自動音声応答の設定
更新日時 2024年 10月 9日
以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。
Sales Hub Enterprise |
Service Hub Enterprise |
自動音声応答(IVR)は、あらかじめ録音された音声プロンプトとキーパッド入力を通じて発信者に自動応答できるシステムです。IVRは顧客サービスを向上させ、業務効率を改善し、通話プロセスを合理化します。正確な通話ルーティング、パーソナライズされたセルフサービスオプション、24時間体制での顧客アクセスを確保しながら、大量の通話を処理するための便利で効果的な方法が提供されます。
IVRメニューを作成する
IVRメニューを作成する手順は以下のとおりです。
名前と番号を選ぶ
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、[ツール]にある[コール]をクリックします。次に、[IVR(自動音声応答)]をクリックします。
- [IVRメニューを追加]をクリックします。
- [名前]フィールドにIVRメニューのラベルを入力します。
- [電話番号]ドロップダウンメニューをクリックし、着信コールに使用して発信者をIVRメニューに誘導する番号を選択します。
注:選択できるのは、ユーザーやコールチャネルに割り当てられていない番号のみです。全ての電話番号が割り当てられている場合は、[HubSpot番号を取得]をクリックして、電話設定を調整するか、新しいHubSpot番号を取得します。
- [続ける]をクリックします。IVRエディターにリダイレクトされ、キーパッドを設定できます。
音声メッセージの作成、アップロード、編集
音声メッセージは、発信者がIVR番号にダイヤルしたときに聞こえる音声です。音声メッセージは、プロセス中いつでも作成できます。音声メッセージを作成またはアップロードするには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、[ツール]にある[コール]をクリックします。次に、[IVR(自動音声応答)]をクリックします。
- [音声メッセージを編集]をクリックします。
- [メッセージ名]フィールドに、音声のラベルを入力します。
- [メッセージのタイプを選択]ドロップダウンメニューをクリックし、[音声合成]または[音声をアップロード]を選択します。
- [音声合成]を選択した場合:
- [メッセージを入力]フィールドに、音声メッセージの作成に使用するテキストを入力します。
- [言語]ドロップダウンメニューをクリックし、メッセージを読み上げる言語を選択します。
- [音声]ドロップダウンメニューをクリックし、メッセージを読み上げる音声を選択します。playerPlay再生アイコンをクリックして、各音声をプレビューします。
- Upload Audioを選択した場合:
-
- [ファイルをアップロード]をクリックして、使用する音声ファイルをアップロードします。次に、音声ファイルを選択します。
- 音声をプレビューするには、playerPlay再生アイコンをクリックします。
- 音声を削除するには、deleteゴミ箱アイコンをクリックします。
- [保存]をクリックします。
音声メッセージを編集するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、[ツール]にある[コール]をクリックします。次に、[IVR(自動音声応答)]をクリックします。
- [音声メッセージを編集]をクリックします。
- [既存の音声メッセージを編集]タブをクリックします。
- 変更する音声メッセージの上にカーソルを合わせ、[編集]をクリックします。
- 編集が完了したら、[保存]をクリックします。
キーパッドとルーティングナンバーの設定
注:、通話をルーティングするチームを選択するには、チーム通話チャンネルがすでに設定されている必要があります。受信トレイまたはヘルプデスクでチーム通話を設定するには、こちらの手順に従ってください。
キーパッドやルーティングナンバーを編集している場合、またはIVRエディターにリダイレクトされなかった場合:
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、[ツール]にある[コール]をクリックします。次に、[IVR(自動音声応答)]をクリックします。
- 編集したいIVRメニューにカーソルを合わせます。[アクション]をクリックし、[編集]を選択します。
キーパッドとルーティングナンバーを設定するには、次の手順に従います。
- [キーパッド(IVR)メニュー]をクリックします。
- [音声メッセージを選択]ドロップダウンメニューをクリックし、メニューに使用したい音声を選択します。
- さらに分岐メニューを追加するには、[キーパッド設定]セクションで[キープレスを追加]をクリックします。キープレスを削除するには、deleteゴミ箱アイコンをクリックします。キープロンプトが音声に合っていることを確認してください。
- 各分岐に関連付けされた番号を変更するには、[キープレス]ドロップダウンメニューをクリックします。
- [保存]をクリックします。
- コールの転送先にするユーザー(Sales HubまたはService Hub Enterpriseシートのみ)とチームを選択するには、それぞれの[呼び出し先]ボックスをクリックします。
- [呼び出し先]ドロップダウンメニューで、各キープレスに対応して呼び出す電話番号を選択します。例えば、以下の例では、発信者がキープレス0を押すと、サポートチケットの電話番号にリダイレクトされます。
- [保存]をクリックします。必ず全ての[呼び出し先]ボックスに対して電話番号を選択してください。
- サブメニューを追加設定するには、キープレス分岐をクリックします。次に、Keypad (IVR) Menuを選択し、メニューオプションの設定を続行します。
- 発信者がキープレスを選択しなかった場合に、IVRがユーザーまたはチームを呼び出すようにしたい場合は、[入力間違い/入力なし]セクションで、addプラスアイコンをクリックして呼び出し先番号を選択します。
- 設定を保存するには、右上の[保存]をクリックします。次に、[公開せずに保存]を選択します。
IVRの公開
IVRメニューを作成し、キーパッドメニューを設定し、呼び出し先を電話番号に割り当てたら、IVRを公開できます。IVRを公開するには、IVRエディターから[保存し、公開]をクリックします。
注:公開前に全てのアラートを解決する必要があります。
IVRメニューを公開せずに保存し、公開する準備ができた場合:
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、[ツール]にある[コール]をクリックします。次に、[IVR(自動音声応答)]をクリックします。
- 公開したいIVRメニューの横の[ステータス]スイッチをオンに切り替えます。
IVRが公開されると、IVR電話回線への着信通話を受け付ける準備が整います。