自動音声応答の設定

自動音声応答（IVR）は、あらかじめ録音された音声プロンプトとキーパッド入力を通じて発信者に自動応答できるシステムです。IVRは顧客サービスを向上させ、業務効率を改善し、通話プロセスを合理化します。正確な通話ルーティング、パーソナライズされたセルフサービスオプション、24時間体制での顧客アクセスを確保しながら、大量の通話を処理するための便利で効果的な方法が提供されます。

IVRメニューを作成する

IVRメニューを作成する手順は以下のとおりです。

名前と番号を選ぶ

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ツール］にある［コール］をクリックします。次に、［IVR（自動音声応答）］をクリックします。 
• ［IVRメニューを追加］をクリックします。 
• ［名前］フィールドにIVRメニューのラベルを入力します。
• ［電話番号］ドロップダウンメニューをクリックし、着信コールに使用して発信者をIVRメニューに誘導する番号を選択します。 

注：選択できるのは、ユーザーやコールチャネルに割り当てられていない番号のみです。全ての電話番号が割り当てられている場合は、［HubSpot番号を取得］をクリックして、電話設定を調整するか、新しいHubSpot番号を取得します。

• ［続ける］をクリックします。IVRエディターにリダイレクトされ、キーパッドを設定できます。 

音声メッセージの作成、アップロード、編集

音声メッセージは、発信者がIVR番号にダイヤルしたときに聞こえる音声です。音声メッセージは、プロセス中いつでも作成できます。音声メッセージを作成またはアップロードするには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ツール］にある［コール］をクリックします。次に、［IVR（自動音声応答）］をクリックします。 
• ［音声メッセージを編集］をクリックします。
• ［メッセージ名］フィールドに、音声のラベルを入力します。
• ［メッセージのタイプを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、［音声合成］または［音声をアップロード］を選択します。 
• ［音声合成］を選択した場合： 
  • ［メッセージを入力］フィールドに、音声メッセージの作成に使用するテキストを入力します。 
  • ［言語］ドロップダウンメニューをクリックし、メッセージを読み上げる言語を選択します。
  • ［音声］ドロップダウンメニューをクリックし、メッセージを読み上げる音声を選択します。playerPlay再生アイコンをクリックして、各音声をプレビューします。 

• Upload Audioを選択した場合：

• • ［ファイルをアップロード］をクリックして、使用する音声ファイルをアップロードします。次に、音声ファイルを選択します。
  • 音声をプレビューするには、playerPlay再生アイコンをクリックします。
  • 音声を削除するには、deleteゴミ箱アイコンをクリックします。 

• ［保存］をクリックします。

音声メッセージを編集するには、次の手順に従います。 

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ツール］にある［コール］をクリックします。次に、［IVR（自動音声応答）］をクリックします。 
• ［音声メッセージを編集］をクリックします。
• ［既存の音声メッセージを編集］タブをクリックします。
• 変更する音声メッセージの上にカーソルを合わせ、［編集］をクリックします。
• 編集が完了したら、［保存］をクリックします。

キーパッドとルーティングナンバーの設定

注：、通話をルーティングするチームを選択するには、チーム通話チャンネルがすでに設定されている必要があります。受信トレイまたはヘルプデスクでチーム通話を設定するには、こちらの手順に従ってください。

キーパッドやルーティングナンバーを編集している場合、またはIVRエディターにリダイレクトされなかった場合： 

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。 
• 左のサイドバーメニューで、［ツール］にある［コール］をクリックします。次に、［IVR（自動音声応答）］をクリックします。 
• 編集したいIVRメニューにカーソルを合わせます。［アクション］をクリックし、［編集］を選択します。

キーパッドとルーティングナンバーを設定するには、次の手順に従います。

• ［キーパッド（IVR）メニュー］をクリックします。 
• ［音声メッセージを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、メニューに使用したい音声を選択します。 
• さらに分岐メニューを追加するには、［キーパッド設定］セクションで［キープレスを追加］をクリックします。キープレスを削除するには、deleteゴミ箱アイコンをクリックします。キープロンプトが音声に合っていることを確認してください。 
• 各分岐に関連付けされた番号を変更するには、［キープレス］ドロップダウンメニューをクリックします。

• ［保存］をクリックします。
• コールの転送先にするユーザー（Sales HubまたはService Hub Enterpriseシートのみ）とチームを選択するには、それぞれの［呼び出し先］ボックスをクリックします。 
• ［呼び出し先］ドロップダウンメニューで、各キープレスに対応して呼び出す電話番号を選択します。例えば、以下の例では、発信者がキープレス0を押すと、サポートチケットの電話番号にリダイレクトされます。 

• ［保存］をクリックします。必ず全ての［呼び出し先］ボックスに対して電話番号を選択してください。
• サブメニューを追加設定するには、キープレス分岐をクリックします。次に、Keypad (IVR) 「メニュー」を選択し、メニューオプションの設定を続行します。

• 発信者がキープレスを選択しなかった場合に、IVRがユーザーまたはチームを呼び出すようにしたい場合は、［入力間違い／入力なし］セクションで、addプラスアイコンをクリックして呼び出し先番号を選択します。

• 設定を保存するには、右上の［保存］をクリックします。次に、［公開せずに保存］を選択します。

IVRの公開

IVRメニューを作成し、キーパッドメニューを設定し、呼び出し先を電話番号に割り当てたら、IVRを公開できます。IVRを公開するには、IVRエディターから［保存し、公開］をクリックします。

注：公開前に全てのアラートを解決する必要があります。

IVRメニューを公開せずに保存し、公開する準備ができた場合：

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。 
• 左のサイドバーメニューで、［ツール］にある［コール］をクリックします。次に、［IVR（自動音声応答）］をクリックします。 
• 公開したいIVRメニューの横の［ステータス］スイッチをオンに切り替えます。

IVRが公開されると、IVR電話回線への着信通話を受け付ける準備が整います。