Eigenschappen organiseren, verwijderen en exporteren

Houd uw CRM-eigenschappen georganiseerd om de gegevenskwaliteit te ondersteunen en rommel te verminderen. Groepeer verwante eigenschappen om ze gemakkelijker terug te vinden. Archiveer ongebruikte eigenschappen om ze uit het zicht te verwijderen zonder ze permanent te verwijderen. Exporteer definities van eigenschappen om het gebruik in uw hele account te bekijken en verouderde of overbodige eigenschappen te identificeren.

Leer hoe u de geschiedenis van een eigenschap kunt exporteren om de waarden per record te bekijken. Als u nieuwe eigenschappen wilt maken of bestaande eigenschappen wilt bijwerken, leer dan hoe u eigenschappen kunt maken en bewerken.

Eigenschapgroepen maken en bewerken

Eigenschapgroepen kunnen u helpen om gerelateerde eigenschappen binnen een object te identificeren. Er zijn standaard eigenschapgroepen, maar u kunt ook aangepaste groepen maken. Deze groepen verschijnen alleen binnen eigenschappeninstellingen. Gebruik recordbalken om eigenschappen in een record te groeperen .

Om een nieuwe groep te maken of een bestaande groep te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens [object] eigenschappen voor het object waarvan u de groepen wilt bewerken.
4. Klik op het tabblad Groepen.

5. Om een nieuwe groep te maken, klik je rechtsboven op Groep maken. Om een bestaande groep te bewerken, ga je met de muis over de groep en klik je op Bewerken.

6. Voer in het dialoogvenster de naam van de groep in en klik op Opslaan.

7. Als u de eigenschappen van een groep wilt bekijken, gaat u met de muisaanwijzer over de groep en klikt u op Eigenschappen weergeven.

8. Als u een groep wilt verwijderen, gaat u met de muisaanwijzer over de groep en klikt u op Verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen.

Eigenschappen aan een groep toevoegen

Om een individuele eigenschap toe te voegen aan een groep:

1. Beweeg de muis over de eigenschap, klik op het vervolgkeuzemenu Meer en klik vervolgens op Naar groep verplaatsen.
2. Selecteer in het dialoogvenster een groep uit het vervolgkeuzemenu en klik op Opslaan.

Meerdere eigenschappen aan dezelfde groep toevoegen:

1. Schakel de selectievakjes naast de eigenschappen in.
2. Klik boven in de tabel op + Toevoegen aan groep.
3. Selecteer in het dialoogvenster een groep in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op Opslaan.

Eigenschappen archief

Eenmaal gearchiveerd worden eigenschappen opgeslagen in het tabblad Gearchiveerd en na 90 dagen definitief verwijderd.

Archiveer eigenschappen die niet in gebruik zijn binnen je HubSpot account

Je kunt een eigenschap archiveren als deze niet wordt gebruikt in records of bedrijfsmiddelen (bijv. segment, indexpagina of rapportfilters). Je kunt deze ook permanent verwijderen zonder deze eerst te archiveren.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens[object] eigenschappen voor het object waarvan u de eigenschappen wilt archiveren.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Meer en klik vervolgens op Archiveren.
5. Klik in het rechterpaneel op Permanent verwijderen of Archiveren.

Eigenschappen archiveren die in gebruik zijn binnen je HubSpot account

Je kunt eigenschappen alleen archiveren als ze niet worden gebruikt in onderdelen of tools die archivering verhinderen (bijvoorbeeld in een segment, formulier of workflow).

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens[object] eigenschappen voor het object waarvan u de eigenschappen wilt archiveren.
4. Om een individuele eigenschap te archiveren, ga met de muis over de eigenschap, klik op het vervolgkeuzemenu Meer en klik vervolgens op Archiveren.
5. Bekijk in het rechterpaneel waar eigenschappen worden gebruikt voordat je archiveert:
   
   • Vulgraad voor deze eigenschap: het percentage records dat een waarde voor de eigenschap heeft. Klik op [Records] bekijken om records met een waarde te bekijken. De eigenschap kan worden gearchiveerd, zelfs als records waarden hebben.
   • Assets die archivering verhinderen: tools, zoals workflows of eigendomskaarten, waarvoor als de eigenschap wordt gebruikt, deze niet kan worden gearchiveerd totdat deze wordt verwijderd. Klik op [assets] bekijken om naar de tool te navigeren om te bekijken en bij te werken waar de eigenschap wordt gebruikt.
     • U ziet bijvoorbeeld dat een workflow voorkomt dat een eigenschap wordt gearchiveerd. U navigeert naar de workflow en ziet een actieBewerk record die de eigenschap gebruikt. U verwijdert de actie zodat de eigenschap kan worden gearchiveerd.
   • Andere onderdelen die deze eigenschap gebruiken: extra tools waarin de eigenschap wordt gebruikt. De eigenschap kan worden gearchiveerd als deze wordt gebruikt door bedrijfsmiddelen in deze sectie. Eenmaal gearchiveerd, zal de eigenschap worden verwijderd uit de asset (bijv. verwijderd als een kolom in een index paginaweergave).

6. Klik op Archiveer eigenschap om te bevestigen.
7. Om meerdere eigenschappen te archiveren, selecteer je de selectievakjes naast de eigenschappen en klik je vervolgens op Archiveren bovenaan de tabel.
8. In het dialoogvenster:
   • Voer in het tekstveld Type het aantal te archiveren eigenschappen het aantal te archiveren eigenschappen in.
   • Klik op Archiveren.

Gearchiveerde eigenschappen herstellen of permanent verwijderen

Let op: eigenschappen die 90 of meer dagen geleden zijn gearchiveerd, zijn verwijderd en kunnen niet worden hersteld.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens [object] eigenschappen voor het object waarvan u de eigenschap wilt herstellen of verwijderen.
4. Klik op het tabblad Gearchiveerd.
5. Zoek de eigenschappen die u wilt herstellen of permanent wilt verwijderen:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteer het type eigenschap.
   • Gebruik de datumvelden om de eigenschappen te filteren op basis van wanneer ze werden gearchiveerd.
6. Schakel de selectievakjes in naast de eigenschappen die u wilt herstellen of permanent wilt verwijderen. Je kunt het selectievakje linksboven in de tabel inschakelen om alle eigenschappen in de lijst te selecteren.
7. Klik boven in de tabel op Herstellen of Verwijderen.
   • Als u wilt verwijderen, typt u in het dialoogvenster het aantal eigenschappen dat u wilt verwijderen en klikt u op Verwijderen om te bevestigen.

Een individuele eigenschap exporteren

Operations managers kunnen eigenschappen definities exporteren om het gebruik van eigenschappen te controleren. Dit kan de tijd verminderen die nodig is om handmatig te zoeken naar eigenschappen die worden gebruikt in verouderde workflows of teamspecifieke weergaven van recordpagina's.

Om de definitie van een individuele eigenschap te exporteren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer een object om de eigenschappen te bekijken.
4. Ga in de tabel met de muis over een eigenschap, klik op Meer en selecteer Eigenschapdefinitie exporteren.
5. Bevestig in het dialoogvenster het bestandsformaat en klik op Exporteren.

Je ontvangt een ZIP-bestand met drie CSV-bestanden die de volgende informatie bevatten:

• Toegang: de gebruikersbeperkingen die op de eigenschap zijn geplaatst.

• Informatie over de eigenschap: details zoals de naam, interne naam, type, groepsnaam en de gebruiker die de eigenschap heeft aangemaakt. Voor contact-, bedrijfs-, deal- en ticketeigenschappen bevat het bestand de laatst bijgewerkte tijd en de updatebron.

• Gebruik in HubSpot tools: details zoals het type en de naam van de tool (bijv. Formulier, [formuliernaam]) en de URL waar je het gebruik van de eigenschap kunt bewerken of verwijderen.

Alle eigenschappen exporteren

Exporteer een spreadsheet van alle eigenschappen van alle objecten in uw account of bepaalde geselecteerde objecten. Het geëxporteerde bestand zal basisinformatie bevatten waaronder: de naam van elke eigenschap, interne naam, type, beschrijving, groep, de opties (indien van toepassing), de gebruiker die de eigenschap heeft aangemaakt, het gebruik en de vullingsgraad. Het bestand bevat ook de laatst bijgewerkte tijd en updatebron voor contact-, bedrijfs-, deal- en ticketeigenschappen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
3. Klik rechtsboven op Alle eigenschappen exporteren.
4. In het dialoogvenster:
   • Schakel de selectievakjes in naast de objecten waarvoor u alle eigenschappen wilt exporteren.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer de indeling die je wilt voor het geëxporteerde bestand.
   • Klik op Exporteren.