Przesyłanie i udostępnianie dokumentów

Autor: HubSpot Support | Oct 18, 2021 5:03:16 PM

Za pomocą narzędzia Dokumenty można utworzyć bibliotekę treści dla całego zespołu, aby przesyłać i udostępniać dokumenty kontaktom.

Zanim zaczniesz

Zanim rozpoczniesz pracę z tą funkcją, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także ograniczenia funkcji i potencjalne konsekwencje jej używania.

Zrozumienie wymagań

Aby przesyłać i udostępniać dokumenty, potrzebny jest dostęp Sales.
Aby przesłać, wyświetlić i udostępnić więcej niż pięć pierwszych dokumentów dodanych do konta, musisz spełnić jedno z poniższych kryteriów:
- Jeśli jesteś użytkownikiem na koncie Sales lub Service Hub Professional lub Enterprise, musisz mieć przypisane miejsce Sales Hub lub Service Hub.
- Jeśli jesteś użytkownikiem na koncie Sales lub Service Hub Starter, musisz mieć przypisane miejsce podstawowe.
Aby generować opisy dokumentów, należy włączyć ustawienia AI.

Zrozumienie ograniczeń i rozważań

Ponieważ dokumenty są udostępniane publicznie, narzędzie Dokumenty nie powinno być używane do wysyłania poufnych lub wrażliwych informacji.
Po utworzeniu linku do udostępniania dokument będzie publicznie dostępny w Internecie. Imię, nazwisko i adres e-mail użytkownika HubSpot udostępniającego dokument zostaną wyświetlone w prawym górnym rogu udostępnionego dokumentu.
Śledzenie jest stosowane automatycznie podczas udostępniania dokumentu, z wyjątkiem dodawania linku do dokumentu do szablonu wiadomości e-mail. W takim przypadku należy zaznaczyć pole wyboru Wymagaj e-maila, aby wyświetlić dokument, aby śledzić wyświetlenia.

Dodawanie dokumentu

W prawym górnym rogu kliknij przycisk Prześlij dokument.
Wybierz źródło importu pliku. Format pliku to .pptx, .pdf, .docx lub .xlsx.

Po przesłaniu dokumentu pojawi się on na pulpicie nawigacyjnym dokumentów.

Niezbędne ujawnienie: jeśli korzystasz z narzędzia Dokumenty HubSpot, pliki przesłane za pomocą tego narzędzia są przechowywane przez HubSpot i udostępniane innym użytkownikom na Twoim koncie HubSpot.

Generowanie opisu dokumentu

Kliknij nazwę dokumentu, dla którego chcesz utworzyć opis.
U góry kliknij przycisk Dodaj teraz za pomocą Breeze breezeSingleStar.
W prawym dolnym rogu okna dialogowego kliknij ikonę breezeSingleStar Breeze. Po wygenerowaniu opisu edytuj go w razie potrzeby.

Kliknij przycisk Zapisz.

Udostępniaj dokumenty kontaktom za pomocą linku do udostępniania lub w szablonie wiadomości e-mail. HubSpot automatycznie stosuje śledzenie podczas udostępniania dokumentu, więc użytkownik, który udostępnił link, otrzyma powiadomienie, gdy kontakt wyświetli dokument. Możesz również wymagać od odbiorców wprowadzenia adresu e-mail przed wyświetleniem dokumentu.

Uwaga:

Jeśli wyślesz link do udostępnienia za pomocą usługi przesyłania wiadomości innej firmy, takiej jak LinkedIn, każde wysłanie może być liczone jako wyświetlenie.
Od 13 listopada 2024 r. po dodaniu dokumentu będzie on hostowany w witrynie hubspotdocuments.com. Istniejące adresy URL utworzone przed tą datą zostaną automatycznie przekierowane do nowej domeny.

Najedź kursorem na nazwę dokumentu i kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Utwórz łącze. Możesz też kliknąć nazwę dokumentu, a następnie kliknąć Utwórz łącze w prawym górnym rogu.
W oknie dialogowym wprowadź adres e-mail odbiorcy w polu Do kogo to wysyłasz?
Opcje śledzenia wyświetleń dokumentu przez odbiorcę zależą od ustawień prywatności danych dokumentu:
- Jeśli przełącznik Włącz prywatność danych w dokumencie jest wyłączony, włącz przełącznik Wymagaj adresu e-mail, aby wyświetlić dokument , aby śledzić jego wyświetlenia.
- Jeśli przełącznik Włącz prywatność danych w dokumencie jest włączony, odbiorca będzie musiał wprowadzić swój adres e-mail i potwierdzić, że wyraża zgodę na kontakt, zanim będzie mógł wyświetlić dokument.

Kliknij Utwórz łącze.

Kliknij Copy , aby skopiować link do dokumentu, lub kliknij Compose email , aby wysłać wiadomość e-mail z linkiem do dokumentu z rekordu kontaktu.

Po wygenerowaniu łącza zostaną one automatycznie skrócone do adresu URL hubs.ly, ponieważ niestandardowe łącza do domen nie są obecnie obsługiwane. Możesz również wysłać link do dokumentu ze swojej skrzynki e-mail za pomocą rozszerzenia HubSpot Sales Chrome, dodatku HubSpot Sales Outlook lub dodatku HubSpot Sales Office 365.

Kliknij nazwę szablonu. Możesz też utworzyć nowy szablon.
W dolnej części edytora szablonów kliknij menu rozwijane Wstaw , a następnie wybierz opcję Dokument.
- Kliknij menu rozwijane Dokument i wybierz dokument do dodania.
- W polu Wyświetlany tekst łącza wprowadź tekst, który ma być wyświetlany dla łącza do dokumentu.
- Aby śledzić, kto wyświetla dokument, zaznacz pole wyboru Wymagaj wiadomości e-mail, aby wyświetlić dokument .
- Aby wyświetlić podgląd dokumentu w treści wiadomości e-mail, zaznacz pole wyboru Dołącz podgląd łącza.

Kliknij Wstaw.

Dowiedz się, jak wstawić dokument do szablonu wiadomości e-mail podczas rejestrowania kontaktów w sekwencji.

Jak HubSpot śledzi otwarcia dokumentów?

Po udostępnieniu dokumentu HubSpot kojarzy pierwszy otwarty dokument z adresem e-mail tego kontaktu. Plik cookie zostanie ustawiony w przeglądarce kontaktu i jeśli wyświetli on inny dokument udostępniony z Twojego konta, nie będzie musiał wprowadzać swojego adresu e-mail. Dodatkowe kontakty, które otworzą link do dokumentu, będą musiały wprowadzić swój adres e-mail, chyba że wcześniej przeglądały dokument udostępniony z Twojego konta. Gdy ustawienie Wymagaj adresu e-mail do wyświetlenia dokumentu jest wyłączone, wszystkie kontakty, które wyświetlą łącze do dokumentu, nie zostaną zidentyfikowane, chyba że wcześniej wprowadziły swój adres e-mail, aby wyświetlić inny dokument udostępniony z tego samego konta.

Zarządzanie dokumentami

W lewym górnym rogu użyj paska wyszukiwania , aby wyszukać dokument według nazwy lub filtruj według właściciela dokumentu za pomocą menu rozwijanego Właściciel .
Aby uporządkować dokumenty w folderze, zaznacz pola wyboru obok dokumentów do przeniesienia, a następnie kliknij przycisk Przenieś do folderu w górnej części tabeli. W oknie dialogowym wybierz nazwę folderu, a następnie kliknij przycisk Przenieś.
Aby zmienić, komu dokument jest udostępniany, tak aby tylko niektórzy użytkownicy mogli go wyświetlać i używać, najedź kursorem na dokument i kliknij Akcje, a następnie wybierz Zarządzaj udostępnianiem. Dowiedz się więcej o udostępnianiu użytkownikom i zespołom dostępu do treści sprzedażowych.

Wyświetlanie i edytowanie dokumentów

Aby edytować pojedynczy dokument lub wyświetlić szczegóły dotyczące dokumentu:

.
Kliknij nazwę dokumentu.

Na stronie szczegółów dokumentu:

Aby edytować tytuł dokumentu, kliknij ikonę ołówka editn. Wprowadź nowy tytuł, a następnie kliknij Zapisz.
Aby edytować opis dokumentu, kliknij ikonę ołówka editn po prawej stronie opisu. W oknie dialogowym edytuj opis, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
Poniżej tytułu i opisu dokumentu użyj przełącznika Włącz prywatność danych, aby włączyć lub wyłączyć opcje prywatności i zgody dla konkretnego dokumentu. Zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i innymi przepisami dotyczącymi prywatności wymaga pewnych zmian w dokumentach przed udostępnieniem ich kontaktom:

Uwaga: chociaż te funkcje są dostępne w HubSpot, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

- Jeśli masz włączone ustawienia prywatności danych na swoim koncie, przełącznik Włącz prywatność danych jest domyślnie włączony dla każdego dokumentu, ale można go wyłączyć indywidualnie. Po włączeniu tego ustawienia kontakty muszą wyrazić zgodę na komunikację i przetwarzanie danych. Podczas udostępniania dokumentu pojawi się język z ustawień prywatności i zgody, w tym monit o wyrażenie zgody na subskrypcję typu komunikacji jeden-do-jednego. Tekst dotyczący prywatności i zgody będzie wyświetlany w języku przeglądarki przeglądarki, ale jeśli HubSpot nie może wykryć języka przeglądarki, tekst będzie wyświetlany w języku wybranym w ustawieniach konta.
- Domyślnym typem subskrypcji w dokumentach jest komunikacja "jeden na jeden". Jest to wewnętrzny typ subskrypcji na koncie HubSpot. Ten domyślny typ subskrypcji można zaktualizować w ustawieniach prywatności i zgody i będzie on miał zastosowanie do nowo utworzonych dokumentów.

Uwaga: jeśli przesłałeś dokumenty przed włączeniem ustawień prywatności danych, będziesz musiał ręcznie włączyć opcję prywatności i zgody, włączając przełącznik.

Poniżej ustawienia prywatności danych przejrzyj dane dotyczące łącznej liczby utworzonych linków, odwiedzających i wyświetleń dokumentu.
W tabeli Odwiedzający wyświetl kontakty, które wyświetliły dokument. Najedź kursorem na ich nazwę i kliknij Szczegóły , aby wyświetlić szczegółowe informacje na temat ich interakcji z dokumentem.
Aby zastąpić dokument:
- Kliknij Re-upload w prawym górnym rogu.
- W oknie dialogowym Aktualizacja istniejącego dokumentu może spowodować rozbieżności w wyświetlanych danych kliknij przycisk Potwierdź.
- Wybierz źródło importu pliku. Format pliku to .pptx, .pdf, .docx lub .xlsx. Jeśli przed ponownym przesłaniem dokumentu wysłano do niego łącze, zostanie ono zaktualizowane w celu wyświetlenia nowej zawartości.
Aby wyświetlić podgląd, pobrać lub usunąć dokument, kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz opcję Podgląd, Pobierz lub Usuń.
Branding dokumentu sprzedaży można dostosować w ustawieniach konta. Dowiedz się, jak edytować logo firmy, informacje o firmie i domyślne kolory wyświetlane w dokumencie.

Wyświetl kompletny wpis