Uwaga: aby przesłać, wyświetlić i udostępnić więcej niż pięć pierwszych dokumentów, musisz spełnić jedno z poniższych kryteriów :
Użytkownicy z dostępem Sales mogą przesyłać i udostępniać dokumenty. Użytkownicy, którzy nie spełniają wymagań, mogą uzyskać dostęp do pierwszych pięciu dokumentów przesłanych na konto i je udostępniać. Oznacza to, że jeśli użytkownik, który nie spełnia wymagań, zostanie dodany do konta, na którym zostało już przesłanych pięć lub więcej dokumentów, będzie on mógł przeglądać i używać tylko tych pierwszych pięciu dokumentów. Jeśli na koncie nie ma żadnych dokumentów, użytkownik może przesłać łącznie do pięciu dokumentów.
Łączną liczbę dokumentów, które zostały już utworzone na koncie, można wyświetlić w prawym górnym rogu pulpitu nawigacyjnego dokumentów. Dowiedz się więcej o tych limitach w katalogu produktów i usług HubSpot.
Po przesłaniu dokumentu pojawi się on na pulpicie nawigacyjnym dokumentów.
Niezbędne ujawnienie: jeśli korzystasz z narzędzia Dokumenty HubSpot, pliki, które przesyłasz za pomocą tego narzędzia, są przechowywane przez HubSpot i udostępniane innym użytkownikom na Twoim koncie HubSpot.
Generowanie opisu dokumentów
Uwaga: aby wygenerować opis dokumentu, należy włączyć ustawienia AI.
- Kliknij nazwę dokumentu, dla którego chcesz utworzyć opis.
- Kliknij Dodaj teraz za pomocą Breeze breezeSingleStar.
- W prawym dolnym rogu kliknij ikonę BreezebreezeSingleStar. Po wygenerowaniu opisu wprowadź dowolne zmiany.
- Kliknij przycisk Zapisz.
Udostępnianie dokumentów kontaktom
Udostępniaj dokumenty kontaktom za pomocą linku do udostępniania lub w szablonie wiadomości e-mail. HubSpot automatycznie stosuje
śledzenie
po udostępnieniu dokumentu, więc użytkownik, który udostępnił link, otrzyma powiadomienie, gdy kontakt wyświetli dokument. Możesz również wymagać od odbiorców wprowadzenia adresu e-mail przed wyświetleniem dokumentu.
Uwaga:
- Po utworzeniu linku do udostępniania dokument będzie publicznie dostępny w Internecie. Imię, nazwisko i adres e-mail użytkownika HubSpot udostępniającego dokument będą wyświetlane w prawym górnym rogu udostępnionego dokumentu.
- W przypadku wysłania linku do udostępnienia za pomocą usługi przesyłania wiadomości innej firmy, takiej jak LinkedIn, każde wysłanie może być liczone jako wyświetlenie.
- od 13 listopada 2024 r. po dodaniu dokumentu będzie on hostowany w witrynie hubspotdocuments.com. Istniejące adresy URL utworzone przed tą datą zostaną automatycznie przekierowane do nowej domeny.
- Najedź kursorem na nazwę dokumentu i kliknij Akcje > Utwórz link. Możesz też kliknąć nazwę dokumentu, a następnie kliknąć łącze Utwórz w prawym górnym rogu.
- W oknie dialogowym wprowadź adres e-mail odbiorcy w polu Do kogo to wysyłasz?
- Jeśli przełącznik Włącz prywatność danych w dokumencie nie jest włączony, aby śledzić osoby, które przeglądają ten dokument, kliknij Opcje udostępniania, a następnie kliknij, aby włączyć Wymagaj adresu e-mail do przeglądania
dokumenty
włączyć.
- Jeśli przełącznik Włącz prywatność danych w dokumencie jest włączony, osoby będą musiały wprowadzić swój adres e-mail i potwierdzić, że wyrażają zgodę na kontakt, zanim będą mogły wyświetlić dokument.
- Kliknij Kopiuj , aby skopiować link do dokumentu, lub kliknij Utwórz wiadomość e-mail , aby wysłać wiadomość e-mail z linkiem do dokumentu z rekordu kontaktu.
Po wygenerowaniu linków zostaną one automatycznie skrócone do adresu URL hubs.ly, ponieważ niestandardowe linki do domen nie są obecnie obsługiwane. Możesz również wysłać link do dokumentu ze swojej skrzynki e-mail za pomocą rozszerzenia
HubSpot Sales Chrome, rozszerzenia
HubSpot Sales Outlook desktop add-in lub dodatku
HubSpot Sales Office 365.
Dodawanie dokumentów do szablonu wiadomości e-mail
- Kliknij nazwę szablonu. Możesz też utworzyć nowy szablon.
- W dolnej części edytora szablonów kliknij menu rozwijane Wstaw , a następnie wybierz Dokumenty.
- Kliknij menu rozwijane Dokumenty i wybierz dokument do dodania.
- W polu Wyświetlany tekst łącza wprowadź tekst, który ma być wyświetlany dla łącza do dokumentu.
- Aby śledzić, kto wyświetla dokument, zaznacz pole wyboru Wymagaj e-maila, aby wyświetlić dokument .
- Aby wyświetlić podgląd dokumentu w treści wiadomości e-mail, zaznacz pole wyboru Dołącz podgląd łącza.
Dowiedz się, jak wstawić dokument do szablonu wiadomości e-mail podczas zapisywania się kontaktów do sekwencji.
W jaki sposób HubSpot śledzi otwarcia dokumentów?
Po udostępnieniu dokumentu HubSpot kojarzy pierwszy otwarty dokument z adresem e-mail danego kontaktu. W przeglądarce kontaktu zostanie ustawiony plik cookie i jeśli wyświetli on inny dokument udostępniony z Twojego konta, nie będzie musiał wprowadzać swojego adresu e-mail. Dodatkowe kontakty, które otworzą link do dokumentu, będą musiały wprowadzić swój adres e-mail, chyba że wcześniej przeglądały dokument udostępniony z Twojego konta. Gdy ustawienie Wymagaj adresu e-mail do wyświetlenia dokumentu jest wyłączone, wszystkie kontakty, które wyświetlą łącze do dokumentu, nie zostaną zidentyfikowane, chyba że wcześniej wprowadziły swój adres e-mail, aby wyświetlić inny dokument udostępniony z tego samego konta.
Zarządzanie dokumentami
- W lewym górnym rogu użyj paska wyszukiwania , aby wyszukać dokumenty według nazwy lub filtruj według właściciela dokumentu za pomocą rozwijanego menu Właściciel .
- Aby uporządkować dokumenty w folderze, zaznacz pola wyboru obok dokumentów do przeniesienia, a następnie kliknij przycisk Przenieś do folderu w górnej części tabeli. W oknie dialogowym wybierz nazwę folderu, a następnie kliknij przycisk Przenieś.
- Aby zmienić, komu dokument jest udostępniany, tak aby tylko niektórzy użytkownicy mogli go wyświetlać i używać, najedź kursorem na dokument i kliknij Akcje > Zarządzaj udostępnianiem. Dowiedz się więcej o udostępnianiu treści sprzedażowych użytkownikom i zespołom.
- Aby wyświetlić szczegóły pojedynczego dokumentu lub edytować dokument, kliknij jego nazwę.
- Aby edytować tytuł dokumentu, kliknij ikonę ołówka editn. Wprowadź nowy tytuł, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
-
- Poniżej tytułu dokumentu można włączyć lub wyłączyć opcje prywatności i zgody dla danego dokumentu. Zgodność z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i innymi przepisami dotyczącymi prywatności wymaga wprowadzenia pewnych zmian w dokumentach przed udostępnieniem ich kontaktom:
Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.
-
-
- Jeśli masz włączone ustawienia prywatności danych na swoim koncie, przełącznik Włącz prywatność danych jest domyślnie włączony dla każdego dokumentu, ale można go wyłączyć indywidualnie. Po włączeniu tej opcji kontakty muszą wyrazić zgodę na komunikację i przetwarzanie danych. Podczas udostępniania dokumentu pojawi się język z ustawień prywatności i zgody, który będzie zawierał monit o wyrażenie zgody na subskrypcję typu komunikacji jeden-do-jednego. Tekst dotyczący prywatności i zgody będzie wyświetlany w języku przeglądarki widza, ale jeśli HubSpot nie może wykryć języka przeglądarki, tekst będzie wyświetlany w języku wybranym w ustawieniach konta.
-
-
- Domyślnym typem subskrypcji w dokumentach jest komunikacja "jeden na jeden". Jest to wewnętrzny typ subskrypcji na koncie HubSpot. Ten domyślny typ subskrypcji można zaktualizować w ustawieniach prywatności i zgody i będzie on miał zastosowanie do nowo utworzonych dokumentów.
Uwaga: jeśli dokumenty zostały przesłane przed włączeniem ustawień prywatności danych, konieczne będzie ręczne włączenie opcji prywatności i zgody poprzez włączenie przełącznika.
-
- Poniżej ustawień prywatności danych wyświetlany jest przegląd wszystkich utworzonych łączy, odwiedzających i wyświetleń dokumentu.
- Poniżej szczegółów dokumentu, w tabeli Odwiedzający , można wyświetlić kontakty, które wyświetliły dokument. Najedź kursorem na ich nazwę i kliknij Dokumenty , aby wyświetlić szczegółowe informacje na temat ich interakcji z dokumentem.
- Aby zastąpić istniejący dokument, kliknij Re-upload w prawym górnym rogu.
- Wybierz źródło importu pliku. Format pliku to .pptx, .pdf, .docx lub .xlsx. Jeśli wcześniej wysłałeś link do dokumentu przed ponownym przesłaniem, link zostanie zaktualizowany, aby wyświetlić nową zawartość.
- Aby wyświetlić podgląd, pobrać lub usunąć dokumenty, kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz opcję Podgląd, Pobierz lub Usuń.
- Branding dokumentu sprzedaży można dostosować w ustawieniach konta. Dowiedz się, jak edytować logo firmy, informacje o firmie i domyślne kolory wyświetlane w dokumencie.