Activiteiten koppelen aan records

Activiteiten in de tijdlijn van een record kunnen automatisch of handmatig aan andere records worden gekoppeld. Tot deze activiteiten behoren telefoongesprekken, één-op-één-e-mails, vergaderingen, notities, taken, brieven, LinkedIn-, sms- en WhatsApp-berichten. Wanneer een activiteit wordt gekoppeld aan een contactpersoon, bedrijf, deal, ticket of aangepast object, verschijnt de activiteit in de activiteitentijdlijn van dat record.

U kunt ook de geschiedenis van gekoppelde activiteiten in een record bekijken of records aan elkaar koppelen.

Automatische koppelingen

van

activiteiten

Activiteiten in een record worden automatisch gekoppeld aan bepaalde gerelateerde records. Of een activiteit automatisch wordt gekoppeld, hangt af van het type activiteit, waar de activiteit voor het eerst is geregistreerd en de objecten die zijn gekoppeld.

In uw activiteitsinstellingen kunt u de standaard koppelingsinstellingen bekijken om te begrijpen hoe activiteiten worden gekoppeld, of de logica voor automatische koppeling aanpassen zodat deze beter aansluit bij uw zakelijke behoeften.

Standaard activiteitskoppelingen

Hieronder volgen de standaard automatische koppelingen als u de instellingen voor activiteitskoppelingen niet hebt aangepast. Als u automatische activiteitskoppelingen hebt aangepast, raadpleeg dan uw instellingen voor het verwachte gedrag in uw account.

• Bedrijfsactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een bedrijfsrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan de vijf meest recente openstaande deals van het bedrijf (d.w.z. deals die zich niet in de fasen 'gesloten-gewonnen' of 'gesloten-verloren' bevinden). Eén-op-één-e-mails die zijn verzonden en uitgaande telefoongesprekken die zijn gevoerd vanuit een bedrijf, worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld. 
• Contactactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een contactrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijfvan het contact en de vijf meest recente geassocieerde open deals (d.w.z. deals die zich niet in de fase 'gesloten-gewonnen' of 'gesloten-verloren' bevinden).

• Dealactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een dealrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van de deal en de vijf meest recente gekoppelde openstaande deals (d.w.z. deals die zich niet in de fasen 'gesloten-gewonnen' of 'gesloten-verloren' bevinden). Eén-op-één-e-mails die zijn verzonden en uitgaande telefoongesprekken die zijn gevoerd vanuit een deal, worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.
• Ticketactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een ticketrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van het ticket. Eén-op-één e-mails die zijn verzonden en uitgaande telefoongesprekken die zijn gevoerd vanuit een ticket, worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.
• Activiteiten in aangepaste objectrecords: activiteiten die in aangepaste objectrecords worden geregistreerd, worden niet automatisch gekoppeld aan gerelateerde records. E-mails en uitgaande telefoontjes die vanuit een aangepast objectrecord worden verzonden, worden echter wel gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.

Automatische koppelingen voor records en activiteiten aanpassen

In je activiteiteninstellingen kun je de records aanpassen waarmee activiteiten automatisch worden gekoppeld. Koppel bijvoorbeeld vergaderingen die zijn aangemaakt op contacten alleen aan de meest recente gekoppelde deal in plaats van aan de vijf meest recente deals. Activiteiten die zijn aangemaakt vanuitdoor HubSpot gebouwde integratie-apps volgen altijd de standaardkoppelingsinstellingen.

Lees in dit artikel hoe je aangepaste automatische activiteitskoppelingen instelt.

Een bestaande activiteit handmatig koppelen aan een ander record

Als je activiteiten niet automatisch aan bepaalde records worden gekoppeld, kun je activiteiten handmatig aan andere records koppelen.

Het aantal koppelingen dat een activiteit kan hebben , is afhankelijk van het object, het type activiteit en je HubSpot-abonnement.

1. Ga naar je records (bijv. CRM > Afspraken).
2. Klik op de naam van het record met de activiteit die je wilt koppelen.
3. Zoek de activiteit die je aan een record wilt koppelen. Als de activiteitsdetails zijn ingeklapt, klik je op het pictogram rechtsboven links van de activiteit om deze te openen.
4. Klik rechtsonder in de activiteit op [x] koppelingen.
5. In het pop-upvenster kunt u op het tabblad Koppelingen alle records bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld, of op de objecttabbladen klikken om alleen records van dat object te bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld.

6. Klik op het tabblad van het object dat u wilt koppelen.
7. Voer in het veld Zoek [object] de naam van het record in om extra records te koppelen. 
8. Schakel het selectievakje naast het record in. De activiteit verschijnt nu in de tijdlijn van dat record.

1. Zoek de activiteit die u wilt beheren. Als de activiteitsdetails zijn ingeklapt, klikt u op het pictogram rechtsboven links van de activiteit om deze te openen.
2. Klik rechtsonder in de activiteit op [x] koppelingen.
3. Schakel het selectievakje naast de naam van het record uit.

Lees hoe u handmatig een nieuwe activiteit kunt aanmaken en koppelingen kunt toevoegen.

Eerdere activiteiten koppelen aan een nieuwe deal of

ticket Wanneer u een nieuwe deal of ticket aanmaakt, kunt u de nieuwe deal/het nieuwe ticket koppelen aan een ander record en de eerdere activiteiten van dat record automatisch toevoegen aan de tijdlijn van de nieuwe deal/het nieuwe ticket. 

Let op: alleen telefoongesprekken, e-mails, notities, vergaderingen en taken worden automatisch toegevoegd aan de tijdlijn van de nieuwe deal/het nieuwe ticket. Andere soorten activiteiten (bijv. klikken op marketing-e-mails, ingevulde formulieren, paginaweergaven) worden niet toegevoegd. Er worden maximaal 2.000 meest recente activiteiten per gekoppeld record toegevoegd.

1. Ga naar uw deals of tickets:
   
   • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik rechtsboven op [deal/ticket] aanmaken.
3. Klik in het rechterpaneel, in het gedeelte Deal/ticket koppelen aan, op devervolgkeuzemenu's [Bedrijf/Contactpersoon], zoek vervolgens hetbedrijf/de contactpersoon die u aan het nieuwe record wilt koppelen en selecteer deze.
   
4. Om activiteiten in deze records aan het nieuwe record te koppelen, vink je het selectievakje Tijdlijnactiviteit uit [bestaand record] aan dit [deal/ticket] toevoegen aan. Klik op het vervolgkeuzemenu Laatste 30 dagen en selecteer de periode waarbinnen de eerdere activiteiten van het record aan het nieuwe record worden gekoppeld.
5. Vul de overige velden in en klik op 'Aanmaken'. Het resulterende object bevat de activiteiten uit de gekoppelde records op basis van de geselecteerde periode.

Lees meer over het aanmaken van deals, het aanmaken van tickets en het aanpassen van het formulier voor het aanmaken van records.