Skorzystaj z narzędzia do prognozowania

Jako menedżer możesz korzystać z narzędzia do prognozowania, aby śledzić postępy swojego zespołu w realizacji celów. Domyślnie narzędzie to wykorzystuje etapy transakcji do prognozowania przychodów na podstawie prawdopodobieństwa sfinalizowania danej transakcji. Jeśli skonfigurujesz kategorie prognoz, transakcje można również pogrupować według kategorii. Dzięki temu Ty i Twój zespół możecie dostosowywać prognozy w oparciu o swoją wiedzę na temat transakcji, nie tracąc przy tym z oczu aktualnego etapu procesu sprzedaży. Narzędzie do prognozowania jest przydatne podczas indywidualnych spotkań z przedstawicielami handlowymi, aby określić, na czym powinni skoncentrować swoje wysiłki, aby osiągnąć cele miesięczne lub kwartalne.

Gdy dezaktywujesz użytkownika, ale zachowasz jego sprzedaży lub Serwis , jego historyczne dane dotyczące sprzedaży pozostaną w narzędziu do prognozowania. Dzięki temu masz kompletny i dokładny obraz historycznej sprzedaży, co pozwala na tworzenie rzetelnych prognoz na bieżący i przyszłe okresy.

Zanim zaczniesz

• Upewnij się, że użytkownikowi przypisano uprawnieniado prognozowania.
• Następnie przypisz zespołowi cele dotyczące przychodów, które można prognozować, i skonfiguruj kategorie prognoz, jeśli chcesz z nich korzystać.
• Po skonfigurowaniu możesz przeglądać raporty dotyczące przychodów dla użytkowników na Twoim koncie, którym przypisano stanowiska w dziale sprzedażylub obsługi klienta.

Ustaw walutę

Każdy użytkownik na Twoim koncie może ustawić preferowaną walutę w narzędziu do prognozowania. Po ustawieniu preferowanej waluty możesz przeglądać dane prognozowe i przesyłać ręczne prognozy w preferowanej walucie. Pamiętaj:

• Przeliczanie walut odbywa się automatycznie w razie potrzeby, zgodnie z kursami wymiany walut obowiązującymi na Twoim koncie.
• W przypadku otwartych transakcji i celów stosowany jest aktualny kurs wymiany. W przypadku zamkniętych transakcji wygranych stosowane są kursy wymiany obowiązujące w momencie zamknięcia transakcji, aby zachować zgodność z danymi historycznymi.
• W przypadku prognoz przesłanych ręcznie stosowany jest kurs wymiany obowiązujący w momencie ich przesłania.

Aby ustawić walutę:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Sprzedaż > Prognoza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Sprzedaż > Prognoza.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Ustaw walutę.
3. Kliknij menu rozwijane „Preferowana waluta ” i wybierz walutę.
4. Kliknij „Zapisz”.

Utwórz prognozę, aby wyświetlić wiele scenariuszy (Sales Hub Professional lub Enterprise)

Możesz przesłać prognozę, aby wyświetlić wiele scenariuszy dla swojego zespołu, które mierzą prognozowane przychody, korzystając z:

• Właściwość daty transakcji należąca do HubSpot lub niestandardowa.
• Właściwość kwoty transakcji należąca do HubSpot lub niestandardowa, oznaczona jako pole typu walutowego.

Dowiedz się więcej o tworzeniu prognozy w celu wyświetlenia wielu scenariuszy.

Skonfiguruj przypomnienia o przesyłaniu prognoz

Jeśli jesteś superadministratorem, możesz skonfigurować powiadomienia przypominające dla swoich przedstawicieli handlowych.

Aby skonfigurować zaplanowane przypomnienia o przesłaniu prognozy:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Sprzedaż > Prognoza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Sprzedaż > Prognoza.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Działania”, a następnie wybierz „Ustaw harmonogram przesyłania”.
3. W prawym panelu skonfiguruj następujące opcje:
   • Zaznacz pole wyboru „Ustaw harmonogram przesyłania prognoz ”.
   • W sekcji „Data rozpoczęcia harmonogramu przesyłania ” kliknij selektor daty i wybierz datę.
   • Kliknij menu rozwijane „Termin ” i wybierz wartość.
   • Kliknij menu rozwijane „Powtarza się” i wybierz wartość.
   • Kliknij menu rozwijane „Przypisane do” i wybierz zespoły. Harmonogram dotyczy wszystkich wybranych zespołów, ale tylko użytkownicy z uprawnieniami doedycji prognoz otrzymają powiadomienia e-mailowe i wyskakujące, jeśli przypomnienie jest włączone.
   • Kliknij menu rozwijane „Przypomnienie ” i wybierz wartość.
   • Kliknij „Zapisz”.

Uwaga: użytkownicy mogą skonfigurować dodatkowe preferencje dotyczące powiadomień, takie jak Slack, wybierając je w sekcji „Powiadomieniao transakcjach”. Superadministratorzy mogą przypisywać je zbiorczo, korzystając z profilu powiadomień.

Aby edytować lub usunąć zaplanowane przypomnienia o prognozach:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Sprzedaż > Prognoza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Sprzedaż > Prognoza.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Działania”, a następnie wybierz „Edytuj harmonogram przesyłania”.
3. W prawym panelu sprawdź ustawienia i wprowadź zmiany.
   • Odznacz pole wyboru Ustaw harmonogram przesyłania prognoz, aby usunąć harmonogram.
   • Po zakończeniu kliknij „Zapisz”.

Prześlij prognozę

Możesz przesłać niestandardową prognozę na dany miesiąc lub kwartał, aby przedstawić interesariuszom szacunkową wartość transakcji, które Twoim zdaniem zostaną sfinalizowane w tym okresie. Jeśli przesyłasz prognozę w imieniu innego użytkownika, możesz wybrać transakcje, które chcesz uwzględnić w zgłoszeniu.

Prognozę można przesłać w narzędziu do prognozowania lub z domyślnego widoku „Prognoza” na stronie indeksu transakcji.

Aby przesłać prognozę z poziomu narzędzia do prognozowania:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Sprzedaż > Prognoza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Sprzedaż > Prognoza.
2. W kolumnie „Przesyłanie prognozy ” kliknij przycisk „Prześlij”.
3. W prawym panelu wybierz ścieżkę i okres prognozy. Wybrany okres musi odpowiadać okresowi prognozy (np. wybierz konkretny miesiąc, jeśli okres prognozy jest ustawiony na miesięczny).
4. W polu „Kwota prognozy ” wprowadź kwotę (w głównej walucie firmy).
   • Jeśli przesyłasz prognozę dla użytkownika, w tabeli „Transakcje ” możesz zaznaczyć pola wyboru w kolumnie „Dodaj do prognozy ”.
   • W polu „Kwota prognozy ” automatycznie wyświetli się suma kwot transakcji.
5. Wprowadź notatkę.
6. W sekcji „Przesłane” możesz przeglądać poprzednie zgłoszenia oraz powiązane z nimi transakcje.
7. Aby wyświetlić całą historię przesłanych prognoz, kliknij „Wyświetl historię ” lub przejdź do zakładki „Historia ”.
   • Kliknij strzałki <, >, aby zmienić okres. Możesz wyświetlić dane z okresu do jednego roku wstecz.
   • Kliknij opcję „Wyświetl zgłoszenia w czasie ”, aby wyświetlić historię zgłoszeń prognozw sekcji „Analizy sprzedaży”.

8. 

   Gdy będziesz gotowy do przesłania prognozy, kliknij „Prześlij prognozę”.
9. Aby uzyskać dodatkowe raporty dotyczące analizy sprzedaży, możesz skorzystać z raportów dostępnych w narzędziach do analizy sprzedaży. Aby uzyskać dostęp do raportów z analizy sprzedaży, kliknij opcję „Przejdź do analizy sprzedaży” w prawym górnym rogu.

Możesz również przejść do narzędzia prognozowania z strony indeksu transakcji. Dla każdego użytkownika z przypisanym kontem Sales Hub Professional lub Enterprise oraz uprawnieniamido prognozowania widok ten wyświetla przypisane do niego transakcje oraz odpowiednie właściwości transakcji.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
2. W prawym górnym rogu kliknij „Działania”, a następnie wybierz opcję „Przejdź do prognozy”. Zostaniesz przekierowany do narzędzia do prognozowania, w którym możesz przesłać prognozę.

Przeglądaj prognozę na komputerze

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Sprzedaż > Prognoza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Sprzedaż > Prognoza.
2. Aby przejrzeć prognozę według etapu transakcji, kliknij kartę „Etap transakcji ”.
3. Aby przejrzeć prognozę według kategorii, kliknij kartę „Kategoria prognozy ”.
4. Skorzystaj z menu rozwijanych u góry, aby filtrować według potoku sprzedaży lub daty zamknięcia.
5. Aby przejrzeć prognozę według zespołu, kliknij nazwę zespołu.

Uwaga: jeśli uprawnienia do widokuprognozy są ustawione na opcję „Tylko zespół”, w prognozie zespołu będziesz mógł przeglądać wyłącznie własne cele i prognozy, a nie cele i prognozy członków zespołu.

W narzędziu prognozowania pojawią się użytkownicy, którym przypisano licencje Sales Hub Professional lub Enterprise. W lewym górnym rogu możesz wyszukać użytkowników, którzy nie są przypisani do żadnego zespołu.

W tabeli „Zespół” u góry można analizować następujące informacje dotyczące użytkowników przypisanych do zespołu:

• Cel: prognozowany cel przychodów.

Uwaga: narzędzie prognozowania może wyświetlać wyłącznie cele powiązane z jednym lub wszystkimi procesami sprzedaży.

• Zamknięte z wygraną: suma kwot wszystkich transakcji, których etap transakcji jest ustawiony na „Zamknięte z wygraną”.
• Różnica: różnica między kwotą „Cel ” a kwotą „Zamknięte z wygraną ”.
• Przesłane prognozy: suma prognoz przesłanych przez Twój zespół. Jeśli nie ma żadnych prognoz przesłanych przez zespół, wykorzystywana jest suma prognoz przesłanych przez użytkowników.

W tabeli „Pipeline” u góry można analizować następujące informacje:

• Otwarte transakcje w procesie: suma kwot wszystkich otwartych transakcji, do których masz dostęp w wybranym okresie.
• Pokrycie otwartego potoku: wartość otwartego potoku podzielona przez różnicę w stosunku do celu.

Obok nazwy każdego użytkownika można przeanalizować następujące informacje:

• Osiągnięcie celu: przychód z transakcji zamkniętych,który ma znaczenie dla celu przychodowego użytkownika.
• Pipeline ważony lub całkowity: suma wartości wszystkich prognozowanych transakcji w danym okresie.
  • Jeśli w ustawieniachKwoty prognozowanych transakcji wybrano opcję Kwota ważona, wyświetlany będzie wskaźnik „Pipeline ważony ”.
  • Jeśli w ustawieniach„Prognozowana kwota transakcji ” wybrano opcję „Kwota całkowita”, wyświetlany będzie „Całkowity portfel transakcji ”. 
• Kategorie prognoz: monitorowanie prognozowanej wartości transakcji w każdej kategorii prognozy.
• Przesłanie prognozy: szacunkowa kwota transakcji, które zostaną sfinalizowane w określonym przedziale czasowym.

Aby przejść do szczegółowej prognozy dla konkretnego użytkownika, kliknij jego nazwę.

• W tym miejscu możesz przejrzeć transakcje przypisane do użytkownika. Możesz ocenić, na jakim etapie procesu sprzedaży znajduje się każda transakcja, oraz zidentyfikować, które z nich wymagają większej uwagi ze strony przedstawiciela handlowego w celu sfinalizowania transakcji.
• Użyj zakładek u góry, aby filtrować transakcje według etapu transakcji lub kategorii prognozy. Użyj menu rozwijanych u góry, aby filtrować według potoku lub daty zamknięcia.
  • Zielona lub czerwona kropka pod etapem transakcji wskazuje, że etap ten przesunął się do przodu lub do tyłu w zakresie dat wybranym w menu rozwijanym „Data zamknięcia”, jeśli transakcja została utworzona przed tym zakresem dat.
  • Zielony lub czerwony znak pod ważoną kwotą transakcji wskazuje, że kwota ta wzrosła lub spadła w zakresie dat wybranym w menu rozwijającym „Data zamknięcia”, jeśli transakcja została utworzona przed tym zakresem dat.
• Aby otworzyć rekord transakcji, kliknij nazwę transakcji.
• Aby edytować wyświetlane kolumny, kliknij opcję „Edytuj kolumny ” w prawym górnym rogu. Zaznacz lub odznacz pola wyboru obok właściwości, które chcesz wyświetlić, a następnie kliknij „Zapisz”.
• Aby wprowadzić kolejne kroki, które użytkownik powinien podjąć, aby przenieść transakcję do następnego etapu, wprowadź notatki w polu „Kolejny krok ”. Wprowadzony tekst zostanie umieszczony w właściwości„Kolejny krok ” w rekordzie transakcji. Kliknij „Zapisz”.
• Aby powrócić do prognozy, kliknij opcję „Powrót do prognozy ” w lewym górnym rogu.

Sprawdź prognozę w aplikacji mobilnej HubSpot

Możesz sprawdzić postęp prognozy w aplikacji mobilnej HubSpot.

1. Otwórz aplikację mobilną HubSpot.
2. W lewym górnym rogu dotknij ikony otwartego paska bocznego, a następnie dotknij opcji „Prognoza”.
3. Możesz filtrować widok prognozy, dokonując wyboru w menu rozwijanym „Pipeline ” lub „Okres ”.
4. Dotknij użytkownika lub zespołu, aby wyświetlić postępy w prognozie.

5. Możesz przesłać prognozę, dotykającikony edycji u góry ekranu.
   • Wybierz menu rozwijane „Pipeline” i „Period”, aby wybrać ścieżkę sprzedaży i okres, na który przesyłasz prognozę.
   • Wprowadź kwotę prognozy.
   • Wprowadź ewentualne uwagi dotyczące przesłanej prognozy.
   • Wyświetl historię przesłanych prognoz.
   • Naciśnij „Prześlij”.

6. Wyświetl i filtruj transakcje powiązane z prognozą, wybierając menu rozwijane „Kategoria prognozy ” i zaznaczając pola wyboru obok nazw kategorii, według których chcesz filtrować.
7. Aby wyświetlić transakcję powiązaną z prognozą, dotknij nazwy transakcji. Pojawi się ekran transakcji, na którym możesz dodawać notatki, tworzyć zadania i rejestrować działania. Dowiedz się, jak tworzyć transakcje i poruszać się po nich w aplikacji mobilnej HubSpot.

Eksportowanie danych prognoz

Możesz wyeksportować dane prognoz z pakietu analitycznego:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Raportowanie > Raporty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Raportowanie > Raporty.
2. Na lewym pasku bocznym kliknij strzałkę obok pozycji „Sprzedaż”.
3. W lewym pasku bocznym kliknij strzałkę obok opcji „Prognoza i przychody”.
4. Kliknij raport, który chcesz wyeksportować (np. „Kategoria prognozy”).
5. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Działania”, a następnie wybierz opcję „Eksportuj dane niesumowane”.
6. W oknie dialogowym wprowadź nazwę eksportu.
7. Kliknij menu rozwijane „Format pliku ” i wybierz format pliku.
8. Kliknij „Eksportuj”. Po zakończeniu eksportu otrzymasz link do pobrania w wiadomości e-mail oraz w centrum powiadomień.

Usunięcie prognozy

Jeśli jesteś superadministratorem, możesz usunąć prognozę dla użytkownika lub zespołu. Po usunięciu zgłoszenia nastąpią następujące zmiany:

• Gdy zgłoszenie z bieżącego okresu zostanie usunięte, wyświetli się następne najnowsze zgłoszenie z tego okresu, o ile jest dostępne.
• Gdy zgłoszenie zespołu zostanie usunięte, a nie ma żadnej innej wartości zgłoszenia, wyświetli się wartość zbiorcza zgłoszeń użytkowników, o ile jest dostępna.
• Gdy zgłoszenie użytkownika zostanie usunięte, a nie ma żadnej innej wartości zgłoszenia, nie zostanie wyświetlone żadne zgłoszenie.

Aby usunąć prognozę:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Sprzedaż > Prognoza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Sprzedaż > Prognoza.
2. W kolumnie „Przesłane prognozy ” kliknij przycisk „Aktualizuj” obok użytkownika lub zespołu, dla którego chcesz usunąć niestandardową prognozę.
3. W prawym panelu przejdź do prognozy, którą chcesz usunąć:
   • Jeśli prognoza dotyczy bieżącego okresu, przejdź do zgłoszenia na dole panelu.
   • Jeśli prognoza dotyczy okresu przeszłego, kliknij kartę „Historia ”. Kliknij strzałki <, >, aby zmienić okres. Następnie przejdź do zgłoszenia na dole panelu.
4. Kliknij przycisk „Usuń” obok zgłoszenia, które chcesz usunąć. W oknie dialogowym kliknij opcję „Usuń prognozę”.