Associatielabels aanmaken en gebruiken

In je HubSpot-account kun je nieuwe of bestaande koppelingen een label geven om de relatie tussen beide verder te definiëren (bijvoorbeeld: een contactpersoon met het label ‘Koper’ die is gekoppeld aan een deal met het label ‘Nieuwe klant’). Je kunt koppelingslabels gebruiken om records te segmenteren, rapporten op te stellen en workflows te maken.

Als je koppelingen in je systeem wilt automatiseren, lees dan meer over operationele apps in deHubSpot App Marketplace.

Let op: je account gebruikt mogelijk aangepaste namen voor elk object (bijvoorbeeld ‘account’ in plaats van ‘bedrijf’). In dit artikel worden objecten aangeduid met hun standaardnamen in HubSpot.

Koppelingslabels aanmaken

Je kunt maximaal 50 labels per objectpaar aanmaken (bijv. ‘Contact’ naar ‘Deal’, ‘Contact’ naar ‘Contact’).

Om een koppelingslabel aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Gegevensmodel. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Gegevensmodel.
2. Klik rechtsboven op ‘Gegevensmodel bewerken’.
3. Klik op het pictogram voor de grafiekweergave. 
4. Voer in het tekstveld ‘Zoek naar een object’ de naam in van het object waarvoor u labels wilt beheren (bijv. contactpersonen).
5. Klik op de objectkaart, naast [x] gekoppelde objecten, op Alles weergeven. 
6. Klik in het gegevensmodel op het pictogram met de drie horizontale puntjes bij het andere object waarvoor u een koppelingslabel wilt maken en selecteer vervolgens 'Koppelingslabel maken'.

Let op: voor sommige objecten (bijvoorbeeld regelitems) kunt u geen aangepaste koppelingslabels maken. Als 'Koppelingslabel maken'niet wordt weergegeven, wordt het object mogelijk niet ondersteund.

6. Selecteer het type label dat u wilt aanmaken:
   • Een enkel label: de gekoppelde records worden op dezelfde manier beschreven, dus het label kan op beide records van toepassing zijn (bijv. Collega of Partner).
   • Een labelpaar: er worden verschillende woorden gebruikt om elke kant van de relatie tussen de gekoppelde records te beschrijven, dus zijn er twee afzonderlijke labels nodig (bijv. ‘Manager’ en ‘Medewerker’, ‘Ouder’ en ‘Kind’, ‘Hoofdkantoor’ en ‘Regiokantoor’). Als u een label instelt voor een van de records, wordt het gekoppelde record automatisch ingesteld op het andere label in het paar. Een labelpaar telt als één label voor uw limiet voor aangepaste labels.
7. Voer een naam in voor het label.

Let op: het gebruik van niet-alfanumerieke tekens in de naam van een koppelingslabel (bijv. puntkomma’s) kan leiden tot fouten tijdens het importeren. Puntkomma’s worden gebruikt als scheidingstekens voor meerdere waarden bij een import.

8. Klik op hetbewerkingspictogram onder het label om de interne naam van het label te wijzigen, indien gewenst. Deze naam wordt gebruikt voor integraties en API’s. Zodra het label is aangemaakt, kan de interne naam niet meer worden bewerkt.
9. Klik op Volgende.
10. Stel de limieten van het label in voor elke richting van de koppeling:
    • Veel [records] kunnen het label hebben: een record kan via het label aan veel records van het andere object worden gekoppeld.
    • Aangepast: een record kan via het label worden gekoppeld aan een opgegeven aantal records van het andere object. Voer in het veld een getal in om een aangepaste limiet in te stellen.
11. Klik op ‘Aanmaken’.

Zodra een label is aangemaakt, navigeert u naar een record en vernieuwt u de pagina. Het label verschijnt nu en u kunt het selecteren.

U

kunt

ook Breeze Assistant gebruiken om koppelingslabels aan te maken.

Koppelingslabels beheren

U kunt bestaande koppelingslabels bewerken of verwijderen, en meer informatie bekijken over de geschiedenis en API-details van een label.

Om bestaande koppelingslabels te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Gegevensmodel. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Gegevensmodel.
2. Klik rechtsboven op 'Gegevensmodel bewerken'.
3. Klik op het pictogram voor de grafiekweergave. 
4. Voer in het tekstveld ‘Zoek naar een object’ de naam in van het object waarvoor u labels wilt beheren (bijv. contactpersonen).
   
5. Klik op de objectkaart, naast [x] gekoppelde objecten, op Alles weergeven. 
6. Klik in het gegevensmodel op een objectkaart. 
7. Klik in het pop-upvenster op het pictogram met de drie horizontale puntjes bij het label dat u wilt beheren en selecteer vervolgens een van de volgende opties:
   
   
   • Labelnaam bewerken:bewerk de naam van het label.

• • Labellimiet bewerken:stel limieten in voor een koppelingslabel.
  • API-details bekijken: bekijk de naam van het label, het inverse label, de interne naam, de limieten, de categorie (of het een door HubSpot gedefinieerd label of een aangepast label is) en de ID van het associatietype. Kopieer een afzonderlijke waarde of kopieer ze allemaal. Lees meer over het gebruik van deze waarden in de associaties-API. 

• Geschiedenis bekijken: bekijk hoe het label is aangemaakt, op welke objectrelatie het van toepassing is, wanneer het is aangemaakt, welke gebruiker het heeft aangemaakt en een tijdlijn van wijzigingen.
• Verwijderen: bevestig dat je een verwijderd label niet kunt herstellen en ga vervolgens door met verwijderen of annuleer de actie. Als een label wordt gebruikt in records of andere HubSpot-tools, moet je de labels eerst uit die assets verwijderen voordat je het label kunt verwijderen.

Associatielabels instellen of bijwerken voor records

Voeg in een record labels toe aan of verwijder ze uit de associaties.Je kunt associatielabels ookin bulk instellen via een import. Als je een nieuwe associatie met een label wilt toevoegen of het primaire bedrijf van een record wilt bijwerken, lees dan hoe je associaties aan een record toevoegt of bewerkt.

Om de labels voor een individuele associatie bij te werken:

1. Ga naar het record met de koppeling die je wilt bijwerken.
2. Om labels voor een bestaande koppeling toe te voegen of te bewerken, beweeg je de muisaanwijzer over de koppelingskaart, klik je op ‘Meer’ en selecteer je vervolgens‘ ’ en ‘Koppelingslabels bewerken’.

3. In het dialoogvenster:
   • Om een label toe te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu en selecteert u het label.
   • Om een label te verwijderen, klikt uop de 'x' naast het label.
   • Klik op 'Bijwerken' als u klaar bent.

Gebruik koppelingslabels in HubSpot-tools

Zodra je koppelingslabels hebt aangemaakt om relaties tussen records te beschrijven, voeg je de labels toe aan nieuwe of bestaande koppelingen bij een record of in bulk via een import. Filter vervolgens op deze labels in HubSpot-tools zoals segmenten, workflows en aangepaste rapporten. 

Associatielabels voor bedrijven, deals, tickets en aangepaste objecten worden ondersteund voor synchronisatie via de HubSpot-Salesforce-integratie. Lees hoe je de nieuwste versie van de HubSpot-Salesforce-integratie kunt gebruiken.

Filteren op associaties in segmenten

Bij het aanmaken van een segment kun je je records filteren op basis van hun associaties. Voor op contacten gebaseerde segmenten kun je filteren op basis van de primaire bedrijfsassociaties van contacten.

1. Maak een segment aan of bewerk het.
2. Klik op +Filter toevoegen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Filteren op' en selecteer vervolgens het object in het gedeelte 'Gekoppeld object' (selecteer bijvoorbeeld in een op contactpersonen gebaseerd segment 'Bedrijf' om te filteren op basis van de bedrijfskoppelingen van de contactpersonen).
4. Selecteer eencategorie en filter, en stel vervolgens uw criteria in.
5. Standaard bevat het segment records wanneer er gekoppelde records zijn die aan de criteria voldoen.
6. Om uw criteria in te stellen op basis van de primaire bedrijfsassociatie of een aangepast associatielabel, klikt u op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] enselecteert u vervolgenseenlabel in het vervolgkeuzemenu. Hierdoor worden de records uitsluitend gefilterd op basis van associaties met dat label, zodat het segment alleen een record bevat als een gekoppeld record dat label heeft en aan de criteria voldoet.
7. Zodra u klaar bent met het instellen van de segmentcriteria, klikt u rechtsboven op Segment opslaan.

Meer informatie over het maken van een segment.

Gebruik koppelingslabels in workflows

Zodra u koppelingslabels hebt aangemaakt, kunt u deze gebruiken om inschrijvingen en bepaalde acties binnen workflows te activeren. U kunt bijvoorbeeld automatisch een e-mail sturen naar contactpersonen op basis van kenmerken van hun gekoppelde primaire bedrijf, of, als een deal naar een andere dealfase gaat, automatisch de fase van de gekoppelde deals bijwerken.

De volgende functionaliteit wordt ondersteund:

• Triggers voor inschrijving: schrijf records in voor een workflow als gekoppelde records aan opgegeven criteria voldoen.
• Workflow-acties:
  • Vertakkingen: gebruik vertakkingsacties om workflowpaden in te stellen die zijn gefilterd op koppelingslabels.
  • Record bewerken: gebruik de actie ‘Record bewerken’ om een eigenschapswaarde in gekoppelde recordsin te stellen of te wissen, of omeen eigenschapswaarde van ingeschreven records naar gekoppelde recordste kopiëren, of omgekeerd.
  • E-mail verzenden: stuur een e-mail naar gekoppelde contactpersonen. 

Inschrijvingstriggers

Gebruik koppelingslabels bij het instellen van inschrijvingstriggers in workflows voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, door beheerders geactiveerde workflows (bijv. advertenties) of op aangepaste objecten gebaseerde workflows.

Om triggers op basis van koppelingslabels in te stellen:

1. Maak een workflow aan. 
2. Klik op Voldoet aan filtercriteria.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Filteren op’ en selecteer vervolgens in het gedeelte ‘Gekoppeld object ’ het gekoppelde object.
4. Selecteer een eigenschap waarop u wilt filteren en stel vervolgens uw criteria in.
5. Standaard is het filter ingesteld op Elk [object], wat betekent dat een record wordt ingeschreven wanneer een van de gekoppelde records aan de criteria voldoet.
6. Om uw criteria in te stellen op basis van een koppelingslabel, klikt u op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteert u vervolgens een label in het vervolgkeuzemenu. Hierdoor worden de records uitsluitend op basis van koppelingen met dat label opgenomen, wat betekent dat de workflow een record alleen opneemt als er een gekoppeld record met dat label is en dat record aan de criteria voldoet.
7. Klik opOpslaan.

Acties

Om koppelingslabels in een workflowactie te gebruiken:

1. Maak een workflow aan.
2. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
3. Om een vertakking in te stellen, klikt u op 'Vertakking'.
   • Maak een 'als/dan'-vertakking of een 'waarde is gelijk aan'-vertakking.
   • Als u een 'als/dan'-vertakking maakt:
     • Klik binnen een vertakking op '+ Filter toevoegen'.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Filteren op ' en selecteer vervolgens het object in het gedeelte 'Gekoppeld object '.
     • Selecteer een eigenschap waarop u wilt filteren en stel vervolgens uw criteria in.
     • Standaard is het filter gebaseerd op Elk [object], wat betekent dat het record de vertakking doorloopt zodra een van de gekoppelde records aan de criteria voldoet. Om je criteria in te stellen op basis van een koppelingslabel, klik je op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteer je vervolgens een label in het vervolgkeuzemenu. Hierdoor worden records alleen verplaatst op basis van koppelingen met dat label, wat betekent dat het record alleen verdergaat in de vertakking als er een gekoppeld record is met dat label en dat record aan de criteria voldoet.
   • Als u een tak ‘waarde is gelijk aan’ maakt:
     • Klik op het veld Eigenschap of waarde om te vertakken en selecteer vervolgens een eigenschap in het gedeelte [Gekoppeld object]: [Verfijningscriteria]. De verfijningscriteria bepalen uit welk gekoppeld record de waarde wordt gekopieerd (bijvoorbeeld het meest recent bijgewerkte record of een specifiek label). Dit verschijnt alleen als u het koppelingstype als beschikbare gegevensbron hebt toegevoegd.
     • Klik op Volgende.
     • Voer de waarde in of selecteer deze waarop de vertakking moet plaatsvinden, en voeg indien nodig extra vertakkingen toe.
     • Klik op 'Opslaan' als u klaar bent.

   

4. Om een eigenschapswaarde voor gekoppelde records in te stellen of te wissen, klikt u op 'Record bewerken'.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Recordtype' en selecteer vervolgens het object.
   • Standaard wordt de eigenschap bijgewerkt op basis van ‘Alle [object]’, wat betekent dat de eigenschapswaarden van alle gekoppelde records worden ingesteld of gewist. Als u de eigenschapswaarde alleen wilt instellen of wissen voor koppelingen met een bepaald label, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Koppeling aan object’ en selecteert u vervolgens een label.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Te bewerken eigenschap ', selecteer vervolgens de eigenschap die u wilt instellen of wissen en klik op 'Opslaan'. Lees meer over het bewerken van records met workflows.

   

5. Om een waarde tussen gekoppelde records te kopiëren, klikt u op 'Record bewerken'.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Recordtype' en selecteer vervolgens het object waaruit u wilt kopiëren.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Eigenschap om te bewerken ', selecteer vervolgens de eigenschap waaruit u wilt kopiëren en klik vervolgens op 'Opslaan'. Wanneer u een waarde naar een andere eigenschap kopieert, moeten de eigenschappen compatibel zijn. Lees meer over compatibele eigenschapstypen.
   • Klik op het tekstvak ‘Kies een waarde ’.
   • Selecteer een optie in het paneel 'Gegevensvariabele kiezen ':
     • Om vanuit geregistreerde records naar de gekoppelde records te kopiëren, selecteert u het geregistreerde object. De verfijningscriteria bepalen vanuit welk gekoppeld record de waarde wordt gekopieerd (bijvoorbeeld het meest recent bijgewerkte record of een specifiek label). Dit wordt alleen weergegeven als u het koppelingstype als beschikbare gegevensbron hebt toegevoegd.
     • Om vanuit de gekoppelde records naar geregistreerde records te kopiëren, selecteert u het gekoppelde object.
   • Klik op 'Opslaan' als u klaar bent.

   

6. Om in een op contactpersonen of bedrijven gebaseerde workflow een e-mail naar gekoppelde contactpersonen te verzenden, klikt u op E-mail verzenden. Selecteer in een op contactpersonen gebaseerde workflow in het gedeelte Verzenden naar de optie Gekoppelde contactpersoon.
   • Om te bewerken welke koppelingen de e-mail moeten ontvangen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Koppelingslabel' en selecteert u vervolgens de labels die de e-mail moeten ontvangen, of klikt u op de 'x' bij een geselecteerd label als dat koppelingstype de e-mail niet moet ontvangen.
   • Kies de e-mail die u naar de gekoppelde contactpersonen wilt verzenden en klik vervolgens op 'Opslaan'.

Meer informatie over het maken van workflows.

Gebruik koppelingslabels in aangepaste rapporten

In aangepaste rapporten kunt u koppelingslabels gebruiken om op basis van hun labels aan te geven welke records in het rapport moeten worden opgenomen. U kunt koppelingslabels ook gebruiken als as, uitsplitsingsveld of filter in uw aangepaste rapport.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Rapporten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Rapporten.
2. Klik rechtsboven opRapport maken.
3. Selecteer in het linkerpaneel'Aangepaste rapportbouwer'.
4. Selecteer uw gegevensbronnen:
   • Selecteer de primaire bron door op het vervolgkeuzemenu'Primaire gegevensbron'te klikken en een primaire bron te selecteren. De primaire bron die u selecteert, bepaalt welke labels beschikbaar zijn. Een rapport met 'Contacten' als primaire gegevensbron bevat bijvoorbeeld alleen labels die u hebt aangemaakt in uw instellingen voor contactassociaties.
   • Selecteer uw secundaire bronnen door een keuze te maken uit de secties CRM, Marketing, Verkoop, Service enAangepaste objecten. Om labels te gebruiken voor koppelingen tussen objecten, moet u ten minste één extra CRM-object selecteren.
5. Klik bovenaan de gegevensbron-editor op 'Koppelingslabels kiezen'.
6. Selecteer in het vervolgkeuzemenu de labels die je in het rapport wilt opnemen.
   • Voor koppelingen tussen objecten kunt u het selectievakje ‘Alle [objecten]’ aanvinken om alle gekoppelde records van dat object op te nemen, ongeacht hun labels. Dit is standaard geselecteerd als er geen labels zijn gedefinieerd voor een objectrelatie.
   • Voor koppelingen binnen hetzelfde object kunt u slechts één koppelingslabel per rapport selecteren.
   • Voor gekoppelde labels heeft de richting die u selecteert invloed op de gegevens die in het rapport worden opgenomen (als u bijvoorbeeld 'Dochteronderneming naar moedermaatschappij' selecteert, vormen bedrijven met het label 'Dochteronderneming' de primaire gegevensbron van het rapport en bedrijven met het label 'Moedermaatschappij' een aanvullende bron).
7. U kunt op ‘Terug naar gegevensbronnen’ klikken om door te gaan met het bewerken van uw bronnen, of op ‘Volgende’ om door te gaan. U kunt uw gegevensbronnen en koppelingen op elk moment in de rapportbouwer bijwerken door in de linkerzijbalk op‘Gegevensbronnen bewerken’ te klikken.
8. Voeg velden toe aan uw rapport als as, uitsplitsingsveld of filter. Standaard worden velden uit het primaire bronlabel weergegeven in het linkerpaneel (bijv. Contactpersonen (primair), Bedrijven (Moederbedrijf), enz.). Om toegang te krijgen tot de velden van de koppeling, kunt u zoeken in de bronnen of op het vervolgkeuzemenu ‘Bladeren’ klikken en vervolgens het object met het opgegeven label selecteren (bijv. Contactpersonen (partner), Bedrijven (dochteronderneming), enz.).
9. Rond het maken van uw aangepaste rapport af .

Lees meer over het maken van rapporten in de aangepaste rapportbouwer.

Voorbeeldrapporten

Hieronder volgen enkele voorbeelden van het gebruik van associatielabels in aangepaste rapporten.

U beheert de verhuur van appartementen en hebt het object‘Advertenties’ geactiveerd. U maakt twee associatielabels aan voor langetermijn- en kortetermijnhuurcontracten.

Om uw rapportgegevens op basis van deze labels te splitsen:

1. Selecteer‘Contacten’ als primaire gegevensbron en vervolgens‘Advertenties’ als secundaire gegevensbron.
2. Selecteer uw associatielabels.
3. Klik op het gegevenspunt ‘Associatielabel’ en sleep het naar hetX-as-kanaal.
4. Klik op de eigenschap'Aantal contacten'en sleep deze naar hetY-as-kanaal.
5. Klik vervolgens op de eigenschap‘Oorspronkelijke verkeersbron’ en sleep deze naar‘Uitsplitsing perkanaal’. 
6. De grafiek laat zien hoeveel contacten een kort- en langetermijnverblijf hebben gehuurd en via welke bron ze de accommodatie hebben gevonden.

• Om alleen contacten weer te geven met het label 'Kort verblijf' bij de accommodatie:
  • Klik op het filter 'Koppelingslabel'.
  • Selecteer'is een van' en klik op'Kort verblijf'.