Pijplijn automatiseringen instellen voor objecten

U kunt automatisch acties (bijvoorbeeld taken of meldingen) activeren wanneer records door pijplijnfasen of ticketstatussen lopen. U kunt bijvoorbeeld de ticketstatus instellen op‘In afwachting van klant’ wanneer een gebruiker vanuit een ticket een e-mail verstuurt. In dit document wordt automatisering voor specifieke pijplijnfasen beschreven. 

Lees meer over het gebruik van de volledige workflow-editor.

Let op: je account gebruikt mogelijkgepersonaliseerde namen voor elk object (bijv. account in plaats van bedrijf). In dit artikel worden objecten aangeduid met hun standaardnamen in HubSpot.

Automatiseer acties op basis van pijplijnfasen

Je kunt automatiseringen maken op basis van pijplijnfasen voor deals, projecten en aangepaste objecten. Je kunt bijvoorbeeld een taak aanmaken of een interne melding versturen wanneer de fase van een deal verandert.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer het gewenste object.
4. Klik op het tabblad Pipelines.
5. Klik in het gedeelte Selecteer een pijplijn op het vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens de pijplijn die u wilt automatiseren.
6. Klik op het tabblad Automatiseren.
7. Als het gedeelte is ingeklapt, klikt u op 'Workflows helemaal opnieuw maken' om het gedeelte uit te vouwen.
8. Klik in het gedeelte Acties activeren wanneer een [objectnaam] naar een nieuwe fase gaat op het plusteken (+) om een actie aan een pijplijnfase toe te voegen.
9. Stel in het linkerpaneel een actie in, zoals:
   • Om een interne melding te verzenden wanneer een deal de fase bereikt, selecteert u Interne e-mailmelding verzenden. Stel de details van de melding in en klik vervolgens op Opslaan.
   • Om een taak aan te maken wanneer een project een bepaalde fase bereikt, selecteert u Taak aanmaken. Voer de taakgegevens in en klik vervolgens op Opslaan.
10. Klik op de actiebubbel om een bestaande actie te bewerken. Breng wijzigingen aan in het linkerpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
11. Beweeg de muis over een bestaande actie en klik vervolgens op het opmerkingenpictogram om een opmerking voor andere gebruikers over een actie achter te laten. Typ uw bericht en klik op Opmerking.
12. Beweeg de muis over een bestaande actie en klik vervolgens op het pictogram Verwijderen om een actie te verwijderen. Selecteer Alleen deze actie verwijderen om alleen de geselecteerde actie te verwijderen, of selecteer Deze actie en alle volgende acties verwijderen om de geselecteerde actie en alle acties daaronder te verwijderen.
13. Klik op Openen in workflows onder de acties van de fase om deze te openen in de volledige workflow-editor.
14. Schakel de schakelaar 'Workflow is [status] ' in of uit om de workflow in of uit te schakelen.

Acties automatiseren op basis van ticketstatus

Configureer de ticketstatus op basis van gekoppelde e-mails

Je kunt de status van tickets automatisch bijwerken wanneer gekoppelde e-mails worden verzonden of ontvangen. Dit zijn e-mails die vanuit het ticket worden verzonden en antwoorden van je klanten op het ticket. Ticketstatus is de standaard HubSpot-eigenschap die tickets binnen je pijplijn bijhoudt (bijv.de status 'Wachten op contact' ).

Om de automatisering van de ticketstatus in te schakelen of te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Tickets.
4. Klik op het tabbladPipelines.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een pipeline- ' en selecteer vervolgens deticketpijplijndie u wilt automatiseren.
6. Klik op hettabblad Automatiseren. Als het gedeelte 'Automatiseringen op basis van sjablonen' is ingeklapt, klikt u op het pictogram rechts om het uit te vouwen.
7. Om automatisering van de ticketstatus in te schakelen, vinkt u in het gedeelte Ticketstatus bijwerken een selectievakje aan om een trigger in te schakelen:
   • Er wordt een e-mail naar een klant verzonden:de ticketstatus verandert wanneer een gebruiker een e-mail naar een contactpersoon verzendt vanuit het ticketrecord. E-mails die vanuit het contactrecord worden verzonden, leidenniettot een wijziging van de ticketstatus.
   • Een klant beantwoordt een e-mail: de ticketstatus verandert wanneer een contactpersoon reageert op dezelfde thread waarin het ticket is aangemaakt. Als het ticket is gesloten en vervolgens opnieuw is geopend, zullen nieuwe threads in het ticket ook de ticketstatus bijwerken. 

7. Om te bewerken op welke status het ticket wordt ingesteld op basis van de trigger, beweeg je de muis over de rij en klik je vervolgens op de actie Bewerken. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Status selecteren, selecteer een status en klik vervolgens op Opslaan.

Om de automatisering van de ticketstatus uit te schakelen of te bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerzijbalkmenu, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Tickets.
4. Klik op het tabbladPipelines.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een pipeline- ' en selecteer vervolgens deticketpijplijndie u wilt automatiseren.
6. Klik op hettabblad Automatiseren. Als het gedeelte 'Automatiseringen op basis van sjablonen' is ingeklapt, klikt u op het pictogram rechts om het uit te vouwen.
7. Schakel de selectievakjes Ticketstatus bijwerken uit.

Aangepaste ticketpijplijnacties configureren

U kunt aangepaste automatisering instellen op basis van wijzigingen in de waarde van de ticketstatus-eigenschap. U kunt een e-mail of een interne melding versturen. U kunt andere acties (bijv. vertakkingen, vertragingen) instellen via de workflow-tool.

Acties configureren op basis van ticketstatussen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Tickets.
4. Klik op het tabbladPipelines.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een pipeline- ' en selecteer vervolgens deticketpijplijndie u wilt automatiseren.
6. Klik op hettabblad Automatiserenen klik vervolgens om het gedeelte Workflows helemaal zelf maken uit te vouwen.
7. Klik in hetgedeelte 'Triggeracties wanneer een ticket een bepaalde status bereikt'op hetplusteken (+) om een actie aan een ticketstatus toe te voegen.
8. Stel in het linkerpaneel uw actie in op basis van uw doelen:
   • Selecteer Interne e-mailmelding verzenden om een interne melding naar uw team te sturen wanneer een ticket een bepaalde status bereikt. Stel de details van de melding in en klik vervolgens op Opslaan.

• Selecteer E-mail verzenden om een e-mail te verzenden wanneer een ticket wordt geopend (bijv. de status Nieuw ) of gesloten (bijv. de status Gesloten ). Klik op Geautomatiseerde e-mail, selecteer een e-mail en klik vervolgens op Opslaan. U kunt kiezen uit de volgende soorten e-mails:
  • Selecteer Ticket ontvangen ofTicket gesloten om een standaard-e-mail van HubSpot te gebruiken. Om het standaardsjabloon te bewerken, klik je op Bewerken naast de naam van de e-mail, breng je je wijzigingen aan en klik je vervolgens op E-mail opslaan.
  • Selecteer een aangepaste geautomatiseerde e-mail. Om een aangepaste e-mail te bewerken, klik je op de naam van de e-mail. Je wordt dan naar de marketing-e-mailtool geleid.

Let op: de standaard e-mails 'Ticket ontvangen' en 'Ticket gesloten' zijn transactionele e-mails die door HubSpot worden aangemaakt. Transactionele e-mails worden gebruikt voor relatiegerichte interacties, zoals een bevestigingsmail na een aankoop. Contacten hoeven niet als marketingcontact te zijn ingesteld om een transactionele e-mail te ontvangen. Als je ervoor kiest om in plaats daarvan een niet-transactionele geautomatiseerde e-mail te versturen, moeten contacten wel als marketingcontact zijn ingesteld om de e-mail te ontvangen. Als je account deadd-on voor transactionele e-mails heeft, lees dan hoe je aangepaste transactionele e-mails kunt maken.

• Je kunt ook andere op tickets gebaseerde workflowacties selecteren, waaronder vertragingen, vertakkingen, communicatie, CRM en gegevensacties. Stel de actie in en klik vervolgens op Opslaan.

8. Schakel de schakelaar De workflow is [status] in of uit om de workflow in of uit te schakelen.

Om een bestaande actie te bewerken of te verwijderen of een opmerking toe te voegen:

1. Ga naar de workflow van uw ticketpijplijn.
2. Klik op de actiebubbel om een bestaande actie te bewerken. Breng wijzigingen aan in het linkerpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
3. Klik op het opmerkingenpictogram om een opmerking voor andere gebruikers achter te laten over een actie. Voer in het dialoogvenster uw bericht in en klik op Opmerking.
4. Klik op het pictogram Verwijderen om een actie te verwijderen. U hebt twee opties:
   • Alleen deze actie verwijderen: verwijdert alleen de geselecteerde actie.
   • Deze actie en alle volgende acties verwijderen: verwijdert de geselecteerde actie en alle acties daaronder.
5. Klik op Openen in workflows onder de actievakken om naar de workflow-editor te gaan. In de workflow-editor kunt u meer acties toevoegen en de instellingen van de workflow bewerken.

Let op: standaard zijn de bovenstaande geautomatiseerde acties niet van toepassing op live chat- of Facebook Messenger-gesprekken. Om ticketautomatisering voor live chat of Facebook Messenger te hebben, kunt ueen workflow maken en aanpassenen deinschrijvingstriggersvan de workflow aanpassen om gesprekken op te nemen waarbij debrongelijk is aanChat.

Geautomatiseerde ticket-e-mails bewerken (BETA)

Als u een gebruiker bent in een account dat is aangemeld bij de Beta voor het bewerken van automatische ticketberichten bèta is aangemeld, kunt u de standaard geautomatiseerde e-mails 'Ticket ontvangen' of 'Ticket gesloten' bewerken in de marketing-e-maileditor. Hiermee kunt u de stijl aanpassen, modules toevoegen en andere personalisatietokens gebruiken. 

Om de standaard geautomatiseerde ticket-e-mails te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Tickets.
4. Klik op het tabblad Pipelines.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een pijplijn ' en selecteer vervolgens de ticketpijplijn die u wilt automatiseren.
6. Klik op het tabblad Automatiseren . 
7. Klik om het gedeelte 'Workflows helemaal zelf maken ' uit te vouwen.
8. Klik op de kaartE-mail verzenden op denaam van de e-mail (bijv.Ticket ontvangen,Ticket gesloten).
   • Als u de juiste workflowactie niet ziet, stelt u eerst de workflow-e-mailactie in.
   • Klik in het paneel met workflowacties in het gedeelte E-mailvoorbeeld opBewerken.
9. Klik rechtsboven opE-mail bewerken.
10. Bewerk de e-mail.
11. Klik opBijwerken als u klaar bent.