Gestire i file

Dopo aver caricato i file nello strumento file di HubSpot, è possibile individuare file specifici effettuando ricerche e filtri all'interno del file manager. È inoltre possibile organizzare i file con cartelle ed esportare i file. Per saperne di più sull'esportazione dei dati da HubSpot.

È inoltre possibile gestire i file in HubSpot utilizzando l'API Files. Se si desidera limitare l'accesso a un file o a una cartella specifici, imparare a suddividere i file e le cartelle. Per gestire i singoli file, imparare a gestire i dettagli dei singoli file.

Esaminare, cercare e filtrare i file

Sia nella visualizzazione a elenco che in quella a griglia, per trovare file specifici è possibile effettuare una ricerca in base al nome, alla descrizione o alle parole chiave del file. È anche possibile filtrare i file per tipo di file. Per saperne di più sulla gestione della descrizione e delle parole chiave dei file.

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Contenuti > File. Se utilizzi gli strumenti gratuiti di HubSpot, vai a Marketing > E-mail. In alto a destra, fai clic su Strumenti e-mail e seleziona File.

2. Per passare dalla visualizzazione a elenco a quella a griglia, fare clic sull'icona listView dell'elenco o sull'icona griddella griglia in alto a destra.

3. Nella barra di ricerca in alto, inserire il nome, la descrizione o le parole chiave del file che si desidera individuare. Per saperne di più sull'uso dell'intelligenza artificiale per analizzare e contrassegnare automaticamente i file con descrizioni e parole chiave.
4. Nel menu della barra laterale sinistra, navigare verso una cartella o sottocartella specifica nello strumento File. Per espandere una cartella o una sottocartella, fare clic sull'icona right accanto alla cartella. Le eventuali sottocartelle appariranno nel menu della barra laterale.
5. Per ordinare i file:
   
   • Nella vista elenco, per ordinare i file in base al nome, alle dimensioni, al formato o alla data dell'ultimo aggiornamento, fare clic sull'intestazione della colonna.
   • Nella visualizzazione a griglia, fare clic sul menu a discesa in alto a destra e selezionare i criteri di ordinamento. È possibile ordinare i file in base al nome, alle dimensioni, alla data dell'ultimo aggiornamento e al formato.
     
     

5. Nella parte superiore, è possibile filtrare i file in base ai seguenti criteri:
   • Formato file: filtrare i file in base al tipo di estensione. Le categorie includono Immagini, Documenti, Audio, Tutti i video, Video con funzioni avanzate e Video senza funzioni avanzate.
     
     • Oltre ai tipi di estensione come mp3, mov, pdf, jpg e altri, è possibile filtrare anche per Video con funzioni avanzate e Video senza funzioni avanzate.
     • I tipi di estensione sono raggruppati per Immagini, Documenti, Audio e Video.
   • Utilizzato in: filtrare i file in base al contenuto in cui vengono utilizzati. Ad esempio, è possibile filtrare i file in base a quelli utilizzati nelle pagine del sito web, nelle CTA, nei casi di studio e altro ancora.
   • Data di caricamento: filtra i file in base alla data di caricamento, facendo clic sul menu a discesa Data di caricamento e impostando l'intervallo di date.
   • Caricato da: filtra i file in base all'utente specifico che li ha caricati.
   • Aggiornato da: filtra i file in base all'utente che li ha aggiornati per ultimo. Questo include modifiche come la ridenominazione di un file, la modifica del testo alt o dei metadati, l'eliminazione di un file, lo spostamento di un file e altro ancora.
   • Stato del file: filtrare i file in base allo stato. È possibile filtrare tra i file attivi o archiviati.
6. Per cercare in base all'estensione di un file, digitare:
   • Nella barra di ricerca superiore, inserire l'estensione del file (ad esempio, jpg, pdf, mp3).
   • È anche possibile includere il nome del file nella ricerca, separato da uno spazio. Ad esempio, inserendo cane png nella barra di ricerca si otterranno tutti i file png con titoli che includono il testo cane.
     
     

Selezionare i file in blocco

Nello strumento File, può essere necessario selezionare più file per eseguire azioni in blocco come lo spostamento dei file in una cartella, l'eliminazione dei file, la modifica della visibilità dei file o l'esportazione dei file. Sia nella visualizzazione a elenco che in quella a griglia del gestore file, è possibile selezionare più file utilizzando le caselle di controllo, la selezione a tendina o tenendo premuto un tasto della tastiera.

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Contenuti > File. Se utilizzi gli strumenti gratuiti di HubSpot, vai a Marketing > E-mail. In alto a destra, fai clic su Strumenti e-mail e seleziona File.
2. Per selezionare manualmente più file, passare il mouse sul file e selezionare le caselle di controllo accanto alle mosche che si desidera selezionare.
3. Per utilizzare una selezione marquee, è possibile fare clic e trascinare una casella di selezione per selezionare più file. Dopo aver selezionato questi file, le caselle di controllo sui file saranno automaticamente selezionate.
4. A seconda del dispositivo, è anche possibile selezionare più file tenendo premuto il tasto shift, il tasto command o il tasto ctrl mentre si selezionano i file.
   
   

Dopo aver selezionato i file, è possibile agire su di essi. È anche possibile trascinare i file selezionati in una cartella specifica.

Gestire i file con le cartelle

È possibile spostare i file tra le cartelle per rimanere organizzati nel file manager. Sia nella visualizzazione a elenco che in quella a griglia, è possibile spostare singoli file o più file in blocco.

Nota bene: quando un file viene spostato in una nuova cartella nel file manager, rimarrà accessibile nel vecchio percorso. Non è necessario aggiungere un reindirizzamento dal vecchio URL al nuovo URL. Se si carica un nuovo file con lo stesso nome e percorso del file spostato, HubSpot servirà il nuovo file.

Creare una nuova cartella

Per creare una nuova cartella nel file manager:

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Contenuti > File. Se utilizzi gli strumenti gratuiti di HubSpot, vai a Marketing > E-mail. In alto a destra, fai clic su Strumenti e-mail e seleziona File.
2. Dalla dashboard dei file, in alto a destra, fare clic su Crea cartella.
3. Nella finestra di dialogo, inserire un nome per la cartella e fare clic su Salva.
4. Dopo aver creato la cartella, è possibile sfogliare i file o utilizzare la barra di ricerca in alto per cercare il nome del file.
5. Per rinominare la cartella, in alto a destra fare clic su Azioni e selezionare Rinomina.
6. Per spostare la cartella in un'altra posizione, in alto a destra fare clic su Azioni e selezionare Sposta.
7. Per eliminare una cartella e i file al suo interno, in alto a destra fare clic su Azioni e selezionare Elimina.

Spostare i file nelle cartelle nella vista elenco

Per organizzare i file con le cartelle:

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Contenuti > File. Se utilizzi gli strumenti gratuiti di HubSpot, vai a Marketing > E-mail. In alto a destra, fai clic su Strumenti e-mail e seleziona File.
2. Nella tabella, selezionare le caselle di controllo accanto ai file che si desidera spostare.
3. In basso a sinistra, fare clic su Sposta.
4. Dopo aver aggiunto i file a una cartella, è possibile limitare l'accesso ai singoli file o all'intera cartella.

Spostare i file nelle cartelle nella vista a griglia

Per organizzare i file con le cartelle:

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Contenuti > File. Se utilizzi gli strumenti gratuiti di HubSpot, vai a Marketing > E-mail. In alto a destra, fai clic su Strumenti e-mail e seleziona File.

2. Per passare alla visualizzazione a griglia, fare clic sull'icona grid in alto a destra.

3. Per spostare un singolo file in una cartella:
   • Passare il mouse su un file e fare clic su Azioni. Selezionare quindi Sposta. Nella finestra di dialogo, selezionare la cartella in cui si desidera spostare il file e fare clic su Sposta.
   • In alternativa, fare clic e trascinare il file nella cartella in cui si desidera spostarlo.
     
     

4. Per spostare più file in una cartella:
   • Passare il mouse sopra e selezionare le caselle di controllo accanto ai file e alle cartelle che si desidera spostare. In basso, fare clic su Sposta. Nella finestra di dialogo, selezionare la cartella in cui si desidera spostare il file e fare clic su Sposta.

1. • In alternativa, fare clic e trascinare una casella di selezione per selezionare più file. Quindi, fare clic e trascinare questi file nella cartella in cui si desidera spostarli.

Esportare i file

Esportare i file nella vista elenco

Per esportare i file in una cartella .zip:

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Contenuti > File. Se utilizzi gli strumenti gratuiti di HubSpot, vai a Marketing > E-mail. In alto a destra, fai clic su Strumenti e-mail e seleziona File.
2. Nella tabella, selezionare le caselle di controllo accanto ai file e alle cartelle che si desidera esportare. È possibile navigare tra le pagine durante la selezione dei file.
3. In basso, fare clic su Esporta (ZIP).
4. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa e selezionare gli utenti per i quali si desidera ricevere un link di download.
5. Fare clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, l'utente riceverà un link di download via e-mail e nel centro notifiche.
   
   

Esportare i file nella vista a griglia

Per esportare i file in una cartella .zip:

1. Nel tuo account HubSpot, vai a Contenuti > File. Se utilizzi gli strumenti gratuiti di HubSpot, vai a Marketing > E-mail. In alto a destra, fai clic su Strumenti e-mail e seleziona File.

2. Per passare alla visualizzazione a griglia, fare clic sull'icona grid in alto a destra.

3. Nella tabella, passare il mouse e selezionare le caselle di controllo accanto ai file e alle cartelle che si desidera esportare. In alternativa, fare clic e trascinare una casella di selezione per selezionare più file.
4. In basso, fare clic su Esporta (ZIP).
5. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa e selezionare gli utenti che si desidera ricevere un link per il download.
6. Fare clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, si riceverà un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.