Skonfiguruj proces zatwierdzania ofert

Włącz zatwierdzanie ofert, aby poddać je procesowi zatwierdzania. Zadbaj o dokładność i spójność przed wysłaniem ofert do kupujących. Możesz skonfigurować dwa rodzaje zatwierdzania:standardowe i zaawansowane. Dowiedz się więcej o każdym z nich poniżej. Po skonfigurowaniu zatwierdzania dowiedz się, jak zarządzać zatwierdzaniem ofert.

Rodzaje zatwierdzania

W ustawieniach oferty skonfiguruj zatwierdzanie standardowe lub zaawansowane. Nie można jednocześnie włączyć zarówno zatwierdzania standardowego, jak i zaawansowanego.

Standardowe procesy zatwierdzania

Przypisz maksymalnie 10 osób zatwierdzających do sprawdzania ofert, które spełniają skonfigurowane filtry. Filtry opierają się nawłaściwościach i określają, które oferty wymagają zatwierdzenia. Wybierz, czy zatwierdzenie ma być udzielane przez jedną osobę, czy przez wszystkich zatwierdzających. Na przykład możesz skonfigurować standardowe procesy zatwierdzania tak, aby:

• Wymaganie zatwierdzenia ofert powyżej określonej kwoty rabatu.
• Wymagać zatwierdzenia ofert, w których jako metodę akceptacji zastosowano podpis elektroniczny.
• Wymaganie zatwierdzenia ofert, w których konkretna pozycja przekracza określoną kwotę rabatu.

Zaawansowane zatwierdzanie

Zaawansowane zatwierdzanie również wykorzystuje filtry właściwości, ale stosuje reguły oparte na przepływie pracy, co pozwala na bardziej szczegółowe dostosowanie.

Korzystając z zaawansowanego zatwierdzania, możesz:

• Uruchamiać procesy zatwierdzania na podstawie właściwości oferty i pozycji, takich jak kwota oferty, poziom rabatu, numer SKU, częstotliwość rozliczeń, warunki płatności netto oraz określone atrybuty użytkownika lub powiązane obiekty (np. transakcje).
• Korzystać z sekwencyjnych procesów zatwierdzania uszeregowanych według priorytetów. Można dodać maksymalnie pięć sekwencji i dziesięciu zatwierdzających w każdej sekwencji. Na przykład można ustawić kierownika sprzedaży jako pierwszy priorytet, dyrektora sprzedaży jako drugi priorytet, a przedstawiciela prawnego jako trzeci priorytet. Dyrektor sprzedaży nie będzie musiał zatwierdzić oferty, dopóki kierownik sprzedaży nie zakończy swojego zatwierdzania, a przedstawiciel prawny nie będzie musiał zatwierdzić oferty, dopóki dyrektor sprzedaży nie zakończy swojego zatwierdzania.

Zapoznaj się z typowymi scenariuszami zatwierdzania i dowiedz się więcej o zarządzaniu zatwierdzeniami.

Włącz zatwierdzanie ofert

Włącz standardowe zatwierdzanie ofert

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Oferty.
4. U góry kliknij kartę „Zatwierdzanie ”.
5. W sekcji „Zatwierdzanie ofert” włącz przełącznik „Zatwierdzanie ”.
6. W sekcji „Standardowe zatwierdzenia” kliknij przycisk „Edytuj” obok pozycji „Oferty”.
   
7. W prawym panelu:
   • W sekcji „I spełnione są następujące warunki” kliknij przycisk „+ Dodaj filtr”, abydodać właściwość, według której chcesz filtrować.
   • Kliknij menu rozwijane„Filtrowanie według” i wybierz obiekt, dla którego chcesz wyświetlić właściwości.
   • W sekcji„Informacje o obiekcie” kliknij „Właściwości [obiektu]”.
     
     
   • Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć właściwość.
     
     
   • Kliknijwłaściwość, według której chcesz filtrować.
   • Skonfiguruj filtr.
   • W sekcji „i” kliknij „+ Dodaj filtr”, aby dodać dodatkowe kryteria filtrowania.
     
     

1. • W sekcji„Następnie wykonaj następujące czynności” kliknij menu rozwijane„Osoby zatwierdzające ” i wybierzużytkowników, którzy mogą zatwierdzać oferty. Możesz wybrać wielu użytkowników.

7. • W sekcji „Wymagania dotyczące osób zatwierdzających” wybierz opcję „Wymagani wszyscy zatwierdzający ” lub „Wymagany co najmniej jeden zatwierdzający”. Jeśli wybierzesz opcję„Wymagany co najmniej jeden zatwierdzający”, gdy jedna osoba zatwierdzi ofertę, nie zostanie ona wysłana do zatwierdzenia do pozostałych wybranych użytkowników. Jeśli wybierzesz opcję „Wymagani wszyscy zatwierdzający”, a jedna z osób zatwierdzających będzie nieobecna w momencie wysłania oferty do zatwierdzenia, oferta nie będzie mogła przejść dalej bez jej zatwierdzenia.
   • W polu „Z tą notatką zatwierdzającą ” wprowadźnotatkę. Twórcy ofert i osoby zatwierdzające zobaczą tę notatkę podczas procesu zatwierdzania. Możesz na przykład podać powód, dla którego oferta wymaga zatwierdzenia, w oparciu o ustawiony filtr.
   • Kliknij„Zapisz”.
8. Przełącz przełącznik „Oferty”w pozycję włączoną, aby aktywować proces zatwierdzania.
   
   

Włącz zaawansowane zatwierdzanie ofert

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Oferty.
4. U góry kliknij kartę„Zatwierdzanie ”.
5. W sekcji „Zatwierdzanie ofert” włącz przełącznik „Zatwierdzanie ”.
6. W sekcji „Zaawansowane zatwierdzanie” włącz przełącznik „Zaawansowane zatwierdzanie ofert ”. 
7. Kliknij „Edytuj”, abyskonfigurować zaawansowany proces zatwierdzania.

Dostosuj zaawansowany proces zatwierdzania

Przepływ pracy związany z zatwierdzaniem tworzy się za pomocą narzędzia przepływów pracy, gdy włączone są zaawansowane przepływy pracy. Przepływ pracy zawiera dwie akcje, które można skonfigurować:

• Dodaj etap zatwierdzania ofert: użyjtej akcji po zdefiniowaniu kryteriów zatwierdzania (np. zatwierdzaj oferty powyżej określonej kwoty lub zatwierdzaj oferty określonych użytkowników). Po dodaniu tej akcji dodaj komunikat dla osób zatwierdzających, wybierz, kto powinien zatwierdzić ofertę, oraz ustal priorytet, jeśli jest to zatwierdzanie sekwencyjne.
  
  
• Uruchom proces zatwierdzania ofert: jeśli przed tą czynnością nie dodano etapu zatwierdzania ofert, oferty będą zatwierdzane automatycznie. Jeśli dodano etap zatwierdzania ofert, rozpocznie się proces zatwierdzania ofert. Ustaw, aby oferty, które trafią do procesu zatwierdzania, były zatwierdzane przez wszystkich zatwierdzających, dowolnych zatwierdzających lub sekwencyjnie. 
  
  

Przepływ pracy można dostosować ręcznie lub skorzystać z funkcji AI. Aby przejść do przepływu pracy:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Oferty.
4. U góry kliknij kartę „Zatwierdzenia ”.
5. W sekcji „Zaawansowane zatwierdzenia” kliknij „Edytuj”, aby przejść do przepływu pracy.
6. Aby dowiedzieć się, jak korzystać ze sztucznej inteligencji w przepływach pracy lub jak ręcznie dostosować przepływ pracy, kliknij przycisk „+” poniżej rejestracji wyzwalacza. 
   
   
7. Dodaj swoje działania. Na przykład możesz:
   • Kliknij „Oddział”, a następnie wybierz opcję„Jedna właściwość lub wynik akcji”.
   • Wybierz właściwość „Kwota oferty ”, a następnie kliknij „Dalej”. Ustaw wartość„Rozgałęzienie 1 ” na wartość większą niż 5 000. Będzie to początek zaawansowanego przepływu pracy związanego z zatwierdzaniem dla wszystkich ofert powyżej 5 000 USD. Kliknij„Zapisz”.
   • Jeśli chcesz, aby oferty były ponownie rejestrowane, w lewym panelu kliknij kartę„Ustawienia ” i włącz przełącznik „Ponowna rejestracja”.
   • Kliknij„Zapisz”.
8. Zapoznaj się z typowymi scenariuszami zatwierdzania dla innych przypadków użycia.
9. W sekcji kryteriów (np. > 5 000) kliknij +. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM , a następnie kliknij opcjęDodaj etap zatwierdzania oferty. 
   • W polu „Wiadomość do osoby zatwierdzającej ” dodaj wiadomość. Możesz dodać do wiadomości właściwości oferty, korzystając z listy„Wybierz zmienną danych ” (np. kwota oferty, właściciel oferty).
   • Kliknij menu rozwijane„Osoby zatwierdzające ” i wybierz osoby zatwierdzające.
   • Kliknij menu rozwijane „Priorytet” i wybierz priorytet, jeśli tworzysz zatwierdzanie sekwencyjne.
   • W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz”.
10. Kliknij znak „+” poniżejkroku „Dodaj zatwierdzenie oferty”.
11. W panelu po lewej stronie:
    • Kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM , a następnie kliknij„Rozpocznij proces zatwierdzania oferty”. 
    • W sekcjiWymagani zatwierdzający wybierz jedną z następujących opcji:
      • Wszyscy zatwierdzający – aby wymagane było zatwierdzenie przez wszystkich zatwierdzających w przypadku ofert spełniających kryteria.
      • „Dowolni zatwierdzający”, aby wymagane było jedno zatwierdzenie od dowolnego zatwierdzającego dla ofert spełniających kryteria.
      • „Sekwencyjnie”, aby powiadamiać osoby zatwierdzające w kolejności według priorytetów. Zatwierdzanie sekwencyjne wymaga zatwierdzenia przez każdą osobę zatwierdzającą na każdym etapie priorytetowym.
    • W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz”.
12. Kliknij znak „+” pod opcją„Żadne kryteria nie zostały spełnione”. 
13. W panelu po lewej stronie:
    • Kliknij opcję Przejdź do akcji.
    • Kliknij akcję„Rozpocznij proces zatwierdzania oferty ”. Jeśli zastosujesz tę metodę, oferty, które nie spełniają kryteriów zatwierdzenia, nie przejdą przez proces zatwierdzania. Jeśli nadal chcesz, aby oferty, które nie spełniają kryteriów zatwierdzenia, przechodziły przez oddzielny proces zatwierdzania, dodaj oddzielną akcję „Dodaj etap zatwierdzania oferty ” w gałęzi „Żadne kryteria nie zostały spełnione ”.
    • Kliknij„Gotowe”.
      
      
14. W prawym górnym rogu kliknij „Przejrzyj” i włącz, aby uruchomić przepływ pracy.

Konfiguracja powiadomień o zatwierdzeniach

Osoby zatwierdzające mogą ustawić rodzaj powiadomień, które otrzymują w związku z zatwierdzeniami, w swoich ustawieniach powiadomień. Powiadomienia dzwonkiem i e-mailem są domyślnie włączone.

Powiadomienia oparte na HubSpot

Aby dostosować powiadomienia, które będziesz otrzymywać w związku z zatwierdzaniem ofert:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji „Powiadomienia”.
3. Przewiń w dół i kliknij, aby rozwinąć sekcję „Ogólne ”.
4. Obokopcji „Działania związane z zatwierdzaniem” wybierz, jakie powiadomienia chcesz otrzymywać w związku z zatwierdzaniem ofert.
5. Te ustawienia dotyczą wyłącznie Twojego konta. Inni użytkownicy muszą samodzielnie skonfigurować swoje preferencje dotyczące powiadomień. Superadministratorzy na koncie Enterprise mogą zalogować się jako inni użytkownicy, aby skonfigurować ich powiadomienia.

Powiadomienia w aplikacjach innych firm

Możesz również otrzymywać powiadomienia w aplikacjach innych firm, takich jak Google Chat, Microsoft Teams i Slack. 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Powiadomienia”.
3. U góry kliknij kartę„Inne aplikacje ”.
4. Kliknij aplikację, którą chcesz skonfigurować.

Kolejne kroki

• Dowiedz się, jak zarządzać zatwierdzaniem ofert.
• Dowiedz się, jak tworzyć i wysyłać oferty.
• Dowiedz się, jak zarządzać ofertami, w tym jak zarządzać ofertami w wersji roboczej, opublikowanymi i wygasłymi, śledzić aktywność oraz eksportować oferty.