere CRM-System-Objekte ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarten oben, um die einzelnen Objekte zuzuordnen. 

Synchronisierung mehrerer Objekte und Zuordnung

Wenn Sie mit mehreren Objekten synchronisieren, müssen Sie definieren, wie diese Datensätze im CRM-System verknüpft werden sollen.

• Einrichten von Zuordnungen: Verwenden Sie die Zuordnungsschnittstelle , um Beziehungsverknüpfungen zu definieren (z. B. die Verknüpfung neuer Artikel mit bestehenden Deals).
• Objektabhängigkeiten: Einige Objekte sind davon abhängig, dass andere existieren. Zum Beispiel sind Artikel von Deals abhängig; Sie können Artikel nicht synchronisieren, ohne sie einem Dealdatensatz zuzuordnen.

Schlüssel und externe Bezeichner abgleichen

Ein Übereinstimmungsschlüssel ist auch dann erforderlich, wenn der Synchronisierungsmodus auf Nur Erstellen festgelegt ist. Dadurch wird verhindert, dass bei nachfolgenden Synchronisierungsläufen doppelte Datensätze erstellt werden.

Wenn Sie Daten aus einer externen Quelle (wie Snowflake) synchronisieren und keine HubSpot-Datensatz-IDs haben:

1. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft für das HubSpot-Objekt, um die eindeutige ID Ihres externen Systems zu speichern.

2. Fügen Sie in Ihrem Datensatz eine Spalte mit dieser externen ID hinzu.
3. Ordnen Sie in der Synchronisierungskonfiguration diese Spalte Ihrer benutzerdefinierten Eigenschaft zu und legen Sie sie als Übereinstimmungsschlüssel fest.
4. Erforderliche Felder variieren je nach Datensatztyp:
   • Kontakte: Vorname, Nachname oder E-Mail-Adresse
   • Angebote: Deal-Name, Deal-Phase und Pipeline. (Akzeptiert Textlabels oder interne IDs; boolesche Werte werden nicht unterstützt).
   • Artikel: Sie müssen Option A (Produkt + Menge) oder Option B (Name + Menge + Preis) angeben.

Bitte beachten: Das Feld "Produkt" erwartet eine HubSpot-Datensatz-ID. Wenn Sie einen Produktnamen/eine Bestandseinheit verwenden, verwenden Sie stattdessen das Feld "Name", um stille Synchronisierungsfehler zu vermeiden.

Starten und verwalten Sie Ihre Synchronisierung

1. Nachdem Ihre Synchronisierung konfiguriert ist, klicken Sie auf Synchronisierung starten.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datensätze auf den Datensatz , den Sie mit dem CRM synchronisiert haben. Oben in der Tabelle wird ein Hinweis angezeigt, dass Ihre externen Daten synchronisiert werden.

3. Klicken Sie auf Synchronisierungszustand anzeigen , um zur Seite Synchronisierungszustandsüberwachung & zu gelangen. Hier können Sie einen vollständigen Bericht über die Performance Ihrer Synchronisierung sehen, einschließlich der Anzahl der erstellten Datensätze, der eindeutigen Anzahl der aktualisierten Datensätze und der Anzahl der Fehler in Ihrer Synchronisierung. Für die eindeutige Anzahl der aktualisierten Datensätze würde bei fünf Aktualisierungen desselben Datensatzes im angegebenen Zeitraum nur eine Aktualisierung angezeigt werden.
4. Auf der Registerkarte Zusammenfassung oben auf der Seite können Sie sehen, wann die Synchronisierung zuletzt ausgeführt wurde und wann sie das nächste Mal ausgeführt wird.
   • Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren , um eine inkrementelle Synchronisierung Ihrer Daten seit der letzten Synchronisierung durchzuführen.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen , um die Synchronisierung anzuhalten, abzubrechen oder zu bearbeiten .

• • Überprüfen Sie die Tabelle Synchronisierung Aktivität unten auf der Seite, um detaillierte Einblicke in die Interaktion von Datensätzen mit der Synchronisierung zu erhalten. Verwenden Sie die Suchleiste , um einen bestimmten Datensatz zu finden, der in die Synchronisierung einbezogen ist. 

• • Auf der Registerkarte Konfiguration können Sie die Synchronisierungskonfiguration überprüfen, die Sie im Datensatzdesigner erstellt haben. Um diese Konfiguration zu bearbeiten, klicken Sie auf Synchronisierung bearbeiten.

Fehlerbehebung bei häufigen Fehlern

Bitte beachten Sie einige der folgenden Fehler, die auftreten können:

• Fehler bei der unbeaufsichtigten Synchronisierung: Wenn keine Datensätze erstellt werden, aber keine Fehler angezeigt werden, überprüfen Sie die Tabelle Synchronisierung Aktivität auf der Registerkarte Zusammenfassung. Dies ist häufig der Fall, wenn eine Spalte einem inkompatiblen Eigenschaftentyp zugeordnet wird (z. B. Zuordnen eines Textes zum Feld "Produkt-ID").
• Fehler bei widersprüchlichen Zuordnungen: Dies ist der Fall, wenn es eine Überschneidung mit der Zuordnung gibt.
  • Konfliktreiche Spalte: Zwei verschiedene Spalten sind derselben Eigenschaft zugeordnet (Spalte A & B –> Eigenschaft 1).
  • In Konflikt stehende Eigenschaft: Eine Spalte ist zwei verschiedenen Eigenschaften zugeordnet (Spalte A –> Eigenschaft 1 und 2).