Skanna och redigera känsliga uppgifter i HubSpot

Skanna och redigera känsliga uppgifter för att identifiera känslig information som lagras i CRM-aktiviteter, såsom anteckningar, samtal, uppgifter, e-postmeddelanden och möten. Superadministratörer kan köra skanningar för att upptäcka flaggade värden och redigera dem när funktionen ”Känsliga uppgifter” är konfigurerad i kontot. Detta minskar efterlevnadsriskerna i samband med oavsiktligt lagrad finansiell information eller hälsouppgifter. Om funktionen för känsliga uppgifter inte är aktiverad i ditt konto kan du granska skanningsresultaten.

Innan du börjar

Innan du börjar arbeta med den här funktionen bör du se till att du har fullständig förståelse för vilka åtgärder som bör vidtas i förväg, liksom funktionens begränsningar och de potentiella konsekvenserna av att använda den.

Förstå kraven

• Du måste aktivera känslig data i kontot för att kunna redigera upptäckta värden.
• Om du inte konfigurerar känslig data kan du fortfarande skanna och granska resultaten, men de flaggade värdena kan inte redigeras.

Förstå begränsningar och överväganden

• Skanningar av känsliga data analyserar CRM-aktiviteter från de senaste 60 dagarna.
• Varje konto är begränsat till en skanning var 30:e dag.
• Vid redigering ersätts upptäckta värden med platshållartext.

Skanna efter känsliga uppgifter

Skanna efter känsliga uppgifter för att upptäcka känsliga värden i CRM-aktiviteter från de senaste 60 dagarna. Endast användare med superadministratörsbehörighet kan köra skanningar.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Säkerhet i menyn till vänster.
3. Klicka på fliken Känsliga uppgifter.
4. I avsnittet Sökning efter känslig information klickar du på Starta sökning. Om du har gjort en sökning tidigare klickar du på Sök igen.
   
   
   
   
5. I den högra panelen markerar du kryssrutorna bredvid de datatyper du vill skanna (t.ex. personuppgifter eller hälsouppgifter).
6. I avsnittet Uteslut nyckelord från din skanning anger du eventuella nyckelord som du vill utesluta. Tryck på Enter efter varje nyckelord för att lägga till det.
7. Klicka på Nästa längst ned till höger.
8. Granska informationen och markera kryssrutan för att godkänna.
9. Klicka på Starta skanning. Medan skanningen pågår visas en banner med texten ”Skanning pågår” i avsnittetSkanning av känslig data. Ett e-postmeddelande skickas när skanningsresultaten är tillgängliga.

Granska skanningsresultaten för känsliga uppgifter

Granska skanningsresultaten för att undersöka de upptäckta värdena och avgöra om åtgärder behövs. Endast användare med behörigheten Superadministratör kan granska resultaten och vidta åtgärder.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Säkerhet i menyn till vänster.
3. Klicka på fliken Känsliga uppgifter.
4. I avsnittet Skanning av känsliga uppgifter klickar du på Visa resultat.
5. För att filtrera resultaten klickar du på rullgardinsmenyerna högst upp. För att filtrera efter postnamn anger du postnamn i sökfältet ” searchIcon ”.
6. För att granska en aktivitet, håll muspekaren över aktiviteten och klicka på Visa detaljer.
7. I den högra panelen klickar du på Visa i CRM för att se alla aktivitetsdetaljer. För att se det specifika värdet som flaggades klickar du på Värde #.

Markera värden som icke-känsliga

Markera värden som icke-känsliga för att ange att den markerade informationen inte behöver redigeras bort. När du har markerat värden som icke-känsliga finns de kvar i kontot.

1. I den högra panelen markerar du kryssrutan Markera som icke-känslig.
2. Klicka på Nästa.
3. Klicka på Nästa igen.
4. Klicka på Bekräfta.

Redigera värden från ett konto

Om du har aktiverat Känsliga uppgifter i ditt konto kan du redigera värden från ditt konto. Detta kommer att permanent ta bort värden från CRM-aktiviteter. Det ursprungliga värdet kommer att ersättas med platshållartext.

1. Klicka på Nästa i den högra panelen.
2. Markera kryssrutan bredvid det värde du vill ta bort och klicka på Nästa.
3. Klicka på Bekräfta.

Efter redigeringen ersätts det ursprungliga värdet med en platshållartext, till exempel REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.