Criar e usar macros no help desk

No help desk , você pode criar e usar macros para economizar o tempo da equipe de suporte e melhorar a eficiência geral. As macros são respostas pré-escritas que podem ser rapidamente aplicadas a partir do editor de respostas, tornando-as especialmente úteis para lidar com situações comuns ou repetitivas.

Cada macro é associada a um fluxo de trabalho baseado em ticket . Quando a macro é aplicada, o ticket é registrado automaticamente no fluxo de trabalho vinculado, que executa ações predefinidas como atualização do status do ticket ou reatribuição do proprietário de ticket. Isso ajuda a simplificar os processos de suporte e a reduzir o esforço manual, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas de maior valor.

Criar macros

Observação: as contas do Service Hub Professional podem criar até 500 macros, enquanto que as contas do Service Hub Enterprise podem criar até 1.500 macros.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, clique em Help desk da Caixa de & Entrada > Help desk .
3. Na seção Personalização de Help desk , clique em Macros.
4. Clique em Criar macro.
5. No campo Nome da macro , digite um nome para a macro.
6. No campo Descrição , informe uma descrição de macro.
7. No campo Mensagem , digite o conteúdo da macro. Você pode usar os ícones na parte inferior do editor para modificar o estilo do texto e incluir anexos dearquivosna sua mensagem.
8. Na seção Ações , clique em + Adicionar ação:

• • Definir [X] propriedade: selecione entre Ticket proprietário , Ticket nome, Ticket descrição, Categoria, Prioridade ou Ticket Status. Se a propriedade de ticket não estiver listada, clique em Definir outras propriedades de ticket. Em seguida, clique nos menus suspensos para selecionar um valor para a propriedade.
    
  • Inscrever-se no fluxo de trabalho: clique no menu suspenso Inscrever-se no fluxo de trabalho e selecione um fluxo de trabalho ativo e baseado em tickets. Quando a macro é aplicada, o ticket é automaticamente inscrito no fluxo de trabalho selecionado. Saiba mais sobre a criação de fluxos de trabalho .

9. Clique no menu suspenso Quem pode usar esta macro e selecione uma opção de compartilhamento:
   • Todos: todos podem exibir e usar a macro. 
   • Usuários e equipes específicos: somente usuários e equipes específicos podem visualizar e usar as macros. Para conceder acesso, clique no menu suspenso Equipes , marque as caixas de seleção ao lado das equipes.
10. Clique em Salvar. 

Usar macros

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Serviço > Help Desk. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Serviço > Help Desk.
2. Clique em ticket para ver a conversa correspondente.
3. No editor de respostas, clique no menu suspenso Macros e selecione uma macro.
   
   
   

4. Continue editando sua resposta e clique em Enviar e aplicar.

Depois que a macro tiver sido aplicada, o ticket será automaticamente inscrito no fluxo de trabalho associado. Saiba mais sobre a criação de fluxos de trabalho .

Gerenciar e editar macros

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, clique em Help desk da Caixa de & Entrada > Help desk .
3. Na seção Personalização de Help desk , clique em Macros.
4. Para editar a macro, clique no botãoverticalMenu ícone do menu e selecione Editar.
5. Para excluir a macro, clique no botãoverticalMenu ícone do menu e selecione Excluir.