Aby przechowywać poufne informacje na koncie HubSpot, takie jak dane osobowe, informacje finansowe, zdrowotne lub medyczne, użytkownicy z uprawnieniami Super Admin mogą włączyć ustawienie Dane wrażliwe. Po włączeniu tego ustawienia można utworzyć niestandardowe właściwości, które przechowują dane wrażliwe, a następnie ograniczyć dostęp użytkowników do tych właściwości za pomocą uprawnień na poziomie pola.
Przed rozpoczęciem przechowywania danych wrażliwych należy zapoznać się z poniższymi informacjami, w tym wymaganiami, ograniczeniami i zaleceniami dotyczącymi funkcji danych wrażliwych.
Przed utworzeniem właściwości danych wrażliwych należy włączyć dane wrażliwe w ustawieniach prywatności i zgody oraz zaakceptować powiązane warunki. Użytkownicy muszą mieć uprawnienia superadministratora, aby włączyć dane wrażliwe.
Uwaga: po włączeniu Danych wrażliwych nie można ich wyłączyć. Po wybraniu kategorii danych nie można jej usunąć, ale można dodawać kategorie w razie potrzeby.
Uwaga: podczas gdy HubSpot zapewnia solidny program bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych i wrażliwych bez względu na ich zawartość, te procesy identyfikacji typu danych pomagają zapewnić obsługę HIPAA i potrzeb regulacyjnych. Identyfikując się jako podmiot objęty HIPAA lub partner biznesowy, HubSpot może śledzić stosowanie umowy o partnerstwie biznesowym (BAA) i wypełniać zobowiązania regulacyjne.
Po włączeniu ustawienia przechowywania danych wrażliwych może być konieczne podjęcie działań lub zaktualizowanie niektórych ustawień w celu lepszej ochrony danych. Aby zapoznać się z zaleceniami ułatwiającymi zarządzanie danymi wrażliwymi:
Superadministratorzy mogą oznaczyć właściwość jako wrażliwą. Możesz również wskazać, czy właściwość będzie przechowywać chronione informacje zdrowotne. Domyślnie dane w HubSpot są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania. Oznaczenie właściwości jako wrażliwej dodaje dodatkową warstwę szyfrowania, szyfrowanie warstwy aplikacji, które zapewnia indywidualnym kontom i ich wrażliwym danym zwiększoną ochronę i izolację. Wrażliwe dane potrzebne do wyszukiwania i raportowania są przechowywane w chronionych środowiskach z wysoce ograniczonym dostępem. Dostęp do niezaszyfrowanych wartości właściwości danych wrażliwych jest ograniczony do wyznaczonych aplikacji HubSpot i zatwierdzonych przez użytkownika połączonych aplikacji prywatnych.
Uwaga: podczas tworzenia właściwości oczekiwane są następujące informacje:
W poniższych sekcjach dowiesz się więcej na temat korzystania z właściwości Sensitive Data i zarządzania nimi w narzędziach HubSpot.
Po utworzeniu właściwości do przechowywania danych wrażliwych:
Uwaga: w przypadku przejścia z subskrypcji Enterprise z włączonymi danymi wrażliwymi:
Dzięki możliwości przechowywania wrażliwych danych w HubSpot, możesz używać formularzy HubSpot i formularzy innych niż HubSpot do bezpiecznego zbierania poufnych informacji od odwiedzających. Dane wrażliwe gromadzone za pośrednictwem formularzy będą szyfrowane i bezpiecznie synchronizowane z CRM. Wszelkie pliki przesłane za pośrednictwem formularzy powiązanych z właściwością Sensitive Data również zostaną uznane za wrażliwe.
Tylko użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami do przeglądania wrażliwych danych będą mogli przeglądać wartości przesyłanych formularzy i pliki oznaczone jako wrażliwe. Wszystkie powiadomienia o przesłanych formularzach będą również zgodne z wymaganiami dotyczącymi uprawnień użytkowników do danych wrażliwych.
Programiści mogą korzystać z dokumentacji API do tworzenia integracji, które synchronizują dane wrażliwe. Zgodnie z warunkami dotyczącymi Danych Wrażliwych, jeśli użytkownik zdecyduje się na integrację lub inne wykorzystanie produktów stron trzecich w związku z Usługą Subskrypcji, przyjmuje do wiadomości, że Dane Klienta hostowane lub przetwarzane przez takie Produkty Stron Trzecich będą hostowane zgodnie z zasadami utrzymywanymi przez te strony trzecie.
W przypadku przechowywania wrażliwych danych chronionych przez HIPAA integracja Snowflake Data Share jest obsługiwana tylko w następujących regionach: AWS US_EAST_1 i AWS EU_CENTRAL_1.
Dzięki możliwości przechowywania wrażliwych danych można przechowywać pliki zawierające poufne informacje w narzędziach HubSpot. Po włączeniu ustawienia Dane wrażliwe załączniki przesłane w poniższy sposób będą chronione dodatkową warstwą szyfrowania w bazie danych HubSpot. Spowoduje to również usunięcie opcji udostępniania plików na zewnątrz bez uwierzytelniania i uniemożliwi pracownikom HubSpot dostęp do załączników.
Pliki dodane za pomocą poniższych metod będą chronione:
Dostęp użytkowników do załączników można kontrolować za pomocą uprawnień dla każdego narzędzia. Na przykład można ograniczyć dostęp do kontaktów dla określonych użytkowników, którzy nie powinni mieć dostępu do plików kontaktów.
Uwaga: pliki nie będą chronione w następujących scenariuszach:
Po włączeniu Danych wrażliwych na koncie niektóre powiadomienia nie będą zawierać podglądu (np. podglądu treści notatki), aby uniknąć wyświetlania Danych wrażliwych. Obecnie będzie to miało miejsce w przypadku następujących powiadomień: @-wzmianka w rekordzie lub komentarzu, przypisanie lub otrzymanie przypomnienia o zadaniu, aktywność w obserwowanym rekordzie lub komentarz do aktywności, w którą jesteś zaangażowany.
Narzędzia sztucznej inteligencji HubSpot mogą pomóc w automatyzacji zadań, gromadzeniu wglądu w dane, przygotowywaniu treści i nie tylko na platformie klienta HubSpot. Tylko użytkownicy z uprawnieniami Super Admin mogą włączać niektóre narzędzia AI, takie jak Asystenci AI.
Jeśli włączysz opcję Dane wrażliwe, utworzone przez Ciebie właściwości danych wrażliwych nie będą wykorzystywane do trenowania modeli AI HubSpot. Jednak inne Dane Klienta na koncie użytkownika mogą być wykorzystywane do trenowania modeli AI HubSpot. Użytkownik może zrezygnować z wykorzystywania Danych Klienta do uczenia maszynowego, wysyłając wiadomość e-mail na adres privacy@hubspot.com. Więcej informacji można znaleźć w Warunkach świadczenia usług HubSpot i Polityce prywatności HubSpot.
Uwaga: unikaj udostępniania jakichkolwiek poufnych informacji w podpowiedziach. Aby ulepszyć produkt, HubSpot rejestruje i przechowuje podpowiedzi, wygenerowany język i wskaźniki użytkowania podczas korzystania z Produktów AI. HubSpot udostępnia podpowiedzi użytkownika dostawcom usług AI w celu umożliwienia korzystania z Produktów AI, a dostawcy usług AI przechowują podpowiedzi użytkownika do celów moderowania treści. Podpowiedzi użytkownika można przypisać do użytkownika. Korzystanie przez użytkownika z Produktów AI HubSpot w wersji beta będzie podlegać naszym Warunkom Beta, a korzystanie z Produktów AI włączonych do naszych Usług Subskrypcyjnych będzie podlegać naszym Warunkom dotyczącym poszczególnych Produktów.
Produkty AI HubSpot nie są częścią funkcji Danych Wrażliwych. Niektóre Produkty AI mogą przetwarzać Dane Wrażliwe, których użytkownik mógł nie mieć zamiaru uwzględnić podczas generowania wyników na podstawie wprowadzonego zapytania. Narzędzia te obejmują:
Na przykład, jeśli podczas rozmowy omawiasz dane wrażliwe, nie powinieneś używać narzędzia Podsumowanie konwersacji. Chociaż być może nie zamierzałeś wprowadzać danych wrażliwych w podpowiedzi, narzędzie Podsumowania konwersacji przetworzyłoby całą zawartość konwersacji.
Więcej informacji na temat narzędzi AI HubSpot można znaleźć na kartach modeli AI. Unikaj korzystania z narzędzi AI, jeśli nie chcesz, aby przetwarzały one Twoje dane wrażliwe.
Wrażliwe informacje można przechowywać w dowolnym używanym Data Center. Jednak po włączeniu ustawienia Dane wrażliwe nie będzie można w tej chwili przeprowadzić migracji do innego centrum danych.