Synkroniser data til HubSpots CRM i Data Studio

Når du har opprettet et datasett i HubSpot, kan du synkronisere dataene tilbake til CRM-systemet for å forbedre målgruppesegmenteringen, sende mer personlig tilpassede markedsførings-e-poster eller forbedre salgsarbeidet basert på lærdom fra dataene.

Merk: Selv om synkronisering av flere objekter er live for alle brukere, er Data Studio-verktøyet fortsatt i betaversjon.

1. På HubSpot-kontoen din navigerer du til Dataadministrasjon > Datastudio.
2. Hold markøren over et eksisterende datasett, klikk på Bruk i, og klikk deretter på Synkroniser til CRM.

3. Velg følgende i menyen i høyre sidefelt:
   • Destinasjon: CRM-objektene der du vil synkronisere dataene. Du kan velge mer enn ett objekt i én enkelt konfigurasjon (f.eks. synkronisere data til både Deals og Line Items samtidig).
   • Synkroniseringsmodus: Velg Opprett og oppdater, Bare opprett eller Bare oppdater.
   • Synkroniseringsfrekvens: Velg Én gang, Hvert 15. minutt, Hver time, Daglig, Ukentlig eller Månedlig.

Merk: Den første synkroniseringen kjøres umiddelbart etter aktivering. Etterfølgende synkroniseringer vil deretter skje med det angitte intervallet fra starttidspunktet. Hvis du for eksempel starter en synkronisering hver time kl. 11.45, vil neste synkronisering kjøre kl. 12.00, etterfulgt av en synkronisering hver time etter det.

3. • Tilordninger: Velg en kolonne og en egenskap som skal brukes som samsvarsnøkkel for å justere rader på tvers av kilden og destinasjonen. Hvis du har valgt flere CRM-objekter, klikker du på fanene øverst for å tilordne for hvert objekt.

Synkronisering av flere objekter og assosiasjonstilordning

Når du synkroniserer med flere objekter, må du definere hvordan disse postene skal knyttes sammen i CRM-systemet.

• Oppretteassosiasjoner: Bruk mapping-grensesnittet til å definere relasjonskoblinger (f.eks. å koble nye varelinjer til eksisterende avtaler).
• Objektavhengigheter: Noen objekter er avhengige av andre for å eksistere. For eksempel er varelinjer avhengige av avtaler; du kan ikke synkronisere varelinjer uten å knytte dem til en avtalepost.

Matchnøkler og eksterne identifikatorer

En matchingsnøkkel er påkrevd selv når synkroniseringsmodusen er satt til Bare opprett. Dette forhindrer at det opprettes dupliserte poster ved påfølgende synkroniseringskjøringer.

Hvis du synkroniserer data fra en ekstern kilde (som Snowflake) og ikke har HubSpot-post-ID-er:

1. Opprett en egendefinert egenskap på HubSpot-objektet for å lagre det eksterne systemets unike identifikator.

2. Inkluder en kolonne med den eksterne identifikatoren i datasettet ditt.
3. I synkroniseringskonfigurasjonen tilordner du denne kolonnen til den egendefinerte egenskapen og angir den som matchnøkkel.
4. Obligatoriske felt varierer etter posttype:
   • Kontakter: Fornavn, Etternavn eller E-post
   • Avtaler: Avtalens navn, avtalestadium og pipeline. (Aksepterer tekstetiketter eller interne ID-er; boolske verdier støttes ikke).
   • Varelinjer: Du må oppgi alternativ A (produkt + antall) eller alternativ B (navn + antall + pris).

Merk: "Produkt"-feltet forventer en HubSpot Record ID. Hvis du bruker et produktnavn/SKU, må du bruke feltet "Navn" i stedet for å unngå stille synkroniseringsfeil.

Start og administrer synkroniseringen

1. Når synkroniseringen er konfigurert, klikker du på Start synkronisering.
2. Klikk på datasettet du har synkronisert med CRM i Datasett-fanen. Øverst i tabellen vises en merknad om at de eksterne dataene synkroniseres.

3. Klikk på Vis synkroniseringsstatus for å komme til siden Synkroniseringsstatus og overvåking. Her kan du se en fullstendig rapport om ytelsen til synkroniseringen, inkludert antall oppføringer som er opprettet, antall unike oppføringer som er oppdatert, og antall feil i synkroniseringen. For det unike antallet oppdaterte poster vil du bare se én oppdatering hvis det er fem oppdateringer av samme post i løpet av den angitte tidsperioden.
4. På fanen Sammendrag, øverst på siden, kan du se når synkroniseringen sist ble kjørt og neste gang den skal kjøres.
   • Klikk på Synkroniser nå for å utføre en inkrementell synkronisering av dataene dine siden forrige synkronisering.
   • Klikk på nedtrekksmenyen Handlinger for å sette synkroniseringen på pause, avbryte den eller redigere den.

• • Se tabellen Synkroniseringsaktivitet nederst på siden for å få detaljert innsikt i hvordan postene interagerte med synkroniseringen. Bruk søkefeltet for å finne en bestemt post som er inkludert i synkroniseringen.

• • I kategorien Konfigurasjon kan du se synkroniseringskonfigurasjonen du opprettet i datasettbyggeren. Klikk på Rediger synkronisering for å redigere denne konfigurasjonen.

Feilsøking av vanlige feil

Vær oppmerksom på noen av de følgende feilene du kan støte på:

• Stille synkroniseringsfeil: Hvis ingen poster opprettes, men ingen feil vises, kan du sjekke tabellen Synkroniseringsaktivitet i kategorien Sammendrag. Dette skjer ofte når en kolonne tilordnes til en inkompatibel egenskapstype (f.eks. tilordning av tekst til ID-feltet "Produkt").
• Feil ved motstridende tilordninger: Dette skjer hvis det er en overlapping i tilordningen.
  • Motstridende kolonne: To forskjellige kolonner er tilordnet samme egenskap (Kolonne A og B -> Egenskap 1).
  • Motstridende egenskap: Én kolonne er tilordnet to forskjellige egenskaper (Kolonne A -> Eiendom 1 og 2).